كيفية إعداد المحاسبة/الدفاتر (bookkeeping) من الصفر
إذا كانت دفاترك فوضوية أو كنت تبدأ من الصفر، فهذا أمر طبيعي. يمكن أن يوفر إعداد بسيط للدفاتر وقتًا ويقلل التوتر ويجعل موسم الضرائب أسهل بكثير.
الإجابة المختصرة
تعني المحاسبة/الدفاتر الجيدة تسجيل المال الداخل والمال الخارج في المكان الصحيح، كل شهر، مع وجود ما يثبت. هذا كل شيء. لا تحتاج إلى نظام معقّد في اليوم الأول. تحتاج إلى نظام نظيف.
بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة، يبدو الإعداد الأساسي هكذا:
- افتح حسابًا مصرفيًا منفصلًا للشركة.
- اجعل دخل الشركة ومصاريف الشركة منفصلين عن الإنفاق الشخصي.
- اختر طريقة بسيطة لتتبّع المعاملات.
- احفظ الإيصالات والفواتير وسجلات البنك.
- راجع أرقامك كل شهر.
- اطلب مساعدة محاسب مرخّص إذا لم تكن متأكدًا من الفئة الصحيحة أو نموذج الضريبة المطلوب أو أعمال “التنظيف/التصحيح” اللازمة.
إذا كنت تريد مساعدة في مقارنة المختصين المرخّصين، يمكنك استخدام get matched مجانًا. BalancedRow ليس مكتبًا محاسبيًا ولا يقوم بأعمال المحاسبة/الدفاتر الخاصة بك ولا يقدم نصائح ضريبية. نحن نساعدك على التواصل مع محاسبين مرخّصين مثل CPAs وIRS Enrolled Agents كي تتمكن من مقارنة الخيارات المتاحة لك.
ابدأ بالأساس: الحسابات والسجلات ونظام بسيط
قبل أن تفكر في التقارير، ابدأ بالأساسيات التي تمنع أكثر الأخطاء شيوعًا.
1. افصل بين أموال الشركة والأموال الشخصية
هذا هو أول حل لكثير من الشركات الجديدة. إذا خلطت الإنفاق الشخصي مع إنفاق الشركة في حساب واحد، تصبح سجلاتك أصعب، وغالبًا تزيد تكلفة إعداد الضرائب، وتصبح الأخطاء أسهل في الوقوع. حتى مشروع جانبي يجب أن يحاول استخدام حساب جاري منفصل للشركة، وإذا أمكن، بطاقة منفصلة للشركة.
2. حدّد ما الذي تحتاج إلى تتبّعه
على الأقل، تتبّع:
- المبيعات أو الدخل
- أموال المالك التي تم ضخها في الشركة
- المصاريف حسب الفئة
- المدفوعات للمقاولين أو للعاملين
- أقساط القروض
- ضريبة المبيعات المحصّلة، إذا كانت مطبقة في ولايتك
- المعدات أو المشتريات الكبيرة
3. اختر طريقة محاسبة/دفاتر يمكنك فعلًا الاستمرار عليها
قد تبدأ شركة صغيرة جدًا بجدول بيانات (spreadsheet) وسجلات بنك مرتبة. أما الشركة التي تنمو فعادةً تحتاج إلى برنامج محاسبة/دفاتر. أفضل نظام هو الذي ستستخدمه كل أسبوع أو كل شهر.
4. أنشئ نظام مجلدات بسيطًا
احتفظ بنسخ رقمية لـ:
- كشوفات البنك وبطاقات الائتمان
- الإيصالات
- فواتير العملاء
- فواتير/مطالبات الموردين
- تقارير الرواتب (Payroll)
- الإقرارات الضريبية السابقة
- مستندات تأسيس الشركة
استخدم مجلدًا واحدًا لكل شهر. وداخل كل شهر، استخدم مجلدات فرعية مثل: الدخل (Income)، المصاريف (Expenses)، كشوفات البنك (Bank Statements)، الرواتب (Payroll)، والضرائب (Taxes).
5. تعرّف على مخطط الحسابات (chart of accounts)
هذه العبارة تبدو تقنية. لكنها تعني فقط قائمة الفئات. أمثلة:
- الدخل (Income)
- الإعلان (Advertising)
- اللوازم (Supplies)
- الإيجار (Rent)
- البرمجيات (Software)
- السفر (Travel)
- الوجبات (Meals)
- مدفوعات المقاولين
- ضرائب الرواتب (Payroll taxes)
- سحب المالك (Owner draw)
يمكن لمحاسب مرخّص مساعدتك في إعداد هذه الفئات بشكل صحيح، خصوصًا إذا كنت بحاجة إلى محاسبة الشركات الصغيرة أو إذا كان لديك إقرار شركة (Business return) قادم لاحقًا.
كيفية إعداد ذلك خطوة بخطوة خلال أول 30 يومًا
إذا كنت تبدأ من الصفر، اتبع هذه الخطوات بالترتيب.
الأسبوع 1: نظّم الأمور
- افتح حساب البنك الخاص بالشركة أو تأكد من صحته.
- اجمع آخر 12 شهرًا من كشوفات الحساب إذا كانت الشركة بدأت بالفعل.
- نزّل الإيصالات والفواتير أو اجمعها.
- اكتب طريقة حصولك على الدفعات وطريقة دفع الفواتير.
الأسبوع 2: اختر الفئات وسير العمل (workflow)
أنشئ قواعد بسيطة لنفسك:
- إلى أين تذهب الإيصالات؟
- من الذي يرسل الفواتير؟
- كم مرة ستراجع المعاملات؟
- من سيتأكد من أن العميل دفع؟
- كيف سيتم تتبّع مدفوعات المقاولين؟
الأمر مهم أكثر مما يظن الناس. غالبًا تأتي مشاكل المحاسبة/الدفاتر من روتين سيئ، وليس من أخطاء في الحساب.
الأسبوع 3: سجّل المعاملات وقسّمها إلى فئات
مرّ على كل معاملة في البنك والبطاقة. سمِّها/وسمها (label). قارنها بالإيصال أو الفاتورة قدر الإمكان. إذا كان شيء غير واضح، ضع علامة عليه بدلًا من التخمين.
فئات شائعة يبالغ الناس في استخدامها أو يستخدمونها بشكل ناقص:
- الوجبات (Meals): ليست كل عملية شراء طعام تُصنّف هنا
- مصروف المكتب (Office expense): غالبًا تكون واسعة جدًا وغير محددة
- سحب المالك (Owner draw): الإنفاق الشخصي من حساب الشركة عادةً ليس مصروفًا عملًا
- المعدات (Equipment): المشتريات الأكبر قد تحتاج إلى معالجة خاصة
الأسبوع 4: المطابقة/المواءمة (reconcile) والمراجعة
المواءمة تعني أن سجلاتك في المحاسبة/الدفاتر يجب أن تتطابق مع كشوف البنك والبطاقة. إذا قال البنك إن الرقم هو $4,200 بينما تقول دفاترك إنه $5,100، فهناك شيء ناقص أو مكرر أو مصنّف بشكل خاطئ.
ثم راجع هذه الأسئلة:
- كم قدر الدخل الذي دخل؟
- ما أكبر المصاريف؟
- هل توجد رسوم شخصية ممزوجة مع الرسوم الخاصة بالشركة؟
- هل هناك إيصالات مفقودة؟
- هل دفعت لأي شخص قد يحتاج لاحقًا إلى نموذج ضريبي؟
- هل عليك تقديم إقرارات ضرائب الرواتب أو ضريبة المبيعات؟
إذا بدا هذا الترتيب فوضويًا، فهذا وقت مناسب للتحدث مع مختص مرخّص. غالبًا تكون رسوم المحاسبة/الدفاتر النموذجية حوالي $150-$600 شهريًا لشركة صغيرة، حسب حجم المعاملات، مدى نظافة السجلات، والمنطقة التي تعيش فيها. هذه تقديرات عامة وليست عرض سعر. الرسوم الفعلية تعتمد على العمل المطلوب، وظروفك، والسجلات التي ستقدمها، ومكان وجودك.
الأخطاء الشائعة التي تُكلف الناس المال
معظم مشاكل المحاسبة/الدفاتر تكون مزعجة/مملة. لكنها مع ذلك تكلف مالًا حقيقيًا.
خلط الإنفاق الشخصي مع إنفاق الشركة
هذا هو السبب الأكبر. يؤدي إلى أعمال “تنظيف/تصحيح” وقد يجعل إعداد الضرائب أبطأ وأكثر تكلفة.
الانتظار حتى موسم الضرائب
إذا تجاهلت المحاسبة/الدفاتر لمدة 11 شهرًا، فقد تكون فاتورة التنظيف أعلى بكثير من العمل الشهري المعتاد. غالبًا ما تكون الإقرارات الضريبية للشركات الصغيرة في حدود $500-$1,800 كنطاق شائع، وقد يضيف العمل المتأخر أو أعمال التنظيف أكثر حسب السجلات.
عدم حفظ ما يثبت
معاملة البنك وحدها قد لا تشرح ما الغرض من عملية الشراء. احفظ الإيصال أو الفاتورة.
تخمين الفئات
بعض المصاريف واضحة. والبعض الآخر ليس كذلك. التخمين قد يسبب مشاكل لاحقًا.
نسيان قواعد الرواتب (payroll)
إذا كان لديك عاملون، فالرواتب ليست مجرد كتابة شيكات. قد توجد إيداعات ضريبية وتقارير ومواعيد نهائية. غالبًا ما تقع أسعار خدمات الرواتب عادةً حول $40-$120 شهريًا بالإضافة إلى رسوم لكل موظف، لكن التكلفة الفعلية تعتمد على عدد العاملين وتكرار العمليات والعمل المطلوب.
مشاركة معلومات حساسة مبكرًا جدًا
لا ترسل أبدًا رقم الضمان الاجتماعي Social Security Number أو رقم ITIN أو بيانات تسجيل الدخول للحساب البنكي أو مستندات الضرائب إلى أي شخص لم تقم بالتحقق منه. تحقّق دائمًا من مؤهلات المحاسب وPTIN بنفسك عبر دليل IRS الخاص بمُعدّي الإقرارات الضريبية الفيدرالية أو عبر مجلس الولاية للمحاسبة، وأكد الرسوم ونطاق العمل كتابةً قبل بدء أي عمل.
BalancedRow يساعدك على مقارنة الخيارات، لكن عليك أنت التحقق من هوية الشخص الذي تتعامل معه قبل مشاركة المستندات الحساسة. يجمع BalancedRow تفاصيل الاتصال وطلب الخدمة فقط. نحن لا نجمع SSNs أو أرقام ITIN أو أرقام الحسابات المالية أو مستندات الضرائب.
ماذا تفعل بعد ذلك إذا لم تكن متأكدًا
لا تحتاج إلى معرفة كل القواعد قبل أن تبدأ. أنت تحتاج إلى عملية مرتبة ونوع المساعدة الصحيح.
الخطوة التالية الجيدة هي:
- نظّف سجلات البنك وسجلات الإيصالات.
- اكتب نوع النشاط الذي لديك وكيف تحصل على الدفعات.
- سجّل أي مناطق مشكلة، مثل المصاريف المختلطة، أو سجلات قديمة مفقودة، أو الرواتب، أو مدفوعات المقاولين، أو التأخر في التقديم.
- تحدث مع محاسب مرخّص حول إعداد النظام، وأعمال التنظيف/التصحيح، والعمل الشهري المستمر.
إذا كنت تقارن بين مختصين، اسأل:
- هل أنت CPA أم IRS Enrolled Agent؟
- ما رقم مؤهلاتك وPTIN؟
- ما العمل الذي سيتم تضمينه؟
- ما الرسوم الشهرية التقديرية أو رسوم التنظيف؟
- كم مرة سيتم تحديث الدفاتر؟
- ما السجلات التي تحتاجها مني؟
اقرأ المزيد حول كيفية الاختيار بعناية في كيفية اختيار محاسب. وإذا كنت تريد مقارنة محاسبين مرخّصين مجانًا، يمكنك get matched.
طلب المساعدة أمر طبيعي. يبدأ كثير من أصحاب الأعمال، بما في ذلك المهاجرون الجدد ومتحدثو الإنجليزية غير الناطقين بها، بأسئلة وسجلات غير مكتملة. الهدف ليس الحصول على دفاتر مثالية في اليوم الأول. الهدف هو نظام يمكنك الاستمرار عليه، بحيث تعرف أين تقف شركتك، ويمكنك تسليم سجلات نظيفة إلى مختص مؤهل عند الحاجة.
ابدأ ببساطة: افصل أموال الشركة، وتتبع كل دخل وكل مصروف، واحفظ ما يثبت، وراجع سجلاتك كل شهر. إذا كنت عالقًا، قارن بين محاسبين مرخّصين، وتحقق من مؤهلاتهم بنفسك، ولا تشارك SSN أو ITIN أو بيانات تسجيل الدخول البنكية أو مستندات الضرائب حتى تعرف بالضبط مع من تتعامل.