Cách thiết lập kế toán sổ sách (bookkeeping) từ con số 0
Nếu sổ sách của bạn rối tung hoặc bạn mới bắt đầu từ số 0, điều đó là hoàn toàn bình thường. Một thiết lập kế toán sổ sách đơn giản có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và làm cho mùa khai thuế dễ dàng hơn rất nhiều.
Câu trả lời ngắn gọn
Kế toán sổ sách tốt nghĩa là ghi lại tiền vào và tiền ra đúng chỗ, mỗi tháng, kèm bằng chứng. Chỉ vậy thôi. Ngày đầu bạn không cần một hệ thống phức tạp. Bạn cần một hệ thống gọn gàng.
Với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, thiết lập cơ bản thường như sau:
- Mở một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp.
- Tách doanh thu và chi phí của doanh nghiệp khỏi các khoản chi cá nhân.
- Chọn cách đơn giản để theo dõi các giao dịch.
- Lưu biên lai, hóa đơn và sổ/bản ghi của ngân hàng.
- Rà soát các con số mỗi tháng.
- Nhờ kế toán viên được cấp phép nếu bạn chưa chắc cần phân loại vào danh mục nào, dùng mẫu thuế nào, hoặc cần dọn dẹp (cleanup) gì.
Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các chuyên gia được cấp phép, bạn có thể dùng được ghép cặp miễn phí. BalancedRow không phải là công ty kế toán và không làm kế toán sổ sách cho bạn hay đưa ra lời khuyên về thuế. Chúng tôi giúp bạn kết nối với các kế toán viên được cấp phép như CPA và IRS Enrolled Agents để bạn có thể so sánh các lựa chọn của mình.
Bắt đầu từ nền tảng: tài khoản, hồ sơ và một hệ thống đơn giản
Trước khi lo về báo cáo, hãy bắt đầu với những việc cơ bản giúp bạn tránh các sai lầm phổ biến nhất.
1. Tách tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân
Đây là cách xử lý đầu tiên cho nhiều doanh nghiệp mới. Nếu bạn trộn chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp trong cùng một tài khoản, việc ghi chép sẽ khó hơn, chi phí chuẩn bị thuế thường cao hơn và sai lầm cũng dễ xảy ra hơn. Dù bạn chỉ làm thêm, vẫn nên dùng tài khoản ngân hàng thanh toán riêng cho doanh nghiệp và, nếu có thể, dùng cả thẻ/thẻ tín dụng riêng cho doanh nghiệp.
2. Xác định bạn cần theo dõi những gì
Tối thiểu, hãy theo dõi:
- Doanh thu hoặc thu nhập
- Tiền chủ doanh nghiệp đưa vào doanh nghiệp
- Chi phí theo từng danh mục
- Các khoản thanh toán cho nhà thầu hoặc nhân sự
- Các khoản trả nợ (loan payments)
- Thuế bán hàng (sales tax) đã thu, nếu tiểu bang của bạn áp dụng
- Thiết bị hoặc các khoản mua lớn
3. Chọn phương pháp kế toán sổ sách mà bạn thực sự có thể duy trì
Với một doanh nghiệp rất nhỏ, bạn có thể bắt đầu bằng bảng tính (spreadsheet) và hồ sơ ngân hàng được tổ chức. Khi doanh nghiệp phát triển, thường bạn sẽ cần phần mềm kế toán sổ sách. Hệ thống tốt nhất là hệ thống mà bạn sẽ dùng mỗi tuần hoặc mỗi tháng.
4. Tạo một hệ thống thư mục cơ bản
Lưu bản sao số của:
- Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
- Biên lai
- Hóa đơn khách hàng
- Hóa đơn/chi phí từ nhà cung cấp
- Báo cáo payroll
- Các tờ khai thuế trước đây
- Tài liệu thành lập doanh nghiệp
Dùng một thư mục cho mỗi tháng. Bên trong, tạo các thư mục con như Income (Doanh thu), Expenses (Chi phí), Bank Statements (Sao kê ngân hàng), Payroll (Bảng lương) và Taxes (Thuế).
5. Nắm chart of accounts (bảng danh mục tài khoản)
Cụm từ này nghe có vẻ kỹ thuật. Thực ra nó chỉ là danh sách các danh mục. Ví dụ:
- Income/Doanh thu
- Advertising/Quảng cáo
- Supplies/Vật tư
- Rent/Tiền thuê
- Software/Phần mềm
- Travel/Đi lại
- Meals/Ăn uống
- Contractor payments/Thanh toán cho nhà thầu
- Payroll taxes/Thuế payroll
- Owner draw/Khoản rút của chủ doanh nghiệp
Một kế toán viên được cấp phép có thể giúp bạn thiết lập các danh mục đúng cách, đặc biệt nếu bạn cần kế toán cho doanh nghiệp nhỏ hoặc dự kiến còn tờ khai doanh nghiệp sẽ nộp sau này.
Cách thiết lập từng bước trong 30 ngày đầu
Nếu bạn bắt đầu từ con số 0, hãy làm theo các bước theo thứ tự dưới đây.
Tuần 1: Tạo sự gọn gàng
- Mở hoặc xác nhận tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
- Thu thập 12 tháng sao kê gần nhất nếu doanh nghiệp đã bắt đầu.
- Tải về hoặc gom các biên lai và hóa đơn.
- Lập danh sách cách bạn nhận tiền và cách bạn thanh toán hóa đơn.
Tuần 2: Chọn danh mục và quy trình làm việc
Tạo các quy tắc đơn giản cho riêng bạn:
- Biên lai sẽ được lưu vào đâu?
- Ai là người gửi hóa đơn?
- Bạn sẽ rà soát giao dịch bao lâu một lần?
- Ai kiểm tra xem khách hàng đã thanh toán chưa?
- Các khoản thanh toán cho nhà thầu sẽ được theo dõi bằng cách nào?
Điều này quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Kế toán sổ sách kém thường đến từ thói quen/quy trình không tốt, chứ không phải do tính toán sai.
Tuần 3: Ghi nhận và phân loại giao dịch
Duyệt từng giao dịch ngân hàng và thẻ. Gắn nhãn cho giao dịch đó. Khi có thể, hãy đối chiếu với biên lai hoặc hóa đơn. Nếu không rõ, hãy đánh dấu lại thay vì đoán.
Các danh mục thường bị dùng quá nhiều hoặc quá ít:
- Meals/Ăn uống: không phải mọi khoản mua đồ ăn đều nằm trong đây
- Office expense/Chi phí văn phòng: thường quá chung chung
- Owner draw/Khoản rút của chủ doanh nghiệp: chi tiêu cá nhân từ tài khoản doanh nghiệp thường không phải là chi phí kinh doanh
- Equipment/Thiết bị: các khoản mua lớn hơn có thể cần cách xử lý riêng
Tuần 4: Đối chiếu (reconcile) và rà soát
Đối chiếu nghĩa là sổ sách kế toán của bạn phải khớp với sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng. Nếu ngân hàng nói $4,200 nhưng sổ sách của bạn nói $5,100, thì có thể đang thiếu một phần, bị ghi trùng, hoặc bị phân loại sai danh mục.
Sau đó, rà soát các câu hỏi sau:
- Có bao nhiêu doanh thu đã vào?
- Những khoản chi lớn nhất là gì?
- Có khoản chi cá nhân bị trộn lẫn không?
- Có biên lai nào bị thiếu không?
- Bạn có thanh toán cho ai đó mà về sau họ có thể cần mẫu thuế không?
- Bạn có còn nợ việc nộp hồ sơ payroll hoặc sales tax không?
Nếu quy trình này đã thấy rối rồi, đây là thời điểm tốt để trao đổi với một chuyên gia được cấp phép. Phí dịch vụ kế toán sổ sách (bookkeeping) thường rơi vào khoảng $150-$600 mỗi tháng cho doanh nghiệp nhỏ, tùy theo số lượng giao dịch, mức độ gọn gàng của hồ sơ và khu vực của bạn. Đây là ước tính chung, không phải báo giá. Phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, tình hình của bạn, các hồ sơ bạn mang đến và nơi bạn đang sinh sống.
Những sai lầm thường gặp khiến bạn tốn tiền
Đa số vấn đề trong kế toán sổ sách là những vấn đề “nhàm chán”. Nhưng chúng vẫn có thể tốn tiền thật.
Trộn chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp
Đây là vấn đề lớn nhất. Nó tạo ra công việc dọn dẹp và có thể làm việc chuẩn bị thuế chậm hơn, tốn kém hơn.
Chờ đến mùa khai thuế
Nếu bạn bỏ qua kế toán sổ sách trong 11 tháng, chi phí dọn dẹp có thể cao hơn nhiều so với việc làm đều mỗi tháng. Một tờ khai thuế doanh nghiệp nhỏ thường rơi vào khoảng $500-$1,800 như mức phổ biến, và công việc bắt kịp hoặc dọn dẹp có thể cộng thêm tùy theo hồ sơ.
Không lưu bằng chứng
Chỉ riêng giao dịch ngân hàng có thể không đủ giải thích khoản mua đó dùng để làm gì. Hãy lưu biên lai hoặc hóa đơn.
Đoán danh mục
Một số chi phí khá rõ ràng. Những khoản khác thì không. Đoán sai có thể gây rắc rối về sau.
Quên các quy tắc payroll
Nếu bạn có người lao động, payroll không chỉ là viết séc. Có thể còn có tiền gửi thuế, báo cáo và các hạn chót. Giá dịch vụ payroll thường rơi vào khoảng $40-$120 mỗi tháng cộng thêm phí theo mỗi nhân viên, nhưng chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự, tần suất và công việc liên quan.
Chia sẻ thông tin nhạy cảm quá sớm
Không bao giờ gửi Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc các tài liệu thuế cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. Luôn tự kiểm tra bằng cấp của kế toán và PTIN thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng kế toán tại tiểu bang của bạn, và xác nhận phí cũng như phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.
BalancedRow giúp bạn so sánh các lựa chọn, nhưng bạn nên tự kiểm tra xem mình đang làm việc với ai trước khi chia sẻ tài liệu nhạy cảm. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu. Chúng tôi không thu thập SSN, ITIN, số tài khoản tài chính, hoặc tài liệu thuế.
Bạn nên làm gì tiếp theo nếu chưa chắc chắn
Bạn không cần biết hết mọi quy tắc trước khi bắt đầu. Bạn chỉ cần một quy trình sạch gọn và đúng loại hỗ trợ.
Một bước tiếp theo tốt là:
- Dọn dẹp các hồ sơ sao kê ngân hàng và biên lai.
- Ghi lại bạn có loại hình doanh nghiệp nào và cách bạn nhận tiền.
- Liệt kê các điểm có vấn đề, như chi phí bị trộn, hồ sơ thiếu cũ, payroll, khoản thanh toán nhà thầu, hoặc việc nộp hồ sơ trễ.
- Trao đổi với một kế toán viên được cấp phép về thiết lập ban đầu, dọn dẹp và công việc theo tháng.
Nếu bạn đang so sánh các chuyên gia, hãy hỏi:
- Bạn là CPA hay IRS Enrolled Agent?
- Số bằng cấp của bạn là gì và PTIN là gì?
- Công việc nào được bao gồm?
- Phí ước tính theo tháng hoặc phí dọn dẹp là bao nhiêu?
- Sổ sách sẽ được cập nhật bao lâu một lần?
- Tôi cần cung cấp cho bạn những hồ sơ nào?
Xem thêm cách chọn kỹ càng trong cách chọn một kế toán viên. Nếu bạn muốn so sánh các kế toán viên được cấp phép miễn phí, bạn có thể được ghép cặp.
Việc tìm người hỗ trợ là điều bình thường. Nhiều chủ doanh nghiệp, bao gồm người nhập cư mới và người không nói tiếng Anh bản ngữ, bắt đầu bằng câu hỏi và hồ sơ chưa đầy đủ. Mục tiêu không phải là có sổ sách hoàn hảo ngay từ ngày đầu. Mục tiêu là có một hệ thống mà bạn duy trì được, để bạn biết doanh nghiệp đang ở đâu và khi cần có thể giao hồ sơ đã được làm sạch cho một chuyên gia đủ điều kiện.
Bắt đầu đơn giản: tách tiền doanh nghiệp, theo dõi mọi khoản thu và chi, lưu bằng chứng và rà soát sổ sách mỗi tháng. Nếu bạn bị kẹt, hãy so sánh các kế toán viên được cấp phép, tự xác minh bằng cấp của họ và đừng chia sẻ SSN, ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hay tài liệu thuế cho đến khi bạn biết chắc mình đang làm việc với ai.