Kijan Pou Mete Bookkeeping (Kontablite) Kanpe De Zewo

Repons kout la

Bon bookkeeping vle di anrejistre lajan k ap antre ak lajan k ap soti nan bon kote, chak mwa, ak prèv. Se sa sèlman. Ou pa bezwen yon sistèm konplike nan premye jou a. Ou bezwen yon sistèm pwòp.

Pou pifò ti biznis, konfigirasyon debaz la sanble konsa:

1. Louvri yon kont labank separe pou biznis la.
2. Kenbe lajan biznis (revni) ak depans biznis yo separe ak sa w ap depanse pèsonèl.
3. Chwazi yon fason senp pou swiv tranzaksyon yo.
4. Sove resi, faktirasyon (invoices), ak dosye labank.
5. Revize chif ou yo chak mwa.
6. Chèche èd yon kontab ki gen lisans si ou pa sèten nan ki kategori, ki fòm taks, oswa ki travay pou “netwaye” (cleanup) ou bezwen.

Si ou vle èd pou konpare pwofesyonèl ki gen lisans yo, ou ka itilize get matched gratis. BalancedRow se pa yon kabinè kontablite epi li pa fè bookkeeping ou a ni li pa bay konsèy sou taks. Nou ede w konekte ak kontab ki gen lisans tankou CPA ak IRS Enrolled Agents pou ou ka konpare opsyon ou yo.

Kòmanse ak baz la: kont, dosye, ak yon sistèm senp

Anvan ou panse ak rapò, kòmanse ak bagay debaz yo ki anpeche pi gwo erè yo.

1. Separe lajan biznis ak lajan pèsonèl

Sa a se premye solisyon pou anpil nouvo biznis. Si ou melanje depans pèsonèl ak depans biznis nan menm kont la, dosye yo vin pi difisil, preparasyon taks la souvan koute pi chè, epi erè yo pi fasil pou rive. Menm yon ti biznis bò kote ta dwe eseye sèvi ak yon kont kourant biznis separe epi, si sa posib, yon kat biznis separe.

2. Deside sa ou bezwen swiv

Omwen, swiv:

• Lavant oswa revni
• Lajan pwopriyetè a mete nan biznis la
• Depans pa kategori
• Peman pou kontraktè oswa travayè
• Peman prè (loan)
• Taks lavant (sales tax) ou ranmase, si li aplikab nan eta pa w
• Ekipman oswa gwo achte

3. Chwazi yon metòd bookkeeping ou reyèlman ka kenbe

Yon ti biznis ka kòmanse ak yon spreadsheet (tablo) ansanm ak dosye labank òganize. Yon biznis k ap grandi anjeneral bezwen lojisyèl bookkeeping. Pi bon sistèm nan se youn ou pral itilize chak semèn oswa chak mwa.

4. Fè yon sistèm dosye senp

Kenbe kopi dijital:

• Deklarasyon (statement) labank ak kat kredi
• Resi
• Faktirasyon kliyan (customer invoices)
• Bòdwo nan men vandè (vendors)
• Rapò payroll
• Ansyen deklarasyon taks (prior tax returns)
• Dokiman fòmasyon biznis

Sèvi ak yon sèl dosye (folder) pou chak mwa. Anndan li, mete sou-dosye (subfolders) tankou Income, Expenses, Bank Statements, Payroll, ak Taxes.

5. Aprann “chart of accounts” ou a

Se yon fraz ki son teknik. Li jis vle di lis kategori yo. Men kèk egzanp:

• Income (revni)
• Advertising (piblisite)
• Supplies (founiti)
• Rent (lwaye)
• Software (lojisyèl)
• Travel (vwayaj)
• Meals (manje)
• Contractor payments (peman kontraktè)
• Payroll taxes (taks payroll)
• Owner draw (lajan pwopriyetè pran)

Yon kontab ki gen lisans ka ede w mete kategori sa yo kòrèk, sitou si ou bezwen small-business accounting oswa si gen yon deklarasyon pou biznis la ap vini pita.

Kijan pou mete l kanpe etap pa etap nan premye 30 jou yo

Si w ap kòmanse de zewo, fè etap sa yo youn apre lòt.

Semèn 1: Jwenn tèt ou òganize

• Louvri oswa konfime kont labank biznis ou a.
• Rasanble dènye 12 mwa yo deklarasyon (statement) yo si biznis la te deja kòmanse.
• Telechaje oswa kolekte resi yo ak invoices yo.
• Fè yon lis kijan yo peye w ak kijan ou peye bòdwo yo.

Semèn 2: Chwazi kategori yo ak “workflow” ou

Kreye règ senp pou ou:

• Resi yo ap ale kote?
• Ki moun ki voye invoices yo?
• Konbyen fwa ou pral revize tranzaksyon yo?
• Ki moun ki verifye si kliyan an peye?
• Kijan pou w swiv peman kontraktè yo?

Sa enpòtan plis pase sa moun panse. Move bookkeeping anjeneral soti nan yon move abitid (routine), pa nan move kalkil.

Semèn 3: Anrejistre epi klase tranzaksyon yo

Ale sou chak tranzaksyon labank ak tranzaksyon kat. Bay li non (label). Matche li ak yon resi oswa yon invoice lè ou kapab. Si gen bagay ki pa klè, make li kòm sispèk olye pou w devine.

Kategori komen moun itilize swa twòp oswa twò piti:

• Meals: se pa tout acha manje ki dwe la
• Office expense: souvan twò vag
• Owner draw: depans pèsonèl ki soti nan kont biznis la anjeneral pa yon depans biznis
• Equipment: gwo acha ka bezwen yon tretman espesyal

Semèn 4: Fè “reconciliation” epi revize

“Reconcile” vle di dosye bookkeeping ou yo dwe matche ak deklarasyon labank ak kat yo. Si labank di $4,200 epi liv ou yo di $5,100, gen yon bagay ki manke, ki repete (duplicated), oswa ki klase nan move kategori.

Apre sa, revize kesyon sa yo:

• Konbyen revni antre?
• Ki pi gwo depans yo te ye?
• Èske gen chaj pèsonèl ki melanje?
• Èske gen resi ki manke?
• Èske ou peye nenpòt moun ki ka bezwen yon fòm taks pita?
• Èske ou dwe depoze payroll oswa filing sou sales tax?

Si pwosesis sa a deja sanble konfizyon, se bon moman pou pale ak yon pwofesyonèl ki gen lisans. Frè tipik pou bookkeeping souvan anviwon $150-$600 pa mwa pou yon ti biznis, selon kantite tranzaksyon yo, jan dosye yo pwòp, ak zòn ou a. Sa se yon estimasyon jeneral, pa yon òf (quote). Pri reyèl la depann de travay yo dwe fè a, sitiyasyon ou, dosye ou pote yo, epi kote ou ye a.

Erè komen ki fè moun pèdi lajan

Pifò pwoblèm bookkeeping yo se pwoblèm ki pa dramatik. Men yo toujou koute lajan reyèl.

Melanje depans pèsonèl ak depans biznis

Se pi gwo a. Li kreye travay pou “netwaye” (cleanup) epi li ka fè preparasyon taks vin pi dousman epi pi chè.

Tann jouk sezon taks la

Si ou inyore bookkeeping pandan 11 mwa, bòdwo pou netwaye a ka pi wo anpil pase travay nòmal ou ta fè chak mwa. Yon deklarasyon taks pou ti biznis souvan tonbe anviwon $500-$1,800 kòm yon seri nòmal, epi travay pou rattrape (catch-up) oswa netwaye ka ajoute plis depann de dosye yo.

Pa sove prèv yo

Yon tranzaksyon labank pou kont li pa ka esplike poukisa acha a te fèt. Sove resi a oswa invoice a.

Devine kategori yo

Gen depans ki klè. Gen lòt ki pa klè. Devine ka kreye pwoblèm pita.

Bliye règ payroll yo

Si ou gen travayè, payroll se pa sèlman ekri chèk. Gen depo taks, rapò, ak limit dat (deadlines). Pri sèvis payroll tipik yo souvan tonbe anviwon $40-$120 pa mwa plis yon chaj pou chak anplwaye, men pri reyèl la depann de kantite moun (headcount), konbyen fwa ou peye, epi travay yo fè a.

Pataje enfòmasyon sansib twò bonè

Pa janm voye Social Security Number ou, ITIN, koneksyon labank (bank login), ni dokiman taks bay nenpòt moun ou pa fin verifye. Verifye kalifikasyon kontab la ak PTIN li atravè IRS Directory of Federal Tax Return Preparers (dosye IRS pou preparatè deklarasyon taks federal) oswa tablo eta ou a pou kontablite, epi konfime frè a ak limit travay la alekri anvan nenpòt travay kòmanse.

BalancedRow ede w konpare opsyon yo, men se ou menm ki dwe verifye ki moun ou ap fè ak avan ou pataje dokiman sansib yo. BalancedRow kolekte sèlman enfòmasyon kontak ak detay demann yo. Nou pa kolekte SSN, ITIN, nimewo kont-finansye, ni dokiman taks.

Kisa pou w fè pwochen si ou pa fin sèten

Ou pa bezwen konnen tout règ yo anvan ou kòmanse. Ou bezwen yon pwosesis pwòp ak bon kalite èd.

Yon bon etap pwochen se:

1. Netwaye dosye labank ou yo ak dosye resi yo.
2. Ekri ki kalite biznis ou genyen ak kijan yo peye w.
3. Mete yon lis tout zòn ki pa bon, tankou depans melanje, dosye ki fin ansyen epi ki manke, payroll, peman kontraktè, oswa filing ki an reta.
4. Pale ak yon kontab ki gen lisans sou setup, netwaye (cleanup), ak travay mwa pa mwa ki ap kontinye.

Si w ap konpare pwofesyonèl, mande:

• Èske se ou menm ki CPA oswa IRS Enrolled Agent?
• Ki nimewo kalifikasyon an ak PTIN?
• Ki travay ki enkli?
• Ki frè mwa a estime oswa frè netwayaj la?
• Konbyen fwa yo pral mete liv yo ajou?
• Ki dosye ou bezwen nan men mwen?

Li plis sou fason pou chwazi ak anpil atansyon nan how to choose an accountant. Si ou vle konpare kontab ki gen lisans gratis, ou ka get matched.

Chèche èd se nòmal. Anpil pwopriyetè biznis, tankou nouvo imigran ak moun ki pa pale angle byen, kòmanse ak kesyon ak dosye ki pa konplè. Objektif la se pa fè liv pafè nan premye jou a. Objektif la se fè yon sistèm ou ka kenbe, pou ou konnen kote biznis ou kanpe, epi ou ka remèt dosye pwòp bay yon pwofesyonèl ki kalifye lè sa nesesè.