La deducción por oficina en casa, explicada

La respuesta corta: no todos los que trabajan desde casa pueden tomarla

Si usted es un empleado W-2 (W-2), trabajar desde su departamento o casa por lo general no significa que pueda reclamar una deducción federal por oficina en casa en su declaración personal. Muchas personas lo aprendieron a la mala después de que el trabajo remoto se volvió común.

Esta deducción es principalmente para personas con ingresos por cuenta propia. Eso normalmente significa:

• propietarios únicos (sole proprietors)
• propietarios de LLC de un solo miembro (single-member LLC) que pagan impuestos como propietarios únicos
• contratistas independientes
• freelancers (trabajadores independientes)
• trabajadores de la economía gig (por ejemplo, trabajos por encargo)
• algunos socios (partners), dependiendo de su situación y sus registros

Para calificar, el espacio generalmente debe usarse de forma regular y exclusiva para el negocio. En palabras sencillas:

• De forma regular significa que realmente lo usa para trabajar de manera continua, no solo a veces.
• Exclusiva significa que esa área es para el negocio, no negocio durante el día y la televisión familiar por la noche.

Además, normalmente debe ser su lugar principal de trabajo, o un lugar donde atiende clientes de manera regular, o una estructura separada que se usa para el negocio.

Aquí es donde muchas personas se equivocan. Una mesa de cocina, un sofá compartido o una esquina del dormitorio usada tanto para la vida como para el trabajo puede no calificar. Un área de escritorio dedicada en un cuarto que solo se usa para su negocio podría calificar.

Si no está seguro, léalo como una guía de verificación, no como asesoría. Luego hable con un contador con licencia, como un CPA o un IRS Enrolled Agent (EA), y verifique usted mismo la credencial y el PTIN antes de compartir información sensible. Si quiere ayuda para encontrar a alguien, puede usar haga match (get matched) gratis.

Qué puede incluir la deducción

Si califica, la deducción por oficina en casa puede permitirle deducir una parte de ciertos costos del hogar para uso empresarial. El monto exacto depende de sus registros, del uso de su negocio y de cómo su preparador lo calcule.

Ejemplos comunes incluyen:

• renta (rent)
• intereses de hipoteca (mortgage interest)
• impuestos inmobiliarios (real estate taxes)
• seguro de arrendatarios o de propietarios (renters or homeowners insurance)
• servicios públicos como electricidad y gas
• internet, si hay una parte clara para el negocio
• reparaciones y mantenimiento
• depreciación, en algunos casos para propietarios

Por lo general hay dos maneras amplias de calcular esta deducción:

1. Método simplificado
- Usa un monto estándar basado en los metros cuadrados (square footage) de la oficina, hasta un límite.
- Es más fácil con los registros.
- Puede ser menor que el método regular.

2. Método regular
- Usa gastos reales y asigna el porcentaje de uso empresarial del hogar.
- Puede dar una deducción mayor.
- Normalmente requiere mejores registros y más cuidado.

El mejor método depende de su caso. Más grande no siempre es mejor si los registros están flojos.

Algunos puntos importantes:

• El porcentaje de uso empresarial a menudo se basa en la cantidad de metros cuadrados (square footage).
• Los gastos directos para la oficina en sí pueden tratarse de forma diferente a los gastos indirectos del hogar completo.
• Si usted es propietario de la vivienda, la depreciación puede afectar impuestos futuros cuando venda.
• Las reglas estatales pueden ser distintas del tratamiento federal.

Para muchos dueños de negocios pequeños, la deducción por oficina en casa se conecta con el resto de los libros. Si sus ingresos y gastos están desordenados, la contabilidad (bookkeeping) clara importa antes de que alguien pueda calcularlo correctamente. Vea contabilidad para negocios pequeños (small-business accounting) si quiere entender el panorama completo.

Qué suele causar problemas

Esta deducción no es automáticamente sospechosa, pero sí invita a errores cuando la gente adivina, redondea o mezcla su vida personal y la del negocio.

Estos son los puntos de falla más comunes:

• No hay un área de uso exclusivo. Si el mismo espacio se usa para visitas, tareas escolares, videojuegos, almacenamiento de artículos personales o para dormir, eso puede romper la regla.
• Mediciones deficientes. La gente estima el tamaño de la oficina sin medir. Una cinta métrica y un croquis sencillo suelen ser mejores que la memoria.
• Registros débiles. No tiene estados de renta, facturas de servicios, estados hipotecarios, copia del contrato de arrendamiento (lease copy) o recibos de reparaciones.
• Mezclar costos de internet y teléfono. Una factura completa de internet del hogar no siempre es “totalmente” para el negocio. La parte correspondiente al negocio debe tener sentido.
• Reclamarla como empleado. Muchos empleados remotos asumen que califican a nivel federal cuando normalmente no es así.
• Olvidar asuntos locales y estatales. Algunos estados siguen reglas diferentes o ofrecen un tratamiento distinto.
• Exagerar reparaciones. Pintar la oficina puede ser diferente a reemplazar el techo de toda la casa.

Una forma inteligente de pensarlo: si tuviera que explicar su reclamo con calma a un contador con licencia, con los recibos frente a usted, ¿tendría sentido?

Si sus registros están atrasados, ordénelos antes de que en impuestos sea urgente. La contabilidad (bookkeeping) mensual a menudo cuesta alrededor de $150-$600 al mes para un negocio pequeño, dependiendo del volumen y de las necesidades de orden y limpieza. Ese es un rango típico, no una cotización. El costo real depende del trabajo involucrado, de sus registros y de su zona.

Si contrata a alguien para hacer el trabajo de impuestos, una declaración individual sencilla a menudo cuesta alrededor de $180-$500, y una declaración de negocio pequeño a menudo cuesta alrededor de $500-$1,800. Son estimaciones típicas únicamente. El costo real depende de la complejidad, los formularios que se necesiten, los registros que entregue y dónde vive. Confirme siempre el precio y el alcance por escrito antes de que empiece cualquier trabajo.

Una lista de verificación sencilla antes de pedir ayuda a un profesional

No necesita tener libros perfectos para empezar. Pero sí necesita suficiente información para una conversación real.

Lleve o prepare estos puntos básicos:

1. Una descripción clara de su trabajo
- Qué negocio administra
- Si trabaja por cuenta propia, si es dueño de una LLC, si es contratista, o si es otra cosa
- Si también tiene salarios W-2

2. Detalles sobre el espacio
- Metros cuadrados (square footage) del hogar
- Metros cuadrados (square footage) de la oficina
- Si el área se usa solo para el negocio
- Si los clientes se reúnen ahí, si aplica

3. Registros de gastos
- estados de renta o hipoteca
- registros de impuesto a la propiedad si es propietario
- facturas de seguro
- facturas de servicios públicos (utilities)
- facturas de internet y teléfono
- recibos de reparaciones y mantenimiento

4. Registros del negocio
- totales de ingresos
- estados de ganancias y pérdidas (profit and loss) si los tiene
- declaración del año anterior si está disponible

5. Preguntas para hacerle al contador
- ¿Parece que califico bajo las reglas de uso regular y uso exclusivo?
- ¿Qué método encajaría mejor con mi situación?
- ¿Qué registros necesita de mí?
- ¿Hay problemas específicos del estado?
- ¿Cuánto costará el trabajo probablemente y qué incluye exactamente?

Si está comparando opciones de ayuda, lea cómo elegir un contador (how to choose an accountant) y pregunte si la persona es un CPA o un IRS Enrolled Agent (EA). Luego verifique usted mismo la credencial y el PTIN usando el IRS Directory of Federal Tax Return Preparers o el directorio de su junta estatal de contabilidad (state board of accountancy).

Proteja su información: nunca comparta su Número de Seguro Social (SSN), número de ITIN, datos de acceso bancario o documentos de impuestos con nadie que no haya verificado. BalancedRow solo recopila datos de contacto y detalles de la solicitud para hacer el match; nunca SSNs, números de ITIN, números de cuentas financieras ni documentos de impuestos.

Qué hacer a continuación

Si cree que podría calificar, haga tres cosas ahora:

• Mida el espacio y anote los números.
• Reúna las facturas y recibos del año.
• Hable con un contador con licencia antes de presentar su declaración, especialmente si es propietario de la vivienda, si mezcla uso personal y uso del negocio, o si sus registros están incompletos.

BalancedRow es un servicio gratuito de matching. No preparamos declaraciones, no llevamos contabilidad (bookkeeping), no hacemos nómina (payroll), no representamos a nadie ante el IRS y no brindamos asesoría fiscal. Le ayudamos a conectarse con contadores con licencia para que usted pueda comparar, verificar y elegir.

Si quiere ayuda para encontrar un CPA o un EA que trabaje con personas que trabajan por cuenta propia, inmigrantes, quienes presentan con ITIN, o personas que no hablan inglés como idioma nativo, empiece aquí: preparación de impuestos (tax preparation) o ayuda con ITIN e inmigración (ITIN and immigrant help). El matching es gratis para usted. Los contadores participantes pagan una tarifa fija para ser incluidos.