Khoản khấu trừ văn phòng tại nhà: Giải thích chi tiết

Câu trả lời ngắn: không phải ai làm việc tại nhà cũng được trừ

Nếu bạn là nhân viên W-2, làm việc từ căn hộ hoặc nhà của mình thì thường không có nghĩa là bạn có thể khai khấu trừ văn phòng tại nhà liên bang trên tờ khai cá nhân. Nhiều người đã “vỡ lẽ” điều này theo cách khó khăn sau khi làm việc từ xa trở nên phổ biến.

Khoản khấu trừ này chủ yếu dành cho người có thu nhập từ tự doanh. Thông thường, điều đó có nghĩa là:

• chủ doanh nghiệp tư nhân (sole proprietor)
• chủ LLC 1 thành viên chịu thuế như sole proprietor
• người làm theo hợp đồng độc lập (independent contractor)
• freelancer
• người làm “gig”
• một số đối tác, tùy vào tình huống và hồ sơ của bạn

Để đủ điều kiện, khu vực đó nhìn chung phải được sử dụng thường xuyên và riêng cho công việc. Nói theo cách dễ hiểu:

• Thường xuyên nghĩa là bạn thực sự dùng cho công việc một cách liên tục, không phải thỉnh thoảng mới dùng.
• Riêng cho công việc nghĩa là khu vực đó dành cho công việc, không phải vừa dùng cho việc kinh doanh ban ngày vừa xem TV cùng gia đình vào buổi tối.

Ngoài ra, khu vực đó thường phải là nơi kinh doanh chính của bạn, hoặc là nơi bạn thường xuyên gặp khách hàng/khách viếng, hoặc là một công trình tách biệt được dùng cho hoạt động kinh doanh.

Đây là chỗ khiến nhiều người bị vướng. Một bàn bếp, ghế sofa dùng chung, hoặc góc phòng ngủ vừa cho cuộc sống vừa cho công việc có thể không đủ điều kiện. Một khu vực bàn làm việc riêng trong một phòng chỉ dùng cho doanh nghiệp của bạn có thể đủ điều kiện.

Nếu bạn chưa chắc, hãy đọc phần này như một hướng dẫn kiểm tra nhanh chứ không phải tư vấn. Sau đó, hãy trao đổi với một kế toán được cấp phép, chẳng hạn như CPA hoặc IRS Enrolled Agent, và tự kiểm tra chứng chỉ và PTIN trước khi chia sẻ thông tin nhạy cảm. Nếu bạn muốn được giúp tìm người phù hợp, bạn có thể dùng được ghép cặp hoàn toàn miễn phí.

Khoản khấu trừ có thể bao gồm những gì

Nếu bạn đủ điều kiện, khoản khấu trừ văn phòng tại nhà có thể cho phép bạn khấu trừ phần chi phí dùng cho mục đích kinh doanh của một số khoản chi phí liên quan đến căn nhà. Số tiền chính xác phụ thuộc vào hồ sơ của bạn, mức sử dụng cho kinh doanh, và cách người làm hồ sơ tính toán.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• tiền thuê nhà (rent)
• lãi suất vay thế chấp (mortgage interest)
• thuế bất động sản (real estate taxes)
• bảo hiểm của người thuê nhà hoặc bảo hiểm của chủ nhà (renters or homeowners insurance)
• tiền điện nước tiện ích như điện và gas (utilities)
• internet nếu có phần dùng cho công việc rõ ràng
• chi phí sửa chữa và bảo trì
• khấu hao (depreciation), trong một số trường hợp đối với chủ sở hữu

Thường có hai cách chính để tính khoản khấu trừ:

1. Cách tính đơn giản (Simplified method)
- Dùng mức tiêu chuẩn dựa trên diện tích sàn của văn phòng, tối đa theo giới hạn.
- Dễ ghi chép hồ sơ hơn.
- Có thể nhỏ hơn so với cách tính thông thường.

2. Cách tính thông thường (Regular method)
- Dùng đúng chi phí thực tế và phân bổ tỷ lệ phần trăm sử dụng cho công việc trong ngôi nhà.
- Có thể cho ra khoản khấu trừ lớn hơn.
- Thường cần hồ sơ tốt hơn và sự cẩn trọng hơn.

Cách tốt nhất phụ thuộc vào thực tế của bạn. “Lớn hơn” không phải lúc nào cũng tốt nếu hồ sơ yếu.

Một vài điểm quan trọng:

• Tỷ lệ sử dụng cho mục đích kinh doanh thường dựa trên diện tích (square footage).
• Chi phí trực tiếp cho chính khu văn phòng có thể được xử lý khác với các chi phí gián tiếp của cả ngôi nhà.
• Nếu bạn sở hữu nhà, khấu hao có thể ảnh hưởng đến các khoản thuế trong tương lai khi bạn bán nhà.
• Quy định của từng tiểu bang có thể khác so với cách xử lý theo liên bang.

Với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, khoản khấu trừ văn phòng tại nhà gắn với phần còn lại của sổ sách. Nếu thu nhập và chi phí của bạn lộn xộn, thì việc ghi sổ rõ ràng (bookkeeping) sẽ quan trọng trước khi ai đó có thể tính đúng. Xem kế toán cho doanh nghiệp nhỏ nếu bạn muốn hiểu bức tranh tổng thể.

Thường điều gì gây ra rắc rối

Khoản khấu trừ này không phải tự nhiên đã đáng ngờ, nhưng nó dễ dẫn đến sai sót khi mọi người đoán mò, làm tròn số, hoặc trộn lẫn đời sống cá nhân với phần công việc.

Dưới đây là những “điểm rắc rối” phổ biến nhất:

• Không có khu vực chỉ dùng riêng cho công việc. Nếu cùng một không gian được dùng để tiếp khách, làm bài ở nhà, chơi game, để đồ cá nhân, hoặc ngủ nghỉ, thì có thể làm vỡ quy tắc.
• Đo đạc sai. Nhiều người ước lượng diện tích văn phòng mà không đo. Dùng thước dây và một bản phác thảo đơn giản tốt hơn là dựa vào trí nhớ.
• Hồ sơ yếu. Không có thông báo tiền thuê nhà, hóa đơn tiện ích, giấy tờ thế chấp, bản hợp đồng thuê (lease copy), hoặc biên lai sửa chữa.
• Trộn chi phí internet và điện thoại. Một hóa đơn internet toàn nhà không phải lúc nào cũng được tính hết cho mục đích kinh doanh. Phần dùng cho công việc phải hợp lý.
• Khai như nhân viên. Nhiều nhân viên làm từ xa nghĩ rằng họ đủ điều kiện theo liên bang, trong khi thường thì không phải.
• Quên các vấn đề của địa phương và tiểu bang. Một số tiểu bang áp dụng quy định khác hoặc có cách xử lý khác.
• Khai quá mức chi phí sửa chữa. Việc sơn lại văn phòng có thể khác với việc thay mái nhà cho cả ngôi nhà.

Cách suy nghĩ “thông minh” là: nếu bạn phải giải thích bình tĩnh khoản khai của mình cho một kế toán được cấp phép, với đầy đủ biên lai trước mặt, thì liệu có hợp lý không?

Nếu hồ sơ của bạn đang bị trễ, hãy sắp xếp trước khi mùa khai thuế trở nên gấp rút. Ghi sổ hàng tháng bookkeeping thường tốn khoảng $150-$600 mỗi tháng cho một doanh nghiệp nhỏ, tùy theo khối lượng công việc và nhu cầu dọn dẹp sổ sách. Đây là mức tham khảo phổ biến, không phải báo giá. Phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, hồ sơ của bạn và khu vực bạn sống.

Nếu bạn thuê người làm phần thuế, tờ khai cá nhân đơn giản thường khoảng $180-$500, còn tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ thường khoảng $500-$1,800. Đây chỉ là ước tính thường gặp. Phí thực tế phụ thuộc vào độ phức tạp, các mẫu biểu cần nộp, hồ sơ bạn cung cấp và nơi bạn sống. Luôn xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu làm.

Danh sách kiểm tra nhanh trước khi hỏi một chuyên gia

Bạn không cần sổ sách hoàn hảo để bắt đầu. Nhưng bạn cần có đủ thông tin để có một cuộc trao đổi thực sự.

Chuẩn bị hoặc thu thập những mục cơ bản sau:

1. Mô tả rõ công việc của bạn
- Bạn đang điều hành loại hình kinh doanh nào
- Bạn có phải là người tự doanh, chủ doanh nghiệp LLC, làm theo hợp đồng, hay một hình thức khác không
- Bạn có đồng thời có lương W-2 hay không

2. Chi tiết về không gian
- Diện tích (square footage) toàn bộ căn nhà
- Diện tích (square footage) của văn phòng
- Khu vực đó có được dùng chỉ cho công việc không
- Có khách hàng gặp bạn tại đó hay không, nếu có

3. Hồ sơ chi phí
- giấy tờ tiền thuê nhà hoặc thế chấp
- hồ sơ thuế bất động sản (property tax) nếu bạn sở hữu
- hóa đơn bảo hiểm
- hóa đơn tiện ích
- hóa đơn internet và điện thoại
- biên lai sửa chữa và bảo trì

4. Hồ sơ kinh doanh
- tổng số thu nhập
- báo cáo lãi lỗ (profit and loss) nếu bạn có
- tờ khai năm trước nếu sẵn có

5. Những câu hỏi cần hỏi kế toán
- Tôi có vẻ có đủ điều kiện theo quy tắc sử dụng thường xuyên và riêng cho công việc không?
- Cách tính nào phù hợp hơn với tình huống của tôi?
- Bạn cần tôi cung cấp những hồ sơ nào?
- Có vấn đề đặc thù theo tiểu bang không?
- Công việc này có thể tốn bao nhiêu, và chính xác gồm những gì?

Nếu bạn đang so sánh dịch vụ, hãy đọc cách chọn kế toán và hỏi người đó có phải là CPA hoặc IRS Enrolled Agent hay không. Sau đó, tự kiểm tra chứng chỉ và PTIN bằng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc trang của hội đồng kế toán của tiểu bang bạn.

Bảo vệ thông tin của bạn: không bao giờ chia sẻ Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa tự xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu để ghép cặp, không bao giờ thu SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính, hoặc tài liệu thuế.

Bước tiếp theo cần làm gì

Nếu bạn nghĩ mình có thể đủ điều kiện, hãy làm ngay ba việc sau:

• Đo không gian và ghi lại các con số.
• Thu thập hóa đơn và biên lai của cả năm.
• Trao đổi với một kế toán được cấp phép trước khi nộp tờ khai—đặc biệt nếu bạn sở hữu nhà, có sử dụng lẫn công việc và đời sống cá nhân, hoặc hồ sơ của bạn chưa đầy đủ.

BalancedRow là một dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không chuẩn bị tờ khai, không ghi sổ, không làm payroll, không đại diện cho bất kỳ ai trước IRS, và không đưa ra tư vấn thuế. Chúng tôi giúp bạn kết nối với các kế toán được cấp phép để bạn có thể so sánh, xác minh và lựa chọn.

Nếu bạn muốn được giúp tìm CPA hoặc EA làm việc với người tự doanh, người nhập cư, người khai ITIN, hoặc người không phải người bản xứ nói tiếng Anh, hãy bắt đầu tại đây: tax preparation hoặc ITIN và hỗ trợ cho người nhập cư. Việc ghép cặp miễn phí cho bạn. Các kế toán tham gia sẽ trả một khoản phí cố định để được đưa vào danh sách.