1099 против W-2: в чем разница?

Короткий ответ

Если у вас W-2, работодатель обычно удерживает из вашей зарплаты федеральный и подоходный налог штата, а также налоги на Social Security и Medicare. При этом работодатель еще и оплачивает свою часть этих payroll-налогов за вас.

Если вы получаете 1099-NEC за работу, вас обычно рассматривают как самозанятого в отношении этого дохода. Налоги, как правило, не удерживаются за вас. Обычно вам нужно самостоятельно отслеживать доход и расходы, оценивать налоги и платить их.

Это звучит просто, но проблема не только в форме. Главная проблема — отношения по работе. Бизнес не должен называть человека подрядчиком только для того, чтобы избежать payroll-налогов или льгот.

Для работников различие может изменить:
- сколько налога удерживают в течение года
- сможете ли вы вычитать расходы бизнеса
- нужно ли делать ежеквартальные платежи по предполагаемым налогам (estimated taxes)
- сможете ли вы получать льготы вроде сверхурочных, пособия по безработице или компенсации работникам (workers' compensation) по другим правилам

Для владельцев бизнеса различие может изменить:
- нужно ли вам вести payroll
- выдаете ли вы W-2 или 1099
- удерживаете ли вы и перечисляете payroll-налоги
- ваш риск штрафов, если работника неверно классифицировали

Если вы не уверены, к какому случаю вы относитесь, подбор с лицензированным бухгалтером поможет вам разобраться со следующим шагом. BalancedRow — это бесплатный сервис подбора. Мы не даем налоговые или юридические консультации. Вы можете получить подбор с CPA (Certified Public Accountant) или EA / Enrolled Agent (лицо, имеющее право представлять интересы налогоплательщиков в IRS) и сравнить варианты.

Как обычно работают W-2 и 1099 в реальной жизни

Вот практическая разница простыми словами.

Сотрудник по W-2
- Бизнес обычно контролирует больше аспектов как, когда и где выполняется работа.
- Работнику обычно платят через payroll.
- Обычно налоги удерживаются из каждой зарплатной выплаты.
- В конце года работник получает Form W-2.
- Работодатель обычно платит свою часть налогов на Social Security и Medicare.

Подрядчик по 1099
- У работника обычно больше контроля над тем, как выполняется работа.
- Работник может использовать собственные инструменты, устанавливать свой график и работать с несколькими клиентами.
- Бизнес обычно не удерживает подоходный налог или payroll-налог с выплат.
- В конце года подрядчик может получить Form 1099-NEC, если соблюдены правила отчетности.
- Как правило, подрядчик сам ведет налоги и бизнес-документы.

Есть несколько важных деталей:

1. 1099 — это не должность. Это форма с информацией. Фраза «работник по 1099» встречается в разговорной речи, но это не корректная классификация.
2. Не каждый самозанятый получает 1099. Вы все равно обычно должны указывать доход, даже если форма не пришла.
3. За один год могут быть оба варианта. У многих есть работа по W-2, и при этом они делают подработки, которые учитываются как 1099.
4. Метка — не все. Если бизнес контролирует работу как работодатель, человек может реально быть сотрудником, даже если бизнес отправил 1099.

Если вам нужна помощь, чтобы понять, что именно перед вами — payroll, выплаты подрядчикам или и то и другое — ознакомьтесь с основами бухгалтерского учета для малого бизнеса, а затем поговорите с лицензированным CPA или IRS Enrolled Agent, в подлинности которых вы убедились.

Налоги: что меняется для работника

Для многих самое большое неожиданное — именно налоговая сторона.

При доходе по W-2 удержание налога происходит через payroll. Это не означает, что при подаче декларации вы всегда ничего не будете должны, но часть процесса уже сделана в течение года.

При доходе по 1099 вам, возможно, придется сделать больше самостоятельно:
- отслеживать весь доход, даже если не пришла форма с налоговой информацией
- хранить записи о обычных и необходимых расходах бизнеса
- откладывать деньги на федеральные, налоговые платежи штата и налоги самозанятых
- делать ежеквартальные авансовые платежи по предполагаемым налогам, если нужно

Налог на самозанятость (self-employment tax) часто застает новичков в фрилансе и «gig»-работе врасплох. Как подрядчик, вы обычно платите в своей декларации обе части — и долю работника, и долю работодателя — по налогам на Social Security и Medicare, если не применяется исключение.

Это не всегда означает, что работа по 1099 хуже. Подрядчики могут иметь право вычитать подходящие расходы бизнеса, например часть расходов на телефон, программы (software), расходные материалы, пробег (mileage) или другие затраты, связанные с работой. Но правила зависят от фактов и документов.

Простой пример:
- Работник по W-2: зарабатывает $30,000, видит удержания налога в каждой зарплатной выплате и получает W-2 в январе.
- Подрядчик по 1099: зарабатывает $30,000 от клиентов, может получить одну или несколько форм 1099 либо не получить ни одной, и обычно должен рассчитать налоги и расходы по своим записям.

Если вы новичок во фрилансе, подработках, подаче ITIN, либо в налогах США в целом — не паникуйте. Многим нужна помощь в первый раз. Лицензированный бухгалтер объяснит, какие записи нужно хранить, и какие сроки применимы к вашей ситуации. BalancedRow поможет вам найти помощь по подготовке налоговой декларации или поддержку для получателей ITIN и иммигрантов.

Защитите свою информацию: никогда не передавайте никому свой Social Security Number, номер ITIN, данные входа в банк или налоговые документы, если вы не проверили человека. BalancedRow собирает только данные для связи и запрос на подбор, никогда не Social Security Number, номера ITIN, номера финансовых счетов или налоговые документы.

Для владельцев малого бизнеса: как аккуратно классифицировать работников

Если у вас малый бизнес, это не просто бумажная формальность. Это вопрос соблюдения требований.

Многие владельцы думают, что подрядчик по 1099 дешевле, потому что нет удержаний payroll и меньше административной работы. Но если человека действительно нужно было считать сотрудником, проблема может стать дорогой.

Следите за базовыми признаками:

• Контроль поведения: вы точно говорите работнику, как выполнять работу, обучаете его как сотрудника, или задаете подробные часы?
• Финансовый контроль: у него есть собственный бизнес, свои инструменты, счета (invoices) и возможность получить прибыль или понести убытки?
• Отношения: работа продолжается и является ключевой для вашего бизнеса, а ожидания похожи на обычную занятость?

Один-единственный фактор не решает все. Важны обстоятельства.

О чем многим владельцам нужно подумать:
1. Этот человек реально ведет независимый бизнес?
2. Он будет работать с несколькими клиентами или в основном только на вас?
3. Вы платите за проект или как обычному работнику (по фиксированной зарплате/ставке)?
4. Кто контролирует график, инструменты, обучение и повседневные методы?
5. Нужно ли вам настраивать payroll для сотрудников?

Если вы нанимаете сотрудников, вам может потребоваться постоянная поддержка по payroll. Типичное ценообразование сервиса payroll часто составляет примерно $40-$120 в месяц плюс плата за каждого сотрудника, но реальная стоимость зависит от численности, штатов, отчетности и того, сколько помощи вам нужно. Ежемесячный бухгалтерский учет (bookkeeping) для малого бизнеса часто обходится примерно $150-$600 в месяц — в зависимости от объема операций и работ по исправлению. CPA может брать примерно $150-$400 в час за некоторые виды работ. Это только типичные диапазоны, не сметы и не гарантии.

Прежде чем нанимать кого-либо, выберите лицензированного и квалифицированного бухгалтера, например CPA или IRS Enrolled Agent, лично проверьте квалификацию и PTIN и подтвердите размер оплаты и объем услуг в письменном виде. Узнайте, какие услуги могут входить при bookkeeping или payroll.

Что делать дальше, если вы не уверены

Если вы запутались в своем статусе, вы не одиноки. Такое постоянно возникает при «gig»-работе, семейных бизнесах, наличных сделках, новых бизнесах, а также у иммигрантов в первый год или у тех, кто подает ITIN.

Используйте простой план:

1. Соберите факты. Соберите письма с предложением, счета (invoices), платежные ведомости (pay stubs), договоры, письма на электронную почту о графике и надзоре, а также любые формы W-2 или 1099.
2. Запишите, как работа происходила на самом деле. Кто устанавливал часы? Кто предоставлял инструменты? Могли ли вы работать для других? Удерживались ли налоги?
3. Не делайте предположений с чувствительными документами. Проверьте, с кем вы разговариваете, прежде чем делиться чем-то личным.
4. Обсудите с лицензированным бухгалтером. CPA или IRS Enrolled Agent может проверить налоговую сторону и помочь понять, какие вопросы нужно задать.
5. Проверьте квалификацию самостоятельно. Проверьте IRS Directory of Federal Tax Return Preparers или сайт вашей государственной комиссии по бухгалтерскому учету (board of accountancy). Подтвердите PTIN и точный объем работ.
6. Получите стоимость услуг в письменном виде. Часто разовая стоимость подготовки индивидуальной налоговой декларации составляет примерно $180-$500. Для малого бизнеса часто — примерно $500-$1,800. Реальная цена зависит от объема работы, вашей ситуации, документов, которые вы предоставляете, и региона.

BalancedRow бесплатен для читателя. Мы — сервис подбора, а не бухгалтерская фирма и не юридическая фирма. Мы не готовим декларации, не ведем книги учета, не запускаем payroll и не даем налоговые консультации. Мы помогаем сравнить варианты, чтобы вы могли выбрать, кого нанять. Если хотите помощь с поиском специалиста, начните здесь: как выбрать бухгалтера.