Как выбрать бухгалтера

Начните с нужного типа специалиста

Не все поставщики услуг по налогам или бухгалтерскому учету имеют одинаковую подготовку или законные полномочия. Если вам нужна помощь с налогами, бухгалтерским учетом, payroll (зарплатными выплатами) или бухгалтерией для малого бизнеса, самый безопасный старт — лицензированный бухгалтер: CPA или IRS Enrolled Agent (EA).

CPA — это специалист, лицензированный государственным советом по бухгалтерскому учету. EA — это федерально уполномоченный специалист по работе с налоговыми вопросами перед IRS. Любой из них может подойти — в зависимости от того, какую работу нужно выполнить, от опыта и от того, насколько понятно они объясняют.

Прежде чем нанять кого-либо, спросите:

• Вы CPA или IRS Enrolled Agent?
• Какой у вас номер лицензии или номер регистрации?
• Есть ли у вас PTIN для оплачиваемой налоговой работы?
• Вы регулярно решаете ситуации, похожие на мою?
• Что входит в работу и какие дополнительные расходы возможны?

Вам следует проверить квалификацию самостоятельно. Проверьте CPA через государственный совет по бухгалтерскому учету. Проверьте данные налогового подготовителя и PTIN, используя IRS Directory of Federal Tax Return Preparers. Сделайте это до того, как передадите личные документы.

Если вы не уверены, нужен ли вам CPA, EA или другой тип помощи, прочитайте CPA vs EA vs tax preparer.

Определите, что вам нужно, прежде чем просить цены

Люди делают плохие сравнения цен, когда задают слишком общий вопрос вроде: «Сколько вы берете?» Тариф зависит от объема работ, ваших документов, вашей ситуации и вашего региона.

Более корректный способ сравнить — описать свои потребности простыми словами.

Для физического лица можно сказать, например:

• Только W-2 или W-2 плюс доходы от фриланса
• Иждивенцы, образовательные кредиты или вопросы по медицинскому страхованию
• Оформление ITIN или вопросы, связанные с иммиграцией
• Один отчет по штату или несколько штатов
• Просрочка по декларациям за прошлые годы

Для малого бизнеса скажите:

• ИП (sole proprietor), LLC, партнерство или корпорация
• Примерно сколько операций в месяц
• В каком состоянии бухгалтерские документы: все актуально или требуется «навести порядок»
• Есть ли payroll и сколько сотрудников
• Налоги с продаж, подрядчики (contractors) или несколько штатов

Типичные диапазоны помогут вам заметить цены, которые слишком занижены или неожиданно завышены:

• Налоговая декларация физического лица: часто $180-$500
• Налоговая декларация малого бизнеса: часто $500-$1,800
• Ежемесячный бухгалтерский учет: часто $150-$600 в месяц в зависимости от объема
• Payroll: часто $40-$120 в месяц плюс сумма за каждого сотрудника
• Почасовая работа CPA: часто $150-$400 за час

Это оценки, а не коммерческие предложения или гарантии. Реальная стоимость зависит от объема работ, ваших документов, вашей ситуации и вашего региона. Всегда просите перечень работ и тариф в письменном виде до начала любой работы.

Если хотите понять, какие диапазоны встречаются чаще всего, смотрите pricing.

Как сравнить бухгалтеров и не попасть в неприятности

Вот простой способ сравнить ваши варианты.

1. Составьте короткий список. Сравните минимум 2–3 лицензированных специалиста, а не только одного.
2. Дайте каждому одинаковое описание. Используйте одни и те же факты, чтобы сравнение было честным.
3. Уточните, что входит в стоимость. Только налоговая декларация? Электронная подача (e-filing)? Декларации по штату? Короткий вопрос по ситуации в течение года? Бухгалтерский учет и исправление ошибок (cleanup)? Оформление payroll-документов?
4. Спросите, кто будет делать работу. Тот лицензированный специалист, с которым вы общались, или кто-то другой в офисе?
5. Уточните, как они берут оплату. Фиксированный тариф, ежемесячная оплата, почасовая оплата или комбинация.
6. Уточните сроки. Сроки на «пиковый сезон» важны, особенно если вы подаете поздно или есть дедлайн.
7. Получите все в письменном виде. Тариф, перечень работ, сроки и какие документы им нужны.

Обратите внимание на «положительные сигналы»:

• Они объясняют простыми словами.
• Сначала они задают хорошие вопросы, только потом обсуждают цену.
• Им комфортно работать с иммигрантами, оформляющими ITIN, или теми, кто не говорит по-английски как на родном языке (если это актуально для вас).
• Они говорят, что не могут знать наверняка, пока не увидят факты.
• Они не давят на вас, чтобы вы отправили конфиденциальные документы до проверки.

А вот «красные флаги»:

• Отказываются назвать лицензию или PTIN для проверки.
• Обещают огромный refund до того, как рассмотрят факты.
• Просят вас подписать быстро, не давая времени подумать.
• Неясно, кто отвечает за выполнение работ.
• Не оформляют тариф и перечень работ в письменном виде.

Если хотите начать сравнение бесплатно, вы можете получить подбор с лицензированными бухгалтерами. BalancedRow — это бесплатная услуга подбора. Мы не готовим декларации, не ведем бухгалтерский учет, не выполняем payroll и не даем налоговые или юридические консультации. Вы сравниваете варианты, проверяете квалификацию и выбираете, кого нанять.

Защитите свои данные с самого начала

Эта часть важнее, чем многие думают. Налоговые и payroll-мошенничества часто начинаются с дружелюбного сообщения с просьбой «просто пару документов».

Не передавайте никому ваши Social Security Number, номер ITIN, данные для входа в банк, номера финансовых счетов или налоговые документы, если вы не проверили этого человека. Сначала проверьте квалификацию. Сначала подтвердите, с кем именно вы имеете дело. Затем передавайте только то, что действительно нужно.

BalancedRow собирает только контактные данные и детали запроса для подбора. Мы никогда не запрашиваем SSNs, номера ITIN, номера финансовых счетов или налоговые документы.

Используйте этот список безопасности:

• Проверьте лицензию CPA или EA самостоятельно.
• Проверьте PTIN для оплачиваемой налоговой работы.
• Убедитесь, что название компании, телефон и email совпадают с теми, что вам дали.
• Попросите engagement letter (договор/письменное соглашение) или письменный перечень работ.
• Не отправляйте полные документы, пока не будете уверены, кто будет их обрабатывать.
• Никогда не передавайте логины или пароли от банка.

Если налоговый вопрос становится стрессовым, помните, что у вас все равно есть права. Прочитайте taxpayer rights — обзор простыми словами.

Частые ошибки, которые делают люди при найме бухгалтера

Большинство плохих опытов происходит из-за нескольких предсказуемых ошибок.

• Выбор только по цене. Самый дешевый вариант может оказаться дорогим, если работа сделана неверно, неполно или с задержками.
• Найм без проверки квалификации. Дружелюбный голос — не лицензия.
• Не спросили, что входит. Низкий тариф может не включать декларации по штату, исправление бухгалтерского учета, payroll-документы или последующие вопросы.
• Слишком рано передали конфиденциальные документы. Сначала проверьте.
• Предположение, что каждый бухгалтер решает любые вопросы. Одни специализируются на физических лицах. Другие — на малом бизнесе. Кто-то лучше разбирается в вопросах ITIN или в проблемах иммигрантов.
• Игнорирование того, как налаживается общение. Если вы не понимаете их объяснения сейчас, позже станет не легче.

Хороший бухгалтер — это не просто человек, у которого есть буквы после имени. Это специалист с лицензией, опытом в вашем типе работ, который ясно говорит о тарифах и уважительно относится к вашим данным.

Если вы владелец бизнеса и вам нужна постоянная помощь, полезно также спросить, работают ли они регулярно над small-business accounting, а не только делают разовые налоговые декларации.

Ваш следующий шаг

Вам не нужно знать все налоговые правила, прежде чем попросить о помощи. Достаточно сделать несколько безопасных шагов.

• Напишите короткое описание вашей ситуации.
• Определите, нужна ли разовая помощь по налогам, ежемесячный бухгалтерский учет, payroll или более широкая поддержка по бухгалтерии.
• Сравните 2–3 лицензированных специалистов.
• Проверьте квалификацию и PTIN самостоятельно.
• Подтвердите тариф и перечень работ в письменном виде.
• Храните конфиденциальные документы в тайне до завершения проверки.

Если вы иммигрант, оформляете ITIN или вам комфортнее общаться на другом языке, кроме английского, обратиться за помощью — это по-прежнему нормально и безопасно. Вы можете задавать вопросы. Вы можете сравнивать. Вы можете не торопиться.

BalancedRow поможет вам начать этот процесс с бесплатного подбора лицензированных бухгалтеров. Вы сохраняете контроль. Вы сравниваете предложения. Вы проверяете квалификацию. Вы выбираете, кого нанять.