Зарплатные выплаты и выплаты подрядчикам

Что обычно включает помощь с payroll и выплатами подрядчикам

Если у вас есть работники, вам нужен понятный процесс для выплат и для учета того, что именно было выплачено. Это может означать сотрудников в payroll, независимых подрядчиков или и тех и других. Детали важны, потому что налоговые правила отличаются.

Лицензированный бухгалтер, например CPA или IRS Enrolled Agent, может помочь настроить или проверить процесс, например для:

• графиков выплат сотрудникам
• настройки налогового удержания (withholding)
• налоговой отчетности по payroll и напоминаний
• годовых форм, таких как W-2 и 1099
• базового бухгалтерского учета по payroll
• проверки того, может ли работник считаться сотрудником или подрядчиком

Для подрядчиков обычно проблема не в том, чтобы «вести payroll». Проблема в том, чтобы выплаты учитывались корректно и чтобы годовая отчетность была сделана правильно.

Если вы в этом новичок, самый безопасный первый шаг — поговорить с лицензированным бухгалтером, который работает с малым бизнесом. Хотите старт? Вы можете оформить подбор бесплатно и сравнить варианты самостоятельно.

Важно: BalancedRow не ведет payroll, не подает формы, не готовит налоговые декларации и не дает налоговые или юридические советы. Мы связываем вас с лицензированными бухгалтерами. Вы выбираете, с кем общаться, проверяете их квалификацию и PTIN, а также подтверждаете размер комиссии и объем работ письменно до начала любых услуг.

Payroll vs. выплаты подрядчикам: различие, которое может стоить дорого

Многие ошибки малого бизнеса начинаются именно здесь. Оплата человека через приложение, чек или прямой перевод не определяет, является ли он сотрудником или подрядчиком. Реальный вопрос — как устроены отношения по работе.

Проще говоря:

1. Сотрудники обычно находятся под более плотным контролем. Часто бизнес определяет, когда, где и как выполняется работа. Оплата сотрудникам обычно включает налоговое удержание и подачу форм по payroll.
2. Независимые подрядчики обычно контролируют, как они выполняют работу, чаще используют свои инструменты или системы и выставляют счета за услуги. Обычно им платят без удержаний из payroll, но все равно нужны корректные записи, а также могут потребоваться годовые формы.

Если классификацию сделать неправильно, это может привести к доначислениям налогов, штрафам, процентам и последующей «расчистке» ситуации. Это одна из самых частых причин, по которым владельцы бизнеса обращаются за помощью.

CPA или EA может проверить вашу схему, объяснить, какие записи им понадобятся, и рассказать, какую работу они могут сделать именно в вашей ситуации. Также можно узнать больше о типах бухгалтеров в CPA vs EA vs tax preparer.

Если вашей компании также нужно привести в порядок учет, чтобы записи по payroll совпадали с реальными выплатами, возможно, вам нужен специалист, который справится с более широким учетом для малого бизнеса.

Как обычно устроен процесс

Вот стандартный путь, когда малому бизнесу нужна помощь с payroll или выплатами подрядчикам:

1. Краткий опрос. Вы объясняете, сколько у вас работников, кто они — сотрудники или подрядчики, в каком штате вы работаете, и есть ли уже система payroll.
2. Проверка документов. После того как вы подтверждаете, с кем имеете дело, бухгалтер может запросить недавние отчеты по payroll, предыдущие подачи, историю выплат работникам и детали по бизнесу.
3. Объем работ и комиссия. Вам объясняют, что они могут сделать, каков предполагаемый диапазон стоимости и что входит в цену. Получите это письменно.
4. Настройка или исправления. Это может включать графики выплат, налоговые настройки, учет подрядчиков, исправления за прошлые периоды или подготовку годовых форм.
5. Постоянная поддержка. Некоторым компаниям нужна помощь с payroll каждый месяц. Другим достаточно разового исправления или проверки по итогам года.

Связанные услуги часто пересекаются с бухгалтерским учетом (bookkeeping), если ваши записи отстают. Чистые книги значительно упрощают payroll и отчетность по подрядчикам.

Защитите свою информацию: никогда не передавайте кому-либо ваш номер Social Security Number, номер ITIN, банковский логин или налоговые документы, пока вы не подтвердили личность и полномочия. BalancedRow собирает только контактные данные и детали запроса. Мы никогда не просим SSN, ITIN-номера, номера финансовых счетов, а также налоговые документы через форму подбора.

Типичные расходы: честные диапазоны, а не обещания

Стоимость payroll и выплат подрядчикам сильно различается в зависимости от количества работников, штата, частоты подачи и того, насколько «чистые» книги. Это типичные диапазоны и оценки, а не коммерческие предложения или гарантии.

Частые модели ценообразования:

• Ежемесячный payroll: часто примерно $40-$120 в месяц, плюс доплата за каждого сотрудника во многих случаях
• Ежемесячный bookkeeping, который поддерживает payroll: часто примерно $150-$600 в месяц в зависимости от объема операций
• Почасовая работа CPA или EA на настройку, исправления или проверку: часто примерно $150-$400 в час
• Годовые формы или проекты по исправлению: может быть относительно небольшой суммой для совсем маленького и организованного бизнеса, или заметно выше, если записи поданы с опозданием, неполные или требуется корректировка

Что обычно увеличивает стоимость:

• работники в более чем одном штате
• пропущенные подачи или просроченные payroll-налоги
• неясная классификация работников
• беспорядочные записи
• наличные выплаты без нормальной документации
• сочетание сотрудников и подрядчиков
• «догоняющая» работа за много месяцев

Что обычно снижает стоимость:

• хорошие записи
• только один штат
• небольшая команда
• стабильный график выплат
• нет старых уведомлений и пропущенных дедлайнов

Перед тем как нанять кого-либо, запросите объем работ, предполагаемый диапазон комиссии и любые дополнительные сборы за годовые формы, исправленные подачи (amended filings) или работы по приведению записей в порядок. Реальная комиссия зависит от того, какая работа нужна, от вашей ситуации, от записей, которые вы предоставите, и от вашего региона. Для более общих ориентиров см. pricing.

Сколько времени это занимает

Простая настройка payroll может делаться быстро. Исправления обычно — нет.

Реалистичный график выглядит так:

• 1-3 рабочих дня: первая беседа и базовое понимание объема, если ваша информация готова
• Несколько дней — до 2 недель: простая настройка для совсем небольшого бизнеса с чистыми записями
• Несколько дней — до нескольких недель: проверка выплат подрядчикам и вопросы по годовой отчетности
• Несколько недель или дольше: «догоняющий» payroll, отсутствующие формы, вопросы по нескольким штатам или старые уведомления IRS или штата

Самые большие задержки обычно связаны с отсутствием записей. Если вы платили людям с разных счетов, меняли системы или не уверены, кто именно был оформлен как сотрудник, а кто как подрядчик, ожидайте больше времени на проверку.

Если вы уже отстали — не паникуйте. Так бывает. Просто действуйте быстрее. Чем раньше лицензированный бухгалтер увидит ситуацию, тем больше вариантов может быть для ее исправления.

Плюсы, минусы и когда помощь особенно уместна

Для многих владельцев payroll несложен каждую неделю. Сложности начинаются, когда что-то меняется: новый сотрудник. Подрядчик, который на самом деле ведет себя как сотрудник. Уведомление от налоговой. Переезд в другой штат.

Плюсы найма лицензированного бухгалтера

• меньше ошибок, которых можно избежать
• более качественные записи для налогов и бухгалтерского учета (bookkeeping)
• помощь в выявлении рисков неправильной классификации работников
• меньше времени на «догонялки» с дедлайнами
• более понятный порядок подготовки годовых форм

Минусы или компромиссы

• это постоянные расходы
• вам все равно нужно вовремя предоставлять точные записи
• не каждый бухгалтер ведет задачи, связанные с payroll, одинаково
• исправление старых ошибок может стоить больше, чем ожидают владельцы

Помощь может быть особенно нужна, если:

• вы платите своему первому сотруднику
• у вас одновременно есть сотрудники и подрядчики
• вы получили уведомление от IRS или штата
• вы не уверены, правильно ли классифицирован работник
• ваши книги не совпадают с тем, что фактически выплачивали работникам
• английский не ваш родной язык и вам нужен специалист, который объясняет понятным языком

Если вы иммигрант и учредитель (founder) или человек с ITIN, вы не одиноки. Многие владельцы бизнеса нуждаются в дополнительной помощи, чтобы разобраться в системе. Это нормально. Хороший бухгалтер объяснит процесс простыми словами, не создавая ощущение, что вы «маленький» специалист. BalancedRow может помочь вам найти такого человека через наш бесплатный путь помощи с ITIN и иммигрантами.

Что спросить, прежде чем выбрать бухгалтера

Не спрашивайте просто: «Сколько стоит?». Спросите достаточно, чтобы понять, что именно вы покупаете.

Используйте этот чек-лист:

• Вы CPA или IRS Enrolled Agent?
• Какой у вас PTIN и где я могу проверить вашу квалификацию?
• Вы уже решали проблемы с payroll или выплатами подрядчикам для бизнеса, похожего на мой?
• Что именно входит в комиссию?
• Это ежемесячная оплата, почасовая или оплата за проект?
• Включены ли годовые формы?
• Что будет, если старые записи нужно привести в порядок?
• Вы решаете вопросы по нескольким штатам?
• Какие документы вы от меня потребуете?
• Насколько быстро вы обычно отвечаете ближе к дедлайнам?

Всегда:

1. Проверьте квалификацию сами. Используйте IRS Directory of Federal Tax Return Preparers и, если уместно, сайт/реестр вашего совета по бухгалтерской деятельности штата.
2. Подтвердите комиссию и объем работ письменно. Сделайте это до начала любых услуг.
3. Защитите чувствительную информацию. Не отправляйте SSN, ITIN-номера, банковские логины или налоговые документы, пока вы не подтвердили, с кем именно будете работать.

Если вам нужна помощь с сравнением вариантов, BalancedRow можно использовать бесплатно. Бухгалтеры, которые участвуют в сервисе, платят фиксированную комиссию, чтобы их могли рассмотреть для подбора. Вы сравниваете, проверяете и выбираете. Следующий хороший шаг — прочитать как выбрать бухгалтера и затем запросить бесплатный подбор.