Payroll at mga bayad sa kontratista

Ano ang karaniwang kasama sa tulong sa payroll at contractor payments

Kung may mga worker ka, kailangan mo ng maayos na proseso sa pagbabayad sa kanila at sa pag-track kung magkano ang naibayad. Maaaring kabilang dito ang mga empleyado sa payroll, independent contractors, o pareho. Mahalaga ang detalye dahil magkaiba ang mga patakaran sa buwis.

Ang isang lisensyadong accountant gaya ng CPA o IRS Enrolled Agent ay maaaring tumulong sa pag-set up o pagrepaso ng proseso para sa mga bagay tulad ng:

• iskedyul ng sahod ng empleyado
• pag-set up ng tax withholding
• payroll tax filings at mga paalala
• mga year-end forms tulad ng W-2 at 1099
• pangunahing pag-iingat ng payroll records
• pag-review kung ang isang worker ay maaaring ituring na empleyado o kontratista

Para sa mga kontratista, kadalasan ang problema ay hindi yung "pagpapatakbo ng payroll". Ang mahalaga ay siguraduhing tama ang pag-track ng mga pagbabayad at tama ang pag-handle sa year-end reporting.

Kung bago ka dito, ang pinakamainam na unang hakbang ay makipag-usap sa isang lisensyadong accountant na gumagawa sa mga small business. Kung gusto mo ng panimula, maaari kang magpamed-match nang libre at ikaw mismo ang maghihambing ng mga opsyon.

Mahalaga: Ang BalancedRow ay hindi nagpapatakbo ng payroll, hindi naghahain ng mga form, hindi naghahanda ng mga tax, at hindi nagbibigay ng tax o legal advice. Inuugnay ka namin sa mga lisensyadong accountant. Ikaw ang pipili kung kanino ka makikipag-usap, i-verify ang kanilang credential at PTIN, at kumpirmahin ang fee at saklaw nang nakasulat bago magsimula ang anumang trabaho.

Payroll vs. contractor payments: ang pagkakaibang puwedeng magastos sa iyo

Maraming pagkakamali ng mga small-business nagsisimula dito. Ang pagbabayad sa isang tao sa pamamagitan ng app, check, o direct deposit ay hindi ang magdedesisyon kung empleyado ba o kontratista siya. Ang tunay na tanong ay kung paano na-set up ang relasyon sa trabaho.

Sa plain English:

1. Mga empleyado kadalasang mas kontrolado ng employer. Madalas ang negosyo ang nagdidikta kung kailan, saan, at paano gagawin ang trabaho. Karaniwang kasama sa sahod ng empleyado ang withholding taxes at payroll filings.
2. Mga independent contractors kadalasang sila ang mas kontrolado kung paano nila ginagawa ang trabaho, mas madalas nilang ginagamit ang sarili nilang tools o systems, at nagsusumite sila ng invoice para sa mga serbisyo. Karaniwan silang binabayaran nang walang payroll withholding, pero kailangan pa rin ng tamang records at maaaring kailanganin ng mga year-end forms.

Kung mali ang classification, maaari itong magdulot ng back taxes, penalties, interest, at mas maraming cleanup work sa hinaharap. Ito rin ay isa sa mga pinakamalaking dahilan kung bakit kumukuha ang mga may-ari ng negosyo ng tulong.

Maaari itong i-review ng CPA o EA, ipaliwanag kung anong records ang kailangan nila, at sabihin kung anong trabaho ang kaya nilang gawin para sa iyong sitwasyon. Maaari mo ring basahin pa ang tungkol sa mga uri ng accountant sa CPA vs EA vs tax preparer.

Kung kailangan din ng negosyo mo ng paglilinis ng mga libro para magmukhang tama ang payroll entries, maaaring kailangan mo ng taong puwedeng tumulong sa mas malawak na small-business accounting.

Paano karaniwang gumagana ang proseso

Narito ang karaniwang daan para sa isang small business na humingi ng tulong sa payroll o contractor payments:

1. Maikling intake. Ipaliwanag kung ilan ang worker mo, kung empleyado ba o kontratista sila, saang state ka nagpapatakbo, at kung may payroll system ka na.
2. Pag-review ng dokumento. Pagkatapos mong ma-verify kung sino ang iyong kinakaharap, maaaring hilingin ng accountant ang mga recent payroll reports, mga naunang filings, kasaysayan ng bayad sa worker, at mga detalye ng negosyo.
3. Saklaw at fee. Sasabihin nila kung ano ang kaya nilang gawin, ano ang estimated cost range, at ano ang kasama. Kumuha ng nakasulat.
4. Setup o cleanup. Maaaring kasama dito ang mga pay schedules, tax settings, contractor tracking, pagwawasto ng nakaraang panahon, o paghahanda ng year-end forms.
5. Patuloy na suporta. May mga negosyo na kailangan ng buwanang tulong sa payroll. Ang iba ay kailangan lang ng one-time cleanup o year-end review.

Karaniwang magkakasabay ang ibang serbisyo sa bookkeeping kung hindi pa updated ang mga records mo. Kapag malinis ang mga libro, mas madali ang payroll at contractor reporting.

Protektahan ang iyong impormasyon: Huwag kailanman ibahagi ang iyong Social Security Number, ITIN number, bank login, o mga dokumento sa buwis sa sinumang hindi mo pa na-verify. Ang BalancedRow ay nangongolekta lamang ng impormasyon sa contact at request. Hindi kami humihingi ng SSNs, ITIN numbers, financial-account numbers, o tax documents sa pamamagitan ng matching form.

Karaniwang gastos: mga makatotohanang hanay, hindi pangako

Malaki ang pagkakaiba ng gastos sa payroll at contractor payments depende sa bilang ng worker, state, dalas ng pag-file, at kung malinis ba ang mga libro. Ito ay karaniwang hanay at pagtatantya, hindi ito quotes o garantiya.

Karaniwang pattern ng presyo:

• Patuloy na payroll: madalas ay mga $40-$120 kada buwan, at sa maraming kaso may singil kada empleyado
• Buwanang bookkeeping na sumusuporta sa payroll: madalas ay mga $150-$600 kada buwan depende sa dami ng transaction
• Hourly na oras ng CPA o EA para sa setup, cleanup, o review: madalas ay mga $150-$400 kada oras
• Mga year-end forms o cleanup projects: puwedeng maging mababa para sa isang napakaliit at maayos na negosyo, o mas mataas kung luma na ang records, hindi kumpleto, o kailangan ng mga correction

Ano kadalasang nagpapataas ng fee:

• mga worker sa higit sa isang state
• napalampas na filings o late payroll taxes
• hindi malinaw na worker classification
• magulo ang records
• cash payments na kulang sa dokumentasyon
• halo ng mga empleyado at kontratista
• catch-up work na sumasaklaw sa maraming buwan

Ano kadalasang nagpapanatili ng mas mababang fee:

• magagandang records
• iisang state lang
• maliit na team
• consistent na pay schedule
• walang lumang notice o napalampas na deadline

Bago ka kumuha ng sinuman, itanong ang saklaw, ang estimated fee range, at anumang karagdagang singil para sa year-end forms, amended filings, o cleanup. Ang tunay na fee ay nakadepende sa trabahong kasangkot, sa iyong sitwasyon, sa mga records na dala mo, at sa iyong lugar. Para sa mas pangkalahatang hanay, tingnan ang pricing.

Gaano katagal ito

Ang simpleng payroll setup ay puwedeng maging mabilis. Ang cleanup kadalasan ay hindi.

Ganito ang makatotohanang timeline:

• 1-3 business days: unang usapan at basic scope, kung handa ang impormasyon mo
• Ilang araw hanggang 2 linggo: simpleng setup para sa napakaliit na negosyo na malinis ang records
• Maraming araw hanggang ilang linggo: review ng contractor payments at mga tanong sa year-end reporting
• Maraming linggo o mas matagal: catch-up payroll, missing forms, multi-state issues, o mga lumang notice mula sa IRS o state

Ang pinakamalalaking delay kadalasan ay dahil sa mga nawawalang records. Kung nagbayad ka ng mga tao mula sa iba't ibang accounts, nagpalit ka ng system, o hindi mo eksaktong alam kung sino ang itinuturing na empleyado kumpara sa kontratista, asahan na mas maraming oras para sa pagrepaso.

Kung medyo nahuhuli ka na, huwag mag-panic. Karaniwan lang ito. Kumilos ka na lang nang mabilis. Mas maaga na makitang ng isang lisensyadong accountant ang sitwasyon, mas maraming opsyon ka para ayusin at linisin ito.

Mga kalamangan, kahinaan, at kailan makatuwirang humingi ng tulong

Para sa maraming may-ari, hindi naman mahirap ang payroll araw-araw tuwing linggo. Nagiging mahirap kapag may nagbago. Bagong hire. Kontratista na talagang kumikilos na parang empleyado. Tax notice. Paglipat sa ibang state.

Mga kalamangan ng pagkuha ng lisensyadong accountant

• mas kaunti ang maiiwasang pagkakamali
• mas magandang records para sa taxes at bookkeeping
• tulong sa pag-spot ng worker-classification risks
• mas kaunting oras sa paghabol ng deadline
• mas malinaw na proseso para sa year-end forms

Mga kahinaan o tradeoff

• may patuloy na gastos
• kailangan mo pa ring magbigay ng tumpak na records nang nasa oras
• hindi lahat ng accountant ay pareho ang paraan sa payroll-related na trabaho
• ang cleanup ng mga lumang pagkakamali ay puwedeng mas mahal kaysa sa inaasahan ng may-ari

Lalo kang maaaring kailangan ng tulong kung:

• binabayaran mo ang unang empleyado mo
• may parehong empleyado at kontratista ka
• may natanggap kang IRS o state notice
• hindi ka sigurado kung tama ang classification ng worker
• hindi tugma ang records mo sa kung magkano ang binayaran sa mga worker
• hindi English ang unang wika mo at gusto mo ng taong nagpapaliwanag nang malinaw

Kung ikaw ay immigrant founder o ITIN filer, hindi ka nag-iisa. Maraming may-ari ng negosyo ang nangangailangan ng dagdag na tulong para maunawaan ang system. Normal iyon. Dapat ipaliwanag ng isang mahusay na accountant ang proseso sa malinaw na paraan nang hindi ka pinaparamdam na maliit. Puwede kang tulungan ng BalancedRow na makahanap ng taong kakabagay sa pamamagitan ng aming libreng ITIN & immigrant help.

Ano ang dapat itanong bago ka pumili ng accountant

Huwag lang itanong, "Magkano?". Magtanong nang sapat para malaman kung ano ang binibili mo.

Gamitin ang checklist na ito:

• Ikaw ba ay CPA o IRS Enrolled Agent?
• Ano ang iyong PTIN at saan ko puwedeng i-verify ang iyong credential?
• Nakahawak ka na ba ng payroll o contractor-payment issues para sa mga business na tulad ng akin?
• Ano exactly ang kasama sa fee?
• Buwanang fee ba ito, hourly fee, o project fee?
• Kasama ba ang year-end forms?
• Ano ang mangyayari kung kailangang i-clean up ang mga lumang records?
• Gumagamit ba kayo ng tulong sa multi-state issues?
• Anong mga dokumento ang kailangan ninyo mula sa akin?
• Gaano kadalas at kabilis ninyong tumugon malapit sa deadline?

Laging:

1. I-verify ang credential nang personal. Gamitin ang IRS Directory of Federal Tax Return Preparers at ang board ng accountancy ng iyong state kung applicable.
2. Kumpirmahin ang fee at saklaw nang nakasulat. Gawin ito bago magsimula ang anumang trabaho.
3. Protektahan ang sensitibong impormasyon mo. Huwag muna magpadala ng SSNs, ITIN numbers, bank logins, o tax documents hanggang na-verify mo kung sino ang haharapin mo.

Kung gusto mo ng tulong sa paghahambing ng mga opsyon, libre gamitin ang BalancedRow. Ang mga nakikilahok na accountant ay nagbabayad ng flat fee para isaalang-alang sa mga match. Ikaw ang maghihambing, magve-verify, at pipili. Ang magandang susunod na hakbang ay basahin ang how to choose an accountant at pagkatapos ay mag-request ng libreng match.