Вдогонку за два года по бухгалтерскому учету

Ситуация: бизнес в потоке, учет в беспорядке, растущий стресс

Владелец малого бизнеса обратился за помощью после того, как примерно за два года бухгалтерский учет отстал. Поступления от продаж шли. Счета оплачивались. Но документы и записи были неаккуратными.

В бизнесе смешались несколько проблем, которые многие узнают:

• Бизнес-расходы и личные траты смешивались на тех же картах и в тех же счетах
• В некоторые месяцы банковские операции отражались, а в некоторые — нет
• Выплаты от платежного процессора не совпадали с продажами так, чтобы это было очевидно
• Несколько платежей подрядчикам не имели организованного подтверждения
• Ранее поданные налоговые отчеты вызывали тревогу, потому что учет был неполным

Владелец не ленился. Ему/ей просто было перегружено. Это часто происходит: люди сначала берут все на себя. Потом работа ускоряется, меняется персонал, включается семейная жизнь — и бухгалтерия начинает «съезжать».

Самым стрессовым оказалось не только прошлое. Страшно было усугубить ситуацию. Владелец не хотел передавать конфиденциальные данные незнакомцу в интернете. И он/она также не хотел(а), чтобы кто-то обещал «дешево», а потом добавлял комиссии позже.

Именно поэтому важен аккуратный процесс. BalancedRow не выполнял бухгалтерский учет. Мы помогли владельцу бесплатно подобрать лицензированных бухгалтеров, которых он/она могла оценить для наведения порядка в учете малого бизнеса.

Что они спросили перед тем, как нанять кого-либо

Владелец поступил разумно: замедлился и сначала задал базовые вопросы.

Прежде чем выбрать специалиста, он/она искал(а) CPA (сертифицированного бухгалтера) или IRS Enrolled Agent (специалиста, аккредитованного IRS) с опытом именно в работах по «расчистке», а не только в текущем ежемесячном ведении. Также он/она самостоятельно проверил(а) квалификацию и PTIN и попросил(а) согласованный перечень работ (scope) в письменном виде.

Вот какие вопросы он/она использовал(а):

1. Что именно входит? Например: сверка по банку и карте, разнесение доходов и расходов, наведение порядка по операциям без категории, а также ежемесячные финансовые отчеты.
2. Что не входит? Например: исправление ранее поданных деклараций (amended returns), корректировки по payroll (зарплатным налогам/учетам), наведение порядка по налогу с продаж, либо подготовка форм для подрядчиков — может стоить дополнительно.
3. Какие документы нужны в первую очередь? Выписки из банка, выписки по карте, ранее поданные декларации, доступ к программе для бухгалтерского учета и отчеты платежного процессора.
4. Как вы берете оплату? Некоторые бухгалтеры работают по почасовой ставке — часто около $150-$400 в час. Другие дают оценку проекта после просмотра материалов.
5. От чего может измениться стоимость? Отсутствующие выписки, смешанные личные расходы, дубли операций и плохие первичные документы часто увеличивают количество времени.

Для такого проекта малый бизнес может услышать типичную оценку — от нескольких сотен долларов до нескольких тысяч — в зависимости от числа счетов, объема операций, состояния программного обеспечения и того, смешаны ли вопросы по payroll или налогу с продаж. Это никогда не будет «настоящая» смета, пока лицензированный специалист не оценит ситуацию.

Если вы не уверены, кого нанимать, этот материал поможет: как выбрать бухгалтера.

Что на самом деле сделал лицензированный бухгалтер

После сравнения вариантов владелец нанял лицензированного бухгалтера, у которого в письменном scope было четко и ограниченно описано, что именно он/она сделает. Это было важно: никаких туманных обещаний. Никакого давления. Просто список работ и то, что владельцу нужно предоставить.

Наведение порядка происходило по этапам:

• Этап 1: собрать документы. Владелец собрал выписки из банка, выписки по кредитным картам, сводки платежного процессора, старые бухгалтерские файлы и ранее поданные налоговые декларации.
• Этап 2: отделить бизнес от личного. Личные расходы были определены, чтобы их по ошибке не приняли за бизнес-расходы.
• Этап 3: восстановить картину по месяцам. Поступления, расходы, переводы и выплаты владельца (owner draws) проверялись месяц за месяцем.
• Этап 4: сверить счета. Это значит сопоставить записи в учете с выписками из банка и карт, чтобы конечные остатки сходились.
• Этап 5: отметить открытые вопросы. Некоторые моменты нельзя было просто догадаться. Бухгалтер отправил короткий список вопросов владельцу, чтобы тот/та ответил(а), вместо предположений.
• Этап 6: подготовить чистые отчеты. Владелец получил обновленные отчеты о прибылях и убытках (profit-and-loss) и отчеты по балансу (balance-sheet) за периоды, где было недостающие данные.

Хороший признак: бухгалтер не спешил подавать что-либо вслепую. Там, где нужно, он/она запросил(а) подтверждения. Объяснял(а) простыми словами. Он/она сообщал(а) владельцу, когда по операции требуется уточнение.

Не менее важно было то, что владелец сохранял контроль. Он/она не отправлял(а) номер SSN (Social Security number), ITIN (Individual Taxpayer Identification Number), доступ к банковскому аккаунту или налоговые документы кому-либо, пока не проверил(а) самостоятельно, с кем именно имеет дело. BalancedRow собирал только контактные данные и детали запроса для подбора. Владелец передавал конфиденциальные материалы только после самостоятельной проверки квалификации и согласования scope и стоимости в письменном виде.

Если ваша проблема в основном в том, что отстают ежемесячные записи, начните здесь: ведение бухгалтерского учета.

Результат: чище бухгалтерия, меньше сюрпризов, лучше план на следующий шаг

Это был не магический эффект. Это была простая замена хаоса порядком.

К концу проекта у владельца были:

• Более ясная картина доходов и расходов по периодам
• Меньше дублей или пропущенных операций
• Список личных расходов, которые нужно оставлять вне бизнес-вычетов
• Более качественные документы для работы с налоговым специалистом
• Реалистичный план по дальнейшему ежемесячному ведению, чтобы беспорядок не вернулся

Владелец также понял(а) важную вещь про стоимость. Работы «вдогонку» часто обходятся дороже, чем поддерживать текущий порядок. Бизнес, который мог бы платить $150-$600 в месяц за регулярное ведение, в итоге может заплатить больше за наведение порядка, потому что отсутствующие документы и старые ошибки требуют дополнительного времени, чтобы их распутать.

Это не значит, что вы должны испытывать стыд, если отстали. Это значит, что пора получить помощь, пока «гора» не стала больше.

В этой истории главный выигрыш был не только в более чистых книгах. Это была уверенность. Владелец мог(ла) задавать лучшие вопросы, внимательнее сравнивать специалистов и входить в сезон налоговой отчетности с меньшим количеством неизвестного.

Если у вас отстают записи и вы хотите сравнить лицензированных специалистов, вы можете бесплатно воспользоваться подбором.

Вывод: как выглядит хорошая помощь

Если вы отстали в бухгалтерии, хорошая помощь обычно выглядит так:

• Лицензированный бухгалтер объясняет scope простыми словами
• Он/она говорит, какие документы нужны до начала работ
• Он/она дает письменные стоимость и перечень работ, с комментариями о том, что может повлиять на цену
• Он/она не обещает возврат денег, идеальный результат или слишком низкую фиксированную цену без просмотра документов
• Он/она задает вопросы вместо того, чтобы гадать
• Он/она держит проект организованным по месяцам и по счетам

А вот что вы можете сделать, чтобы защитить себя:

1. Самостоятельно проверьте квалификацию и PTIN. Используйте IRS Directory of Federal Tax Return Preparers и, где уместно, сайт вашего государственного совета.
2. Не отправляйте чувствительные данные слишком рано. Никогда не делитесь SSN, номером ITIN, доступом к банку или налоговыми документами с тем, кого вы не проверили.
3. Получите стоимость и scope в письменном виде. Убедитесь, что вы понимаете, что входит, а что оплачивается отдельно.
4. Храните копии всего. Выписки, отчеты, договоры об оказании услуг (engagement letters) и ответы на вопросы.

Если вы выбираете между разными типами специалистов, сравнение поможет: CPA vs EA vs tax preparer.