Quay lại để cập nhật sổ sách kế toán bị trễ trong hai năm

Tình huống: doanh nghiệp bận rộn, sổ sách lộn xộn, căng thẳng tăng dần

Một chủ doanh nghiệp nhỏ tìm đến để được giúp đỡ sau khi việc ghi sổ kế toán đã bị trễ khoảng hai năm. Doanh thu vẫn đang vào đều. Hóa đơn vẫn được thanh toán. Nhưng hồ sơ lại không được gọn gàng.

Doanh nghiệp có nhiều vấn đề mà nhiều chủ sở hữu nhận ra:

• Chi tiêu cho doanh nghiệp và chi tiêu cá nhân bị trộn chung trên cùng thẻ và tài khoản
• Có những tháng ghi nhận hoạt động ngân hàng, có tháng thì không
• Tiền nhận từ cổng thanh toán không khớp rõ ràng với doanh số
• Một vài khoản trả cho nhà thầu không có hồ sơ lưu trữ/biên bản hỗ trợ được tổ chức
• Các lần nộp thuế trước đó là nguồn lo lắng vì sổ sách còn thiếu

Chủ doanh nghiệp không hề lười. Họ bị quá tải. Điều này rất phổ biến. Ban đầu mọi người tự làm hết. Sau đó công việc trở nên bận rộn, nhân sự thay đổi, chuyện gia đình diễn ra, và việc ghi sổ bị trượt dần.

Điều làm mọi thứ căng thẳng không chỉ nằm ở quá khứ. Đó là nỗi sợ làm tình hình tệ hơn. Chủ doanh nghiệp không muốn đưa thông tin nhạy cảm cho một người lạ trên mạng. Họ cũng không muốn có ai đó hứa giá rẻ rồi sau đó mới cộng thêm phí.

Chính vì vậy cần có một quy trình cẩn thận. BalancedRow không làm thay việc ghi sổ. Chúng tôi giúp chủ doanh nghiệp được ghép cặp (miễn phí) với các kế toán được cấp phép mà họ có thể đánh giá cho dự án dọn dẹp sổ sách kế toán cho doanh nghiệp nhỏ theo small-business accounting.

Trước khi thuê bất kỳ ai

Chủ doanh nghiệp làm một việc rất đúng: họ chậm lại và hỏi các câu hỏi cơ bản trước.

Trước khi chọn người để thuê, họ tìm một CPA (Chuyên viên kế toán công chứng) hoặc IRS Enrolled Agent (EA / Đại diện được ủy quyền bởi IRS) có kinh nghiệm trong các dự án dọn dẹp, không chỉ là ghi sổ hằng tháng hiện tại. Họ cũng tự kiểm tra chứng chỉ và PTIN, đồng thời hỏi phạm vi công việc dự kiến bằng văn bản.

Dưới đây là những dạng câu hỏi họ dùng:

1. Cụ thể phần nào được bao gồm? Ví dụ: đối chiếu ngân hàng và thẻ, phân loại doanh thu và chi phí, dọn dẹp các giao dịch chưa được phân loại, và báo cáo tài chính theo từng tháng.
2. Phần nào không được bao gồm? Ví dụ: khai bổ sung (amended returns), sửa lỗi payroll, dọn dẹp thuế bán hàng (sales tax), hoặc chuẩn bị biểu mẫu cho nhà thầu có thể tính thêm phí.
3. Bạn cần những hồ sơ nào trước? Sao kê ngân hàng, sao kê thẻ, tờ khai thuế trước đó, quyền truy cập phần mềm ghi sổ, và báo cáo từ cổng thanh toán.
4. Bạn tính phí như thế nào? Một số kế toán tính theo giờ, thường khoảng $150-$400 mỗi giờ. Những người khác có thể đưa ra báo giá theo dự án sau khi xem xét hồ sơ.
5. Điều gì có thể làm thay đổi phí? Thiếu sao kê, trộn chi tiêu cá nhân, giao dịch bị trùng, và tài liệu nguồn kém chất lượng thường làm tăng thời gian thực hiện.

Với loại dự án này, doanh nghiệp nhỏ có thể nghe một ước tính điển hình từ vài trăm đô đến vài nghìn đô, tùy vào số lượng tài khoản, khối lượng giao dịch, tình trạng phần mềm và việc payroll hoặc vấn đề về sales-tax có bị trộn chung hay không. Không bao giờ coi đó là báo giá chính thức cho đến khi một chuyên gia được cấp phép xem xét tình hình.

Nếu bạn chưa chắc nên thuê ai, hướng dẫn này có thể giúp: cách chọn kế toán.

Kế toán được cấp phép đã làm gì thực sự

Sau khi so sánh các lựa chọn, chủ doanh nghiệp thuê một kế toán được cấp phép có phạm vi công việc bằng văn bản rõ ràng và giới hạn. Điều này quan trọng. Không hứa hẹn mơ hồ. Không gây áp lực. Chỉ là danh sách việc cần làm và chủ doanh nghiệp cần cung cấp gì.

Việc dọn dẹp diễn ra theo từng giai đoạn:

• Giai đoạn 1: thu thập hồ sơ. Chủ doanh nghiệp gom sao kê ngân hàng, sao kê thẻ tín dụng, bản tóm tắt từ cổng thanh toán, các file ghi sổ cũ và tờ khai thuế trước đó.
• Giai đoạn 2: tách doanh nghiệp khỏi cá nhân. Các khoản chi cá nhân được xác định để không bị xử lý nhầm thành chi phí doanh nghiệp.
• Giai đoạn 3: khôi phục lại hoạt động theo tháng. Các khoản nạp tiền, chi phí, chuyển khoản và khoản rút của chủ được rà soát theo từng tháng.
• Giai đoạn 4: đối chiếu tài khoản. Tức là khớp sổ sách với sao kê ngân hàng và thẻ để số dư cuối kỳ hợp lý.
• Giai đoạn 5: đánh dấu các câu hỏi còn mở. Có những hạng mục không thể đoán ra. Kế toán gửi một danh sách ngắn để chủ doanh nghiệp trả lời thay vì tự suy đoán.
• Giai đoạn 6: tạo báo cáo đã được làm sạch. Chủ doanh nghiệp nhận các báo cáo lãi lỗ (profit-and-loss) và báo cáo bảng cân đối kế toán (balance-sheet) được cập nhật cho các giai đoạn còn thiếu.

Dấu hiệu tốt là kế toán không vội nộp bất cứ thứ gì một cách mù quáng. Họ yêu cầu hồ sơ bổ trợ khi cần. Họ giải thích bằng từ ngữ dễ hiểu. Họ cho chủ doanh nghiệp biết khi nào một giao dịch cần được làm rõ.

Quan trọng không kém, chủ doanh nghiệp vẫn giữ quyền kiểm soát. Họ không gửi SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hay tài liệu thuế cho bất kỳ ai trước khi tự xác minh họ đang làm việc với ai. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu để ghép cặp. Chủ doanh nghiệp chỉ chia sẻ các hồ sơ nhạy cảm sau khi tự kiểm tra chứng chỉ và thống nhất bằng văn bản về phạm vi công việc và mức phí.

Nếu vấn đề của bạn chủ yếu là do hồ sơ theo từng tháng bị trễ, hãy bắt đầu tại đây: ghi sổ kế toán.

Kết quả: sổ sách sạch hơn, ít bất ngờ hơn, bước tiếp theo tốt hơn

Kết quả không phải là phép màu. Đó chỉ là việc sắp xếp lại thứ đang gây rối.

Đến cuối dự án, chủ doanh nghiệp có:

• Cái nhìn rõ ràng hơn về doanh thu và chi phí theo từng giai đoạn
• Ít giao dịch bị trùng hoặc bị thiếu hơn
• Danh sách các khoản chi cá nhân cần phải giữ ngoài các khoản khấu trừ cho doanh nghiệp
• Hồ sơ tốt hơn để mang đến cho chuyên gia thuế
• Kế hoạch thực tế cho việc ghi sổ hằng tháng liên tục để tình trạng lộn xộn không quay trở lại

Chủ doanh nghiệp cũng học được điều hữu ích về chi phí. Làm “catch-up” (cập nhật bổ sung) thường tốn hơn so với duy trì đúng tiến độ. Một doanh nghiệp có thể chỉ phải trả $150-$600 mỗi tháng cho việc ghi sổ hằng tháng liên tục, nhưng khi dọn dẹp lại có thể phải trả nhiều hơn vì các hồ sơ thiếu và lỗi cũ sẽ khiến thời gian gỡ rối tốn hơn.

Điều đó không có nghĩa là bạn nên xấu hổ nếu bạn đang bị trễ. Ý nghĩa là bạn nên tìm người hỗ trợ trước khi đống việc càng lớn.

Trong câu chuyện này, “thắng lợi” lớn nhất không chỉ là sổ sách sạch hơn. Đó là sự tự tin. Chủ doanh nghiệp có thể hỏi tốt hơn, so sánh các chuyên gia cẩn thận hơn và bước vào mùa khai thuế với ít điều chưa biết hơn.

Nếu hồ sơ của bạn đang bị trễ và bạn muốn so sánh các chuyên gia được cấp phép, bạn có thể dùng get matched miễn phí.

Bài học rút ra: hỗ trợ tốt sẽ trông như thế nào

Nếu sổ sách của bạn đang bị trễ, hỗ trợ tốt thường sẽ có những điểm sau:

• Kế toán được cấp phép giải thích phạm vi công việc bằng tiếng Anh dễ hiểu
• Họ cho bạn biết cần có những giấy tờ nào trước khi bắt đầu làm
• Họ cung cấp mức phí và phạm vi công việc bằng văn bản, kèm ghi chú về những yếu tố có thể làm thay đổi
• Họ không hứa sẽ có refund (hoàn tiền), kết quả hoàn hảo, hoặc mức giá trọn gói “quá rẻ” khi chưa xem hồ sơ
• Họ đặt câu hỏi thay vì đoán
• Họ giữ dự án được tổ chức theo tháng và theo từng tài khoản

Và đây là những gì bạn có thể làm để tự bảo vệ:

1. Tự kiểm tra chứng chỉ và PTIN. Dùng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và hội đồng bang của bạn nếu có liên quan.
2. Không gửi thông tin nhạy cảm quá sớm. Không bao giờ chia sẻ SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai trước khi bạn xác minh họ.
3. Nhận mức phí và phạm vi công việc bằng văn bản. Đảm bảo bạn hiểu phần nào được bao gồm và phần nào tính thêm.
4. Lưu bản sao của mọi thứ. Sao kê, báo cáo, thư xác nhận/cam kết (engagement letters) và các câu hỏi đã được trả lời.

Nếu bạn đang cân nhắc giữa nhiều loại chuyên gia khác nhau, phần so sánh này có thể giúp: CPA vs EA vs tax preparer.