Mete Ajou Two Ane Dosye Bookkeeping Ki Dèyè

Sitiyasyon an: biznis okipe, dosye sal, estrès k ap monte

Yon pwopriyetè ti biznis te chèche èd apre bookkeeping te fin dèyè anviwon dezan. Te gen lajan k ap antre. Yo t ap peye bòdwo yo. Men dosye yo pa t pwòp.

Biznis la te gen yon melanj pwoblèm anpil moun konnen:

• Depans biznis ak depans pèsonèl yo te melanje nan menm kat yo ak menm kont yo
• Gen kèk mwa ki te gen aktivite bank ki te anrejistre, gen lòt mwa ki pa t
• Depo platfòm pwosesis peman yo pa t matche klèman ak lavant yo
• Gen kèk peman kontraktè ki pa t gen bon dokiman ki òganize kòm sipò
• Depo taks anvan yo te fè pwopriyetè a enkyete paske liv yo pa t konplè

Pwopriyetè a pa t parese. Li te twò chaje. Sa komen. Moun kòmanse fè tout bagay yo menm. Apre sa travay yo vin okipe, chanjman nan anplwaye, lavi fanmi pran plas, epi bookkeeping la glise.

Sa ki fè sa vin pi estrès la, se pa sèlman tan pase a. Se te pè pou w fè sa vin pi mal. Pwopriyetè a pa t vle remèt enfòmasyon sansib bay yon moun li pa konnen sou entènèt. Li pa t vle tou yon moun pwomèt yon pri bon mache epi apre ajoute frè pita.

Se la pwosesis serye a vin enpòtan. BalancedRow pa t fè bookkeeping la. Nou te ede pwopriyetè a jwenn bon kontab, san frè, ak kontab ki gen lisans li te ka evalye pou yon pwojè netwayaj accounting pou ti biznis.

Kisa yo te mande avan yo anboche nenpòt moun

Pwopriyetè a te fè yon bagay entelijan: li te ralanti epi li poze kèk kestyon debaz anvan.

Anvan li chwazi ki moun pou anboche, li te chèche yon CPA oswa IRS Enrolled Agent (EA) ki gen eksperyans nan travay netwayaj, pa sèlman bookkeeping chak mwa.
Li verifye kalifikasyon an ak PTIN la li menm, epi li mande dimansyon travay la alekri.

Men kalite kestyon li te itilize yo:

1. Kisa ki enkli egzakteman? Pa egzanp: rekonsilyasyon bank ak kat kredi, klase revni ak depans, netwaye tranzaksyon ki pa klase, ak rapò finansye pa mwa.
2. Kisa ki pa enkli? Pa egzanp: retouman amande, koreksyon payroll, netwayaj sales tax, oswa prepare fòm kontraktè yo ka koute siplemantè.
3. Ki dosye ou bezwen anvan? Dokiman ekstrè bank, ekstrè kat, deklarasyon (returns) anvan yo, aksè nan lojisyèl bookkeeping, ak rapò pwosesis peman.
4. Kijan ou chaje frè a? Gen kèk kontab ki sèvi ak frè pa èdtan, souvan anviwon $150-$400 pa èdtan. Lòt moun ka bay yon estimasyon pwojè pou travay “catch-up” la apre yo fin revize dosye yo.
5. Ki sa ki ka chanje pri a? Ekstrè ki manke, depans pèsonèl ki melanje, tranzaksyon kopi, ak move dokiman sous souvan ogmante tan ki nesesè.

Pou kalite pwojè sa a, yon ti biznis ka tande yon estimasyon tipik nenpòt kote ant plizyè santèn dola rive nan kèk milye dola selon kantite kont yo, kantite tranzaksyon yo, kondisyon lojisyèl an, epi si gen pwoblèm payroll oswa sales tax ki melanje ladan l. Li pa janm yon sitasyon reyèl jiskaske yon pwofesyonèl ki gen lisans revize sitiyasyon an.

Si ou pa sèten ki moun pou anboche, gid sa a ka ede w: kijan pou chwazi yon kontab.

Kisa kontab ki gen lisans lan te fè aktyèlman

Apre li fin konpare opsyon yo, pwopriyetè a anboche yon kontab ki gen lisans epi ki te gen dimansyon travay li ekri klè e ki limite. Sa te enpòtan. Pa te gen pwomès vag. Pa te gen presyon. Se te jis yon lis travay ki dwe fèt ak sa pwopriyetè a bezwen bay.

Netwayaj la te fèt etap pa etap:

• Etap 1: rasanble dosye. Pwopriyetè a kolekte ekstrè bank, ekstrè kat kredi, rezime pwosesis peman, dosye bookkeeping ansyen, ak deklarasyon taks anvan yo.
• Etap 2: separe biznis ak pèsonèl. Yo te idantifye chaj pèsonèl pou yo pa trete yo kòm depans biznis pa erè.
• Etap 3: rebati aktivite pa mwa. Yo te revize depo yo, depans yo, transfè yo, ak sa pwopriyetè a pran.
• Etap 4: rekonsilye kont yo. Sa vle di yo matche liv yo ak ekstrè bank yo ak ekstrè kat yo pou balans final yo fè sans.
• Etap 5: make kestyon ki toujou louvri. Gen kèk bagay yo pa t ka devine. Kontab la te voye yon ti lis pou pwopriyetè a reponn olye li fè sipozisyon.
• Etap 6: pwodui rapò pwòp. Pwopriyetè a te resevwa rapò ajou sou pwofi ak pèt (profit-and-loss) ak rapò bilan (balance-sheet) pou peryòd ki manke yo.

Yon bon siy se kontab la pa prese pou li ranpli anyen avèg. Yo te mande backup lè sa te nesesè. Yo te esplike bagay yo ak mo ki senp. Yo te di pwopriyetè a lè yon tranzaksyon te bezwen klarifikasyon.

Menm jan enpòtan, pwopriyetè a te rete an kontwòl. Li pa t voye yon SSN, nimewo ITIN, login bank, ni dokiman taks bay nenpòt moun anvan li verifye kiyès li t ap fè fas ak li. BalancedRow sèlman ranmase detay kontak ak detay demann pou fè match la. Pwopriyetè a pataje dosye sansib yo sèlman apre li fin verifye kalifikasyon an poukont li epi li fin dakò sou dimansyon travay la ak frè a alekri.

Si pwoblèm ou a se sitou dosye bookkeeping yo dèyè chak mwa, kòmanse isit la: bookkeeping.

Rezilta a: liv pi pwòp, mwens sipriz, pi bon etap apre

Rezilta a pa t maji. Se te tou senpleman fè lòd ranplase konfizyon.

Nan fen pwojè a, pwopriyetè a te gen:

• Yon foto pi klè sou revni ak depans pa peryòd
• Mwens tranzaksyon ki repete oswa ki manke
• Yon lis chaj pèsonèl ki dwe rete deyò nan dediksyon biznis yo
• Pi bon dosye pou pote bay yon pwofesyonèl taks
• Yon plan reyalis pou bookkeeping chak mwa kontinyèl pou dezòd la pa retounen

Pwopriyetè a te aprann tou yon bagay itil sou pri. Travay “catch-up” souvan pi chè pase rete ajou. Yon biznis ki ta ka peye $150-$600 pa mwa pou bookkeeping kontinyèl ka fini peye plis nan netwayaj la paske dosye ki manke ak ansyen erè yo pran plis tan pou demêle.

Sa pa vle di ou dwe santi w wont si ou dèyè. Sa vle di ou dwe chèche èd anvan pil la vin pi gwo.

Nan istwa sa a, pi gwo viktwa a pa t sèlman liv pi pwòp. Se te konfyans. Pwopriyetè a te ka poze pi bon kestyon, konpare pwofesyonèl yo pi byen, epi antre nan sezon taks la ak mwens bagay li pa konnen.

Si dosye ou yo dèyè epi ou vle konpare pwofesyonèl ki gen lisans, ou ka itilize fè match gratis.

Leson an: ki sa bon èd sanble

Si ou dèyè sou liv ou yo, bon èd anjeneral sanble konsa:

• Yon kontab ki gen lisans eksplike dimansyon travay la an kreyòl klè (plain English)
• Yo di w ki dokiman yo bezwen anvan travay la kòmanse
• Yo ba w yon frè ak dimansyon alekri, ak nòt sou sa ki ka chanje pri a
• Yo pa pwomèt yon refund, yon rezilta pafè, oswa yon pri plat ki twò ba san yo pa wè dosye yo
• Yo poze kestyon olye yo devine
• Yo kenbe pwojè a òganize pa mwa epi pa kont

Men sa ou ka fè pou pwoteje tèt ou:

1. Verifye kalifikasyon an ak PTIN la tèt ou. Sèvi ak IRS Directory of Federal Tax Return Preparers epi konsèy eta ou a kote sa apwopriye.
2. Pa voye enfòmasyon sansib twò bonè. Pa janm pataje SSN ou, nimewo ITIN, login bank, ni dokiman taks ak nenpòt moun ou pa verifye.
3. Jwenn frè a ak dimansyon an alekri. Asire w ou konprann sa ki enkli ak sa ki se frè siplemantè.
4. Kenbe kopi tout bagay. Ekstrè, rapò, lèt angajman (engagement letters), ak repons pou kestyon yo.

Si w ap pran desizyon ant diferan kalite pwofesyonèl, konparezon sa a ka ede: CPA vs EA vs tax preparer.