المحاسبة النقدية مقابل محاسبة الاستحقاق: شرح

الإجابة المختصرة

المحاسبة النقدية تسجل المال عندما يتحرك فعليًا. تحتسب الإيراد عندما يدفع لك العميل. وتحتسب المصروف عندما تدفع الفاتورة فعليًا.

محاسبة الاستحقاق تسجل المال عندما يُكتسب أو يصبح مستحقًا. تحتسب الإيراد عندما تنجز العمل أو ترسل الفاتورة، حتى لو دفع العميل لاحقًا. وتحتسب المصروف عندما تستلم الفاتورة أو ينشأ الالتزام أو التكلفة، حتى لو دفعتها لاحقًا.

بالنسبة لكثير من المنشآت الصغيرة جدًا، تبدو المحاسبة النقدية أبسط. فهي تتبع الحساب البنكي بشكل أقرب. أما الشركات التي لديها مخزون، أو عدد كبير من الفواتير غير المدفوعة، أو مستثمرون خارجيون، أو قروض، أو تحتاج إلى تقارير شهرية أوضح، فقد تعطي محاسبة الاستحقاق غالبًا صورة أشمل.

لا توجد طريقة واحدة "أفضل" لكل شركة. الاختيار الصحيح يعتمد على نوع نشاطك التجاري، وكيف تحصل على المدفوعات، وهل لديك مخزون، ومدى انتظام سجلاتك، وماذا يقول محاسبك المرخّص بعد مراجعة وضعك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة لفهم الخيارات، يمكن لـ BalancedRow أن يساعدك في الحصول على مطابقة مع محاسب مرخّص. BalancedRow خدمة مطابقة مجانية فقط. لا نقدم نصائح ضريبية أو محاسبية.

كيف تبدو المحاسبة النقدية في الواقع

من السهل تصور المحاسبة النقدية لأنها تتبع النقد الحقيقي الداخل والخارج.

مثال:
- تنهي مشروع تصميم/تطوير موقع إلكتروني في ديسمبر.
- ترسل الفاتورة في ديسمبر.
- يدفع لك العميل في يناير.

تحت المحاسبة النقدية، يظهر هذا الإيراد عادةً في يناير؛ لأن ذلك هو الوقت الذي استلمت فيه المال.

والآن مثال على مصروف:
- تصل فاتورة الإنترنت الخاصة بك عن ديسمبر في ديسمبر.
- تدفعها في يناير.

تحت المحاسبة النقدية، يظهر هذا المصروف عادةً في يناير؛ لأن ذلك هو الوقت الذي دفعت فيه.

لماذا قد يعجب بعض المالكين:
- أسهل في الفهم.
- قد يكون أسهل في الإدارة إذا كان نشاطك صغيرًا.
- غالبًا يتطابق مع ما تراه في كشف حسابك البنكي.
- قد يساعدك على التفكير في السيولة النقدية المتاحة فعليًا لدفع الفواتير.

أين قد تضلّل:
- قد يبدو الشهر قويًا أو ضعيفًا بشكل معاكس إذا لم يكن العملاء قد دفعوا بعد.
- قد يبدو الشهر ضعيفًا قويًا إذا جمعت فواتير قديمة.
- قد لا ترى ما الذي يدين لك به العملاء أو ما الفواتير التي تقترب تواريخ استحقاقها.
- قد تخفي مشكلات الربح إذا كانت الأموال تدخل متأخرًا أو بشكل غير منتظم.

وهذا سبب يجعل كثيرًا من المالكين يستخدمون تقارير المحاسبة (bookkeeping) للنظر إلى ما وراء رصيد البنك وحده. إذا كنت ما زلت في طور تجهيز سجلاتك، تعرّف أكثر على المحاسبة (bookkeeping) وكيف قد يساعدك محاسب مرخّص في تنظيمها.

كيف تبدو محاسبة الاستحقاق في الواقع

محاسبة الاستحقاق تتعلق أكثر بـ النشاط الاقتصادي وليس توقيت البنك. تحاول إظهار متى حدث العمل ومتى نُشئت الالتزامات.

باستخدام المثال نفسه:
1. تنهي مشروع موقع إلكتروني في ديسمبر.
2. تفوتر العميل في ديسمبر.
3. يدفع العميل في يناير.

تحت محاسبة الاستحقاق، يظهر هذا الإيراد عادةً في ديسمبر؛ لأن هذا هو الوقت الذي كسبته فيه.

مثال على مصروف:
1. تصل فاتورة الإنترنت عن ديسمبر في ديسمبر.
2. تدفعها في يناير.

تحت محاسبة الاستحقاق، يظهر هذا المصروف عادةً في ديسمبر؛ لأن تلك التكلفة تخص نشاط شركتك في ذلك التوقيت.

لماذا يفضّلها بعض المالكين:
- قد تعطي صورة أوضح عن الربح الشهري الحقيقي.
- تُظهر الحسابات المدينة، أي المال الذي يدين لك به العملاء.
- تُظهر الحسابات الدائنة، أي الفواتير التي تدين بها للآخرين.
- قد تكون أكثر فائدة للتخطيط والميزانية والتحدث مع المقرضين.
- غالبًا تناسب الشركات التي لديها مخزون أو عمليات أكثر تعقيدًا.

ما الذي يجب الانتباه له:
- يصعب الحفاظ عليها بشكل صحيح.
- قد يبدو الربح في الورق جيدًا حتى عندما تكون السيولة النقدية ضيقة.
- الأخطاء في الفوترة أو إدخال الفواتير أو المخزون قد تشوّه تقاريرك.
- غالبًا تحتاج إلى انضباط أفضل في المحاسبة (bookkeeping).

يمكن لمحاسب CPA مرخّص أو IRS Enrolled Agent شرح كيف يعمل ذلك لشركتك وإعداد الإقرار الضريبي. يمكن لـ BalancedRow أن يوصلك بشخص من خلال خدمة المطابقة المجانية لحسابات الشركات الصغيرة. أنت تقارن الخيارات، أنت تتحقق من المؤهل وPTIN، وأنت تختار من تستأجره.

أيّ طريقة شائعة لأنواع مختلفة من الشركات

لا توجد قاعدة واحدة تناسب الجميع. لكن هذه الأنماط شائعة:

المحاسبة النقدية غالبًا تُستخدم من قبل:
- شركات الخدمات الفردية
- المستقلين والمتعاقدين
- الشركات الصغيرة جدًا المُدارة من المالك مباشرة
- الشركات الجديدة ذات المعاملات البسيطة

محاسبة الاستحقاق غالبًا تُستخدم من قبل:
- الشركات التي تفوتر العملاء وتنتظر دفع الفواتير
- الشركات التي تحمل مخزونًا
- الشركات التي لديها موظفون أو فواتير متكررة أو أرصدة أكبر لدى الموردين
- الشركات التي تحتاج إلى تقارير داخلية أفضل
- الشركات التي تسعى للحصول على قروض أو مستثمرين أو قوائم مالية رسمية

هناك نقاط صادقة يجب الانتباه لها:
- قواعد الضرائب قد تحدّ من اختيارك. قد تحتاج بعض الشركات إلى طريقة معينة أو تفضّلها بناءً على المخزون أو إجمالي الإيصالات (gross receipts) أو نوع الكيان (entity) أو قواعد أخرى لدى IRS.
- قد تستخدم منظورًا لإدارة الأعمال ومنظورًا آخر لبعض التعديلات الضريبية. يحدث ذلك، لكن يجب أن يتم بواسطة مختص مؤهل.
- الانتقال بين الطرق ليس دائمًا بسيطًا. تغيير المحاسبة من نقدية إلى استحقاق، أو العكس، قد يؤثر على إعداد التقارير الضريبية وقد يتطلب خطوات رسمية.

ولهذا السبب، إذا كان نشاطك ينمو، أو لديه مخزون، أو كانت سجلاته الحالية فوضوية، فليس مناسبًا الاعتماد على تخمين منزلي. يمكن لمحاسب مرخّص أن يوضح لك أي طريقة منطقية، وما قد يكون الأثر الضريبي، وما يلزم تنظيفه أولًا.

إذا كنت ستستعين بمساعدة، توقّع نطاقات نموذجية وليس أسعارًا مضمونة. غالبًا ما تكلف المحاسبة الشهرية (bookkeeping) حوالي $150-$600 شهريًا لشركة صغيرة، بحسب حجم المعاملات واحتياجات التنظيف. قد يتقاضى CPA حوالي $150-$400 في الساعة للعمل الأكثر تعقيدًا. غالبًا ما يقع إقرار ضريبة الشركة بين $500-$1,800. تعتمد الرسوم الفعلية على نوع العمل المطلوب، وحالتك، وجودة سجلاتك، ومكانك. تأكد من الرسوم ونطاق العمل كتابةً قبل بدء أي عمل. يمكنك مقارنة التكاليف المعتادة في صفحة الأسعار.

كيف تقرر ما الذي ستفعله بعد ذلك

إذا كنت غير متأكد، لا تقلق. كثير من المالكين يخلطون بين طريقة المحاسبة وطريقة الضرائب وإعدادات البرنامج. هذا طبيعي.

استخدم قائمة التحقق البسيطة هذه:

1. انظر كيف تحصل على الدفع مقابل نشاطك.
- هل الدفع يتم وقت البيع؟ قد تبدو المحاسبة النقدية طبيعية.
- هل الدفع بعد أسابيع عبر فاتورة؟ قد تُظهر محاسبة الاستحقاق نشاطك بشكل أوضح.

2. تحقق مما إذا كان لديك مخزون أو العديد من الفواتير غير المدفوعة.
- إذا كانت الإجابة نعم، غالبًا تصبح محاسبة الاستحقاق أكثر أهمية.

3. اسأل عن التقارير التي تحتاجها.
- إذا كنت تريد فقط منظورًا نقديًا بسيطًا، فقد تكفي المحاسبة النقدية.
- إذا كنت تريد فهم الربح الشهري الحقيقي، فقد تساعد محاسبة الاستحقاق أكثر.

4. راجع واقع تقديم الضرائب.
- الطريقة الصحيحة للضرائب ليست مجرد تفضيل. قواعد IRS مهمة.

5. احصل على محاسب مرخّص لمراجعة إعدادك.
- استعن بـ CPA أو IRS Enrolled Agent.
- تحقّق من المؤهل وPTIN بنفسك عبر دليل IRS لمُعدّي الإقرارات الضريبية الفيدراليين أو عبر مجلسك/هيئتك في الولاية.
- أكد نطاق العمل والجدول الزمني والرسوم كتابةً.

6. حافظ على معلوماتك الحساسة.
- لا تشارك أبدًا رقم الضمان الاجتماعي SSN أو رقم ITIN أو بيانات تسجيل الدخول البنكي أو مستندات الضرائب مع أي شخص لم تتحقق منه.
- تجمع BalancedRow فقط بيانات التواصل وتفاصيل الطلب لأغراض المطابقة. نحن لا نطلب أبدًا SSNs أو أرقام ITIN أو أرقام الحسابات المالية أو مستندات الضرائب.

إذا كنت تريد مساعدة في العثور على شخص مؤهل، يمكنك استخدام خدمة المطابقة المجانية لدينا لـ إعداد الضرائب أو مساعدة محاسبية مرتبطة. نحن نربط بين الأشخاص ومحاسبين مرخّصين. لا نقدم نصائح محاسبية أو ضريبية.