Kế toán tiền mặt vs kế toán dồn tích, giải thích dễ hiểu
Kế toán tiền mặt và kế toán dồn tích đều theo dõi tiền của doanh nghiệp bạn. Điểm khác biệt lớn là **thời điểm** doanh thu và chi phí được ghi nhận trong sổ sách.
Trả lời ngắn gọn
Kế toán tiền mặt ghi nhận tiền khi tiền thực sự di chuyển. Bạn ghi nhận doanh thu khi khách hàng thanh toán cho bạn. Bạn ghi nhận chi phí khi bạn thực sự trả hóa đơn.
Kế toán dồn tích ghi nhận tiền khi nó được tạo ra hoặc phát sinh nghĩa vụ phải trả. Bạn ghi nhận doanh thu khi bạn làm việc hoặc xuất hóa đơn, ngay cả khi khách hàng thanh toán sau. Bạn ghi nhận chi phí khi bạn nhận được hóa đơn hoặc phát sinh chi phí, ngay cả khi bạn trả sau.
Với nhiều doanh nghiệp rất nhỏ, kế toán tiền mặt thường cảm thấy đơn giản hơn. Hệ thống này bám sát tài khoản ngân hàng hơn. Với doanh nghiệp có hàng tồn kho, nhiều hóa đơn chưa thanh toán, nhà đầu tư bên ngoài, khoản vay, hoặc cần báo cáo rõ ràng hơn theo từng tháng, kế toán dồn tích thường cho bức tranh đầy đủ hơn.
Không có phương pháp nào “tốt hơn” cho mọi doanh nghiệp. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn, cách bạn được trả tiền, liệu bạn có nắm giữ hàng tồn kho hay không, sổ sách của bạn có gọn gàng không, và kết luận của kế toán được cấp phép sau khi xem xét tình huống của bạn. Nếu bạn cần được hỗ trợ hiểu các lựa chọn, BalancedRow có thể giúp bạn được ghép cặp với kế toán được cấp phép. BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không đưa ra lời khuyên về thuế hoặc kế toán.
Kế toán tiền mặt trông như thế nào trong thực tế
Kế toán tiền mặt dễ hình dung vì nó bám theo dòng tiền thực sự đi vào và đi ra.
Ví dụ:
- Bạn hoàn thành một dự án làm website vào tháng 12.
- Bạn gửi hóa đơn vào tháng 12.
- Khách hàng thanh toán cho bạn vào tháng 1.
Theo kế toán tiền mặt, khoản doanh thu này thường được ghi nhận vào tháng 1, vì đó là thời điểm bạn nhận được tiền.
Giờ đến ví dụ về chi phí:
- Hóa đơn internet tháng 12 của bạn đến vào tháng 12.
- Bạn thanh toán vào tháng 1.
Theo kế toán tiền mặt, khoản chi phí này thường được ghi nhận vào tháng 1, vì đó là thời điểm bạn đã trả.
Vì sao một số chủ doanh nghiệp thích nó:
- Dễ hiểu hơn.
- Có thể dễ duy trì hơn nếu doanh nghiệp bạn nhỏ.
- Thường khớp với những gì bạn thấy trên tài khoản ngân hàng.
- Có thể giúp bạn nghĩ đến khoản tiền mặt thực tế sẵn có để thanh toán hóa đơn.
Nó có thể gây hiểu nhầm ở đâu:
- Một tháng có doanh số tốt có thể trông yếu nếu khách hàng chưa thanh toán.
- Một tháng yếu có thể trông mạnh nếu bạn thu được các hóa đơn cũ.
- Bạn có thể không thấy khách hàng còn nợ gì hoặc các hóa đơn nào sắp đến hạn.
- Nó có thể che giấu vấn đề về lợi nhuận nếu tiền vào muộn hoặc không đều.
Đó là một lý do nhiều chủ doanh nghiệp dùng báo cáo kế toán để nhìn sâu hơn chỉ số dư ngân hàng. Nếu bạn vẫn đang thiết lập sổ sách, hãy tìm hiểu thêm về kế toán sổ sách (bookkeeping) và một kế toán được cấp phép có thể giúp bạn sắp xếp như thế nào.
Kế toán dồn tích trông như thế nào trong thực tế
Kế toán dồn tích tập trung vào hoạt động kinh tế hơn là thời điểm tiền nằm trong ngân hàng. Hệ thống này cố gắng thể hiện khi nào công việc được thực hiện và khi nào nghĩa vụ được tạo ra.
Dùng cùng ví dụ:
1. Bạn hoàn thành dự án làm website vào tháng 12.
2. Bạn xuất hóa đơn cho khách hàng vào tháng 12.
3. Khách hàng thanh toán vào tháng 1.
Theo kế toán dồn tích, khoản doanh thu này thường được ghi nhận vào tháng 12, vì đó là thời điểm bạn đã tạo ra (earned) doanh thu.
Ví dụ về chi phí:
1. Hóa đơn internet tháng 12 của bạn đến vào tháng 12.
2. Bạn thanh toán vào tháng 1.
Theo kế toán dồn tích, khoản chi phí này thường được ghi nhận vào tháng 12, vì đó là thời điểm chi phí thuộc về hoạt động kinh doanh của bạn.
Vì sao một số chủ doanh nghiệp thích nó hơn:
- Có thể cho bức tranh rõ ràng hơn về lợi nhuận thực theo từng tháng.
- Thể hiện các khoản phải thu (accounts receivable), tức là tiền mà khách hàng nợ bạn.
- Thể hiện các khoản phải trả (accounts payable), tức là hóa đơn mà bạn nợ bên khác.
- Có thể hữu ích hơn cho việc lập kế hoạch, dự toán (budgeting) và trao đổi với bên cho vay.
- Thường phù hợp với doanh nghiệp có hàng tồn kho hoặc vận hành phức tạp hơn.
Những điều cần lưu ý:
- Khó duy trì đúng hơn.
- Lợi nhuận trên giấy có thể trông tốt dù dòng tiền đang căng.
- Sai sót trong việc xuất hóa đơn, ghi nhận hóa đơn, hoặc ghi nhận hàng tồn kho có thể làm sai lệch báo cáo.
- Thường cần kỷ luật kế toán sổ sách chặt chẽ hơn.
Một CPA được cấp phép hoặc một IRS Enrolled Agent (EA) có thể giải thích cơ chế này áp dụng ra sao cho doanh nghiệp và hồ sơ khai thuế của bạn. BalancedRow có thể kết nối bạn với một người qua dịch vụ ghép cặp miễn phí về kế toán cho doanh nghiệp nhỏ (small-business accounting). Bạn so sánh các lựa chọn, bạn tự kiểm tra bằng cấp và PTIN, và bạn quyết định thuê ai.
Phương pháp nào thường gặp ở từng loại hình doanh nghiệp
Không có quy tắc “một kiểu cho tất cả”. Nhưng các mẫu sau khá phổ biến:
Kế toán tiền mặt thường được dùng bởi:
- Doanh nghiệp dịch vụ làm một mình
- Freelancer và nhà thầu
- Doanh nghiệp do một chủ nhỏ vận hành
- Doanh nghiệp mới có giao dịch đơn giản
Kế toán dồn tích thường được dùng bởi:
- Doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng và chờ được thanh toán
- Doanh nghiệp có hàng tồn kho
- Công ty có nhân viên, hóa đơn định kỳ, hoặc số dư công nợ nhà cung cấp lớn hơn
- Doanh nghiệp cần báo cáo nội bộ tốt hơn
- Doanh nghiệp tìm khoản vay, nhà đầu tư, hoặc báo cáo tài chính chính thức
Vài điểm thẳng thắn cần lưu ý:
- Quy định về thuế có thể giới hạn lựa chọn. Một số doanh nghiệp có thể cần hoặc thích một phương pháp nhất định dựa trên hàng tồn kho, doanh thu gộp, loại hình pháp nhân (entity type), hoặc các quy định khác của IRS.
- Bạn có thể dùng một cách nhìn cho quản lý và cách nhìn khác cho một số điều chỉnh thuế. Có thể xảy ra, nhưng nên do chuyên gia đủ năng lực xử lý.
- Chuyển đổi phương pháp không phải lúc nào cũng đơn giản. Đổi từ tiền mặt sang dồn tích, hoặc ngược lại, có thể ảnh hưởng đến cách bạn báo cáo thuế và có thể cần các bước chính thức.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn đang phát triển, có hàng tồn kho, hoặc sổ sách đã rối, thì đây không phải kiểu “tự đoán làm theo”. Một kế toán được cấp phép có thể cho bạn biết phương pháp nào hợp lý, tác động thuế có thể ra sao, và cần dọn dẹp gì trước.
Nếu bạn đang thuê người hỗ trợ, hãy kỳ vọng khoảng giá tham khảo thông thường chứ không phải giá được đảm bảo. Kế toán sổ sách hằng tháng thường khoảng $150-$600 mỗi tháng cho một doanh nghiệp nhỏ, tùy theo khối lượng giao dịch và nhu cầu dọn dẹp. CPA có thể tính khoảng $150-$400 mỗi giờ cho các công việc phức tạp hơn. Chi phí khai thuế cho doanh nghiệp thường rơi vào khoảng $500-$1,800. Mức phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, tình huống của bạn, sổ sách của bạn, và khu vực của bạn. Hãy xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu làm. Bạn có thể so sánh chi phí thường gặp trên trang giá (pricing).
Cách quyết định nên làm gì tiếp theo
Nếu bạn chưa chắc chắn, đừng hoảng. Nhiều chủ doanh nghiệp bị trộn lẫn giữa phương pháp kế toán sổ sách, phương pháp thuế, và cài đặt phần mềm. Điều đó là bình thường.
Dùng checklist đơn giản này:
1. Xem doanh nghiệp của bạn được trả tiền như thế nào.
- Được trả ngay tại thời điểm bán hàng? Kế toán tiền mặt có thể cảm thấy tự nhiên.
- Vài tuần sau mới được trả qua hóa đơn? Kế toán dồn tích có thể phản ánh rõ hơn.
2. Kiểm tra xem bạn có hàng tồn kho hoặc nhiều hóa đơn chưa thanh toán không.
- Nếu có, kế toán dồn tích thường trở nên quan trọng hơn.
3. Hỏi bạn cần những báo cáo gì.
- Nếu bạn chỉ muốn một cái nhìn tiền mặt đơn giản, kế toán tiền mặt có thể đủ.
- Nếu bạn muốn hiểu lợi nhuận thực theo từng tháng, kế toán dồn tích có thể phù hợp hơn.
4. Xem thực tế việc khai thuế của bạn.
- Phương pháp “đúng” cho thuế không chỉ là sở thích. Quy định của IRS cũng quan trọng.
5. Nhờ một kế toán được cấp phép xem xét thiết lập của bạn.
- Thuê một CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA).
- Tự kiểm tra bằng cấp và PTIN qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang bạn.
- Xác nhận phạm vi công việc, mốc thời gian và phí bằng văn bản.
6. Bảo vệ thông tin nhạy cảm của bạn.
- Không bao giờ chia sẻ Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc tài liệu thuế cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh.
- BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để ghép cặp. Chúng tôi không bao giờ hỏi SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính, hoặc tài liệu thuế.
Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người đủ điều kiện, bạn có thể dùng dịch vụ ghép cặp miễn phí của chúng tôi cho tax preparation hoặc các hỗ trợ kế toán liên quan. Chúng tôi kết nối mọi người với các kế toán được cấp phép. Chúng tôi không cung cấp lời khuyên về kế toán hoặc thuế.
Kế toán tiền mặt theo dõi tiền khi bạn thanh toán hoặc nhận tiền. Kế toán dồn tích theo dõi tiền khi nó được tạo ra hoặc phát sinh nghĩa vụ phải trả. Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ và đơn giản, kế toán tiền mặt có thể dễ hơn. Nếu bạn xuất hóa đơn cho khách hàng, có hàng tồn kho, hoặc muốn báo cáo rõ ràng hơn, kế toán dồn tích có thể phù hợp hơn. Hãy trao đổi với một CPA được cấp phép hoặc IRS Enrolled Agent (EA), tự xác minh bằng cấp và PTIN của họ, và đừng chia sẻ thông tin nhạy cảm về thuế hoặc giấy tờ ID cho đến khi bạn đã xác minh người đó.