Konbyen tan pou w kenbe dosye taks ou yo

Repons kout la

Yon règ komen se kenbe deklarasyon taks yo ak dosye ki sipòte yo omwen pou 3 an apre yo fin ranpli deklarasyon an. Sa kouvri anpil sitiyasyon nòmal.

Men gen kèk dosye ki dwe rete pi lontan. Pou anpil moun ak pwopriyetè ti biznis, yon apwòch ki pi pratik se sa a:

• Kenbe deklarasyon taks ou ranpli yo pou omwen 7 an.
• Kenbe W-2 yo, 1099 yo, resi, deklarasyon kont labank, ak lòt prèv ki sipòte deklarasyon an pou omwen 3 a 7 an, selon sa chak dosye reprezante.
• Kenbe dosye pou pwopriyete, envestisman, ak byen biznis osi lontan ke w posede yo, epi pou plizyè ane ankò apre w fin vann oswa ou fin mete yo deyò.
• Kenbe dosye sou payroll ak anplwaye pou plizyè ane epi pa devine. Si w gen travayè, mande yon pwofesyonèl ki gen lisans sa ki aplikab nan eta w ak nan sitiyasyon pa w.

Poukisa w ta dwe sèvi ak peryòd ki pi long lan? Paske lavi pa toujou senp. Moun deplase. Biznis chanje. Dosye pèdi. Si gen nenpòt dout, kenbe kopi òganize yo pi lontan se souvan pi bon mache pase eseye rebati prèv pita.

Si w pa sèten sa ki aplikab pou ou, espesyalman si w gen revni travay endepandan (self-employment), lokasyon, payroll, oswa ansyen deklarasyon ki pa fin ranpli, sa ka ede pou w fè w matche ak yon CPA oswa IRS Enrolled Agent (EA) ki gen lisans. BalancedRow se yon sèvis matche gratis. Nou pa bay konsèy taks, epi nou pa prepare deklarasyon.

Yon delè pratik selon tip dosye

Men yon fason senp pou w panse de li.

Pou pifò moun

1. Deklarasyon taks federal ak taks eta ou ranpli: kenbe omwen 7 an.
2. W-2 yo ak 1099 yo: kenbe omwen 3 a 7 an.
3. Resi pou dediksyon oswa kredi: kenbe omwen 3 a 7 an.
4. Dosye IRA, brokerage, ak envestisman: kenbe deklarasyon yo ak konfimasyon tranzaksyon yo jiskaske w vann. Apre sa, kenbe dosye vann yo ak prèv taks yo pou plizyè ane ankò.
5. Dosye acha ak amelyorasyon kay: kenbe pandan w ap posede kay la, epi apre sa kenbe dokiman vann yo ak prèv amelyorasyon yo pou plizyè ane ankò.

Pou pwopriyetè ti biznis

• Deklarasyon taks biznis yo: omwen 7 an se yon estanda pratik komen.
• Dosye bookkeeping: rapò pwofi/bonis, bilan (balance sheet), general ledger, fakti, ak dosye depans yo anjeneral ta dwe kenbe omwen 7 an.
• Deklarasyon labank ak kat kredi: souvan omwen 3 a 7 an; li ka pi long si yo sipòte acha byen, prè, oswa gwo pozisyon taks.
• Dosye byen: dosye ekipman, machin, mèb, ak acha lojisyèl yo ta dwe kenbe osi lontan ke w posede byen an, epi apre vann/dispozisyon an, kenbe yo pou plizyè ane.
• Dosye payroll: kenbe yo ak anpil atansyon pou plizyè ane. Règleman federal ak eta ka diferan.
• Dosye tax sou lavant ak dosye taks eta: ajans leta yo ka gen pwòp delè pa yo.

Se youn nan rezon ki fè bon bookkeeping enpòtan. Dosye pwòp fè sezon taks la pi fasil, epi yo ede w pwouve sa ki pase si gen yon kesyon ki vini pita.

Nòt sou pri a: si w anboche yon moun pou òganize ansyen dosye oswa pou repare liv ki sal, frè a se souvan yon estimasyon tipik, pa yon pri ki garanti. Yon kontab ki gen lisans ka chaje pa èdtan, souvan anviwon $150-$400 pa èdtan, oswa li ka bay yon pri fiks pou yon pwojè selon kantite travay la, dosye w yo, ak zòn ou ye a. Toujou konfime dimansyon travay la ak frè a alekri anvan nenpòt travay kòmanse.

Poukisa kèk dosye bezwen rete pi lontan

Ide 3 ane a itil, men li pa rakonte tout istwa a.

Gen kèk dosye ki enpòtan pou yon bon bout tan paske yo afekte basis. Basis se kantite lajan ou itilize pou mezire pwofi oswa pèt lè w vann yon bagay. Si w pa ka pwouve basis la, ou ka fini peye plis taks pase sa ou ta dwe.

Egzanp:

• Ou te achte yon kay kèk ane de sa epi w te fè gwo amelyorasyon. Kenbe papye fèmti yo (closing papers) yo ak resi amelyorasyon yo. Yo ka vin enpòtan lè w vann.
• Ou te achte ekipman biznis epi w te reklame depreciation (amòtisman) pandan plizyè ane. Kenbe fakti acha a, dokiman finansman yo, ak dosye depreciation yo jiskaske byen an disparèt, epi peryòd taks ki gen rapò a fin byen dèyè ou.
• Ou te achte aksyon, crypto, oswa lòt envestisman. Kenbe dosye ki montre sa ou te peye, lè ou te achte, epi lè ou te vann.

Genyen tou sitiyasyon kote ansyen deklarasyon retounen nan jwèt la. Egzanp ka genyen:

• Ou ranpli an reta.
• Ou pa janm ranpli deklarasyon pou yon ane.
• Ou te reklame yon pèt (loss) ki pwolonje nan yon lòt ane.
• Yon ajans taks nan eta a mande prèv pita.
• Dosye biznis ou yo te enkonplè epi ou bezwen rebati yo.

Ou pa bezwen panike. Ou jis bezwen yon sistèm.

Yon CPA ki gen lisans oswa yon IRS Enrolled Agent ka di w ki dosye ki enpòtan pou sitiyasyon pa w, ak ki dosye ou ka sispann estoke. Si w vle èd pou konpare pwofesyonèl yo, kòmanse ak gid sa a: Kijan pou Chwazi yon Kontab.

Avètisman enpòtan pou sekirite: pa janm pataje nimewo Social Security ou, nimewo ITIN ou, detay koneksyon labank ou, ni dokiman taks ou yo ak nenpòt moun ou pa verifye anvan. BalancedRow sèlman kolekte detay kontak ak demann pou fè matche. Nou pa kolekte SSN, nimewo ITIN, nimewo kont finansye, ni dokiman taks.

Ki dosye pou sove, epi kijan pou estoke yo

Ou pa bezwen yon kabinè dosye ki pafè. Ou bezwen dosye ou ka vrèman jwenn.

Bon dosye pou kenbe

• Deklarasyon taks federal, taks eta, ak taks lokal ou ranpli
• W-2, 1099, K-1, ak lòt fòm revni
• Prèv dediksyon ak kredi, tankou resi donasyon charitab, fòm edikasyon, resi medikal (lè sa aplikab), epi dosye gadri/tout moun ki pran swen timoun (lè sa aplikab)
• Deklarasyon labank ak deklarasyon kat kredi ki sipòte revni oswa depans
• Fakti biznis ou voye ak fakti ou resevwa
• Dosye kilomèt (mileage logs), dosye vwayaj, ak prèv biwo lakay (home-office) si sa aplike
• Rapò payroll, fòm anplwaye, ak deklarasyon taks payroll ou ranpli
• Dosye acha byen, dokiman prè yo, ak kontra lokasyon (lease agreements)
• Dosye acha kay, refinance, ak amelyorasyon

Papye oswa dijital? Tou de ka mache.

• Kopi dijital yo souvan pi fasil pou estoke epi pou chèche.
• Asire w skan yo byen klè.
• Bay dosye yo non klè: `2024 Tax Return`, `2023 W-2`, `Truck Purchase 2022`, `Payroll Q1 2025`.
• Fè backup dosye w yo nan plis pase yon kote ki an sekirite.
• Pa kite dokiman taks yo chita nan imel pou tout tan si ou ka estoke yo pi an sekirite.

Yon sistèm senp

1. Fè yon sèl folder pou chak ane.
2. Anndan, kreye sous-folder: `Income`, `Expenses`, `Tax Return`, `Bank`, `Payroll`, `Assets`.
3. Sove deklarasyon final ou ranpli a, ansanm ak tout prèv yo, nan folder ane sa a.
4. Yon fwa pa ane, revize sa ki fin twò ansyen pou w kontinye kenbe li.

Si w kouri yon biznis epi dosye w yo melanje ak depans pèsonèl, repare sa bonè ka fè w ekonomize lajan pita. Yon kontab ki gen lisans ka ede w konprann ki dosye yo bezwen pou accounting ti biznis, men ou dwe verifye kalifikasyon an ak PTIN an tèt ou anvan ou pataje enfòmasyon sansib.

Kisa pou w fè apre sa

Si dosye w yo deja òganize, gwo bagay. Kontinye konsa.

Si yo pa òganize, fè sa semèn sa a:

1. Rasanble dènye 7 ane yo nan deklarasyon ou te ranpli yo si ou genyen yo.
2. Klasifye dosye prèv yo pa ane: revni, depans, labank, payroll, byen, pwopriyete.
3. Kenbe dosye ki gen rapò ak kay, envestisman, ak byen biznis pi lontan pase resi nòmal.
4. Pa detwi anyen si w konnen ou te ranpli an reta, ou rate kèk ane, ou gen yon biznis, ou vann pwopriyete, oswa w ap fè fas ak yon avètisman IRS oswa eta.
5. Si w pa fin sèten, anboche yon CPA oswa IRS Enrolled Agent ki gen lisans pou revize sitiyasyon pa w.

BalancedRow ka ede w fè w matche ak kontab ki gen lisans san okenn frè pou ou. Kontab ki patisipe yo peye yon frè fiks pou yo parèt pou matche. Ou konpare opsyon yo, verifye kalifikasyon an ak PTIN an tèt ou ak sous tankou IRS Directory of Federal Tax Return Preparers oswa konsèy kontablite nan eta w, epi ou chwazi moun ou pral anboche.

Anvan ou pataje nenpòt dokiman, konfime:

• Lisans yo oswa estati EA yo
• PTIN yo
• Ki travay yo pral fè
• Ranje frè estimasyon an ak sa ki ta ka fè li chanje
• Ke frè a ak dimansyon travay la ekri alekri

Si w se yon imigran, yon moun k ap ranpli ITIN, oswa si Anglè se pa premye lang ou, chèche èd nòmal. Ou pa bezwen konnen tout règleman yo anvan ou poze kesyon. Kòmanse dousman, pwoteje enfòmasyon ou, epi travay sèlman ak yon moun ki gen lisans epi ki verifye byen.