Cần lưu hồ sơ thuế bao lâu?
Hầu hết mọi người không cần giữ mọi giấy tờ thuế mãi mãi. Nhưng vứt bỏ quá sớm có thể gây ra rắc rối thật nếu IRS hoặc cơ quan thuế của tiểu bang sau này hỏi lại.
Câu trả lời ngắn gọn
Một quy tắc hay được dùng là giữ hồ sơ khai thuế và những giấy tờ chứng minh cho ít nhất 3 năm sau ngày bạn nộp tờ khai. Quy tắc này bao phủ nhiều tình huống thông thường.
Nhưng một số hồ sơ cần được giữ lâu hơn. Cách an toàn, thực tế cho nhiều người và chủ doanh nghiệp nhỏ là:
- Giữ tờ khai thuế đã nộp trong ít nhất 7 năm.
- Giữ W-2s, 1099s, biên lai, sao kê ngân hàng và các bằng chứng khác hỗ trợ cho tờ khai trong ít nhất 3 đến 7 năm, tùy theo từng hạng mục.
- Giữ hồ sơ về tài sản bất động sản, đầu tư và tài sản doanh nghiệp trong suốt thời gian bạn sở hữu chúng, rồi thêm vài năm sau khi bạn bán hoặc chuyển nhượng.
- Giữ hồ sơ lương và nhân viên trong nhiều năm và không ước chừng. Nếu bạn có người lao động, hãy hỏi một chuyên gia được cấp phép về điều áp dụng tại tiểu bang và tình huống của bạn.
Vì sao cần “khung thời gian dài hơn”? Vì thực tế rất phức tạp. Người ta thay đổi nơi ở. Doanh nghiệp thay đổi. Hồ sơ thất lạc. Nếu có bất kỳ sự không chắc chắn nào, việc giữ bản sao có tổ chức lâu hơn thường rẻ hơn nhiều so với việc cố gắng dựng lại bằng chứng sau này.
Nếu bạn không chắc điều gì áp dụng cho mình, đặc biệt nếu bạn có thu nhập tự kinh doanh (self-employment), cho thuê nhà, payroll hoặc các tờ khai cũ chưa nộp, thì việc được ghép cặp với CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép sẽ rất hữu ích. BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không đưa lời khuyên về thuế và không chuẩn bị tờ khai.
Mốc thời gian theo loại hồ sơ (cách hiểu đơn giản)
Dưới đây là cách hình dung theo ngôn ngữ đời thường.
Đối với đa số cá nhân
- Tờ khai thuế liên bang và tiểu bang đã nộp: giữ ít nhất 7 năm.
- W-2s và 1099s: giữ ít nhất 3 đến 7 năm.
- Biên lai cho khoản khấu trừ hoặc tín dụng thuế: giữ ít nhất 3 đến 7 năm.
- Hồ sơ IRA, môi giới và đầu tư: giữ các bản sao kê và xác nhận giao dịch cho đến khi bạn bán, rồi giữ hồ sơ bán hàng và phần hỗ trợ thuế thêm vài năm nữa.
- Hồ sơ mua và cải thiện nhà ở: giữ trong suốt thời gian sở hữu nhà, rồi giữ các giấy tờ bán nhà và bằng chứng cải thiện thêm vài năm.
Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ
- Tờ khai thuế doanh nghiệp: thông thường ít nhất 7 năm là một mốc thực tế.
- Hồ sơ bookkeeping (kế toán sổ sách): báo cáo lãi/lỗ, bảng cân đối, sổ cái (general ledger), hóa đơn và hồ sơ chi phí thường nên giữ ít nhất 7 năm.
- Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng: thường ít nhất 3 đến 7 năm, lâu hơn nếu chúng hỗ trợ cho việc mua tài sản, khoản vay hoặc các tình huống thuế quan trọng.
- Hồ sơ tài sản: hồ sơ mua sắm thiết bị, xe cộ, đồ nội thất và phần mềm nên giữ trong suốt thời gian sở hữu tài sản, rồi thêm vài năm sau khi thanh lý.
- Hồ sơ payroll (chi trả lương): lưu cẩn thận nhiều năm. Quy định liên bang và tiểu bang có thể khác nhau.
- Hồ sơ thuế bán hàng và thuế của tiểu bang: cơ quan thuế của tiểu bang có thể có mốc riêng.
Đây cũng là một lý do quan trọng của việc có bookkeeping tốt. Hồ sơ sạch sẽ giúp mùa khai thuế dễ hơn và giúp bạn chứng minh chuyện gì đã xảy ra nếu sau này có câu hỏi.
Ghi chú về chi phí thực tế: nếu bạn thuê người hỗ trợ sắp xếp hồ sơ cũ hoặc sửa sổ sách rối, mức phí thường là ước tính tiêu chuẩn, không phải giá cam kết. Kế toán được cấp phép có thể tính theo giờ, thường khoảng $150-$400 mỗi giờ, hoặc báo giá trọn gói theo khối lượng công việc, hồ sơ của bạn và khu vực của bạn. Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào, bạn luôn nên xác nhận phạm vi công việc và mức phí bằng văn bản.
Vì sao một số hồ sơ cần được giữ lâu hơn
Ý tưởng “3 năm” hữu ích, nhưng chưa phải toàn bộ câu chuyện.
Một số hồ sơ quan trọng trong thời gian dài vì chúng ảnh hưởng đến basis (cơ sở tính). Basis là số tiền dùng để đo lường lãi hoặc lỗ khi bạn bán một món. Nếu bạn không chứng minh được basis, bạn có thể phải nộp nhiều thuế hơn mức đáng lẽ ra.
Ví dụ:
- Bạn mua một căn nhà nhiều năm trước và đã thực hiện cải tạo lớn. Hãy giữ giấy tờ đóng bàn (closing) và biên lai cải thiện. Chúng có thể quan trọng khi bạn bán nhà.
- Bạn mua thiết bị kinh doanh và đã khấu hao theo thời gian. Hãy giữ hóa đơn mua, tài liệu khoản vay, và hồ sơ khấu hao cho đến khi tài sản không còn nữa và giai đoạn thuế liên quan đã đi qua một thời gian.
- Bạn mua cổ phiếu, crypto, hoặc các khoản đầu tư khác. Hãy giữ hồ sơ cho biết bạn đã mua gì, mua khi nào và bán khi nào.
Ngoài ra còn có các tình huống mà tờ khai cũ lại quay về “trở thành trọng tâm”. Ví dụ có thể bao gồm:
- Bạn nộp trễ.
- Bạn chưa từng nộp tờ khai cho một năm nào đó.
- Bạn yêu cầu khoản lỗ và khoản lỗ đó được chuyển sang năm sau.
- Cơ quan thuế tiểu bang yêu cầu hỗ trợ muộn hơn.
- Hồ sơ doanh nghiệp của bạn không đầy đủ và cần được dựng lại.
Bạn không cần hoảng sợ. Bạn chỉ cần có một hệ thống.
CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép có thể cho bạn biết hồ sơ nào là quan trọng với tình huống của bạn và hồ sơ nào bạn có thể ngừng lưu. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các chuyên gia, hãy bắt đầu với hướng dẫn này: Cách chọn một kế toán.
Lưu ý an toàn quan trọng: không bao giờ chia sẻ Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh trước. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu để ghép cặp. Chúng tôi không thu thập SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính, hay tài liệu thuế.
Lưu hồ sơ gì, và lưu như thế nào
Bạn không cần một tủ hồ sơ “hoàn hảo”. Bạn cần những hồ sơ mà bạn có thể tìm thấy thực sự.
Những hồ sơ nên giữ
- Tờ khai thuế liên bang, tiểu bang và địa phương đã nộp
- W-2, 1099, K-1 và các mẫu biểu thu nhập khác
- Hồ sơ chứng minh cho khoản khấu trừ và tín dụng thuế, như biên lai từ thiện, mẫu về giáo dục, biên lai y tế khi có liên quan và hồ sơ chăm sóc trẻ em khi có liên quan
- Sao kê ngân hàng và sao kê thẻ tín dụng hỗ trợ cho thu nhập hoặc chi phí
- Hóa đơn (invoices) doanh nghiệp đã gửi và đã nhận
- Sổ ghi chép quãng đường (mileage logs), hồ sơ đi lại và hồ sơ văn phòng tại nhà nếu các mục này áp dụng
- Báo cáo payroll, biểu mẫu nhân viên và các hồ sơ nộp thuế payroll
- Hồ sơ mua tài sản, tài liệu khoản vay và hợp đồng thuê (lease agreements)
- Hồ sơ mua nhà, tái cấp vốn (refinance) và cải thiện nhà
Giấy hay điện tử? Cả hai đều được.
- Bản sao điện tử thường dễ lưu và dễ tìm kiếm hơn.
- Đảm bảo bản scan rõ ràng.
- Đặt tên tệp rõ ràng: `2024 Tax Return`, `2023 W-2`, `Truck Purchase 2022`, `Payroll Q1 2025`.
- Sao lưu tệp ở nhiều nơi an toàn.
- Nếu có thể lưu an toàn hơn, đừng để tài liệu thuế nằm mãi trong email.
Một hệ thống đơn giản
- Tạo một thư mục cho mỗi năm.
- Bên trong, tạo thư mục con: `Income` (Thu nhập), `Expenses` (Chi phí), `Tax Return` (Tờ khai thuế), `Bank` (Ngân hàng), `Payroll` (Lương/payroll), `Assets` (Tài sản).
- Lưu tờ khai đã nộp cuối cùng và toàn bộ chứng từ hỗ trợ vào thư mục của năm đó.
- Mỗi năm một lần, rà soát những thứ đủ lâu để tiêu hủy.
Nếu bạn có doanh nghiệp và hồ sơ bị trộn lẫn với chi tiêu cá nhân, xử lý sớm có thể giúp bạn tiết kiệm về sau. Kế toán được cấp phép có thể giúp bạn hiểu họ cần những hồ sơ gì cho kế toán doanh nghiệp nhỏ, nhưng bạn nên tự kiểm tra bằng cấp và PTIN trước khi chia sẻ thông tin nhạy cảm.
Bước tiếp theo nên làm gì
Nếu hồ sơ của bạn đã được sắp xếp, rất tốt. Tiếp tục duy trì.
Nếu chưa, hãy làm ngay trong tuần này:
- Tập hợp lại 7 năm gần đây các tờ khai đã nộp nếu bạn có.
- Sắp xếp chứng từ theo từng năm: thu nhập, chi phí, ngân hàng, payroll, tài sản, bất động sản.
- Giữ hồ sơ gắn với nhà ở, khoản đầu tư và tài sản doanh nghiệp lâu hơn so với biên lai thông thường.
- Không tiêu hủy bất cứ thứ gì nếu bạn biết mình nộp trễ, bỏ sót các năm, có doanh nghiệp, đã bán tài sản, hoặc đang xử lý thông báo từ IRS hoặc tiểu bang.
- Nếu bạn không chắc, hãy thuê CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép để rà soát tình huống của bạn.
BalancedRow có thể giúp bạn được ghép cặp với các kế toán được cấp phép miễn phí cho bạn. Các kế toán tham gia trả một khoản phí cố định để được liệt kê trong danh sách ghép cặp. Bạn so sánh các lựa chọn, tự xác minh bằng cấp và PTIN của họ bằng các nguồn như Danh bạ của IRS về người chuẩn bị tờ khai thuế liên bang, hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang, rồi chọn người bạn muốn thuê.
Trước khi chia sẻ bất kỳ tài liệu nào, hãy xác nhận:
- Giấy phép hoặc tình trạng EA của họ
- PTIN của họ
- Họ sẽ thực hiện công việc gì
- khung phí ước tính và điều gì có thể làm thay đổi
- Rằng phạm vi công việc và mức phí được ghi bằng văn bản
Nếu bạn là người nhập cư, người nộp ITIN, hoặc tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên, việc tìm trợ giúp là điều bình thường. Bạn không cần phải biết hết mọi quy định trước khi hỏi. Bắt đầu cẩn thận, bảo vệ thông tin của bạn, và chỉ làm việc với người đã được cấp phép và xác minh đúng cách.
Giữ phần lớn tờ khai thuế và hồ sơ hỗ trợ ít nhất 3 đến 7 năm, và giữ lâu hơn các hồ sơ về nhà ở, đầu tư, payroll và tài sản doanh nghiệp. Nếu bạn không chắc cần giữ gì, hãy trao đổi với CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép, tự xác minh bằng cấp và PTIN của họ, và không chia sẻ tài liệu nhạy cảm cho đến khi bạn đã xác minh.