Как наверстать запущенный бухгалтерский учет

Короткий ответ

Да, вы можете наверстать запущенный бухгалтерский учет. Но реальный ответ такой: начните с документов, а не с программы.

Люди часто думают, что сначала нужна новая программа или идеальная структура счетов (chart of accounts). Обычно это не нужно. Самое важное — собрать в правильном хронологическом порядке данные из банка, по картам, по продажам, по payroll и по кредитам/займам, чтобы лицензированный бухгалтер понял, что произошло.

Для малого бизнеса навёрстывание бухгалтерского учета обычно означает восстановление учетных данных по месяцам, чтобы вы могли:

• ясно видеть доходы и расходы
• подготовить или исправить налоговые декларации, если нужно
• привести в порядок неоплаченные счета, выплаты владельца (owner draws), вопросы по payroll и остатки по кредитам
• перестать гадать о реальной прибыли
• принимать более правильные решения в дальнейшем

Типичная стоимость зависит от того, на сколько месяцев вы отстали, сколько у вас счетов, насколько «разбросаны» документы, есть ли payroll и где вы находитесь. В качестве ориентиров: текущий ежемесячный учет для малого бизнеса часто обходится примерно в $150-$600 в месяц в зависимости от объема операций. Работы по навёрстыванию могут выставлять ежемесячно, за проект или по часам. CPA может брать около $150-$400 в час. Это оценки, не коммерческие предложения.

BalancedRow — это бесплатный сервис подбора. Мы не ведем бухгалтерский учет и не даем консультации по бухгалтерии. Мы помогаем вам связаться с лицензированным CPA или IRS Enrolled Agent, с которым вы сможете сравнить и проверить детали. Хотите начать? Используйте Get matched.

Что обычно входит в навёрстывание бухгалтерского учета

Навёрстывание бухгалтерского учета — это больше, чем просто ввести старые операции в программу. Хорошая «чистка» обычно включает часть или все перечисленные задачи:

1. Сбор документов
- выписки из банка
- выписки по кредитным картам
- отчеты платежных процессоров
- кредитные выписки
- отчеты по payroll
- предыдущие налоговые декларации
- чеки на крупные или необычные покупки

2. Восстановление учета по каждому месяцу
Бухгалтер раскладывает поступления, расходы, переводы, взносы владельца, owner draws, платежи по кредитам и платежи по кредитным картам по нужным категориям.

3. Сверка счетов (reconciling)
Это означает сопоставить бухгалтерский учет с вашими реальными выписками из банка и кредитными выписками. Если в книгах указан один номер, а в выписке — другой, нужно это объяснить.

4. Исправление типичных ошибок
Частые проблемы включают:
- личные расходы смешаны с расходами бизнеса
- дублирование записей о доходах
- отсутствуют переводы между счетами
- платежи по кредиту записаны полностью как расход, вместо того чтобы разделить на часть «кредит» и часть «проценты»
- неверно оформлены записи по sales tax или payroll
- старые неоплаченные счета/инвойсы или счета (bills), которые уже неактуальны

5. Подготовка отчетов, которыми вы сможете пользоваться
Минимум — многим бизнесам нужны отчет о прибылях и убытках (profit and loss), бухгалтерский баланс (balance sheet) и иногда обзор денежного потока (cash-flow).

Если вы физлицо с доходом от self-employment, навёрстывание бухгалтерского учета все равно может быть важно. Оно может помочь отделить расходы бизнеса от личных трат, подтвердить deductions и понять, что потребуется вашему налоговому специалисту.

Если вы не уверены, нужна ли вам только бухгалтерия или еще и помощь по налогам, прочитайте small-business accounting или tax preparation.

Как наверстать без того, чтобы стало хуже

Когда люди впадают в панику, они часто создают дополнительную работу. Они быстро переклассифицируют все, «догадываются» о пропущенных позициях или отправляют чувствительные документы тому, кого они не проверили. Замедлитесь. Используйте такой порядок.

Шаг 1: Запишите, за какие периоды не сделан учет
Точно укажите, что именно отстает. Например: «Книги не сверены с марта по декабрь» или «Нет бухгалтерского учета за 2023 и 2024 год по текущий момент».

Шаг 2: Составьте список счетов
Сделайте простой список всех счетов, которые использовались в бизнесе за это время:

• расчетные счета (checking accounts)
• сберегательные счета (savings accounts)
• бизнес-кредитные карты
• платежные приложения и merchant processors
• кредиты и линии кредитования
• payroll-счета

Если деньги проходили через что-то — включите это в список.

Шаг 3: Скачайте документы, пока не потеряли доступ
Банки и приложения не всегда хранят скачиваемые записи бесконечно. Сохраните выписки и выгрузки CSV сейчас. Если вы меняли банк, войдите в старую учетную запись и заберите старые выписки, если еще можете.

Шаг 4: Не делайте предположений по крупным суммам
Если вы не знаете, что было за перевод $12,000 или что за крупная покупка оборудования, отметьте это для проверки. Догадки могут позже привести к проблемам с налогами и отчетностью.

Шаг 5: По возможности разделяйте бизнес и личное
Если личные и бизнес-расходы смешивались, не прячьте это. Отметьте. Лицензированный бухгалтер видит это постоянно. Лучше быть честным, чем загонять все в «придуманные» категории.

Шаг 6: Соберите прежние декларации и старые финансовые отчеты
Это может помочь CPA или EA «привязать» книги обратно к тому, что уже было подано.

Шаг 7: Получите профессиональную помощь до того, как подавать что-либо на основе «грязных» книг
Если учет уходит в налоги, payroll или заявки на кредиты, точность критична.

Вам сначала может понадобиться помощь с bookkeeping, а затем — tax prep. Или может понадобиться, чтобы эти процессы были согласованы.

Важное правило безопасности: никогда не отправляйте ваш Social Security Number, ITIN number, данные входа в банк или налоговые документы никому, личность кого вы не проверили. BalancedRow собирает только ваши контактные данные и детали запроса для подбора. Мы не собираем SSNs, ITIN numbers, номера финансовых счетов и налоговые документы.

Сколько это может стоить и что влияет на цену

Стоимость навёрстывания бухгалтерского учета сильно различается. Это нормально. Два бизнеса, у которых обеих ситуаций стоит «8 месяцев отставания», могут иметь совершенно разный объем работ.

Что обычно влияет на стоимость:

• количество месяцев отставания
• количество счетов, которые нужно привести в порядок и сверить
• объем транзакций в месяц
• сложность payroll и количество сотрудников
• sales tax отчеты или ведение более чем в одном штате
• кредиты, покупка оборудования, инвентарь или подрядчики
• насколько организованы ваши документы
• нужно ли проверять или исправлять старые налоговые декларации
• ваш регион и опыт бухгалтера

Ориентиры, которые стоит иметь в виду:

• Постоянный ежемесячный учет: $150-$600 в месяц для многих малых бизнесов в зависимости от объема
• Payroll: часто $40-$120 в месяц плюс фиксированная плата за сотрудника
• Налоговая декларация малого бизнеса: часто $500-$1,800
• Работа CPA по часам: часто $150-$400 в час

Это типичные оценки, а не гарантированные цены. Реальная стоимость зависит от объема работ, вашей ситуации, документов, которые вы предоставите, и вашего региона.

Попросите указать цену и объем работ в письменном виде до начала работ. Например:

• За какие месяцы отвечают?
• Включены ли сверки (reconciliations)?
• Включена ли чистка старых ошибок?
• Включены ли исправления по payroll?
• Включены ли налоговые декларации или они отдельно?
• Какие документы вам нужно предоставить?
• Что будет, если найдут недостающие выписки или более крупные проблемы?

Низкая цена не всегда означает, что это самый выгодный вариант, если работы придется переделывать. С другой стороны, высокая цена не всегда означает лучше. Сравните нескольких лицензированных специалистов и задайте четкие вопросы. Наша страница pricing поможет понять типичные структуры оплаты.

Что делать дальше, если вы чувствуете перегруз

Если вы застряли, используйте простой план на ближайшие 48 часов.

• Сегодня: составьте список отсутствующих месяцев и всех используемых счетов.
• Сегодня: скачайте выписки и отчеты.
• Завтра: соберите прежние налоговые декларации, отчеты по payroll и кредитные выписки.
• Завтра: обсудите с лицензированным CPA или IRS Enrolled Agent объем работ по навёрстыванию.

Прежде чем нанять кого-либо:

1. Проверьте квалификацию и PTIN самостоятельно. Используйте IRS Directory of Federal Tax Return Preparers и, для CPA, сайт вашего совета по бухгалтерскому учету (state board of accountancy).
2. Подтвердите объем и стоимость письменно. Не полагайтесь на текстовое сообщение или устную оценку.
3. Защитите свою информацию. Не передавайте SSN, ITIN, данные входа в банк или налоговые документы, пока не подтвердите, с кем именно вы имеете дело.
4. Выберите того, кто объясняет понятнее. Вы должны понимать, что они делают, и что им нужно от вас.

Если английский не ваш родной язык — это нормально. Попросите объяснять простыми словами. Попросите объяснить каждый шаг. Получить помощь — это нормально. Многие владельцы бизнеса, иммигранты и подающие на ITIN (ITIN filers) нуждаются в помощи, чтобы привести в порядок старые документы. Это не значит, что вы «плохой в бизнесе» — просто книги оказались в отставании.

BalancedRow для вас бесплатно. Мы помогаем сравнить лицензированных бухгалтеров. Вы проверяете квалификацию. Вы сравниваете цену и объем работ. Вы выбираете, кого нанять. Если вам нужна помощь с поиском, начните здесь: Get matched.