Cách bắt kịp sổ sách kế toán còn tồn

Câu trả lời ngắn gọn

Có, bạn có thể bắt kịp việc ghi sổ sách kế toán còn tồn. Nhưng câu trả lời đúng là bắt đầu từ hồ sơ, không phải từ phần mềm.

Nhiều người nghĩ rằng họ cần một ứng dụng mới hoặc một bảng danh mục tài khoản (chart of accounts) hoàn hảo trước. Thường là không. Điều quan trọng nhất là tập hợp theo thứ tự thời gian các hồ sơ ngân hàng, thẻ, báo cáo bán hàng, payroll (chi trả lương) và các khoản vay để một kế toán viên được cấp phép có thể xem đã xảy ra chuyện gì.

Với một doanh nghiệp nhỏ, kế toán bắt kịp thường có nghĩa là xây dựng lại sổ sách từng tháng để bạn có thể:

• nhìn rõ thu nhập và chi phí
• lập hoặc chỉnh sửa tờ khai thuế khi cần
• dọn các khoản hóa đơn chưa thanh toán, khoản rút tiền của chủ doanh nghiệp, vấn đề payroll và số dư các khoản vay
• ngừng đoán mò về lợi nhuận
• đưa ra quyết định tốt hơn về sau

Chi phí thường phụ thuộc vào bạn còn trễ bao nhiêu tháng, bạn đã dùng bao nhiêu tài khoản, hồ sơ bừa bộn mức nào, có liên quan payroll hay không, và khu vực của bạn. Ở mức tham khảo, kế toán sổ sách theo tháng đang làm thường khoảng $150-$600 mỗi tháng cho doanh nghiệp nhỏ tùy theo khối lượng giao dịch. Công việc bắt kịp có thể tính theo tháng, theo dự án hoặc theo giờ. CPA có thể tính khoảng $150-$400 mỗi giờ. Đây là ước tính, không phải báo giá.

BalancedRow là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi không thực hiện việc ghi sổ sách và cũng không đưa lời khuyên kế toán. Chúng tôi giúp bạn kết nối với một CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép để bạn có thể so sánh và xác minh. Nếu bạn muốn bắt đầu, hãy dùng Get matched.

Kế toán bắt kịp thường bao gồm những gì

Kế toán bắt kịp không chỉ là việc nhập lại các giao dịch cũ vào phần mềm. Việc dọn sổ sách tốt thường bao gồm một phần hoặc toàn bộ các công việc sau:

1. Tập hợp hồ sơ
- sao kê ngân hàng
- sao kê thẻ tín dụng
- báo cáo của đơn vị xử lý thanh toán
- sao kê khoản vay
- báo cáo payroll
- các tờ khai thuế trước đây
- biên lai cho các khoản mua lớn hoặc bất thường

2. Xây dựng lại từng tháng
Kế toán sẽ sắp xếp các khoản tiền gửi, chi phí, chuyển khoản, khoản đóng góp của chủ, khoản rút tiền của chủ, thanh toán khoản vay và các khoản thanh toán thẻ tín dụng vào đúng các “ô” (nhóm) tương ứng.

3. Đối chiếu tài khoản
Việc này có nghĩa là khớp phần ghi sổ với sao kê ngân hàng và sao kê thẻ tín dụng thực tế. Nếu sổ sách ghi một con số nhưng sao kê lại là con số khác, điều đó phải được giải thích.

4. Sửa các lỗi thường gặp
Các vấn đề phổ biến gồm:
- chi tiêu cá nhân bị trộn lẫn với chi tiêu doanh nghiệp
- ghi trùng các khoản thu nhập
- thiếu các khoản chuyển khoản giữa các tài khoản
- thanh toán khoản vay bị ghi toàn bộ như chi phí thay vì phần nào là trả nợ gốc và phần nào là lãi
- ghi sai khoản thuế bán hàng (sales tax) hoặc các bút toán payroll
- hóa đơn hoặc hóa đơn còn nợ cũ nhưng không còn là khoản thực tế

5. Tạo ra các báo cáo bạn có thể dùng
Tối thiểu, nhiều doanh nghiệp cần báo cáo lãi lỗ (profit and loss), bảng cân đối kế toán (balance sheet) và đôi khi cần thêm góc nhìn dòng tiền (cash-flow).

Nếu bạn là cá nhân có thu nhập từ tự kinh doanh, kế toán bắt kịp vẫn có thể quan trọng. Nó có thể giúp bạn tách chi phí kinh doanh khỏi chi tiêu cá nhân, hỗ trợ việc khai các khoản deduction (khoản khấu trừ), và hiểu kế toán thuế (tax preparer) của bạn sẽ cần gì.

Nếu bạn chưa chắc mình chỉ cần kế toán sổ sách hay còn cần hỗ trợ thuế, hãy đọc kế toán doanh nghiệp nhỏ hoặc tax preparation (lập tờ khai thuế).

Cách bắt kịp mà không làm tình hình tệ hơn

Khi mọi người hoảng, họ thường tạo thêm công việc. Họ phân loại lại mọi thứ quá nhanh, đoán mò các khoản còn thiếu, hoặc gửi hồ sơ nhạy cảm cho một người mà họ chưa kiểm tra. Hãy chậm lại. Dùng thứ tự sau thay vì làm nhanh.

Bước 1: Liệt kê khoảng thời gian bị thiếu
Ghi rõ chính xác phần nào đang bị trễ. Ví dụ: "Chưa đối chiếu sổ từ tháng 3 đến tháng 12" hoặc "Chưa làm sổ sách kế toán cho năm 2023 và 2024 tính đến hiện tại."

Bước 2: Lập danh sách các tài khoản
Tạo một danh sách đơn giản của mọi tài khoản đã dùng trong doanh nghiệp trong khoảng thời gian đó:

• tài khoản ngân hàng thanh toán (checking accounts)
• tài khoản tiết kiệm (savings accounts)
• thẻ tín dụng doanh nghiệp
• ứng dụng thanh toán và bộ xử lý thanh toán của bên bán
• các khoản vay và hạn mức tín dụng
• các tài khoản payroll

Nếu tiền đã đi qua, hãy liệt kê.

Bước 3: Tải hồ sơ về trước khi bạn mất quyền truy cập
Ngân hàng và ứng dụng không phải lúc nào cũng lưu mãi các hồ sơ có thể tải xuống. Hãy lưu sao kê và xuất file CSV ngay bây giờ. Nếu bạn đã đổi ngân hàng, hãy đăng nhập và lấy lại các sao kê cũ nếu bạn vẫn có thể.

Bước 4: Đừng đoán về các khoản lớn
Nếu bạn không biết khoản chuyển $12,000 đó hoặc khoản mua thiết bị lớn là gì, hãy đánh dấu để xem xét. Đoán mò có thể tạo ra vấn đề về thuế và báo cáo sau này.

Bước 5: Tách chi tiêu doanh nghiệp và cá nhân khi có thể
Nếu chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp bị trộn lẫn, đừng che giấu. Hãy gắn cờ (flag) lại. Kế toán viên được cấp phép thường xuyên gặp tình huống này. Trung thực hơn là cố ép mọi thứ vào các nhóm “giả”.

Bước 6: Thu thập các tờ khai trước đây và các báo cáo tài chính cũ
Các hồ sơ này có thể giúp CPA hoặc EA đối chiếu lại sổ sách với những gì đã từng nộp.

Bước 7: Nhờ hỗ trợ chuyên nghiệp trước khi nộp bất kỳ thứ gì dựa trên sổ sách còn rối
Nếu sổ sách ảnh hưởng đến thuế, payroll, hoặc hồ sơ vay, thì độ chính xác rất quan trọng.

Bạn có thể cần hỗ trợ kế toán sổ sách trước, rồi mới làm phần lập tờ khai thuế. Hoặc bạn cần cả hai được phối hợp cùng lúc.

Quy tắc an toàn quan trọng: không bao giờ gửi Social Security Number, ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu của bạn để ghép nối. Chúng tôi không thu thập SSNs, ITINs, số tài khoản tài chính, hoặc tài liệu thuế.

Chi phí có thể là bao nhiêu và những yếu tố ảnh hưởng đến giá

Phí kế toán bắt kịp chênh lệch rất nhiều. Điều đó là bình thường. Hai doanh nghiệp đều "trễ 8 tháng" có thể liên quan đến khối lượng công việc hoàn toàn khác nhau.

Những yếu tố thường ảnh hưởng đến phí:

• Số tháng bị trễ
• Số lượng tài khoản cần đối chiếu
• Khối lượng giao dịch mỗi tháng
• Độ phức tạp của payroll và số lượng nhân viên
• Tờ khai thuế bán hàng (sales tax) hoặc nhiều bang
• Các khoản vay, mua sắm thiết bị, tồn kho, hoặc nhà thầu (contractors)
• Hồ sơ của bạn được tổ chức đến mức nào
• Có cần xem xét hoặc chỉnh sửa tờ khai thuế cũ hay không
• Khu vực của bạn và kinh nghiệm của kế toán

Các mức tham khảo bạn có thể cân nhắc:

• Kế toán sổ sách theo tháng đang làm: $150-$600 mỗi tháng cho nhiều doanh nghiệp nhỏ tùy theo khối lượng
• Payroll: thường $40-$120 mỗi tháng cộng thêm phí theo mỗi nhân viên
• Tờ khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ: thường $500-$1,800
• Làm việc theo giờ của CPA: thường $150-$400 mỗi giờ

Đây là ước tính thông thường, không phải báo giá hoặc cam kết. Phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang đến và khu vực của bạn.

Hãy yêu cầu phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu. Ví dụ:

• Họ bao gồm những tháng nào?
• Có bao gồm việc đối chiếu (reconciliations) không?
• Có bao gồm việc dọn các lỗi cũ không?
• Có bao gồm chỉnh sửa payroll không?
• Có bao gồm tờ khai thuế hay tách riêng?
• Bạn cần cung cấp những hồ sơ nào?
• Nếu họ tìm thấy sao kê bị thiếu hoặc vấn đề lớn hơn thì sao?

Giá thấp không phải lúc nào cũng là lựa chọn rẻ nhất nếu công việc phải làm lại. Ngược lại, giá cao không phải lúc nào cũng đồng nghĩa chất lượng tốt hơn. Hãy so sánh vài chuyên gia được cấp phép và hỏi rõ ràng. Trang pricing của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu các cấu trúc phí thường gặp.

Nếu bạn thấy choáng ngợp thì làm gì tiếp theo

Nếu bạn đang bị kẹt, hãy dùng kế hoạch đơn giản cho 48 giờ tới.

• Hôm nay: lập danh sách các tháng bị thiếu và tất cả các tài khoản đã dùng.
• Hôm nay: tải sao kê và báo cáo.
• Ngày mai: thu thập các tờ khai thuế trước đây, báo cáo payroll và sao kê khoản vay.
• Ngày mai: trao đổi với CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép về phạm vi công việc bắt kịp.

Trước khi thuê bất kỳ ai:

1. Tự xác minh chứng chỉ và PTIN. Dùng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và, với CPA, hãy kiểm tra hội đồng kế toán của bang.
2. Xác nhận phạm vi và phí bằng văn bản. Đừng dựa vào tin nhắn hoặc ước tính nói miệng.
3. Bảo vệ thông tin của bạn. Không chia sẻ SSN, ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế cho đến khi bạn đã xác minh được họ là ai.
4. Chọn người giải thích rõ ràng. Bạn cần hiểu họ đang làm gì và họ cần gì từ bạn.

Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn thì không sao. Hãy yêu cầu nói bằng cách dễ hiểu. Yêu cầu họ giải thích từng bước. Nhận hỗ trợ là điều bình thường. Nhiều chủ doanh nghiệp, người nhập cư và người nộp ITIN cần được giúp dọn dẹp hồ sơ cũ. Bạn không phải là “kém về kinh doanh” chỉ vì sổ sách của bạn bị trễ.

BalancedRow miễn phí để bạn sử dụng. Chúng tôi giúp bạn so sánh các kế toán được cấp phép. Bạn tự xác minh chứng chỉ. Bạn so sánh phí và phạm vi công việc. Bạn chọn người để thuê. Nếu bạn muốn được giúp tìm người phù hợp, hãy bắt đầu tại đây: Get matched.