Как платить подрядчикам и подавать 1099

Короткий ответ

Если вы нанимаете независимого подрядчика вместо сотрудника, обычно вы платите ему по счетам или по согласованной ставке, ведете запись о том, что вы заплатили, и, возможно, нужно будет отправить ему Form 1099-NEC после окончания года.

Упрощенно это выглядит так:

1. Подтвердите, что работник действительно подрядчик, а не сотрудник.
2. Попросите подрядчика заполнить Form W-9 до того, как вы начнете платить.
3. Выплачивайте через способ, который можно отследить, и сохраните счет или запись о платеже.
4. Подведите итоги — сколько вы заплатили за год.
5. Если требуется, подайте форму 1099 вовремя и передайте копию подрядчику.

Для многих малых компаний сложнее всего не выписать чек. Самое важное — правильно классифицировать работника и вести достаточно записей, чтобы обосновать, что именно произошло.

Если вы сомневаетесь, лучше поговорить с лицензированным CPA или IRS Enrolled Agent (налоговым агентом, уполномоченным IRS). BalancedRow — это бесплатный сервис подбора, который соединяет людей с лицензированными бухгалтерами (CPAs и IRS Enrolled Agents); это не бухгалтерская фирма и не дает советов. Мы помогаем вам подобрать подходящего специалиста среди лицензированных бухгалтеров, чтобы вы могли сравнить варианты и выбрать, кого нанять.

Сначала убедитесь, что работник действительно подрядчик

На этом часто «обжигаются» многие компании. То, как вы называете человека подрядчиком, не означает автоматически, что он им является.

Простыми словами: подрядчик обычно контролирует как выполняет работу. Сотрудник чаще работает под вашим руководством: по вашему графику, с вашим оборудованием и инструментами, и при повседневном надзоре.

Признаки того, что человек может быть подрядчиком:

• Он обслуживает нескольких клиентов.
• Он использует свои инструменты, программное обеспечение или оборудование.
• Он сам решает, как выполнить работу.
• Он выставляет вам счета.
• Он может получить прибыль или понести убытки по итогам работы.

Признаки того, что человек может быть сотрудником:

• Вы обучаете его как штатного сотрудника.
• Вы каждый день говорите, когда и где он должен работать.
• Он в основном работает только на вас.
• Вы предоставляете основные инструменты и контролируете процесс.
• Его работа носит постоянный характер, как у штатной роли.

Это важно, потому что если вы платите работнику как подрядчику, хотя по сути его должны были считать сотрудником, это может привести к проблемам с налогами, payroll (зарплатными выплатами) и штрафами.

Если вы думаете, что вам вместо выплат подрядчикам нужны регулярные зарплатные выплаты, почитайте о сервисах payroll. Если нужна помощь с разбором бухгалтерии, выплат подрядчикам и итоговых записей за год, лицензированный бухгалтер тоже поможет вам понять процесс через поддержку по бухгалтерскому учету для малого бизнеса.

Важно: не отправляйте конфиденциальную информацию тому, кого вы не проверили. Никогда не сообщайте номер Social Security, номер ITIN, данные для входа в банк или налоговые документы никому, кого вы сначала не проверили. BalancedRow собирает только контактные данные и детали запроса для подбора. Мы никогда не собираем SSN, номера ITIN, финансовые номера счетов, данные для входа в банки или налоговые документы.

Как платить подрядчикам — чисто и без лишнего стресса

Самый безопасный подход — это «скучно»: организованно, аккуратно и с возможностью отследить платежи.

До первого платежа

• Подпишите соглашение или хотя бы получите письменное письмо по электронной почте, где описаны работы, ставка и график оплаты.
• Попросите подрядчика заполнить Form W-9. Это дает вам имя, название бизнеса (если применимо), адрес и данные о налогоплательщике, которые могут понадобиться для отчетности по 1099.
• Решите, как вы будете отслеживать платежи: бухгалтерская программа, таблица или отдельный журнал подрядчиков.

Когда вы платите

• Платите бизнес-чеком, банковским переводом или другим способом, который оставляет понятную запись.
• Сохраняйте счет, квитанцию или письменную пометку о платеже.
• Фиксируйте дату, сумму и за что именно был платеж.

В течение года

• Разделяйте выплаты подрядчикам и payroll.
• Проверяйте итоги каждый месяц или квартал.
• Убедитесь, что имя и налоговая информация в записях совпадают с актуальными данными подрядчика.

Хорошие записи сильно облегчают работу в конце года. Они также помогают, если когда-нибудь возникнет вопрос о том, что именно вы оплатили, когда вы это сделали и был ли человек подрядчиком.

Если в бухгалтерских документах беспорядок, возможно, стоит воспользоваться помощью по бухгалтерскому учету. Обычно бухгалтерский учет для малого бизнеса часто обходится примерно в $150-$600 в месяц, в зависимости от объема операций, того, что нужно «привести в порядок», и вашего региона. Это только общий диапазон, а не предложение. Реальная стоимость зависит от объема работ, вашей ситуации, записей, которые вы предоставляете, и от того, где вы находитесь.

Если вы нанимаете бухгалтера, попросите описание объема работ и стоимость в письменном виде до начала любых действий.

Когда может понадобиться 1099 и что обычно происходит дальше

Многим компаниям нужно подать Form 1099-NEC по выплатам за нештатные услуги (nonemployee compensation), которые они платили подрядчикам. Точная обязанность по подаче зависит от обстоятельств, типа платежа и того, кому платили.

Практичный чек-лист на конец года:

1. Соберите список своих подрядчиков.
2. Вытащите итоги выплат за календарный год.
3. Сопоставьте платежи каждого подрядчика с W-9, которые вы получили.
4. Определите, какие выплаты могут требовать формы 1099.
5. Подготовьте и отправьте нужные формы до дедлайна.
6. Сохраняйте копии и подтверждение подачи.

Частые вещи, которые люди нередко пропускают:

• Дожидаются января, чтобы запросить W-9. Это создает задержки и стресс.
• Теряют из виду платежи, сделанные не с основного бизнес-счета.
• Смешивают возмещения подрядчикам, расходы на материалы и плату за услуги без четких пометок.
• Думают, что любой платеж подрядчику работает одинаково.
• Забывают правила подачи на уровне штата, которые тоже могут применяться.

Для понятной поддержки многие владельцы бизнеса нанимают CPA или IRS Enrolled Agent для налоговых форм на конец года и отчетности по подрядчикам. Налоговая декларация малого бизнеса часто попадает в диапазон $500-$1,800, а CPA с почасовой оплатой часто берет около $150-$400 в час. Это только ориентиры, а не конкретные цены и не гарантия. Реальная стоимость зависит от объема работ, ваших записей, вашего местоположения и того, насколько сложна ситуация.

BalancedRow не подает 1099 и не готовит налоговые декларации. Мы — бесплатный сервис подбора. Вы можете сравнить лицензированных специалистов для поддержки по tax preparation или помощи с итоговым учетом за год, самостоятельно проверить их квалификацию и PTIN, а затем решить, кого нанять.

Что делать дальше, если вы отстали, запутались или переживаете

Если вы уже заплатили подрядчикам и не собрали W-9 или вы не уверены, должен ли человек быть в payroll, не паникуйте. Это довольно распространено — особенно у тех, кто ведет бизнес впервые, у иммигрантов и у людей, которые ведут бизнес на втором языке.

Что чаще всего помогает:

• Составьте список всех подрядчиков, которым вы платили.
• Соберите счета, чеки, переводы и записи платежных приложений.
• Запишите, что каждый человек делал для вашего бизнеса.
• Отделите выплаты работникам от личных расходов владельца и его «взносов».
• Получите профессиональную помощь, пока проблема не выросла.

Когда вы нанимаете помощь, выбирайте лицензированного бухгалтера, например CPA или IRS Enrolled Agent. Проверьте квалификацию и PTIN самостоятельно через справочник IRS Directory of Federal Tax Return Preparers и, для CPA, через государственный совет по бухгалтерскому учету. Подтвердите стоимость, сроки и точный объем работ в письменном виде до начала любых действий.

Вы остаетесь в контроле:

• Вы сравниваете предложения по цене.
• Вы проверяете квалификацию.
• Вы выбираете, кого нанять.
• Вы храните ваши конфиденциальные документы до тех пор, пока не проверите, с кем именно имеете дело.

Если вам нужна «передача из рук в руки» без лишних сложностей, BalancedRow может помочь вам подобрать специалиста среди лицензированных бухгалтеров. Подбор для вас бесплатный. Участвующие бухгалтеры платят фиксированную сумму за участие. Мы не берем процент от вашего возврата (refund) и не берем процент от гонорара бухгалтера.