Cách trả tiền cho nhà thầu và nộp mẫu 1099
Trả tiền cho nhà thầu là việc thường gặp đối với doanh nghiệp nhỏ, nhưng các quy định có quan trọng. Tin tốt là: nếu bạn lưu trữ hồ sơ gọn gàng và nhờ kế toán được cấp phép khi cần, việc này hoàn toàn có thể quản lý được.
Câu trả lời ngắn gọn
Nếu bạn thuê nhà thầu độc lập thay vì nhân viên, bạn thường trả họ theo hóa đơn hoặc theo mức giá đã thỏa thuận, lưu lại hồ sơ về số tiền đã trả và có thể cần gửi cho họ Mẫu 1099-NEC sau khi kết thúc năm.
Phiên bản đơn giản sẽ như sau:
- Xác nhận người đó thực sự là nhà thầu, không phải nhân viên.
- Yêu cầu nhà thầu nộp Mẫu W-9 đã điền đầy đủ trước khi bạn trả tiền.
- Trả qua phương thức có thể theo dõi được và lưu lại hóa đơn hoặc hồ sơ thanh toán.
- Cộng tổng số tiền bạn đã trả trong năm.
- Nếu cần, nộp mẫu 1099 đúng hạn và gửi một bản cho nhà thầu.
Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, phần khó không phải là viết phiếu chi. Phần khó là phân loại người lao động đúng cách và lưu giữ đủ hồ sơ để chứng minh những gì đã xảy ra.
Nếu bạn không chắc, nên trao đổi với CPA được cấp phép hoặc EA / Enrolled Agent của IRS (đại diện đã đăng ký với IRS). BalancedRow là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi không lập mẫu và không đưa ra tư vấn thuế. Chúng tôi giúp bạn được ghép nối với các kế toán được cấp phép để bạn có thể so sánh lựa chọn và quyết định thuê ai.
Trước tiên, hãy chắc chắn người lao động thực sự là nhà thầu
Đây là chỗ khiến nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro. Gọi ai đó là nhà thầu không tự động biến họ thành nhà thầu.
Nói đơn giản bằng tiếng Việt, nhà thầu thường kiểm soát cách họ thực hiện công việc. Nhân viên thường làm việc dưới sự chỉ đạo của bạn, theo lịch của bạn, dùng công cụ của bạn và chịu sự giám sát hằng ngày của bạn.
Một vài dấu hiệu cho thấy người đó có thể là nhà thầu:
- Làm cho nhiều khách hàng.
- Dùng công cụ, phần mềm hoặc thiết bị của riêng họ.
- Tự quyết định cách hoàn thành công việc.
- Gửi hóa đơn cho bạn.
- Có thể lãi hoặc lỗ cho dự án.
Một vài dấu hiệu cho thấy người đó có thể là nhân viên:
- Bạn đào tạo họ như nhân viên.
- Bạn cho họ biết khi nào và nơi nào làm việc mỗi ngày.
- Họ chủ yếu chỉ làm cho bạn.
- Bạn cung cấp công cụ chính và kiểm soát quy trình.
- Công việc của họ mang tính liên tục như một vị trí nhân viên thông thường.
Điều này quan trọng vì việc trả tiền cho một người như nhà thầu trong khi họ lẽ ra phải được xem là nhân viên có thể dẫn đến các vấn đề về thuế, payroll và tiền phạt.
Nếu bạn nghĩ mình có thể cần trả lương định kỳ thay vì trả theo dạng nhà thầu, hãy đọc thêm về dịch vụ payroll. Nếu bạn cần hỗ trợ sắp xếp bookkeeping, khoản trả cho nhà thầu và hồ sơ cuối năm, một kế toán được cấp phép cũng có thể giúp bạn hiểu quy trình thông qua hỗ trợ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.
Lưu ý quan trọng: đừng gửi thông tin nhạy cảm cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. Không bao giờ chia sẻ Social Security Number, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai nếu chưa được xác minh trước. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và thông tin yêu cầu để ghép nối. Chúng tôi không thu thập SSN, số ITIN, số tài khoản ngân hàng/chi tiết tài chính hoặc tài liệu thuế.
Cách trả cho nhà thầu theo hướng rõ ràng, ít căng thẳng nhất
Cách an toàn nhất là mọi thứ đơn giản, có trật tự và có thể theo dõi.
Trước lần thanh toán đầu tiên
- Lấy thỏa thuận đã ký hoặc ít nhất là email bằng văn bản mô tả công việc, mức giá và thời điểm thanh toán.
- Yêu cầu nhà thầu nộp Mẫu W-9 đã điền đầy đủ. Mẫu này cung cấp tên, tên doanh nghiệp (nếu có), địa chỉ và thông tin mã số người nộp thuế mà bạn có thể cần cho việc báo cáo 1099.
- Quyết định cách bạn sẽ theo dõi các khoản thanh toán: phần mềm bookkeeping, bảng tính hoặc sổ theo dõi nhà thầu riêng.
Khi bạn trả tiền
- Trả bằng séc doanh nghiệp, chuyển khoản ngân hàng hoặc phương thức khác có hồ sơ rõ ràng.
- Lưu hóa đơn, biên nhận hoặc ghi chú thanh toán bằng văn bản.
- Ghi lại ngày, số tiền và khoản thanh toán đó dùng cho việc gì.
Trong suốt cả năm
- Tách khoản trả cho nhà thầu khỏi payroll.
- Rà soát tổng số mỗi tháng hoặc mỗi quý.
- Kiểm tra xem tên và thông tin thuế trong hồ sơ có còn khớp với thông tin hiện tại của nhà thầu hay không.
Hồ sơ tốt giúp việc khai thuế cuối năm dễ hơn rất nhiều. Nó cũng giúp nếu sau này có câu hỏi về việc bạn đã trả gì, trả khi nào và người đó có thật sự là nhà thầu hay không.
Nếu sổ sách của bạn đang rối, bạn có thể cân nhắc dịch vụ hỗ trợ bookkeeping. Bookkeeping điển hình cho doanh nghiệp nhỏ thường vào khoảng $150-$600 mỗi tháng, tùy thuộc vào khối lượng giao dịch, phần cần dọn dẹp và khu vực của bạn. Đây chỉ là khoảng tham chiếu chung, không phải báo giá. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, tình hình của bạn, hồ sơ bạn mang theo và nơi bạn đang sống.
Nếu bạn thuê kế toán, hãy yêu cầu phạm vi công việc và mức phí phải được nêu bằng văn bản trước khi bắt đầu làm việc.
Khi nào có thể cần 1099 và thường xảy ra điều gì tiếp theo
Nhiều doanh nghiệp cần nộp Mẫu 1099-NEC cho khoản thù lao trả cho nhà thầu không phải nhân viên. Việc có bắt buộc nộp hay không phụ thuộc vào các tình tiết thực tế, loại hình thanh toán và người nhận.
Danh sách kiểm tra cuối năm theo hướng thực tế:
- Thu thập danh sách nhà thầu của bạn.
- Lấy tổng số tiền thanh toán trong năm dương lịch.
- Đối chiếu từng khoản thanh toán của nhà thầu với W-9 bạn đã thu.
- Xác định khoản thanh toán nào có thể cần lập mẫu 1099.
- Chuẩn bị và gửi các mẫu cần thiết trước hạn.
- Lưu bản sao và bằng chứng đã nộp hồ sơ.
Một vài điểm mọi người hay bỏ sót:
- Chờ đến tháng 1 mới xin W-9. Điều này gây trễ và căng thẳng.
- Mất dấu các khoản thanh toán thực hiện ngoài tài khoản kinh doanh chính.
- Trộn lẫn việc bồi hoàn cho nhà thầu, vật tư và phí dịch vụ mà không có ghi chú rõ ràng.
- Giả định mọi khoản trả cho nhà thầu đều xử lý giống nhau.
- Quên quy định nộp theo tiểu bang cũng có thể được áp dụng.
Để được hỗ trợ trực diện, nhiều chủ doanh nghiệp thuê CPA hoặc EA / Enrolled Agent của IRS để lo biểu mẫu thuế cuối năm và báo cáo nhà thầu. Hồ sơ khai thuế thu nhập cho doanh nghiệp nhỏ thường nằm trong khoảng $500-$1,800, và CPA tính theo giờ thường khoảng $150-$400 mỗi giờ. Đây là ước tính điển hình chứ không phải báo giá hay cam kết. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, hồ sơ của bạn, nơi bạn ở và mức độ phức tạp của tình huống.
BalancedRow không nộp 1099 và không chuẩn bị tờ khai thuế. Chúng tôi là dịch vụ ghép nối miễn phí. Bạn có thể so sánh các chuyên gia được cấp phép để có hỗ trợ tax preparation hoặc hỗ trợ kế toán cuối năm, tự xác minh bằng cấp và PTIN của họ, rồi quyết định thuê ai.
Bạn nên làm gì tiếp theo nếu đang bị trễ, rối, hoặc lo lắng
Nếu bạn đã trả tiền cho nhà thầu và không thu W-9, hoặc bạn không chắc liệu một người nào đó có lẽ ra phải nằm trong payroll hay không, đừng hoảng. Điều này khá phổ biến, nhất là với chủ doanh nghiệp lần đầu, người nhập cư và những người điều hành doanh nghiệp bằng ngôn ngữ thứ hai.
Những việc thường giúp nhiều nhất:
- Lập danh sách từng nhà thầu mà bạn đã trả.
- Thu thập hóa đơn, séc, chuyển khoản và hồ sơ từ ứng dụng thanh toán.
- Ghi lại mỗi người đã làm gì cho doanh nghiệp của bạn.
- Tách khoản thanh toán cho người lao động khỏi khoản rút vốn của chủ doanh nghiệp và chi tiêu cá nhân.
- Nhờ hỗ trợ chuyên nghiệp trước khi vấn đề lớn lên.
Khi bạn thuê hỗ trợ, hãy thuê một kế toán được cấp phép như CPA hoặc EA / Enrolled Agent của IRS. Tự xác minh bằng cấp và PTIN của họ thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và, đối với CPA, thông qua hội đồng kế toán của tiểu bang. Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào, hãy xác nhận mức phí, thời gian và phạm vi công việc cụ thể bằng văn bản.
Bạn vẫn nắm quyền kiểm soát:
- Bạn so sánh các báo giá.
- Bạn tự xác minh bằng cấp.
- Bạn chọn thuê ai.
- Bạn giữ tài liệu nhạy cảm của mình cho đến khi đã xác minh được bạn đang làm việc với ai.
Nếu bạn muốn chuyển giao nhanh gọn, BalancedRow có thể giúp bạn được ghép nối với các kế toán được cấp phép. Việc ghép nối là miễn phí đối với bạn. Các kế toán tham gia trả một khoản phí cố định để tham gia. Chúng tôi không lấy phần trăm trên khoản refund của bạn hoặc phần trăm trên phí của kế toán.
Trả tiền cho nhà thầu bằng hồ sơ rõ ràng, nếu có thể hãy lấy W-9 trước khi trả và đừng đoán mò về việc phân loại người lao động hoặc quy tắc 1099. Nếu bạn không chắc, hãy thuê CPA hoặc EA / Enrolled Agent của IRS đã được xác minh, và giữ bí mật SSN, ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng và tài liệu thuế của bạn cho đến khi bạn đã xác minh được bạn đang làm việc với ai.