Признаки того, что пора сменить бухгалтера

Короткий ответ: да, иногда смена — верное решение

Хороший бухгалтер должен помогать вам чувствовать больше ясности, а не больше тревоги. Это не значит, что он обещает возвраты или знает все ответы на месте. Это значит, что он объясняет простым английским языком, соблюдает дедлайны, держит рамки работы понятными и сообщает, какие документы ему нужны.

Для многих людей правильное время для смены — когда отношения перестают работать «по сути». Например, звонки остаются без ответа. Дедлайны пропускаются. Сначала цена была одной, а потом внезапно стала другой. Или вы — новый иммигрант либо податель с ITIN, и вам вместо помощи «сверху вниз» объясняют.

Не каждая проблема означает, что нужно уходить. Налоговый сезон загружен. Хорошие бухгалтеры могут отвечать медленнее в пиковые недели. Но повторяющиеся проблемы, плохая коммуникация или давление с просьбой передать конфиденциальные данные до того, как вы убедились, с кем именно имеете дело, — это реальные тревожные признаки.

Если вы сравниваете варианты, начните с того, чем отличается CPA, IRS Enrolled Agent (EA / Enrolled Agent) и непрофессиональный/не лицензированный составитель в этом руководстве. Если хотите сравнить лицензированных специалистов, вы можете воспользоваться бесплатным сервисом сопоставления BalancedRow.

Признаки, которые означают, что стоит присмотреться внимательнее

Вот частые признаки того, что сотрудничество больше не работает.

• С ними трудно связаться даже по базовым вопросам. Вы должны знать, как с ними связаться, когда ждать ответ и кто в команде занимается вашей работой.
• Вы не понимаете, что они делают. Хороший бухгалтер может объяснить основы без того, чтобы утопить вас в терминах.
• Дедлайны продолжают пропускаться. Одна необычная ситуация может случиться. Системность — другое.
• Расценки размыты или постоянно меняются без объяснений. Реальные цены могут вырасти, если работа оказалась больше ожидаемой, но рамки и типичный диапазон должны обсуждаться четко.
• Они кажутся неорганизованными с вашими документами. Потерянные письма, повторные запросы одних и тех же документов или путаница в работе за прошлый год — это не мелочи.
• Они не знакомы с вашей ситуацией. Например, у вас ITIN, вопросы о доходах из-за границы, новая LLC, payroll (зарплатные расчеты) или проблемы сразу в нескольких штатах — и они явно чувствуют себя неуютно.
• Вы чувствуете давление на то, что вам непонятно. Вам никогда не должно казаться, что вас торопят подписать формы, принять цифры или поделиться личной информацией без понятной причины.
• Они обещают результаты, которые звучат слишком хорошо. Осторожно с теми, кто говорит как маркетолог, а не как профессионал.
• Они не подтверждают четко свою квалификацию или PTIN. Вы должны проверить это сами через IRS Directory of Federal Tax Return Preparers (справочник IRS для составителей налоговых деклараций) или через ваш совет по бухгалтерской деятельности в штате.

Для владельцев малого бизнеса есть несколько дополнительных признаков:

• Бухгалтерский учет (bookkeeping) постоянно отстает на месяцы.
• Вопросы по payroll остаются без ответа до самого близкого к дате выплаты времени.
• Вы все еще не знаете свои ежемесячные цифры.
• Они общаются с вами только в налоговый сезон, а не тогда, когда ваш бизнес меняется.

Если ваши потребности выросли, вам может понадобиться более подходящее решение в бухгалтерском обслуживании малого бизнеса, а не та же схема, которая была при старте.

Что является нормой, а что — нет

Небольшое раздражение — это нормально. Бухгалтерская работа зависит от сроков, документов и обстоятельств вашей ситуации. Если в марте вы приносите коробку с чеками, процесс может казаться хаотичным. Если вы начинаете payroll с опозданием, может потребоваться дополнительная «догоняющая» работа. Это не всегда означает, что ваш бухгалтер плох.

Ненормально — весь год оставаться в замешательстве, потому что никто ничего не объясняет.

Что нормально:

1. Более медленные ответы в загруженные недели налогового сезона.
2. Уточняющие вопросы, когда документы неполные.
3. Диапазон цены зависит от сложности, «расчистки» документов, количества форм и вашего региона.
4. Вам говорят, что дополнительная работа стоит дополнительных денег.

Что ненормально:

1. «Сюрпризные» счета без предупреждения о добавленном объеме.
2. Повторяющиеся пропуски дедлайнов или штрафы, которых можно было избежать.
3. Отказ объяснять работу простыми словами.
4. Давление с просьбой подписать или подать то, что вам непонятно.
5. Запросы вашего Social Security Number, ITIN number, доступа к банковскому аккаунту или налоговых документов до того, как вы проверили, кто они такие.

Типичные диапазоны по США помогают отличить справедливую оценку от чего-то расплывчатого. Индивидуальная налоговая декларация часто стоит примерно $180-$500. Декларация малого бизнеса часто стоит примерно $500-$1,800. Ежемесячный бухгалтерский учет (bookkeeping) часто стоит примерно $150-$600 в месяц — в зависимости от объема операций и того, что нужно «расчистить». Payroll часто стоит примерно $40-$120 в месяц плюс доплата за каждого сотрудника. Почасовая работа CPA часто стоит примерно $150-$400 за час. Это типичные диапазоны и оценки, а не конкретные предложения по цене. Реальная стоимость зависит от объема работ, ваших документов, вашей ситуации и вашего региона.

Больше о распространенных диапазонах вы можете узнать в нашем прайс-гайде.

Как сменить бухгалтера без «сноса всего»

Смена не обязательно должна быть драматичной. Цель простая: сохранить ваши документы в целости, избежать пропуска дедлайнов и выбрать специалиста, который лучше подходит вашим текущим потребностям.

Вот практичный способ сделать это:

1. Составьте список того, что нужно вам сейчас. Подача индивидуальной декларации? Догоняющий бухгалтерский учет? Payroll? Бизнес-декларация? Помощь с пониманием уведомлений? Будьте конкретны.
2. Сначала соберите свои документы сами. Сохраняйте копии прошлых налоговых деклараций, файлы по бухгалтерскому учету, отчеты по payroll, договоры о сотрудничестве и уведомления. Если вы владеете документами — сохраните их.
3. Не отправляйте слишком рано конфиденциальные документы. Никогда не передавайте SSN, ITIN, доступ к банковскому аккаунту или налоговые документы людям, которых вы не проверили.
4. Проверьте квалификацию и PTIN сами. Посмотрите IRS Directory of Federal Tax Return Preparers или совет по бухгалтерской деятельности в вашем штате. Нанимайте лицензированного бухгалтера, желательно CPA или IRS Enrolled Agent, когда ваша ситуация этого требует.
5. Запросите объем работ и стоимость письменно. Не только цену. Уточните, что входит, что оплачивается дополнительно, кто именно будет выполнять работу и примерные сроки.
6. Если возможно, меняйте в удачный момент. Сразу после окончания сезона подачи документов часто проще, чем за неделю до дедлайна.
7. Общайтесь профессионально с прежним бухгалтером. Обычно не нужно устраивать конфликт. Короткой письменной заметки с просьбой передать ваши документы и подтверждением перехода обычно достаточно.

Если вы не уверены, как сравнивать специалистов, прочитайте как выбрать бухгалтера.

Что спросить нового бухгалтера до того, как вы его наймете

Именно здесь многие люди защищают себя.

Задавайте простые вопросы. Хороший профессионал должен отвечать четко.

• Вы уже работали с ситуациями, похожими на мою? Например: W-2 плюс работа по найму/сторонний бизнес, LLC с одним участником, S-corp, подача с ITIN, семья нового иммигранта или back taxes (задолженности по налогам).
• Что именно входит в вашу стоимость, и что обычно стоит дополнительно?
• Кто фактически будет выполнять работу? Лицензированный специалист, сотрудник (staff) или оба?
• Как вы общаетесь и сколько обычно занимает ответ?
• Какие документы вам нужны от меня?
• Как вы работаете с дедлайнами и продлениями?
• Можете объяснить ваш процесс простыми словами?

Вы не ищете рекламную презентацию. Вам нужны понятные ответы, уважение и реалистичные ожидания.

BalancedRow — не бухгалтерская фирма и не готовит декларации, ведет книги учета, запускает payroll или дает налоговые советы. Мы — бесплатный сервис сопоставления. Мы помогаем вам сравнить лицензированных бухгалтеров, чтобы вы могли выбрать, кого нанять. Мы собираем только контактные данные и сведения для запроса. Мы не собираем SSN, ITIN, номера банковских счетов, а также налоговые документы.

Если вы хотите сравнить варианты, вы можете сопоставиться здесь: Получить подбор.