Những dấu hiệu đã đến lúc đổi kế toán

Câu trả lời ngắn: có, đôi khi đổi kế toán là lựa chọn đúng

Một kế toán giỏi sẽ giúp bạn thấy rõ ràng hơn, chứ không phải khiến bạn lo lắng thêm. Điều đó không có nghĩa là họ hứa sẽ hoàn thuế hay biết mọi câu trả lời ngay lập tức. Ý là họ giải thích mọi thứ bằng tiếng Anh dễ hiểu, tôn trọng các hạn chót, nêu rõ phạm vi phụ trách và cho bạn biết họ cần những hồ sơ nào.

Với nhiều người, thời điểm phù hợp để đổi là khi mối quan hệ không còn hoạt động theo cách cơ bản. Có thể cuộc gọi không được trả lời. Có thể bị trễ hạn. Có thể phí lúc đầu là một con số, nhưng sau đó lại khác hẳn. Có thể bạn là người nhập cư mới hoặc người nộp ITIN (ITIN filer) và bạn cảm thấy bị xem thường thay vì được hỗ trợ.

Không phải vấn đề nào cũng đồng nghĩa với việc bạn phải rời đi. Mùa thuế rất bận. Kế toán tốt đôi khi trả lời chậm trong những tuần cao điểm. Nhưng các sự cố lặp lại, giao tiếp kém hoặc bị gây áp lực phải chia sẻ thông tin nhạy cảm trước khi bạn xác minh họ là ai là những dấu hiệu cảnh báo thật sự.

Nếu bạn đang cân nhắc các lựa chọn, hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu sự khác nhau giữa CPA, IRS Enrolled Agent và người soạn thuế không được cấp phép trong hướng dẫn này. Nếu bạn muốn so sánh các chuyên gia được cấp phép, bạn có thể dùng dịch vụ ghép cặp miễn phí của BalancedRow.

Các dấu hiệu đỏ cho thấy bạn nên nhìn lại nghiêm túc

Dưới đây là những dấu hiệu phổ biến cho thấy mối quan hệ có thể không còn hoạt động như trước nữa.

• Họ khó liên lạc ngay cả với câu hỏi cơ bản. Bạn cần biết cách liên hệ, khi nào có thể nhận được phản hồi và ai trong nhóm sẽ làm việc của bạn.
• Bạn không hiểu họ đang làm gì. Kế toán giỏi có thể giải thích những điều cơ bản mà không “nhấn chìm” bạn trong thuật ngữ.
• Liên tục bị bỏ lỡ hạn chót. Một lần trục trặc là có thể xảy ra. Nhưng lặp lại thành thói quen là chuyện khác.
• Phí mơ hồ hoặc cứ đổi liên tục mà không giải thích. Phí thực sự có thể tăng nếu công việc lớn hơn dự kiến, nhưng phạm vi và mức phí thông thường phải được trao đổi rõ ràng.
• Họ có vẻ rối loạn khi làm việc với hồ sơ của bạn. Mất email, yêu cầu tài liệu lặp lại hoặc không rõ về phần việc của năm trước không phải là chuyện nhỏ.
• Họ không quen với tình huống của bạn. Ví dụ: bạn có ITIN, câu hỏi về thu nhập từ nước ngoài, có LLC mới, làm payroll hoặc các vấn đề đa bang (multi-state) và họ có vẻ không thoải mái khi xử lý.
• Bạn cảm thấy bị ép làm những thứ mà mình không hiểu. Bạn không bao giờ nên bị hối ký giấy tờ, chấp nhận các con số hoặc chia sẻ thông tin cá nhân trước khi có lý do rõ ràng.
• Họ hứa hẹn kết quả nghe quá tốt. Hãy cẩn trọng với bất kỳ ai nói như một nhà tiếp thị hơn là một chuyên gia.
• Họ không xác nhận rõ ràng chứng chỉ hoặc PTIN. Bạn nên tự kiểm tra điều này thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang.

Với chủ doanh nghiệp nhỏ, còn có vài dấu hiệu phụ:

• Bookkeeping (ghi sổ kế toán) luôn bị trễ hàng tháng.
• Câu hỏi về payroll không được trả lời cho đến khi gần đến ngày trả lương.
• Bạn vẫn chưa biết các con số hằng tháng.
• Họ chỉ trao đổi với bạn vào mùa thuế, chứ không phải khi doanh nghiệp của bạn thay đổi.

Nếu nhu cầu của bạn đã tăng lên, bạn có thể cần một lựa chọn phù hợp hơn trong kế toán cho doanh nghiệp nhỏ thay vì dùng đúng cấu hình như lúc bạn mới bắt đầu.

Điều gì là bình thường, và điều gì thì không

Một chút bực bội là điều bình thường. Công việc kế toán phụ thuộc vào thời điểm, hồ sơ và tình hình thực tế của bạn. Nếu bạn mang một hộp giày hóa đơn vào tháng Ba, quy trình có thể thấy lộn xộn. Nếu bạn bắt đầu payroll trễ, có thể sẽ có thêm công việc để “bù” lại. Điều đó không phải lúc nào cũng có nghĩa là kế toán của bạn kém.

Điều không bình thường là suốt cả năm vẫn bối rối vì không ai giải thích gì cả.

Điều bình thường:

1. Thời gian phản hồi chậm hơn trong những tuần thuế bận.
2. Có câu hỏi theo sau khi hồ sơ chưa đầy đủ.
3. Mức phí thay đổi tùy vào độ phức tạp, việc dọn dẹp hồ sơ, số lượng biểu mẫu và khu vực của bạn.
4. Được thông báo rằng công việc phát sinh sẽ tính thêm phí.

Điều không bình thường:

1. Nhận hóa đơn “bất ngờ” mà không báo trước về phạm vi phát sinh.
2. Bị bỏ lỡ hạn chót nhiều lần hoặc các khoản phạt có thể tránh được.
3. Từ chối giải thích công việc bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
4. Bị gây áp lực để ký hoặc nộp thứ mà bạn không hiểu.
5. Bị yêu cầu cung cấp Social Security Number, ITIN number, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế trước khi bạn đã xác minh họ là ai.

Các mức phí thường gặp ở Mỹ có thể giúp bạn phân biệt giữa ước tính hợp lý và lời báo mơ hồ. Một tờ khai thuế cá nhân thường rơi vào khoảng $180-$500. Tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ thường khoảng $500-$1,800. Bookkeeping hằng tháng thường khoảng $150-$600 mỗi tháng, tùy vào số lượng giao dịch và mức độ dọn dẹp. Payroll thường khoảng $40-$120 mỗi tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên. CPA tính theo giờ thường khoảng $150-$400 mỗi giờ. Đây là các mức khoảng phổ biến và ước tính, không phải báo giá cam kết. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc, hồ sơ của bạn, tình huống của bạn và khu vực của bạn.

Bạn có thể xem thêm các mức phổ biến tại hướng dẫn giá.

Cách đổi kế toán mà không gây rối

Đổi kế toán không nhất thiết phải kịch tính. Mục tiêu rất đơn giản: giữ nguyên hồ sơ, tránh bị trễ hạn và chọn người phù hợp hơn với nhu cầu hiện tại.

Cách làm thực tế như sau:

1. Liệt kê bạn cần gì ngay bây giờ. Nộp thuế cá nhân? Bookkeeping (ghi sổ) để bù? Payroll? Tờ khai cho doanh nghiệp? Cần hỗ trợ hiểu thông báo từ cơ quan thuế? Hãy nói thật cụ thể.
2. Tự thu thập hồ sơ của bạn trước. Giữ bản sao của tờ khai thuế các năm trước, file bookkeeping, báo cáo payroll, thư thỏa thuận (engagement letter) và các thông báo. Nếu bạn đang nắm hồ sơ, hãy cất lại.
3. Đừng gửi tài liệu nhạy cảm quá sớm. Tuyệt đối không chia sẻ SSN, ITIN number, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai bạn chưa xác minh.
4. Tự kiểm tra chứng chỉ và PTIN. Xem IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang. Thuê một kế toán được cấp phép, tốt nhất là CPA hoặc IRS Enrolled Agent, khi tình huống của bạn cần.
5. Yêu cầu ghi rõ phạm vi và phí bằng văn bản. Không chỉ là giá. Hỏi những hạng mục nào được bao gồm, phần nào tính thêm, ai sẽ làm công việc và thời gian dự kiến.
6. Nếu có thể, đổi vào thời điểm hợp lý. Thường dễ hơn nhiều khi đổi ngay sau mùa nộp hồ sơ hơn là vào tuần trước hạn chót.
7. Giữ thái độ chuyên nghiệp với kế toán cũ. Thường không cần phải tranh cãi. Một ghi chú ngắn bằng văn bản để yêu cầu hồ sơ và xác nhận việc chuyển giao là đủ.

Nếu bạn chưa chắc cách so sánh chuyên gia, hãy đọc cách chọn kế toán.

Nên hỏi gì với kế toán mới trước khi thuê

Đây là nơi nhiều người tự bảo vệ mình.

Hãy hỏi các câu đơn giản. Một chuyên gia giỏi sẽ trả lời rõ ràng.

• Bạn đã từng xử lý các tình huống giống của tôi chưa? Ví dụ: W-2 kèm công việc kinh doanh bên lề, LLC một thành viên, S corp, nộp ITIN, gia đình người nhập cư mới, hoặc khoản thuế còn nợ (back taxes).
• Trong phí của tôi có gồm những công việc gì, và thường phần nào sẽ tính thêm?
• Ai thực sự sẽ làm công việc? Người được cấp phép, nhân viên trong công ty, hay cả hai?
• Bạn giao tiếp với tôi bằng cách nào, và thường mất bao lâu để phản hồi?
• Bạn cần tôi cung cấp những hồ sơ nào?
• Bạn xử lý hạn chót và gia hạn ra sao?
• Bạn có thể giải thích quy trình của mình bằng tiếng Anh dễ hiểu không?

Bạn không cần một buổi “chào bán”. Bạn cần câu trả lời rõ ràng, sự tôn trọng và kỳ vọng thực tế.

BalancedRow không phải là công ty kế toán và không chuẩn bị tờ khai, giữ sổ sách, chạy payroll hoặc đưa ra tư vấn thuế. Chúng tôi là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi giúp bạn so sánh các kế toán được cấp phép để bạn có thể chọn người bạn muốn thuê. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu từ bạn. Chúng tôi không thu thập SSNs, ITIN numbers, số tài khoản ngân hàng, hoặc tài liệu thuế.

Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn, bạn có thể được ghép cặp tại đây: Get matched.