¿Qué pasa en una auditoría de impuestos?

La respuesta corta: una auditoría es una revisión de registros

Una auditoría de impuestos es el IRS revisando partes de una declaración de impuestos y preguntando: "¿Puede mostrar cómo obtuvo esos números?" Para muchas personas, eso se traduce en cartas, plazos y solicitudes de comprobantes como W-2, 1099, recibos, estados de cuenta bancarios, bitácoras de millaje, registros de nómina o reportes de contabilidad.

La mayoría de las auditorías no son reuniones dramáticas en persona. Muchas se manejan por correo. Algunas ocurren en una oficina del IRS. Un número menor ocurre en casa, en un negocio o en la oficina de un contador. El IRS puede enfocarse en un solo tema, como un crédito fiscal o un gasto de negocio, o en una parte más amplia de la declaración.

Si usted es una persona física, las preguntas pueden ser sobre ingresos, dependientes, estado civil para efectos fiscales, deducciones o créditos. Si tiene un negocio pequeño, las preguntas pueden ser sobre reporte de ingresos, pagos a contratistas, comidas, uso del vehículo, nómina, oficina en casa, o si los gastos fueron personales o del negocio.

Si se siente perdido, eso es normal. Un contador con licencia puede ayudarle a entender el aviso, la solicitud de documentos y el proceso de respuesta. BalancedRow es un servicio de emparejamiento gratis. No brindamos asesoría fiscal ni lo representamos ante el IRS. Le ayudamos a conectarse con un CPA o un IRS Enrolled Agent (EA) con licencia que usted pueda verificar por su cuenta. Si desea ayuda para encontrar a alguien, empiece aquí: hágase la coincidencia.

Cómo suele empezar una auditoría y qué podría pedir el IRS

El proceso a menudo comienza con un aviso por correo. Léalo con calma. El aviso normalmente le indica:

• Qué año fiscal se está revisando
• Qué conceptos quiere verificar el IRS
• Qué documentos quieren ver
• Cómo y cuándo responder
• Si la auditoría es por correo, en una oficina o en persona

Entre los registros comunes que el IRS podría pedir se incluyen:

• W-2, 1099, K-1 y formularios de impuestos de corretaje (brokerage)
• Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito
• Facturas, recibos y cheques cancelados
• Bitácoras de millaje y calendarios
• Reportes de contabilidad como estados de resultados (profit and loss)
• Reportes de nómina y declaraciones/impuestos de nómina
• Contratos de arrendamiento, estados de préstamo y registros de compra de activos
• Comprobantes para dependientes, costos de educación, cuidado infantil o cobertura de salud

Para dueños de negocios pequeños, un tema grande es si los registros conectan claramente el gasto con el negocio. Un cargo en el estado de cuenta bancario por sí solo quizá no sea suficiente. El IRS podría querer saber qué se compró, cuándo se compró, por qué fue para el negocio y cómo se calculó el monto.

No quiere ignorar un aviso ni improvisar la respuesta. Si sus libros están desordenados o no está seguro de qué corresponde en el paquete de respuesta, considere buscar un profesional verificado a través de contabilidad para negocios pequeños o preparación de impuestos.

Importante: nunca envíe documentos originales a menos que el aviso diga específicamente que lo haga. Guarde copias de todo lo que envíe y anote la fecha y el método que utilizó.

Cómo se ven los diferentes tipos de auditorías

Hay algunos formatos comunes.

1. Auditoría por correspondencia
Es el tipo más común. Ocurre por correo. El IRS pide comprobantes de conceptos específicos. Usted envía por correo o sube copias de los registros. Esto puede ser manejable si el tema es limitado y su documentación está bien.

2. Auditoría de oficina
Se le pide que lleve registros a una oficina del IRS. Estas auditorías a menudo cubren más de un concepto. La organización importa. También importa responder solo lo que se pidió, con sustento.

3. Auditoría de campo
Es más seria y más detallada. El IRS puede visitar un negocio, la casa o la oficina de un representante. Para un dueño de negocio, esto puede implicar contabilidad, nómina, depósitos bancarios, categorías de gastos y cómo se registró el ingreso.

¿Qué puede pasar al final?

• El IRS acepta la declaración tal como se presentó
• El IRS propone cambios y usted está de acuerdo
• El IRS propone cambios y usted no está de acuerdo
• El IRS pide más registros o amplía la revisión

Si se proponen cambios, eso no significa que usted deba aceptarlos automáticamente. Puede tener derecho a hacer preguntas, proporcionar más sustento o apelar. Consulte sus derechos como contribuyente para una explicación en lenguaje sencillo.

Un punto práctico: las auditorías a menudo se vuelven más difíciles porque las personas responden de forma emocional en lugar de metódica. Una respuesta calmada y completa, respaldada por registros, normalmente es más útil que una explicación larga sin pruebas.

Qué hacer si recibe un aviso de auditoría

Use esta lista de verificación.

1. Abra el aviso y revise la fecha límite
No lo deje para después. Las fechas límite importan.

2. Lea el año y qué temas están involucrados
La auditoría puede limitarse solo a unas cuantas líneas de la declaración.

3. Reúna los registros antes de responder
Junte los documentos exactos que pidieron. Ordénelos por tema y por fecha.

4. No envíe más de lo necesario
Responda la pregunta que le hicieron. Los documentos extra pueden generar preguntas extra.

5. Escriba una carta de presentación sencilla si hace falta
Etiquete los documentos con claridad. Mantenga su explicación corta y basada en hechos.

6. Guarde copias de todo
Conserve una copia completa del aviso, su respuesta y el comprobante de entrega.

7. Considere ayuda profesional desde el inicio
Si el aviso incluye ingresos de negocio, nómina, registros faltantes, varios años o una cantidad grande de impuestos, puede ser buena idea contratar un CPA o un IRS Enrolled Agent (EA) con licencia.

Si decide contratar ayuda, protéjase:

• Verifique usted mismo la credencial y el PTIN a través del IRS Directory of Federal Tax Return Preparers o la junta estatal de contabilidad del profesional
• Confirme el alcance y la tarifa por escrito antes de que comience cualquier trabajo
• Pregunte si la tarifa es por hora, fija para una tarea definida o estimada por etapas
• Mantenga su SSN, número de ITIN, acceso bancario y documentos fiscales en privado hasta que haya verificado con quién está tratando

BalancedRow solo recopila detalles de contacto y de la solicitud para ayudarle a comparar opciones. No recopilamos SSNs, números de ITIN, números de cuentas financieras ni documentos fiscales. Si quiere comparar profesionales, puede aprender cómo elegir un contador.

Cuánto suele costar la ayuda y qué preguntar antes de contratar

La ayuda para una auditoría no tiene un solo precio fijo. La tarifa real depende del trabajo involucrado, su situación, qué tan organizados estén sus registros, si hace falta corregir la contabilidad y de dónde vive.

Rangos típicos que la gente podría ver:

• Ayuda de CPA o EA por hora: a menudo alrededor de $150-$400 por hora
• Respuesta simple a un aviso del IRS limitado: podría ser solo unas cuantas horas facturadas si los registros están organizados
• Soporte para auditoría de negocio: puede costar mucho más si hay que reparar la contabilidad, si hay problemas de nómina o si se revisan varios años
• Actualización de contabilidad antes de responder: a menudo va por separado del soporte de auditoría; la contabilidad mensual por sí sola con frecuencia corre alrededor de $150-$600 al mes según el volumen

Estos son estimados, no cotizaciones ni garantías. Siempre pregunte:

• ¿Qué trabajo incluye esta tarifa?
• ¿Qué trabajo es adicional?
• ¿Quién manejará mi caso?
• ¿Qué documentos necesita de mí primero?
• ¿Cómo facturan si el IRS hace preguntas de seguimiento?

Si sus registros están desordenados, podría ayudar preguntar primero por soporte de contabilidad para que los números se puedan organizar antes de preparar la respuesta.

La idea general es simple: mientras antes entienda el aviso y se organice, normalmente tendrá más opciones.