Điều gì sẽ xảy ra trong một cuộc kiểm tra thuế

Trả lời nhanh: kiểm tra thuế là việc rà soát hồ sơ

Kiểm tra thuế là IRS kiểm tra một số phần trong tờ khai thuế và hỏi, "Bạn có thể cho thấy cách bạn ra được các con số này không?" Với nhiều người, điều này đồng nghĩa với thư từ, các mốc thời hạn và yêu cầu cung cấp bằng chứng như W-2, 1099, hóa đơn biên lai, sao kê ngân hàng, nhật ký quãng đường (mileage logs), hồ sơ payroll hoặc báo cáo kế toán (bookkeeping).

Phần lớn các cuộc kiểm tra không phải là các buổi họp trực tiếp căng thẳng. Nhiều trường hợp được xử lý qua đường bưu điện. Một số diễn ra tại văn phòng của IRS. Một số ít khác xảy ra tại nơi ở, doanh nghiệp, hoặc văn phòng kế toán. IRS có thể xem xét một vấn đề cụ thể như tín dụng thuế (tax credit) hoặc chi phí kinh doanh, hoặc xem xét một phần lớn hơn của tờ khai.

Nếu bạn là cá nhân, các câu hỏi có thể liên quan đến thu nhập, người phụ thuộc, tình trạng khai (filing status), các khoản khấu trừ (deduction) hoặc tín dụng. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, các câu hỏi có thể liên quan đến cách báo cáo thu nhập, khoản thanh toán cho nhà thầu (contractor payments), chi phí ăn uống (meals), việc sử dụng xe (vehicle use), payroll, chi phí văn phòng tại nhà (home office), hoặc liệu các khoản chi đó là cá nhân hay phục vụ cho kinh doanh.

Nếu bạn thấy bối rối, điều đó là bình thường. Một kế toán được cấp phép có thể giúp bạn hiểu thông báo, yêu cầu cung cấp hồ sơ và quy trình phản hồi. BalancedRow là một dịch vụ miễn phí để ghép nối. Chúng tôi không đưa ra lời khuyên về thuế và không đại diện cho bạn trước IRS. Chúng tôi giúp bạn kết nối với một CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA) được cấp phép mà bạn có thể tự xác minh. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người, hãy bắt đầu tại đây: được ghép nối.

Cuộc kiểm tra thường bắt đầu như thế nào và IRS có thể yêu cầu gì

Quy trình thường bắt đầu bằng một thông báo gửi qua thư. Hãy đọc chậm rãi. Thông báo thường cho bạn biết:

• Năm tính thuế nào đang được xem xét
• Những mục nào IRS muốn xác minh
• Những tài liệu nào họ muốn xem
• Cách thức và thời điểm để phản hồi
• Kiểm tra được thực hiện qua thư, tại văn phòng hay trực tiếp

Các hồ sơ thường được IRS yêu cầu bao gồm:

• W-2, 1099, K-1 và các mẫu biểu thuế từ công ty môi giới (brokerage tax forms)
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hóa đơn, biên lai và séc đã hủy (canceled checks)
• Nhật ký quãng đường (mileage logs) và lịch (calendars)
• Báo cáo kế toán (bookkeeping reports) như báo cáo lãi lỗ (profit and loss statements)
• Báo cáo payroll và tờ khai nộp thuế payroll (payroll tax filings)
• Hợp đồng thuê (lease agreements), sao kê khoản vay (loan statements) và hồ sơ mua tài sản (asset purchase records)
• Bằng chứng cho người phụ thuộc, chi phí giáo dục, chi phí chăm trẻ (childcare) hoặc các mục liên quan đến bảo hiểm y tế (health coverage)

Với chủ doanh nghiệp nhỏ, một vấn đề lớn là liệu hồ sơ thể hiện rõ khoản chi đó liên quan đến hoạt động kinh doanh hay không. Chỉ riêng một khoản phí trên sao kê ngân hàng có thể chưa đủ. IRS có thể muốn biết mua gì, vào thời điểm nào, vì sao khoản đó phục vụ cho doanh nghiệp, và số tiền được tính như thế nào.

Bạn không nên bỏ qua thông báo hoặc đoán mò cách phản hồi. Nếu sổ sách của bạn lộn xộn hoặc bạn không chắc phần nào thuộc về gói hồ sơ phản hồi, hãy cân nhắc tìm một chuyên gia đã được xác minh thông qua kế toán cho doanh nghiệp nhỏ hoặc dịch vụ chuẩn bị tờ khai thuế.

Quan trọng: không gửi tài liệu gốc trừ khi thông báo nêu rõ. Hãy giữ bản sao của mọi thứ bạn gửi và ghi lại ngày tháng cùng cách thức bạn đã sử dụng để gửi.

Các loại kiểm tra khác nhau trông như thế nào

Có vài định dạng phổ biến.

1. Kiểm tra qua thư từ (correspondence audit)
Đây là loại phổ biến nhất. Diễn ra qua đường bưu điện. IRS yêu cầu bạn cung cấp bằng chứng cho các mục cụ thể. Bạn gửi thư hoặc tải lên bản sao hồ sơ. Điều này có thể xử lý được nếu vấn đề hẹp và giấy tờ của bạn đầy đủ.

2. Kiểm tra tại văn phòng (office audit)
Bạn được yêu cầu mang hồ sơ đến văn phòng của IRS. Các cuộc kiểm tra này thường bao quát nhiều hơn một mục. Việc tổ chức hồ sơ rất quan trọng. Đồng thời, bạn cũng nên trả lời đúng những gì đã được hỏi, kèm theo tài liệu hỗ trợ.

3. Kiểm tra tại hiện trường (field audit)
Đây là mức độ nghiêm trọng và chi tiết hơn. IRS có thể đến thăm doanh nghiệp, nơi ở hoặc văn phòng đại diện. Với chủ doanh nghiệp, điều này có thể liên quan đến sổ sách kế toán (bookkeeping), payroll, tiền gửi ngân hàng, nhóm chi phí, và cách theo dõi thu nhập.

Cuối cùng có thể xảy ra những gì?

• IRS chấp nhận tờ khai như đã nộp
• IRS đề xuất thay đổi và bạn đồng ý
• IRS đề xuất thay đổi và bạn không đồng ý
• IRS yêu cầu thêm hồ sơ hoặc mở rộng phạm vi xem xét

Nếu có đề xuất thay đổi, điều đó không có nghĩa là bạn phải tự động chấp nhận. Bạn có thể có quyền đặt câu hỏi, cung cấp thêm tài liệu hỗ trợ, hoặc khiếu nại. Xem quyền của người nộp thuế để có cái nhìn tổng quan dễ hiểu.

Một lưu ý thực tế: các cuộc kiểm tra thường trở nên khó hơn vì nhiều người phản hồi theo cảm xúc thay vì theo cách có hệ thống. Phản hồi bình tĩnh, đầy đủ và được chứng minh bằng hồ sơ thường hữu ích hơn một bài giải thích dài dòng mà không có bằng chứng.

Phải làm gì nếu bạn nhận được thông báo kiểm tra thuế

Dùng danh sách kiểm tra này.

1. Mở thông báo và kiểm tra thời hạn
Đừng để sang một bên. Thời hạn rất quan trọng.

2. Đọc xem năm nào và những vấn đề nào liên quan
Cuộc kiểm tra có thể chỉ giới hạn ở một vài dòng trên tờ khai.

3. Chuẩn bị hồ sơ trước khi phản hồi
Tập hợp đúng các tài liệu được yêu cầu. Sắp xếp theo từng vấn đề và theo ngày.

4. Không gửi nhiều hơn mức cần thiết
Trả lời đúng câu hỏi được nêu. Tài liệu bổ sung có thể tạo ra thêm câu hỏi.

5. Viết thư giải trình ngắn gọn nếu cần
Gắn nhãn cho các tài liệu rõ ràng. Giữ phần giải thích ngắn, dựa trên sự thật.

6. Giữ bản sao của mọi thứ
Lưu bản đầy đủ của thông báo, phản hồi của bạn và bằng chứng về việc đã gửi.

7. Cân nhắc nhờ chuyên gia hỗ trợ sớm
Nếu thông báo liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, payroll, hồ sơ bị thiếu, nhiều năm tính thuế hoặc số tiền thuế lớn, thì việc thuê một CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA) được cấp phép có thể là quyết định sáng suốt.

Nếu bạn quyết định thuê trợ giúp, hãy bảo vệ chính mình:

• Tự xác minh chứng chỉ và PTIN thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng nghề nghiệp kế toán (state board of accountancy) của người đó
• Xác nhận phạm vi công việc và phí bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào
• Hỏi phí được tính theo giờ, tính trọn gói cho một hạng mục xác định, hay ước tính theo từng giai đoạn
• Giữ kín SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng và các tài liệu thuế cho đến khi bạn đã xác minh được bạn đang làm việc với ai

BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để chúng tôi có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn. Chúng tôi không thu thập SSNs, số ITIN, số tài khoản tài chính hay các tài liệu thuế. Nếu bạn muốn so sánh các chuyên gia, bạn có thể xem cách chọn một kế toán.

Chi phí hỗ trợ thường là bao nhiêu và cần hỏi gì trước khi thuê

Hỗ trợ cho cuộc kiểm tra không có một mức giá cố định. Phí thực sự phụ thuộc vào công việc cần làm, tình huống của bạn, hồ sơ của bạn ngăn nắp đến đâu, liệu bookkeeping phải được sắp xếp lại, và bạn đang sống ở đâu.

Mức thường gặp mà mọi người có thể thấy:

• Hỗ trợ CPA hoặc EA tính theo giờ: thường khoảng $150-$400 mỗi giờ
• Trả lời đơn giản cho một thông báo IRS hẹp: có thể chỉ là vài giờ tính phí nếu hồ sơ đã được tổ chức
• Hỗ trợ cho cuộc kiểm tra liên quan doanh nghiệp: có thể tốn nhiều hơn nếu bookkeeping cần sửa, có vấn đề về payroll hoặc nhiều năm đang được xem xét
• Làm lại bookkeeping trước khi phản hồi: thường tách riêng với hỗ trợ cho cuộc kiểm tra; bookkeeping theo tháng bản thân nó thường là $150-$600 mỗi tháng tùy theo khối lượng

Đây là ước tính, không phải báo giá hay cam kết. Luôn hỏi:

• Phần việc nào được bao gồm trong mức phí này?
• Phần việc nào tính thêm?
• Ai sẽ trực tiếp xử lý hồ sơ của tôi?
• Trước tiên bạn cần tôi cung cấp những tài liệu gì?
• Nếu IRS hỏi thêm, họ sẽ tính phí như thế nào?

Nếu hồ sơ của bạn lộn xộn, bạn có thể hỏi về hỗ trợ bookkeeping trước để các con số có thể được sắp xếp trước khi chuẩn bị phản hồi.

Tổng quan thì đơn giản: bạn hiểu thông báo sớm và sắp xếp gọn gàng sổ sách sớm bao nhiêu, thường bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn bấy nhiêu.