Conceptos básicos de impuestos para negocios pequeños

A qué suele referirse “impuestos de negocios pequeños”

Los impuestos de un negocio pequeño no son solo un solo pago. Es un conjunto de trámites de impuestos que pueden aplicar a su negocio según cómo esté organizado, cómo le pagan, si tiene empleados y en qué estado se encuentra.

Para muchos dueños, los rubros principales son:

• Impuesto sobre la renta (income tax): impuesto sobre la ganancia del negocio. Por lo general, “ganancia” significa dinero que entra menos gastos ordinarios del negocio.
• Impuesto de trabajo por cuenta propia (self-employment tax): a menudo aplica cuando trabaja por su cuenta y no le pagan como empleado regular.
• Impuestos de nómina (payroll taxes): si tiene empleados, hay impuestos relacionados con los salarios, las retenciones (withholding) y los reportes.
• Impuesto sobre ventas (sales tax): en muchos estados, algunos bienes y servicios requieren cobrar sales tax y presentarlo.
• Impuestos estimados (estimated taxes): muchos dueños pagan durante el año en lugar de esperar hasta la temporada de presentación.
• Impuestos estatales y locales: puede incluir income tax, franchise tax, impuestos de la ciudad, gross receipts tax (impuesto sobre ingresos brutos) o cuotas anuales del negocio.

El tipo de negocio también importa. Un sole proprietor (propietario único), una LLC de un solo miembro (single-member LLC), partnership (sociedad), S corporation (S-corp) y C corporation (C-corp) pueden tributar de formas distintas. Por eso, el consejo genérico en internet puede confundir.

BalancedRow es un servicio gratuito de emparejamiento. No preparamos declaraciones ni damos asesoría fiscal. Le ayudamos a conectar con un contador con licencia para que pueda preguntar qué aplica a su situación. Si quiere ayuda para comparar opciones, puede obtener emparejamiento con un CPA o un IRS Enrolled Agent (EA).

Los puntos clave que la mayoría de los dueños necesita entender

No necesita memorizar la ley fiscal. Pero sí necesita saber las pocas cosas que causan los problemas más grandes.

1. Los ingresos no son ganancia.
Muchos dueños nuevos se asustan al ver cuánto dinero entró. El impuesto normalmente se basa en la ganancia (profit), no en los depósitos totales. Tener buenos registros es importante porque los gastos pueden reducir la ganancia imponible.

2. El dinero personal y el del negocio deben mantenerse separados.
Usar una sola cuenta para todo crea confusión y hace que se pierdan deducciones. Incluso una cuenta bancaria de negocios separada y sencilla ayuda.

3. Los plazos ocurren durante todo el año.
Muchas empresas tienen pagos trimestrales, fechas límite de nómina, fechas de presentación de sales tax, vencimientos de 1099 y devoluciones anuales. Perder uno puede implicar multas aunque usted no haya querido ocultar nada.

4. “Write-off” (desgravación) no significa gratis.
Un gasto deducible puede reducir su ingreso imponible, pero usted igualmente gastó dinero real. No compre cosas que no necesita solo porque alguien dijo que es un write-off.

5. La ayuda más barata puede convertirse en el error más caro.
Un CPA con licencia o un IRS Enrolled Agent puede costar más que un preparador de bajo costo, pero corregir errores después puede costar mucho más en tiempo, multas y estrés.

Las tarifas típicas son solo eso: rangos típicos, no cotizaciones ni garantías. Una declaración individual a menudo cuesta $180-$500. Una declaración para negocio pequeño a menudo cuesta $500-$1,800. La contabilidad (bookkeeping) mensual a menudo cuesta $150-$600 al mes según el volumen. La nómina suele costar $40-$120 al mes más un cargo por empleado. Un CPA puede cobrar $150-$400 por hora para trabajos más complejos. La tarifa real depende del trabajo involucrado, de sus registros, de su situación y de su zona. Puede ver más rangos típicos en nuestra página de pricing.

Qué hacer si acaba de empezar, va atrasado o no está seguro

Si apenas está comenzando, o si ya siente que va atrasado, haga esto en este orden:

1. Reúna lo básico.
Haga una lista simple de su tipo de negocio, fecha de inicio, estados donde trabaja, si tiene empleados o contratistas, y aproximadamente cuánto entró.

2. Junte sus documentos y registros.
Extractos bancarios, extractos de tarjeta, facturas, reportes de apps de pagos, reportes de nómina y la declaración de impuestos del año pasado si la tiene.

3. Separe lo que es del negocio y lo que es personal.
Si está mezclado, no entre en pánico. Empiece a ordenar ahora. Un contador con licencia a menudo puede ayudarle a organizar el desorden, pero mientras más limpios estén sus registros, es posible que baje su costo.

4. Pregunte por impuestos trimestrales y plazos.
Muchos dueños tienen problemas porque nadie explicó los pagos estimados, las presentaciones de nómina o los calendarios de sales tax.

5. Obtenga el alcance y la tarifa por escrito antes de que empiece el trabajo.
Pregunte qué incluye, qué es adicional, qué registros necesitan y para cuándo deben estar listos.

Si el inglés no es su lengua materna, o si presenta con un ITIN, pedir ayuda sigue siendo normal y seguro. No es el único. Un buen contador debe explicar las cosas con palabras claras, sin hacerle sentir pequeño. BalancedRow puede ayudarle a encontrar a alguien familiarizado con situaciones de inmigración y ITIN mediante nuestra página de ayuda para ITIN e inmigrantes.

Regla importante de seguridad: nunca comparta su Social Security Number, número ITIN, acceso a su banco ni documentos fiscales con alguien a quien no haya verificado. BalancedRow solo recopila datos de contacto y detalles de la solicitud para que podamos ayudar con el emparejamiento. No recopilamos SSNs, números ITIN, números de cuentas financieras ni documentos fiscales.

Errores comunes de impuestos para negocios pequeños

La mayoría de los problemas fiscales no son fraude. Son errores básicos de papeleo que se van acumulando con el tiempo.

• No llevar el control de ingresos de todas las fuentes. Efectivo, apps, tarjetas y transferencias bancarias cuentan.
• Mezclar gastos personales y del negocio. Esto hace que el bookkeeping sea más difícil y puede debilitar sus registros.
• Olvidar los impuestos estimados trimestrales. Un año con ganancias igual puede terminar en una factura dolorosa.
• Llamar “contratistas” a los trabajadores sin revisar las reglas. La clasificación del trabajador puede crear problemas de impuestos de nómina.
• Ignorar el sales tax. Algunos dueños creen que el impuesto sobre ventas solo aplica a tiendas. No siempre es así.
• No tener recibos o tener registros deficientes. Si no puede respaldar un gasto, es posible que no se sostenga.
• Esperar hasta el último día. Presentar a última hora suele significar trabajo apresurado, formularios omitidos y costos más altos para corregir.
• Contratar a alguien sin verificar. Una charla convincente no es lo mismo que un profesional con licencia.

Si cree que sus libros están atrasados, el siguiente paso que probablemente más le convenga es empezar por bookkeeping primero y luego la declaración de impuestos. Los libros ordenados suelen hacer la presentación más rápida y más precisa. Conozca más sobre bookkeeping si ahí empieza su problema.

Y recuerde: solo un contador calificado y con licencia debe decirle cómo aplican estas reglas a su negocio. BalancedRow no da asesoría fiscal ni de contabilidad.

Cómo contratar al contador autorizado adecuado

Una buena contratación no es solo alguien que llena formularios. Es alguien que entiende su tipo de negocio, explica las cosas con claridad y le da un alcance y una tarifa por escrito.

Use esta lista de verificación:

1. Contrate a un profesional con licencia. Busque un CPA o IRS Enrolled Agent (EA) para trabajos de impuestos.
2. Verifique usted mismo la credencial y el PTIN. Use el IRS Directory of Federal Tax Return Preparers y, para los CPAs, el directorio de su junta estatal de contabilidad.
3. Pregunte por sus necesidades exactas. Por ejemplo: declaración del negocio, limpieza de bookkeeping, configuración de nómina, presentaciones de sales tax o planeación de impuestos estimados.
4. Pregunte cómo cobran. Tarifa fija, tarifa mensual, tarifa por hora y qué puede activar cargos adicionales.
5. Confirme quién hará el trabajo. La persona con la que habla puede no ser quien prepare la declaración.
6. No entregue documentos sensibles antes de verificar. Verifique primero. Después comparta solo lo necesario mediante un método seguro.
7. Obtenga todo por escrito. Tarifa, alcance, fechas límite y lo que necesitan de usted.

Puede leer más en nuestra guía sobre cómo elegir un contador.

BalancedRow es gratis para el lector. Los contadores participantes pagan una tarifa fija para aparecer. Usted compara opciones, verifica la licencia, elige a a quién contratar y conserva sus documentos sensibles hasta que sepa con quién está tratando.

Un siguiente paso práctico

Si su negocio está activo, el mejor siguiente paso casi nunca es “adivinar”. Lo ideal es hablar con un contador con licencia antes de que un problema pequeño se convierta en un atraso para presentar, o en problemas de nómina o de bookkeeping.

Empiece con una lista corta de preguntas:

• ¿Qué declaraciones de impuestos y trámites es probable que tenga mi negocio?
• ¿Necesito pagar estimated taxes trimestrales?
• ¿Necesito presentaciones de nómina o presentaciones de sales tax?
• ¿Mis registros están lo suficientemente bien o primero necesito limpieza?
• ¿Cuál es el rango típico de tarifa para mi situación y qué haría que esa tarifa cambie?

Luego compare al menos con un par de profesionales con licencia. Asegúrese de entender la tarifa y el alcance antes de que empiece cualquier trabajo.

Si quiere ayuda para encontrar a alguien con quien hablar, BalancedRow puede ayudarle a conseguir emparejamiento con un CPA con licencia o un IRS Enrolled Agent sin costo para usted.