Основы налогообложения для малого бизнеса

Что обычно означает термин «налоги малого бизнеса»

Налоги малого бизнеса — это не один общий счет. Это набор налоговых задач, которые могут применяться к вашему бизнесу в зависимости от того, как вы организованы, как вам платят, есть ли у вас сотрудники, и в каком штате вы работаете.

Для многих владельцев основные категории обычно такие:

• Налог на доход (income tax): налог на прибыль бизнеса. Как правило, прибыль — это деньги, поступившие на счет, минус обычные расходы бизнеса.
• Налог по самозанятости (self-employment tax): часто применяется, когда вы работаете на себя и не получаете зарплату как обычный наемный работник.
• Налоги с выплат сотрудникам (payroll taxes): если у вас есть сотрудники, налоги связаны с зарплатой, удержаниями и отчетностью.
• Налог с продаж (sales tax): во многих штатах для некоторых товаров и услуг требуется собирать налог с продаж и подавать отчетность.
• Авансовые (estimated) налоги: многие владельцы платят в течение года, а не ждут до сезона подачи деклараций.
• Налоги штата и местные налоги: сюда могут входить налог на доход, налог на франшизу (franchise tax), городской налог, налог с валовой выручки (gross receipts tax) или ежегодные платежи/взносы бизнеса.

Также важен тип вашего бизнеса. Индивидуальный предприниматель, LLC с одним участником, партнерство, S-corp и C corporation могут облагаться по-разному. Поэтому универсальные советы в интернете иногда вводят людей в заблуждение.

BalancedRow — это бесплатный сервис подбора. Мы не готовим декларации и не даем налоговые консультации. Мы помогаем вам связаться с лицензированным бухгалтером, чтобы вы могли уточнить, что относится к вашей ситуации. Если хотите помочь сравнить варианты, вы можете получить подбор с CPA или IRS Enrolled Agent.

Ключевые моменты, которые нужно понимать большинству владельцев

Вам не нужно запоминать налоговое законодательство. Но нужно знать несколько вещей, которые чаще всего вызывают самые большие проблемы.

1. Выручка — это не прибыль.
Многие новые владельцы паникуют, увидев, сколько денег поступило. Налог обычно считается по прибыли, а не по сумме всех зачислений на счет. Хороший учет важен, потому что расходы могут уменьшить налогооблагаемую прибыль.

2. Личные и бизнес-средства должны быть раздельными.
Использование одного счета для всего создает путаницу и приводит к пропуску вычетов. Даже самый простой отдельный расчетный счет для бизнеса уже помогает.

3. Сроки наступают в течение всего года.
У многих бизнесов бывают квартальные платежи, сроки по payroll, даты отчетности по налогу с продаж, дедлайны по 1099 и ежегодная подача деклараций. Пропуск даже одного срока может привести к штрафам, даже если вы не пытались что-то скрыть.

4. «Вычет (write-off)» не означает «бесплатно».
Расход, который можно вычесть, может уменьшить налогооблагаемый доход, но вы все равно потратили реальные деньги. Не покупайте вещи, которые вам не нужны, только потому что кто-то сказал, что это «write-off».

5. Самая дешевая помощь может стать самой дорогой ошибкой.
Лицензированный CPA или IRS Enrolled Agent может стоить дороже, чем недорогой составитель, но исправление ошибок позже часто обходится намного дороже по времени, штрафам и стрессу.

Обычные диапазоны — это именно типичные диапазоны, а не котировки и не гарантии. Индивидуальная налоговая декларация часто стоит $180-$500. Налоговая декларация для малого бизнеса часто стоит $500-$1,800. Ежемесячный учет (bookkeeping) часто стоит $150-$600 в месяц в зависимости от объема операций. Payroll часто стоит $40-$120 в месяц плюс отдельная плата за каждого сотрудника. CPA может выставлять $150-$400 в час за более сложные работы. Реальная стоимость зависит от объема работ, качества ваших документов, вашей ситуации и региона. Больше типичных диапазонов можно посмотреть на нашей странице pricing.

Что делать, если вы новичок, отстаете или не уверены

Если вы только начинаете, или если вы уже чувствуете, что отстали, действуйте по порядку:

1. Соберите базовые сведения.
Составьте простой список: тип вашего бизнеса, дата начала, штаты, где вы работаете, есть ли у вас сотрудники или подрядчики, и примерно сколько денег поступило.

2. Соберите документы.
Банковские выписки, выписки по картам, счета-фактуры (invoices), отчеты платежных приложений, отчеты по payroll и налоговая декларация за прошлый год (если она у вас есть).

3. Разделите то, что относится к бизнесу, и то, что относится к личному.
Если все перемешано, не паникуйте. Начните разбирать уже сейчас. Лицензированный бухгалтер часто может помочь навести порядок, но чем чище и понятнее ваши документы, тем ниже может быть ваша стоимость.

4. Узнайте про квартальные налоги и сроки.
Многие владельцы попадают в проблемы, потому что никто не объяснил авансовые платежи (estimated payments), сроки по payroll-отчетности и график по налогу с продаж.

5. Получите описание работ и стоимость в письменном виде до начала работ.
Спросите, что входит в услугу, что будет дополнительно, какие документы им нужны и когда что нужно сделать.

Если английский — не ваш родной язык или вы подаете по ITIN, получать помощь все равно нормально и безопасно. Вы не один(одна). Хороший бухгалтер должен объяснять понятными словами, а не заставлять вас чувствовать себя «меньше». BalancedRow может помочь вам найти специалиста, который знаком с ситуациями иммигрантов и подачей по ITIN, через нашу страницу ITIN и помощь иммигрантам.

Важно: правило безопасности: никогда не передавайте никому ваш Social Security Number (SSN), номер ITIN, данные для входа в банк или налоговые документы, если вы не подтвердили, кому именно вы доверяете. BalancedRow собирает только контактные данные и детали запроса, чтобы мы могли помочь с подбором. Мы не собираем SSN, номера ITIN, номера финансовых счетов или налоговые документы.

Типичные ошибки в налогах малого бизнеса

Большинство налоговых проблем — это не мошенничество. Это простые ошибки в документах, которые со временем накапливаются.

• Не учитывать доход из всех источников. Наличные, приложения, карты и банковские переводы — все это учитывается.
• Смешивать личные расходы и расходы бизнеса. Из-за этого бухгалтерии (bookkeeping) сложнее вести учет, и ваши документы могут стать слабее.
• Забывать про квартальные estimated taxes. Даже прибыльный год может закончиться болезненным счетом.
• Называть работников подрядчиками без проверки правил. Неправильная классификация работника может создать проблемы с payroll-tax.
• Игнорировать налог с продаж. Некоторые владельцы думают, что sales tax нужен только магазинам. Это не всегда так.
• Нет чеков или плохие документы. Если вы не можете подтвердить расход, он может не пройти при проверке.
• Ждать до дедлайна. Подача в последний момент часто означает спешную работу, пропущенные формы и более высокие расходы на исправления.
• Нанять непроверенного специалиста. Красиво говорящий человек — это не то же самое, что лицензированный профессионал.

Если вы считаете, что ваши книги (bookkeeping) отстают, ваш лучший следующий шаг может быть: сначала бухгалтерский учет, затем налоговая декларация. Чистый учет часто делает подачу быстрее и точнее. Узнайте больше о bookkeeping, если именно с этого начинается ваша проблема.

И помните: только квалифицированный лицензированный бухгалтер должен объяснить вам, как эти правила применяются к вашему бизнесу. BalancedRow не дает налоговых или бухгалтерских консультаций.

Как нанять правильного лицензированного бухгалтера

Хороший выбор — это не просто человек, который подает формы. Это специалист, который работает с вашим типом бизнеса, ясно объясняет и дает вам описание объема работ и стоимость в письменном виде.

Используйте этот чек-лист:

1. Нанимайте лицензированного специалиста. Для налоговой работы ищите CPA или IRS Enrolled Agent.
2. Самостоятельно проверьте лицензию и PTIN. Используйте IRS Directory of Federal Tax Return Preparers и, для CPA, — совет вашего штата по бухгалтерскому учету.
3. Уточните ваши точные потребности. Например: налоговая декларация для бизнеса, разбор и наведение порядка в бухгалтерии (bookkeeping cleanup), настройка payroll, подача отчетности по налогу с продаж или планирование estimated tax.
4. Спросите, как они выставляют счет. Фиксированная ставка, ежемесячная ставка, почасовая ставка и что может вызвать дополнительные платежи.
5. Подтвердите, кто именно будет выполнять работу. Человек, с которым вы разговариваете, может не быть тем, кто готовит декларацию.
6. Не отдавайте конфиденциальные документы до проверки. Сначала проверьте. Затем передавайте только то, что нужно, через безопасный способ.
7. Оформите все в письменном виде. Стоимость, объем работ, сроки и что именно нужно от вас.

Вы можете прочитать больше в нашем руководстве как выбрать бухгалтера.

BalancedRow — бесплатно для читателя. Участвующие бухгалтеры платят фиксированную сумму за включение в сервис. Вы сравниваете варианты, проверяете лицензию, выбираете, кого нанять, и храните свои конфиденциальные документы до тех пор, пока не поймете, с кем имеете дело.

Практичный следующий шаг

Если ваш бизнес уже ведется, лучший следующий шаг обычно — не гадать. Нужно поговорить с лицензированным бухгалтером до того, как небольшая проблема превратится в ситуацию с просроченной подачей декларации, проблемами с payroll или бухгалтерским учетом.

Начните со списка коротких вопросов:

• Какие налоговые декларации и отчеты, скорее всего, нужны моему бизнесу?
• Нужно ли мне платить quarterly estimated taxes?
• Нужно ли мне подавать отчетность по payroll или по налогу с продаж?
• Насколько мои документы сейчас достаточны, или сначала нужен cleanup (наведение порядка)?
• Какой типичный диапазон стоимости для моей ситуации, и что может повлиять на цену?

Затем сравните как минимум пару лицензированных специалистов. Убедитесь, что вы понимаете стоимость и объем работ до начала любых услуг.

Если хотите, чтобы мы помогли найти специалиста для разговора, BalancedRow может подобрать вам лицензированного CPA или IRS Enrolled Agent без затрат для вас.