Kiến thức cơ bản về thuế cho doanh nghiệp nhỏ

“Thuế doanh nghiệp nhỏ” thường có nghĩa là gì

Thuế doanh nghiệp nhỏ không chỉ là một hóa đơn duy nhất. Đó là một nhóm các hạng mục thuế có thể áp dụng cho doanh nghiệp của bạn tùy vào cách bạn tổ chức, cách bạn nhận tiền, liệu bạn có nhân sự hay không và bạn đang ở tiểu bang nào.

Với nhiều chủ doanh nghiệp, các nhóm chính thường là:

• Thuế thu nhập (income tax): thuế trên lợi nhuận của doanh nghiệp. “Lợi nhuận” thường là tiền vào trừ đi các chi phí kinh doanh thông thường.
• Thuế tự kinh doanh (self-employment tax): thường áp dụng khi bạn tự làm và không được trả lương như một nhân viên thông thường.
• Thuế trả lương (payroll taxes): nếu bạn có nhân viên, sẽ có các khoản thuế liên quan đến tiền lương, khấu trừ và báo cáo.
• Thuế bán hàng (sales tax): ở nhiều tiểu bang, một số hàng hóa và dịch vụ cần thu và nộp sales tax.
• Thuế ước tính (estimated taxes): nhiều chủ doanh nghiệp nộp trong năm thay vì chờ đến mùa khai thuế.
• Thuế tiểu bang và địa phương: có thể gồm thuế thu nhập, thuế nhượng quyền (franchise tax), thuế của thành phố, thuế doanh thu gộp (gross receipts tax), hoặc các khoản phí kinh doanh hằng năm.

Loại hình doanh nghiệp của bạn cũng quan trọng. Chủ doanh nghiệp tư nhân (sole proprietor), LLC một thành viên (single-member LLC), partnership, S corporation và C corporation có thể bị đánh thuế theo những cách khác nhau. Đây là một lý do khiến lời khuyên chung chung trên internet đôi khi gây hiểu lầm.

BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không chuẩn bị tờ khai và không đưa ra lời khuyên về thuế. Chúng tôi giúp bạn kết nối với một kế toán được cấp phép để bạn hỏi xem trường hợp của bạn cần áp dụng gì. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn, bạn có thể được ghép cặp với một CPA hoặc IRS Enrolled Agent.

Những điểm cốt lõi đa số chủ doanh nghiệp cần hiểu

Bạn không cần ghi nhớ luật thuế. Nhưng bạn cần nắm vài điều gây ra nhiều rắc rối nhất.

1. Doanh thu không phải là lợi nhuận.
Nhiều chủ mới hoảng khi thấy số tiền vào nhiều như thế nào. Thuế thường dựa trên lợi nhuận, không phải tổng số tiền gửi vào. Việc ghi chép đầy đủ rất quan trọng vì chi phí có thể làm giảm lợi nhuận tính thuế.

2. Tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp nên để tách riêng.
Dùng chung một tài khoản cho mọi thứ sẽ gây nhầm lẫn và bỏ sót khoản khấu trừ. Thậm chí một tài khoản ngân hàng riêng chỉ dùng cho doanh nghiệp cũng giúp ích.

3. Hạn nộp xảy ra quanh năm.
Nhiều doanh nghiệp có các khoản thanh toán theo quý, hạn nộp payroll, thời hạn khai sales tax, hạn 1099, và tờ khai hằng năm. Bỏ lỡ dù chỉ một mốc có thể dẫn đến tiền phạt ngay cả khi bạn không hề cố tình che giấu.

4. “Khoản trừ” (write-off) không có nghĩa là miễn phí.
Chi phí được khấu trừ có thể làm giảm thu nhập tính thuế, nhưng bạn vẫn đã chi thật tiền. Đừng mua những thứ bạn không cần chỉ vì ai đó nói rằng đó là write-off.

5. Dịch vụ rẻ nhất đôi khi lại trở thành sai lầm đắt nhất.
Một CPA hoặc IRS Enrolled Agent có thể chi phí cao hơn người làm dịch vụ giá thấp, nhưng việc sửa sai sau này thường tốn nhiều hơn về thời gian, tiền phạt và mức độ căng thẳng.

Khung phí thông thường chỉ là khoảng giá phổ biến, không phải báo giá hay cam kết. Một tờ khai thuế cá nhân thường rơi vào khoảng $180-$500. Tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ thường rơi vào $500-$1,800. Bookkeeping hằng tháng thường là $150-$600 mỗi tháng tùy theo khối lượng giao dịch. Payroll thường là $40-$120 mỗi tháng, cộng thêm phí tính theo từng nhân viên. CPA có thể tính $150-$400 mỗi giờ cho các công việc phức tạp hơn. Phí thực tế phụ thuộc vào loại công việc, hồ sơ của bạn, tình huống của bạn và khu vực của bạn. Bạn có thể xem thêm các khoảng phí phổ biến tại trang pricing.

Nên làm gì nếu bạn mới bắt đầu, đang bị trễ, hoặc chưa chắc chắn

Nếu bạn vừa bắt đầu, hoặc bạn đã cảm thấy mình đang bị trễ, hãy làm theo thứ tự này:

1. Thu thập các thông tin cơ bản.
Lập một danh sách đơn giản gồm loại hình doanh nghiệp của bạn, ngày bắt đầu, các tiểu bang nơi bạn làm việc, bạn có nhân viên hay nhà thầu (contractor), và ước tính khoảng bao nhiêu tiền đã vào.

2. Tập hợp hồ sơ lại.
Sao kê ngân hàng, sao kê thẻ, hóa đơn (invoices), báo cáo từ ứng dụng nhận thanh toán, báo cáo payroll và tờ khai thuế của năm ngoái (nếu có).

3. Tách phần nào là doanh nghiệp và phần nào là cá nhân.
Nếu mọi thứ bị trộn lẫn, đừng hoảng. Bắt đầu sắp xếp ngay bây giờ. Kế toán được cấp phép thường có thể giúp bạn tổ chức lại đống hồ sơ, nhưng hồ sơ của bạn càng sạch và rõ ràng thì chi phí có thể càng thấp.

4. Hỏi về thuế ước tính theo quý và các hạn nộp.
Nhiều chủ bị rắc rối vì không ai giải thích các khoản thanh toán estimated, việc nộp payroll hoặc lịch nộp sales tax.

5. Nhận phạm vi công việc và mức phí bằng văn bản trước khi bắt đầu làm.
Hỏi phần nào được bao gồm, phần nào tính thêm, họ cần những hồ sơ gì và các mốc hạn phải nộp khi nào.

Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hoặc bạn khai thuế bằng ITIN, thì việc tìm được sự hỗ trợ vẫn là bình thường và an toàn. Bạn không phải là người duy nhất. Một kế toán giỏi sẽ giải thích rõ ràng, không khiến bạn thấy mình “nhỏ bé”. BalancedRow có thể giúp bạn tìm người hiểu các tình huống dành cho người nhập cư và ITIN thông qua trang hỗ trợ ITIN và người nhập cư.

Quy tắc an toàn quan trọng: không bao giờ chia sẻ Social Security Number, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc các tài liệu thuế cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để chúng tôi có thể hỗ trợ ghép cặp. Chúng tôi không thu thập SSN, số ITIN, số tài khoản ngân hàng/tài chính, hoặc tài liệu thuế.

Những sai lầm phổ biến về thuế cho doanh nghiệp nhỏ

Phần lớn rắc rối về thuế không phải là gian lận. Đó là những lỗi giấy tờ cơ bản, rồi dần dần chúng trở nên lớn hơn.

• Không theo dõi thu nhập từ mọi nguồn. Tiền mặt, ứng dụng, thẻ và chuyển khoản ngân hàng đều tính.
• Trộn chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp. Điều này khiến bookkeeping khó hơn và có thể làm yếu hồ sơ của bạn.
• Quên nộp estimated taxes theo quý. Một năm có lợi nhuận vẫn có thể kết thúc bằng một hóa đơn “đau đớn”.
• Gọi nhân viên là nhà thầu (contractor) mà không kiểm tra quy định. Việc phân loại nhân sự có thể tạo ra vấn đề về payroll-tax.
• Bỏ qua sales tax. Một số chủ nghĩ sales tax chỉ dành cho cửa hàng. Quan niệm đó không phải lúc nào cũng đúng.
• Không có biên lai hoặc hồ sơ kém. Nếu bạn không chứng minh được một khoản chi phí, khoản đó có thể không được chấp nhận.
• Chờ đến hạn mới nộp. Nộp sát hạn thường đồng nghĩa với làm vội, thiếu biểu mẫu và chi phí dọn dẹp sẽ cao hơn.
• Thuê người chưa được xác minh. Người nói chuyện “mượt” không giống với một chuyên gia được cấp phép.

Nếu bạn nghĩ sổ sách của mình đang bị trễ, bước đi tốt nhất có thể là làm bookkeeping trước, rồi đến phần tờ khai thuế. Sổ sách rõ ràng thường giúp nộp thuế nhanh hơn và chính xác hơn. Tìm hiểu thêm về bookkeeping nếu đó là chỗ rắc rối của bạn bắt đầu.

Và nhớ rằng: chỉ có một kế toán đủ điều kiện và được cấp phép mới nên nói với bạn các quy tắc này áp dụng cho doanh nghiệp của bạn như thế nào. BalancedRow không đưa ra lời khuyên về thuế hay kế toán.

Cách thuê đúng kế toán được cấp phép

Người được thuê giỏi không chỉ là người biết nộp tờ khai. Đó là người làm đúng loại hình doanh nghiệp của bạn, giải thích rõ ràng và đưa cho bạn phạm vi công việc cùng mức phí bằng văn bản.

Dùng danh sách kiểm tra này:

1. Thuê chuyên gia được cấp phép. Với công việc thuế, hãy tìm CPA hoặc IRS Enrolled Agent.
2. Tự xác minh chứng chỉ và PTIN. Dùng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và, với CPA, dùng hội đồng kế toán của tiểu bang bạn.
3. Hỏi về đúng nhu cầu của bạn. Ví dụ: tờ khai doanh nghiệp, dọn dẹp bookkeeping, thiết lập payroll, khai sales tax hay lập kế hoạch estimated tax.
4. Hỏi cách họ tính phí. Phí trọn gói, phí theo tháng, phí theo giờ, và những yếu tố nào có thể làm phát sinh khoản tính thêm.
5. Xác nhận ai sẽ làm công việc. Người bạn trao đổi có thể không phải là người trực tiếp chuẩn bị tờ khai.
6. Không đưa các tài liệu nhạy cảm trước khi xác minh. Xác minh trước. Sau đó chỉ chia sẻ phần cần thiết bằng một phương thức an toàn.
7. Nhận mọi thứ bằng văn bản. Phí, phạm vi công việc, các mốc hạn, và họ cần gì từ bạn.

Bạn có thể đọc thêm trong hướng dẫn của chúng tôi về cách chọn một kế toán.

BalancedRow miễn phí cho người đọc. Các kế toán tham gia trả một khoản phí cố định để được đưa vào danh sách. Bạn so sánh các lựa chọn, tự xác minh giấy phép, chọn ai để thuê, và bạn giữ các tài liệu nhạy cảm cho đến khi biết rõ bạn đang làm việc với ai.

Bước tiếp theo thiết thực

Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động, bước tiếp theo tốt nhất thường là đừng đoán. Hãy trao đổi với một kế toán được cấp phép trước khi một vấn đề nhỏ biến thành rắc rối nộp trễ, payroll hoặc bookkeeping.

Bắt đầu bằng một danh sách câu hỏi ngắn:

• Doanh nghiệp của tôi có khả năng cần những tờ khai thuế và việc nộp nào?
• Tôi có cần estimated taxes theo quý không?
• Tôi có cần nộp payroll hoặc nộp sales-tax không?
• Hồ sơ của tôi đã đủ tốt chưa, hay cần dọn dẹp trước?
• Thông thường phí cho tình huống của tôi là bao nhiêu, và điều gì có thể làm thay đổi mức phí đó?

Sau đó, hãy so sánh ít nhất với một vài chuyên gia được cấp phép. Hãy đảm bảo bạn hiểu rõ phí và phạm vi công việc trước khi bất kỳ công việc nào bắt đầu.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người để trao đổi, BalancedRow có thể giúp bạn được ghép cặp với một CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép ở không tốn chi phí cho bạn.