Налоги на зарплату для малого работодателя: объяснение

Короткий ответ: что такое налоги на зарплату

Налоги на зарплату — это налоги, связанные с выплатой зарплаты сотрудникам. Как малому работодателю вам обычно нужно одновременно выполнять три задачи:

1. Удерживать налог из зарплаты сотрудника. Обычно это включает федеральный подоходный налог и долю сотрудника по Social Security и Medicare.
2. Платить налоги работодателя из бизнеса. Обычно это доля работодателя по Social Security и Medicare, а также налоги по безработице.
3. Своевременно отчитываться и перечислять эти налоги. Это означает формы, крайние сроки и отправку денег государству, когда это требуется.

Если это звучит как много — это нормально. Многие владельцы малого бизнеса получают помощь по payroll или более широкому учету для малого бизнеса, потому что ошибки в payroll могут быстро привести к штрафам.

Важный момент: сотрудники и независимые подрядчики облагаются по-разному. Если вы платите настоящему сотруднику, обычно применяются правила payroll-налогов. Если вы ошибочно классифицируете работника как подрядчика, хотя по правилам он должен быть сотрудником, это может создать задолженность по налогам, штрафы и работу по исправлению позже. Лицензированный CPA или IRS Enrolled Agent может помочь понять, что относится к вашей ситуации. BalancedRow — это бесплатная служба подбора. Мы не ведем payroll и не даем налоговые советы. Мы помогаем связаться с лицензированными бухгалтерами, чтобы вы могли сравнить варианты и выбрать, кого нанять.

Что обычно нужно платить и подавать малому работодателю

Вот вариант на простом языке: какие налоги и формы чаще всего затрагивают малых работодателей.

• Удержание федерального подоходного налога: деньги, удерживаемые из зарплаты сотрудника в зависимости от Form W-4 сотрудника и выплаченной зарплаты.
• Налог Social Security: обычно делится между сотрудником и работодателем.
• Налог Medicare: обычно делится между сотрудником и работодателем.
• Федеральный налог по безработице (FUTA): как правило, платит работодатель, а не удерживает из зарплаты сотрудника.
• Налоги на зарплату штата: могут включать удержание подоходного налога штата, страхование по безработице штата или другие пункты по payroll в зависимости от того, где расположен ваш бизнес и где работают ваши сотрудники.

Частые федеральные формы включают:

• Form W-4: заполняется сотрудником, чтобы можно было настроить удержания из зарплаты.
• Form I-9: проверка права на работу. Это не налоговая форма, но работодатели все равно должны правильно с ней обращаться.
• Form 941: часто подается ежеквартально для отчета о выплаченной зарплате, удержанном федеральном подоходном налоге и налогах Social Security и Medicare.
• Form 940: обычно подается ежегодно для федерального налога по безработице.
• Form W-2: выдается сотрудникам после окончания года и подается в Social Security Administration.
• Form W-3: сводная форма, отправляемая вместе с подачей W-2.

Точный график перечислений не одинаков для всех работодателей. Некоторые компании перечисляют налоги на payroll ежемесячно. Некоторым нужно перечислять чаще. График зависит от правил IRS на основе истории налогов payroll и суммы к уплате. Одна из причин, почему малые работодатели запутываются: они думают, что раз подается ежеквартальная форма, можно дождаться окончания квартала и отправить деньги. Часто так нельзя.

Если вы только начинаете вести payroll, полезно поговорить с лицензированным специалистом до первого payroll-запуска. Вы можете get matched бесплатно и спросить, как он организует настройку, подачу, уведомления и работу по исправлению, если уже есть просрочки или ошибки.

Где чаще всего «сгорают» малые работодатели

Почти все проблемы с payroll возникают не из-за мошенничества. Это путаница, задержки или плохая настройка. Вот типичные проблемы:

• Выплата работникам без правильного оформления на старте. Нет W-4, нет I-9, нет понятных payroll-записей.
• Пропуск налоговых перечислений. Вы платили сотрудникам, но не отправили удержанные налоги вовремя.
• Представление удержанных налогов как «денег бизнеса». Это не так. Практически эти деньги удерживаются для государства.
• Неправильная классификация работников. Когда сотрудников оформляют как подрядчиков, чтобы сэкономить время или деньги, это может обернуться проблемами.
• Использование приблизительных оценок вместо чистых записей. Часы, премии, компенсации и оплачиваемое время отдыха влияют на payroll.
• Игнорирование правил штата. Правила удержания и безработицы в штатах различаются.
• Ожидание окончания года. Тогда исправлять payroll становится сложнее и дороже.

Штрафы могут накапливаться из-за поздних перечислений, поздних форм и некорректной отчетности. Главная стоимость часто больше, чем сам налог, потому что исправления требуют времени. Лицензированный бухгалтер может брать типичный почасовой диапазон около $150-$400 за час в зависимости от объема работ, качества записей и вашего региона. Постоянная помощь по payroll часто попадает в типичный диапазон около $40-$120 в месяц плюс доплата за каждого сотрудника, но реальная стоимость зависит от количества сотрудников, частоты выплат, нескольких штатов, прошлых ошибок и включены ли формы по итогам года.

Прежде чем нанимать кого-либо, попросите описание объема работ и стоимость в письменном виде. Уточните, входит ли в цену:

• payroll-запуски
• перечисления налогов payroll
• квартальные формы
• годовые W-2 и W-3
• отчетность о новом сотруднике
• формы для штата
• ответы на уведомления, если IRS или штат отправит письмо

И защитите свои данные. Никогда не сообщайте никому свой Social Security Number, ITIN number, данные для входа в банк или налоговые документы, если вы не проверили, кто перед вами. Самостоятельно проверьте квалификацию бухгалтера и PTIN через IRS Directory of Federal Tax Return Preparers или через совет по бухгалтерскому делу вашего штата. BalancedRow собирает только контактные данные и детали запроса для подбора. Мы никогда не просим SSN, ITIN numbers, номера финансовых счетов или налоговые документы.

Сколько обычно стоит помощь с payroll

Малые работодатели часто хотят понятную цену «по умолчанию». Честный ответ: сборы за payroll обычно являются оценочными диапазонами, а не гарантированными расценками.

Типичные диапазоны, которые вы можете увидеть:

• Базовая ежемесячная поддержка payroll: около $40-$120 в месяц плюс доплаты за каждого сотрудника
• Бухгалтерский учет, который помогает вести чистые записи payroll: часто $150-$600 в месяц в зависимости от объема операций
• Почасовая работа CPA или EA по исправлению или настройке: часто $150-$400 за час

Что влияет на то, в какую сторону изменится стоимость:

1. Количество сотрудников
2. Как часто вы запускаете payroll
3. Есть ли у вас сотрудники более чем в одном штате
4. Нужно ли исправлять предыдущие кварталы
5. Нужно ли пересмотреть классификацию «подрядчик vs сотрудник»
6. Насколько организованы ваши записи
7. Нужно ли согласовывать бухгалтерский учет, payroll и налоговые работы

Если книги учета отстают, payroll может стоить дороже, потому что бухгалтеру сначала нужно понять, что произошло. Если записи чистые и команда стабильна, сборы часто ниже и прогнозируемее.

Если вы хотите понять более широкие расходы на помощь по налогам и бухгалтерии, страница с нашими pricing может помочь разобраться в типичных диапазонах. Затем сравните нескольких лицензированных специалистов и задайте каждому одинаковые вопросы, чтобы сделать корректное сравнение.

Что делать дальше, если вы новый или растущий работодатель

Вам не нужно становиться экспертом по payroll за одну ночь. Вам нужен понятный следующий шаг.

• Если вы еще никого не наняли: поговорите с лицензированным бухгалтером до первой выплаты.
• Если сотрудники у вас уже есть: сейчас подтвердите настройку payroll, график перечислений и требования штата.
• Если вы отстали или получили уведомление: действуйте быстро. Обычно ожидание делает проблемы с payroll дороже.

Простой план:

1. Составьте список ваших сотрудников, штатов и частоты выплат.
2. Соберите последние отчеты по payroll, ранее поданные формы и любые уведомления IRS или штата.
3. Держите чувствительные документы в тайне, пока не подтвердите, с кем имеете дело.
4. Спросите, является ли человек лицензированным CPA или IRS Enrolled Agent, и самостоятельно проверьте квалификацию и PTIN.
5. До начала любых работ получите описание объема и стоимость в письменном виде.

Если английский не ваш родной язык или вы только разбираетесь в системе США — это нормально. Многие владельцы нуждаются в помощи, чтобы понять слова про payroll, сроки и формы. Получить помощь — это нормально. BalancedRow может помочь вам get matched с лицензированным бухгалтером, который работает с малыми работодателями, включая иммигрантов и людей, для которых английский не является родным языком. Если вы также пытаетесь понять, чем CPA отличается от других налоговых специалистов, это руководство по CPA vs EA vs tax preparer — хорошая точка старта.