Thuế tiền lương cho chủ lao động nhỏ: Giải thích dễ hiểu
Nếu bạn có nhân viên, thuế tiền lương không phải là lựa chọn. Tin tốt là khi bạn hiểu các phần “di chuyển” trong hệ thống, bạn có thể thiết lập một quy trình đơn giản và tìm được sự hỗ trợ phù hợp trước khi các sai sót nhỏ biến thành chi phí lớn.
Câu trả lời ngắn: thuế tiền lương là gì
Thuế tiền lương là các khoản thuế gắn với việc trả lương cho nhân viên. Với tư cách là chủ lao động nhỏ, bạn thường phải làm 3 việc cùng lúc:
- Khấu trừ thuế từ tiền lương của nhân viên. Thường bao gồm thuế thu nhập liên bang và phần của nhân viên đối với Social Security và Medicare.
- Nộp thuế của chủ lao động từ phía doanh nghiệp. Thường bao gồm phần của chủ lao động đối với Social Security và Medicare, và thuế thất nghiệp.
- Khai báo và nộp đúng hạn các khoản thuế đó. Nghĩa là có mẫu biểu, ngày đến hạn, và chuyển tiền cho chính phủ khi cần.
Nghe có vẻ nhiều thì cũng đúng thôi. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ được hỗ trợ với payroll hoặc kế toán cho doanh nghiệp nhỏ rộng hơn, vì sai sót trong payroll có thể dẫn đến phạt rất nhanh.
Điểm quan trọng: nhân viên và người làm theo hợp đồng độc lập không bị đánh thuế theo cùng cách. Nếu bạn trả lương đúng nghĩa cho một nhân viên, quy tắc thuế tiền lương thường được áp dụng. Nếu bạn phân loại sai một người lao động là “nhà thầu” trong khi họ phải là nhân viên, điều đó có thể dẫn đến truy thu thuế, tiền phạt và công việc “dọn dẹp” về sau. Một CPA được cấp phép hoặc IRS Enrolled Agent có thể giúp bạn hiểu quy định áp dụng cho trường hợp của bạn. BalancedRow là một dịch vụ ghép miễn phí. Chúng tôi không vận hành payroll và cũng không đưa ra lời khuyên về thuế. Chúng tôi giúp bạn kết nối với các kế toán được cấp phép để bạn có thể so sánh lựa chọn và quyết định thuê ai.
Một chủ lao động nhỏ thường phải trả và phải nộp gì
Dưới đây là phiên bản “nói thẳng” về các khoản thuế và mẫu biểu mà nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ phải xử lý.
- Khấu trừ thuế thu nhập liên bang: khoản tiền bị khấu trừ từ lương của nhân viên dựa trên Form W-4 của nhân viên và tiền lương.
- Thuế Social Security: thường được chia giữa nhân viên và chủ lao động.
- Thuế Medicare: thường được chia giữa nhân viên và chủ lao động.
- Thuế thất nghiệp liên bang (FUTA): thường do chủ lao động trả, không bị khấu trừ từ tiền lương của nhân viên.
- Thuế tiền lương của tiểu bang: có thể bao gồm khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang, bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang, hoặc các hạng mục payroll khác ở cấp tiểu bang/địa phương—tùy nơi doanh nghiệp và nhân viên của bạn đặt trụ sở.
Các mẫu liên bang thường gặp gồm:
- Form W-4: do nhân viên điền để thiết lập việc khấu trừ payroll.
- Form I-9: xác minh điều kiện làm việc. Đây không phải là mẫu thuế, nhưng chủ lao động vẫn cần xử lý đúng.
- Form 941: thường nộp theo quý để báo cáo tiền lương đã trả, thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ và các khoản thuế Social Security và Medicare.
- Form 940: thường nộp hằng năm cho thuế thất nghiệp liên bang.
- Form W-2: cấp cho nhân viên sau khi kết thúc năm và nộp cho Social Security Administration.
- Form W-3: biểu mẫu tóm tắt gửi kèm khi nộp W-2.
Lịch nộp tiền gửi không giống nhau cho mọi chủ lao động. Có doanh nghiệp nộp theo tháng. Có doanh nghiệp phải nộp thường xuyên hơn. Lịch này phụ thuộc quy định của IRS dựa trên lịch sử thuế tiền lương và số tiền phải nộp. Đây cũng là lý do khiến chủ doanh nghiệp nhỏ dễ bị “vướng”: họ nghĩ rằng nộp một mẫu theo quý thì có thể chờ đến cuối quý mới gửi tiền. Thường thì không được.
Nếu bạn mới làm payroll, bạn nên trao đổi với một chuyên gia được cấp phép trước khi chạy payroll lần đầu. Bạn có thể được ghép miễn phí và hỏi họ xử lý việc thiết lập, nộp mẫu, nhận thông báo và công việc “dọn dẹp” nếu trước đó đã có phần nào bị trễ.
Nơi các chủ lao động nhỏ thường bị “trượt”
Hầu hết rắc rối về payroll không phải do gian lận. Thường là do nhầm lẫn, chậm trễ hoặc thiết lập sai. Dưới đây là các vấn đề phổ biến:
- Trả tiền cho người lao động nhưng không onboarding (tiếp nhận) đúng cách. Không có W-4, không có I-9, không có hồ sơ payroll rõ ràng.
- Bỏ sót các khoản nộp thuế. Bạn đã trả lương cho nhân viên nhưng không gửi kịp các khoản thuế đã khấu trừ.
- Nghĩ rằng các khoản thuế đã khấu trừ là tiền mặt của doanh nghiệp. Không phải. Về thực tế, số tiền đó đang được giữ hộ cho chính phủ.
- Phân loại sai người lao động. Xem nhân viên như “nhà thầu” để tiết kiệm thời gian hoặc chi phí có thể phản tác dụng.
- Dùng ước tính thô thay vì hồ sơ sạch. Giờ làm, tiền thưởng, hoàn trả chi phí, và thời gian nghỉ có lương đều ảnh hưởng payroll.
- Bỏ qua quy định của tiểu bang. Quy tắc khấu trừ và thất nghiệp ở từng tiểu bang khác nhau.
- Chờ đến cuối năm. Lúc đó việc chỉnh sửa payroll có thể khó hơn và tốn kém hơn.
Tiền phạt có thể tăng dần do nộp chậm tiền gửi, nộp chậm mẫu và báo cáo sai. Chi phí thực tế thường lớn hơn chính bản thân khoản thuế vì công việc “dọn dẹp” cần thời gian. Một kế toán được cấp phép có thể tính mức phí theo giờ điển hình khoảng $150-$400 một giờ, tùy loại công việc, hồ sơ và khu vực của bạn. Hỗ trợ payroll định kỳ thường nằm trong mức điển hình khoảng $40-$120 mỗi tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên, nhưng phí thật sự còn tùy số lượng nhân viên, chu kỳ trả lương, nhiều tiểu bang, các sai sót trước đó và việc có bao gồm mẫu cuối năm hay không.
Trước khi thuê bất kỳ ai, hãy yêu cầu phạm vi công việc và phí bằng văn bản. Hỏi giá đó có bao gồm:
- chạy payroll
- nộp tiền gửi thuế tiền lương
- mẫu theo quý
- W-2 và W-3 cuối năm
- báo cáo tuyển dụng mới (new-hire)
- nộp hồ sơ cho tiểu bang
- xử lý phản hồi khi IRS hoặc tiểu bang gửi thư thông báo
Và hãy bảo vệ thông tin của bạn. Không bao giờ chia sẻ Social Security Number, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. Hãy tự xác minh chứng chỉ của kế toán và PTIN qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang bạn. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để ghép. Chúng tôi không bao giờ hỏi SSNs, số ITIN, số tài khoản tài chính hoặc tài liệu thuế.
Hỗ trợ payroll thường tốn bao nhiêu
Chủ doanh nghiệp nhỏ thường muốn một mức giá rõ ràng. Câu trả lời thẳng thắn là phí payroll thường là khoảng giá ước tính, không phải báo giá cam kết.
Các khoảng giá điển hình bạn có thể thấy:
- Hỗ trợ payroll theo tháng cơ bản: khoảng $40-$120 mỗi tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên
- Kế toán hỗ trợ để có hồ sơ payroll sạch: thường $150-$600 mỗi tháng tùy số lượng giao dịch
- Công việc khắc phục hoặc thiết lập theo giờ (CPA hoặc EA): thường $150-$400 mỗi giờ
Những yếu tố làm phí tăng hoặc giảm:
- Số lượng nhân viên
- Bạn chạy payroll bao lâu một lần
- Bạn có nhân viên ở nhiều tiểu bang hay không
- Các quý trước đó có cần điều chỉnh không
- Cần rà soát việc phân loại nhà thầu hay nhân viên không
- Hồ sơ của bạn được tổ chức tốt đến mức nào
- Có cần phối hợp kế toán, payroll và công việc thuế hay không
Nếu sổ sách của bạn đang bị trễ, chi phí payroll có thể cao hơn vì kế toán trước tiên phải tìm hiểu đã xảy ra điều gì. Nếu hồ sơ của bạn sạch và đội ngũ ổn định, phí thường thấp hơn và dễ dự đoán hơn.
Nếu bạn muốn ước lượng chi phí rộng hơn cho hỗ trợ thuế và kế toán, trang pricing của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu các khoảng giá điển hình. Sau đó, hãy so sánh vài chuyên gia được cấp phép và hỏi từng người cùng một bộ câu hỏi để bạn có so sánh công bằng.
Bước tiếp theo nếu bạn là chủ lao động mới hoặc đang mở rộng
Bạn không cần phải thành chuyên gia payroll ngay lập tức. Bạn cần một bước tiếp theo rõ ràng.
- Nếu bạn chưa tuyển dụng: hãy trao đổi với một kế toán được cấp phép trước khi nhận chi phiếu lương đầu tiên.
- Nếu bạn đã có nhân viên: hãy xác nhận thiết lập payroll, lịch nộp và yêu cầu của tiểu bang ngay bây giờ.
- Nếu bạn đang bị trễ hoặc nhận thông báo: hãy xử lý nhanh. Thường chờ càng lâu thì vấn đề payroll càng tốn kém hơn.
Kế hoạch đơn giản:
- Lập danh sách nhân viên, tiểu bang và chu kỳ trả lương.
- Thu thập các báo cáo payroll gần đây, các mẫu đã nộp trước đó và mọi thông báo từ IRS hoặc tiểu bang.
- Giữ các tài liệu nhạy cảm ở chế độ riêng tư cho đến khi bạn xác minh bạn đang làm việc với ai.
- Hỏi họ có phải CPA (kế toán công chứng) hoặc IRS Enrolled Agent (đại diện thuế được ủy quyền của IRS) hay không và tự xác minh chứng chỉ cùng PTIN.
- Lấy phạm vi công việc và phí bằng văn bản trước khi bất kỳ công việc nào bắt đầu.
Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hoặc bạn mới đến hệ thống ở Mỹ, điều đó hoàn toàn ổn. Nhiều chủ cần hỗ trợ để hiểu các thuật ngữ payroll, hạn nộp và các mẫu biểu. Việc tìm hỗ trợ là điều bình thường. BalancedRow có thể giúp bạn được ghép với một kế toán được cấp phép làm việc với chủ lao động nhỏ, bao gồm người nhập cư và người không phải người bản ngữ tiếng Anh. Nếu bạn cũng đang cố gắng hiểu sự khác nhau giữa CPA và các chuyên gia thuế khác, hướng dẫn này về CPA vs EA vs tax preparer là nơi phù hợp để bắt đầu.
Nếu bạn trả lương cho nhân viên, bạn thường phải khấu trừ thuế, nộp thuế của chủ lao động và nộp các mẫu payroll đúng hạn. Hãy tự xác minh CPA hoặc IRS Enrolled Agent, giữ các con số riêng tư cho đến khi bạn làm xong, và lấy phạm vi công việc và phí bằng văn bản trước khi thuê bất kỳ ai.