Mga Payroll Tax para sa Maliit na Employer, Ipinaliwanag

Ang maikling sagot: ano ang payroll taxes

Ang payroll taxes ay mga buwis na kaugnay sa pagbabayad sa mga empleyado. Bilang isang maliit na employer, kadalasan kailangan mong gawin ang tatlong trabaho nang sabay-sabay:

1. I-withhold ang buwis mula sa sweldo ng empleyado. Madalas kasama dito ang federal income tax at ang bahagi ng employee sa Social Security at Medicare.
2. Ibayad ang buwis ng employer mula sa negosyo. Karaniwan kasama dito ang bahagi ng employer sa Social Security at Medicare, at mga unemployment taxes.
3. I-report at ideposito sa tamang oras ang mga buwis na iyon. Ibig sabihin ito ng mga form, mga takdang petsa, at pagpapadala ng pera sa gobyerno kapag kinakailangan.

Kung mukhang marami iyon, normal lang. Maraming may-ari ng maliliit na negosyo ang humihingi ng tulong sa payroll o mas malawak na small-business accounting dahil mabilis mag-trigger ng penalty ang mga pagkakamali sa payroll.

Isang mahalagang punto: hindi pareho ang turing ng tax sa empleyado at independent contractors. Kung tunay na empleyado ang pinapasahod mo, kadalasang nalalapat ang mga patakaran sa payroll tax. Kapag mali ang pag-uuri mo sa isang manggagawa bilang contractor kahit dapat ay empleyado, puwede itong magdulot ng back taxes, penalties, at mas maraming gagawing paglilinis sa bandang huli. Ang isang lisensyadong CPA o IRS Enrolled Agent ay makakatulong na maunawaan kung ano ang sakop sa sitwasyon mo. Ang BalancedRow ay isang libreng matching service. Hindi kami nagpapatakbo ng payroll at hindi kami nagbibigay ng tax advice. Tinutulungan ka naming kumonekta sa mga lisensyadong accountant para maikumpara mo ang mga opsyon at piliin kung sino ang kukunin mo.

Ano ang karaniwang kailangan bayaran at i-file ng isang maliit na employer

Narito ang madaling paliwanag sa mga buwis at form na kadalasang hinaharap ng maraming maliliit na employer.

• Federal income tax withholding: pera na kino-withhold mula sa sweldo ng empleyado batay sa Form W-4 ng empleyado at sa sahod.
• Social Security tax: kadalasan hati ito sa pagitan ng employee at employer.
• Medicare tax: kadalasan hati ito sa pagitan ng employee at employer.
• Federal unemployment tax (FUTA): karaniwang binabayaran ng employer, hindi kino-withhold sa sweldo ng empleyado.
• State payroll taxes: maaaring kasama dito ang state income tax withholding, state unemployment insurance, o iba pang bagay sa payroll depende sa kung nasaan ang negosyo at mga empleyado mo.

Kasama sa mga karaniwang federal form:

• Form W-4: ginagawa ng empleyado para ma-set up ang payroll withholding.
• Form I-9: beripikasyon ng eligibility sa trabaho. Hindi ito tax form, pero kailangan pa ring maayos itong pangasiwaan ng employer.
• Form 941: madalas na i-file kada quarterly para i-report ang mga sahod na nabayaran, federal income tax withheld, at Social Security at Medicare taxes.
• Form 940: karaniwang i-file kada taon para sa federal unemployment tax.
• Form W-2: ibinibigay sa mga empleyado pagkatapos ng pagtatapos ng taon at i-file sa Social Security Administration.
• Form W-3: summary na form na ipinapadala kasama ng W-2 filing.

Ang eksaktong iskedyul ng ideposito ay hindi pareho sa bawat employer. May mga negosyo na nagdedeposito ng payroll taxes buwan-buwan. May iba namang mas madalas ang kailangang ideposito. Ang iskedyul ay nakadepende sa mga IRS rules batay sa payroll tax history mo at sa halagang dapat bayaran. Isa iyon sa dahilan kung bakit natitisod ang maliliit na employer: iniisip nila na dahil quarterly form ang i-file, puwede na nilang ipagpaliban ang pagpapadala ng pera hanggang matapos ang quarter. Madalas, hindi puwede.

Kung bago ka sa payroll, makakatulong na makipag-usap muna sa isang lisensyadong propesyonal bago ang unang payroll run mo. Puwede kang makakuha ng pagkakatugma nang libre at itanong kung paano nila ginagawa ang setup, mga filing, mga notice, at cleanup work kapag may atraso na sa ngayon.

Saan napapahamak ang mga maliit na employer

Kadalasan, hindi scam o pandaraya ang ugat ng payroll problems. Ito ay pagkalito, pagkaantala, o maling setup. Narito ang mga karaniwang problema:

• Pagbabayad sa mga manggagawa nang walang tamang onboarding. Walang W-4, walang I-9, walang malinaw na payroll records.
• Nawawalang tax deposits. Binayaran mo ang mga empleyado, pero hindi mo naipadala sa oras ang withheld taxes.
• Pag-iisip na ang withheld taxes ay pera ng negosyo. Hindi iyon. Sa praktikal na usapan, ang perang iyon ay hinahawakan para sa gobyerno.
• Maling pag-uuri ng mga manggagawa. Kapag ginawang parang contractor ang mga empleyado para makatipid sa oras o pera, puwede itong bumalik sa problema.
• Paggamit ng magaspang na pagtataya imbes na malinis na records. Mga oras, bonuses, reimbursements, at paid time off ay nakakaapekto sa payroll.
• Pagwawalang-bahala sa mga patakaran ng estado. Iba-iba ang state withholding at unemployment rules.
• Paghihintay hanggang year end. Sa puntong iyon, mas mahirap at mas mahal nang ayusin ang payroll.

Naiipon ang penalties dahil sa late deposits, late forms, at maling pag-report. Ang tunay na cost ay kadalasang mas malaki kaysa sa mismong buwis dahil tumatagal ang cleanup. Maaaring singilin ng isang lisensyadong accountant ang karaniwang hourly range na humigit-kumulang $150-$400 kada oras, depende sa trabaho, sa records, at sa lokasyon mo. Ang tuloy-tuloy na payroll help ay madalas nasa karaniwang range na humigit-kumulang $40-$120 kada buwan plus may charge kada empleyado, pero ang aktwal na bayad ay nakadepende sa bilang ng mga empleyado, pay frequency, multiple states, mga nakaraang pagkakamali, at kung kasama ang mga year-end form.

Bago kumuha ng kahit sino, humingi ng scope at fee na nakasulat. Itanong kung kasali sa presyo ang:

• payroll runs
• payroll tax deposits
• quarterly forms
• year-end W-2s at W-3
• new-hire reporting
• state filings
• pagtugon sa notice kapag may liham na ipinadala ang IRS o ang estado

At protektahan ang iyong impormasyon. Huwag kailanman ibahagi ang Social Security Number, ITIN number, bank login, o mga tax documents sa sinuman bago mo ma-verify kung sino sila. I-verify ang credential at PTIN ng accountant nang ikaw mismo sa pamamagitan ng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers o ng state board of accountancy mo. Ang BalancedRow ay kumukuha lamang ng contact at request details para sa matching. Hindi kami kailanman humihingi ng SSNs, ITIN numbers, financial-account numbers, o mga tax documents.

Magkano karaniwang halaga ng payroll help

Madalas gusto ng mga maliit na employer ng malinaw na presyo. Ang tapat na sagot: kadalasang estimated ranges ang mga bayarin sa payroll, hindi guaranteed na quote.

Mga karaniwang hanay na maaaring makita mo:

• Basic monthly payroll support: humigit-kumulang $40-$120 kada buwan plus per-employee charges
• Bookkeeping na sumusuporta sa malinis na payroll records: madalas $150-$600 kada buwan depende sa dami ng transactions
• Hourly CPA o EA cleanup o setup work: madalas $150-$400 kada oras

Kung bakit umaakyat o bumababa ang fee:

1. Bilang ng mga empleyado
2. Gaano kadalas kang mag-run ng payroll
3. Kung may mga empleyado ka sa higit sa isang estado
4. Kung kailangan pang i-correct ang mga nakaraang quarter
5. Kung kailangang i-review ang contractor-vs-employee classification
6. Kung gaano ka-organisado ang records mo
7. Kung kailangan bang i-coordinate ang bookkeeping, payroll, at tax work

Kung magulo ang books mo, puwedeng mas mahal ang payroll dahil unang kailangan ng accountant na alamin kung ano ang nangyari. Kapag malinis ang records at stable ang team mo, madalas mas mababa at mas predictable ang fees.

Kung gusto mong makita ang mas malawak na gastos sa tulong sa tax at accounting, makakatulong ang aming pricing page para maunawaan ang mga typical ranges. Pagkatapos, ihambing ang ilang lisensyadong propesyonal at itanong sa bawat isa ang parehong bagay para makagawa ka ng patas na paghahambing.

Ano ang susunod na gagawin kung bago ka o lumalaki ang employer mo

Hindi mo kailangang maging eksperto sa payroll magdamag. Kailangan mo lang ng malinaw na next step.

• Kung wala ka pa sa hiring: makipag-usap sa isang lisensyadong accountant bago ang unang payday.
• Kung may mga empleyado ka na: i-confirm ngayon ang payroll setup mo, deposit schedule, at mga kinakailangan ng estado.
• Kung behind ka o nakatanggap ka ng notice: kumilos agad. Kapag naghintay ka, karaniwang mas nagiging mahal ang payroll problems.

Isang simpleng plano:

1. Gumawa ng listahan ng mga empleyado mo, mga estado, at pay frequency.
2. Kolektahin ang mga recent payroll reports, mga nakaraang form na na-file, at anumang IRS o state notices.
3. Panatilihing pribado ang mga sensitibong dokumento hanggang ma-verify mo kung sino ang haharapin mo.
4. Tiyaking kung ang tao ba ay isang lisensyadong CPA o IRS Enrolled Agent, at i-verify mo mismo ang credential at PTIN.
5. Kunin ang fee at scope na nakasulat bago magsimula ang kahit anong trabaho.

Kung hindi Ingles ang unang wika mo, o bago ka sa US system, okay lang iyon. Maraming may-ari ang nangangailangan ng tulong sa pag-unawa sa payroll words, mga deadline, at mga form. Normal lang na humingi ng tulong. Matutulungan ka ng BalancedRow na makakuha ng pagkakatugma sa isang lisensyadong accountant na gumagana sa mga small employer, kabilang ang mga immigrants at mga hindi native English speakers. Kung sinusubukan mo ring maintindihan kung paano naiiba ang isang CPA sa ibang tax professionals, ang gabay na ito sa CPA vs EA vs tax preparer ay magandang simula.