Mga Pangunahing Kaalaman sa Bookkeeping para sa Maliit na Negosyo

Ano talaga ang ibig sabihin ng bookkeeping

Ang bookkeeping ay ang araw-araw na pagre-record ng daloy ng pera sa loob ng negosyo mo. Mga benta. mga gastos. mga bayarin. mga pagbabayad. payroll. mga kontribusyon ng may-ari. mga pagkuha ng may-ari. Ito ang pangunahing rekord ng pinansyal na kasaysayan ng negosyo mo.

Kapag malinis ang records mo, mas maraming bagay ang gumagaan: pag-file ng tax returns, pag-aapply ng loan, pagtingin sa profit, pagbabayad nang tama sa mga manggagawa, at pagsagot sa mga tanong ng IRS o ng state kapag may lumitaw.

Maraming owner ang napagkakamalan ang bookkeeping at tax filing. Magkaugnay sila, pero hindi pareho ang trabaho.

• Ang bookkeeping ay pagre-record at pag-aayos ng mga transaksyon sa buong taon.
• Ang accounting kadalasan ay pag-review ng mga record na iyon, pag-aadjust, at pagbuo ng mga kapaki-pakinabang na report.
• Ang tax preparation ay paggamit ng records para makatulong sa paghahanda ng mga return.

Hindi mo kailangang maging eksperto para magawa nang tama ang basic. Kailangan mo ng simple na sistema at ugali na i-update ito sa oras.

Kung sa tingin mo ay kakailanganin mo ng tulong, lalo na kung may mga empleyado ka, sales tax, o maraming transaksyon, makakatulong ang paghahambing ng mga lisensyadong professional sa pamamagitan ng maliit-na-negosyong accounting na suporta.

Ang mga pangunahing record na dapat itago ng bawat maliit na negosyo

Dapat masagot ng bookkeeping system mo ang ilang simpleng tanong bawat buwan: Magkano ang pumasok? Magkano ang lumabas? Sino ang may utang sa akin? Kanino ako may utang? Ano ang meron ako sa bangko? Kumita ba ako?

Sa pinakamababa, itago ang mga record na ito:

1. Mga record ng business income
- Mga invoice na ipinadala mo
- Mga sales report
- Mga kumpirmasyon ng bayad
- Mga rekord ng deposito

2. Mga record ng gastos
- Mga resibo
- Mga bill mula sa mga vendor
- Mga bank at card statement
- Mga tala tungkol sa layunin ng negosyo kapag hindi agad halata

3. Mga record sa pagbabangko
- Mga business checking statement
- Mga business savings statement
- Mga business credit-card statement
- Mga statement ng loan

4. Mga record sa payroll kung may mga workers ka
- Mga oras na nagtrabaho
- Gross pay at net pay
- Mga record ng payroll tax
- Mga bayad sa contractor at mga form

5. Mga record ng may-ari
- Halagang inilagay mo sa negosyo
- Halagang inilabas mo
- Malalaking pagbili para sa kagamitan o tools

6. Mga record sa buwis (tax)
- Mga return noong nakaraang taon
- Mga kumpirmasyon ng estimated tax payment
- Mga pag-file ng sales tax kung hinihingi ito ng iyong state

Isang magandang patakaran: ihihiwalay ang pera ng negosyo at personal. Gumamit ng nakalaang business bank account at, kung maaari, ng business card. Ang isang hakbang na ito ay nakakaiwas sa maraming kalituhan.

I-store din ang digital copies sa isang lugar. Cloud folder, secure drive, o bookkeeping system. Siguraduhin lang na nakaayos ito kada buwan at madaling hanapin sa susunod.

Ano ang dapat gawin linggu-linggo at buwan-buwan

Kadalasan, nagsisimula ang mga problemang bookkeeping dahil sa pag-antala. Ang tatlong buwan ay nagiging siyam na buwan. Tapos darating ang tax season at parang mas mahal at mas nakaka-stress ang lahat.

Subukan ang simpleng ritmo na ito.

Bawat linggo
- I-record ang mga bagong sales at payments
- I-save ang mga resibo at bills
- I-tugma ang mga singil sa card sa mga totoong gastos sa negosyo
- I-follow up ang mga invoice na hindi pa nababayaran

Bawat buwan
- I-reconcile ang bank at card accounts. Ibig sabihin, tinitingnan kung tugma ang records mo sa mga statement.
- I-review ang profit and loss. Kumita ba talaga?
- I-review ang accounts receivable. Sino pa rin ang may utang sa iyo?
- I-review ang accounts payable. Anong bills pa rin ang hindi pa nababayaran?
- I-check ang payroll totals kung may mga workers
- Magtabi ng pera para sa buwis kung kailangan

Bawat quarter
- I-review ang estimated tax needs sa isang lisensyadong accountant kung hindi ka sigurado
- Linisin ang mga lumang transaksyon na hindi pa nai-categorize
- Tingnan kung saklaw pa rin ng presyo mo ang mga gastos mo

Ang mga pangunahing report na dapat tignan ng maraming owner ay:

• Profit and loss: income minus expenses para sa isang panahon
• Balance sheet: ano ang pag-aari ng negosyo at ano ang utang nito
• Cash flow: saan nanggaling ang cash at saan ito napunta

Kung nakakalito ang mga report na ito, normal iyon. Ang isang lisensyadong CPA o IRS Enrolled Agent ay kayang ipaliwanag ang mga ito sa plain English. Makakatulong ang BalancedRow para makakuha ka ng matched sa isang tao na puwede mong ihambing, pero dapat mo pa ring i-verify nang personal ang credential at PTIN bago magbahagi ng sensitibong impormasyon o bago kumuha ng sinuman.

Mga karaniwang pagkakamali sa bookkeeping na nauuwi sa pagkalugi

Karamihan sa mga error sa bookkeeping ay hindi fraud. Kadalasan ay madaliin, magulo, o maiiwasan. Pero puwede pa rin itong magdulot ng penalties, missed deductions, mga problema sa cash, o sobrang bayad sa paglilinis sa bandang huli.

Narito ang mga karaniwang pagkakamali:

- Paghahalo ng personal at business spending
Ito sa pinakamalalaking problema. Nagiging mas mahirap pagkatiwalaan ang records mo.

- Hindi pagre-reconcile ng accounts
Kapag hindi tugma ang books mo sa bangko, maaaring mali ang mga numero mo.

- Paghula ng mga kategorya
Kung hindi ka sure kung ang isang bagay ay equipment, supplies, meals, software, o contractor cost, maglagay ng tala at magtanong sa isang lisensyadong accountant mamaya.

- Nakakaligta sa cash payments o transfers
Maliit na halaga ay nag-iipon. Puwede ring ma-record ang transfers sa pagitan ng accounts sa maling paraan.

- Pag-antay hanggang tax season
Karaniwang mas mahal ang cleanup work kaysa sa regular na monthly work.

- Mahinang payroll records
Ang mga error sa payroll ay puwedeng agad magdulot ng mga problema sa buwis at paggawa. Kung may mga workers ka, kumuha ng tulong nang maaga kung hindi ka sigurado. Matuto pa tungkol sa payroll.

- Masyadong maagang itinatapon ang mga resibo
Itago ang suporta para sa records mo. Madalas mas madaling i-manage ang digital copies kaysa sa papel.

- Pagbabahagi ng pribadong impormasyon nang masyadong maaga
Huwag kailanman ipasa ang Social Security Number, ITIN number, bank login, o mga tax document sa kahit sino pa na hindi mo pa na-verify. Ang BalancedRow ay nangongolekta lang ng contact at mga detalye ng request para sa matching. Hindi ito nangongolekta ng SSNs, ITIN numbers, mga number ng financial account, o mga tax document.

Huling pagkakamali: pagkuha ng unang taong mukhang kumpiyansa. Ang kumpiyansa ay hindi credential. I-verify na ang tao ay isang lisensyadong CPA o IRS Enrolled Agent, tingnan ang PTIN, at siguraduhing naka-sulat ang fee at scope bago magsimula ang trabaho.

Magkano ang karaniwang halaga ng bookkeeping help

May mga owner na sila na mismo ang gumagawa ng basic records. May iba na kumukuha ng tulong buwan-buwan. May iba na kailangan muna ng cleanup, tapos tuloy-tuloy na suporta. Nag-iiba ang fee depende sa dami ng transaksyon, kung gaano kaayos ang records mo, kung may payroll na kasama, at kung nasaan ka.

Mga karaniwang hanay na madalas makita sa US:

• Monthly bookkeeping: mga $150-$600 kada buwan para sa mas maliit na negosyo na may katamtamang aktibidad
• Payroll: mga $40-$120 kada buwan, kadalasan may dagdag pa na singil kada empleyado
• Hourly na CPA work: mga $150-$400 kada oras
• Tax return para sa maliit na negosyo: kadalasan ay $500-$1,800

Ito ay tantya, hindi quote. Ang tunay na bayad ay nakadepende sa trabahong kasangkot, sitwasyon mo, records mo, at sa lugar mo.

Kapag sobrang mura ang bookkeeping, puwedeng maging mahal kapag mali ang books at may ibang kailangang mag-ayos sa bandang huli. Sa kabilang banda, hindi lahat ng negosyo ay nangangailangan ng madalas na service. Ang simpleng service business na may isang owner ay maaaring mangailangan ng mas mababa kaysa sa retail business na may inventory, workers, at sales tax.

Kung gusto mong ihambing ang mga opsyon, magsimula sa pricing para maunawaan ang karaniwang hanay ng gastos. Pagkatapos, tanungin ang bawat lisensyadong accountant:

1. Ano ang kasama bawat buwan?
2. Ano ang may dagdag na gastos?
3. Paano niyo hahawakan ang cleanup o catch-up work?
4. Ilalagay ba ninyo sa sulat ang fee at scope?
5. Anong records ang kailangan ninyo mula sa akin, at kailan?

Isang magandang susunod na hakbang kung behind ka o hindi ka sigurado

Kung magulo ang books mo, hindi ka nag-iisa. Madalas magsimula ang mga bagong may-ari, mga immigrant, mga nagfa-file gamit ang ITIN, freelancers, at mga family business sa notebook, screenshots, at bank app. Karaniwan iyon. At puwede itong ayusin.

Ganito ang praktikal na susunod na hakbang:

1. Buksan o kumpirmahin ang hiwalay na business bank account.
2. Iipon ang huling 12 buwan na bank at card statements.
3. Ilagay ang mga resibo at bills sa mga monthly folder.
4. Gumawa ng listahan ng mga workers, contractors, loans, at malalaking purchases.
5. Isulat ang mga tanong mo sa simpleng wika.
6. Makipag-usap sa isang lisensyado na CPA o IRS Enrolled Agent at ihambing ang scope at fee na naka-sulat.

Kung English ang hindi mo pangunahing wika o nagfa-file ka gamit ang ITIN, normal pa rin at ligtas ang pagkuha ng tulong. Puwede kang magsimula sa isang service na tutulong sa iyong ihambing ang mga professional nang hindi mo kailangan magbayad para sa matching. Ang BalancedRow ay isang libreng matching service. Ikaw pa rin ang may kontrol. Ikaw ang maghahambing. Ikaw ang magbe-verify. Ikaw ang pipili kung sino ang kukunin.

Kung gusto mo ng tulong sa paghahanap ng taong akma sa sitwasyon mo, kabilang ang mga alalahanin tungkol sa immigrant at ITIN, tingnan ang ITIN at immigrant help o basahin ang kung paano pumili ng accountant.