Những điều cơ bản về sổ sách kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Sổ sách kế toán thực sự có nghĩa là gì

Sổ sách kế toán là việc ghi chép hằng ngày về tiền đi qua doanh nghiệp của bạn. Doanh thu. chi phí. hóa đơn. thanh toán. payroll. khoản đóng góp của chủ sở hữu. rút tiền của chủ sở hữu. Đây là lịch sử tài chính cơ bản của doanh nghiệp.

Nếu hồ sơ của bạn sạch sẽ, nhiều việc sẽ dễ hơn: nộp tờ khai thuế, xin vay vốn, kiểm tra lợi nhuận, trả lương cho nhân viên đúng cách và trả lời các câu hỏi của IRS hoặc cơ quan thuế tiểu bang nếu có phát sinh.

Nhiều chủ doanh nghiệp hay nhầm giữa sổ sách kế toán và khai thuế. Hai việc này liên quan, nhưng không phải là cùng một công việc.

• Sổ sách kế toán là việc ghi lại và sắp xếp các giao dịch trong suốt năm.
• Kế toán thường là việc rà soát các hồ sơ đó, điều chỉnh và biến chúng thành các báo cáo hữu ích.
• Chuẩn bị tờ khai thuế là dùng các hồ sơ để hỗ trợ việc lập và nộp tờ khai.

Bạn không cần phải trở thành chuyên gia để làm tốt phần cơ bản. Bạn cần một hệ thống đơn giản và thói quen cập nhật đúng thời điểm.

Nếu bạn nghĩ mình có thể cần hỗ trợ, đặc biệt nếu bạn có nhân viên, thuế bán hàng hoặc có nhiều giao dịch, bạn có thể so sánh các chuyên gia được cấp phép thông qua kế toán cho doanh nghiệp nhỏ hỗ trợ.

Những hồ sơ quan trọng mà mọi doanh nghiệp nhỏ nên lưu

Hệ thống sổ sách kế toán của bạn cần trả lời một vài câu hỏi đơn giản mỗi tháng: Tháng này có bao nhiêu tiền vào? Bao nhiêu tiền ra? Ai còn nợ tôi? Tôi còn nợ ai? Tôi có bao nhiêu tiền trong ngân hàng? Tôi có thực sự có lãi không?

Tối thiểu, hãy lưu các hồ sơ sau:

1. Hồ sơ doanh thu của doanh nghiệp
- Hóa đơn bạn đã phát hành
- Báo cáo bán hàng
- Xác nhận thanh toán
- Hồ sơ nộp tiền vào tài khoản

2. Hồ sơ chi phí
- Biên lai
- Hóa đơn/biên bản từ nhà cung cấp
- Sao kê ngân hàng và thẻ
- Ghi chú về mục đích kinh doanh khi không rõ ràng

3. Hồ sơ ngân hàng
- Sao kê tài khoản séc của doanh nghiệp
- Sao kê tài khoản tiết kiệm của doanh nghiệp
- Sao kê thẻ tín dụng dùng cho doanh nghiệp
- Sao kê khoản vay

4. Hồ sơ payroll nếu bạn có người lao động
- Số giờ đã làm
- Lương tổng và lương thực nhận
- Hồ sơ thuế payroll
- Thanh toán cho nhà thầu và các biểu mẫu liên quan

5. Hồ sơ của chủ sở hữu
- Khoản tiền bạn đưa vào doanh nghiệp
- Khoản tiền bạn rút ra
- Mua sắm lớn cho thiết bị hoặc công cụ

6. Hồ sơ thuế
- Tờ khai của năm trước
- Xác nhận các khoản thanh toán thuế ước tính
- Tờ khai thuế bán hàng nếu tiểu bang của bạn yêu cầu

Một quy tắc tốt: tách tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân. Dùng tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp và nếu có thể, dùng một thẻ riêng cho doanh nghiệp. Bước này giúp tránh rất nhiều nhầm lẫn.

Ngoài ra, hãy lưu bản sao số vào một nơi duy nhất. Thư mục đám mây, ổ lưu trữ an toàn hoặc hệ thống sổ sách kế toán. Chỉ cần đảm bảo được sắp xếp theo tháng và dễ tìm lại sau này.

Mỗi tuần và mỗi tháng cần làm gì

Hầu hết vấn đề sổ sách kế toán bắt đầu vì chủ doanh nghiệp để quá lâu. Ba tháng thành chín tháng. Rồi đến mùa thuế, mọi thứ trở nên tốn kém và căng thẳng.

Hãy thử nhịp điệu đơn giản này.

Mỗi tuần
- Ghi lại doanh số và các khoản thanh toán mới
- Lưu biên lai và hóa đơn
- Đối chiếu các khoản tính trên thẻ với chi phí kinh doanh thực tế
- Theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán

Mỗi tháng
- Đối chiếu (reconcile) tài khoản ngân hàng và thẻ. Nghĩa là kiểm tra xem sổ sách của bạn có khớp với sao kê không.
- Xem lại báo cáo lãi/lỗ (profit and loss). Bạn có thực sự kiếm được tiền không?
- Xem lại khoản phải thu (accounts receivable). Ai vẫn còn nợ bạn?
- Xem lại khoản phải trả (accounts payable). Những hóa đơn nào vẫn chưa thanh toán?
- Kiểm tra tổng payroll nếu bạn có người lao động
- Trích tiền để dành cho thuế nếu cần

Mỗi quý
- Rà soát nhu cầu thuế ước tính với kế toán được cấp phép nếu bạn chưa chắc
- Dọn dẹp các giao dịch cũ chưa được phân loại (chưa phân nhóm)
- Kiểm tra xem giá của bạn còn đủ bù chi phí không

Những báo cáo chính mà nhiều chủ doanh nghiệp nên xem là:

• Lãi/lỗ (Profit and loss): doanh thu trừ chi phí trong một khoảng thời gian
• Bảng cân đối kế toán (Balance sheet): doanh nghiệp sở hữu và đang nợ gì
• Dòng tiền (Cash flow): tiền mặt đến từ đâu và đã đi đâu

Nếu các báo cáo này nghe có vẻ khó hiểu, điều đó là bình thường. Một CPA được cấp phép hoặc IRS Enrolled Agent có thể giải thích bằng tiếng Anh đơn giản. BalancedRow có thể giúp bạn được ghép cặp với người phù hợp để so sánh, nhưng bạn luôn phải tự kiểm tra thông tin hành nghề và PTIN trước khi chia sẻ thông tin nhạy cảm hoặc thuê bất kỳ ai.

Những sai lầm sổ sách kế toán thường gặp khiến mọi người tốn tiền

Phần lớn lỗi sổ sách kế toán không phải là gian lận. Đó là do làm gấp, lộn xộn hoặc có thể tránh được. Nhưng chúng vẫn có thể dẫn đến bị phạt, bỏ sót khoản khấu trừ, gặp vấn đề về tiền mặt hoặc phải trả thêm tiền để sửa sau.

Dưới đây là các lỗi thường gặp:

- Trộn chi tiêu cá nhân và chi tiêu cho doanh nghiệp
Đây là một trong những vấn đề lớn nhất. Nó khiến hồ sơ của bạn khó được tin cậy.

- Không đối chiếu tài khoản
Nếu sổ sách của bạn không khớp với ngân hàng, số liệu của bạn có thể sai.

- Đoán hạng mục
Nếu bạn không chắc một khoản là thiết bị, vật tư, bữa ăn, phần mềm hay chi phí nhà thầu, hãy ghi chú lại và hỏi kế toán được cấp phép sau.

- Quên thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản
Các khoản nhỏ vẫn cộng dồn. Việc chuyển tiền giữa các tài khoản cũng có thể bị ghi sai cách.

- Để đến mùa thuế mới xử lý
Công việc dọn dẹp thường tốn hơn so với công việc hằng tháng thường quy.

- Hồ sơ payroll kém
Lỗi payroll có thể nhanh chóng tạo ra rắc rối về thuế và lao động. Nếu bạn có người lao động, hãy tìm hỗ trợ sớm nếu bạn chưa chắc. Tìm hiểu thêm về payroll.

- Vứt bỏ biên lai quá sớm
Hãy giữ tài liệu hỗ trợ cho hồ sơ của bạn. Bản sao số thường dễ quản lý hơn giấy.

- Chia sẻ thông tin riêng tư quá sớm
Không bao giờ gửi Số an sinh xã hội, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để ghép cặp. BalancedRow không thu thập SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính hay tài liệu thuế.

Một sai lầm cuối cùng: thuê người đầu tiên có vẻ tự tin. Sự tự tin không phải là giấy phép. Hãy xác minh người đó là CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép, kiểm tra PTIN và xác nhận phí cũng như phạm vi công việc bằng văn bản trước khi tiến hành.

Hỗ trợ sổ sách kế toán thường tốn bao nhiêu

Một số chủ doanh nghiệp tự làm phần ghi chép cơ bản. Một số người khác thuê hỗ trợ theo tháng. Một số lại cần dọn dẹp trước, rồi mới có hỗ trợ liên tục. Mức phí phụ thuộc vào số lượng giao dịch, hồ sơ của bạn gọn gàng đến đâu, có liên quan đến payroll hay không và bạn ở khu vực nào.

Mức phổ biến mà nhiều người thường thấy tại Mỹ:

• Sổ sách kế toán theo tháng: khoảng $150-$600 mỗi tháng cho doanh nghiệp nhỏ với mức hoạt động vừa phải
• Payroll: khoảng $40-$120 mỗi tháng, thường cộng thêm phí theo mỗi nhân viên
• Công việc CPA theo giờ: khoảng $150-$400 mỗi giờ
• Tờ khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ: thường $500-$1,800

Đây là ước tính, không phải báo giá. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, tình hình của bạn, hồ sơ của bạn và khu vực của bạn.

Sổ sách kế toán quá rẻ có thể trở nên đắt nếu sổ sai và sau đó người khác phải sửa lại. Ngược lại, không phải doanh nghiệp nào cũng cần dịch vụ chăm sóc kỹ lưỡng hằng tháng. Một doanh nghiệp dịch vụ đơn giản chỉ có một chủ có thể cần ít hơn một doanh nghiệp bán lẻ có hàng tồn kho, nhân viên và thuế bán hàng.

Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn, hãy bắt đầu với giá dịch vụ để hiểu các khoảng chi phí phổ biến. Sau đó, hỏi từng kế toán được cấp phép:

1. Mỗi tháng bao gồm những gì?
2. Khoản nào sẽ tính thêm chi phí?
3. Bạn xử lý công việc dọn dẹp hoặc làm kịp chậm (catch-up) như thế nào?
4. Bạn có cung cấp phí và phạm vi công việc bằng văn bản không?
5. Tôi cần cung cấp cho bạn những hồ sơ gì, và vào thời điểm nào?

Bước tiếp theo thông minh nếu bạn đang bị trễ hoặc chưa chắc chắn

Nếu sổ sách của bạn lộn xộn, bạn không phải là người duy nhất. Chủ mới, người nhập cư, người nộp hồ sơ bằng ITIN, người làm tự do (freelancer) và doanh nghiệp gia đình thường bắt đầu với một cuốn sổ tay, ảnh chụp màn hình và ứng dụng ngân hàng. Việc đó rất phổ biến. Và vẫn có thể sửa được.

Một bước tiếp theo thực tế có thể làm như sau:

1. Mở hoặc xác nhận một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp.
2. Thu thập sao kê ngân hàng và sao kê thẻ của 12 tháng gần nhất.
3. Cho biên lai và hóa đơn vào các thư mục theo từng tháng.
4. Lập danh sách mọi nhân viên, nhà thầu, khoản vay và các khoản mua lớn.
5. Ghi lại các câu hỏi của bạn bằng lời lẽ dễ hiểu.
6. Trao đổi với một CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép và so sánh phạm vi công việc lẫn phí bằng văn bản.

Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn hoặc bạn nộp tờ khai bằng ITIN, việc tìm hỗ trợ vẫn là chuyện bình thường và an toàn. Bạn có thể bắt đầu với dịch vụ giúp bạn so sánh các chuyên gia mà không bị tính phí chỉ để được ghép cặp. BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Bạn vẫn nắm quyền chủ động. Bạn so sánh. Bạn xác minh. Bạn chọn người để thuê.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người phù hợp với tình huống của mình, bao gồm các vấn đề liên quan đến người nhập cư và ITIN, hãy xem hỗ trợ ITIN và cho người nhập cư hoặc đọc cách chọn một kế toán.