Ano ang Profit and Loss Statement?

Ang maikling sagot

Ang profit and loss statement ay isang report na inililista ang kita ng iyong negosyo, pagkatapos ay ibinabawas ang mga gastusin ng negosyo, para ipakita ang iyong net profit (netong tubo) o net loss (netong lugi) para sa isang takdang panahon.

Maaari mo itong gawin para sa:
- isang buwan
- isang quarter
- year to date
- isang buong tax year

Ang simpleng bersyon ay ganito:
1. Sales o revenue
2. Minus returns, discounts, o refunds
3. Minus operating costs gaya ng rent, software, supplies, wages, at advertising
4. Equals profit o loss

Kung ang numero sa dulo ay positibo, kumita ang negosyo sa panahong iyon. Kung negatibo, may naluging negosyo.

Gumagamit ang mga may-ari ng maliliit na negosyo ng P&L para mabilis masagot ang mga pangunahing tanong:
- Kumikita ba tayo?
- Aling mga buwan ang malakas o mahina?
- Mabilis ba ang pagtaas ng mga gastusin?
- Kaya ba nating tustusan ang payroll, rent, o bagong kagamitan?
- Anong mga record ang kailangan ng lisensyadong accountant para sa trabaho sa buwis?

Ang P&L ay hindi kapareho ng tax return, at hindi rin kapareho ng laman ng iyong bank account. Posible kang may pera sa bangko pero magpakita pa rin ng loss. Posible rin na may profit sa papel pero nahihirapan ka sa cash. Kaya maraming may-ari ang nirerepaso ang P&L kasama ng iba pang record tulad ng balance sheet, cash flow, at mga bank statement.

Kung magulo ang iyong mga libro, matutulungan ka ng isang lisensyadong accountant na maintindihan kung ano ang ibig sabihin ng report at kung anong mga record ang maaaring kailangang ayusin. Ang BalancedRow ay isang free matching service. Tutulungan ka naming mag-match sa isang lisensyadong CPA o IRS Enrolled Agent, pero hindi kami nagbibigay ng accounting o tax advice.

Ano ang nilalaman ng profit and loss statement

Karamihan sa mga P&L statement ay may ilang pangunahing bahagi. Ang eksaktong layout ay nakadepende sa software, uri ng negosyo, at kung gaano ka-detalyado ang mga libro.

1. Income (kita)

Ito ang perang kinita ng negosyo mula sa normal na operasyon. Mga halimbawa:
- benta ng produkto
- kita sa serbisyo
- consulting fees
- contractor income
- online store revenue

May ilang report na hiwalay ding inilalagay ang ibang income, gaya ng interest na kinita o mga item na isang beses lang.

2. Cost of goods sold (gastos sa mga produktong nabenta), kung nagbebenta ka ng mga produkto

Kung nagbebenta ka ng physical goods, maaaring may bahaging para sa direktang gastos ng mga produktong iyon. Puwedeng kasama rito ang:
- imbentaryong nabenta mo
- shipping-in costs
- mga materyales na ginamit para gumawa ng produkto

Ang mga service business ay maaaring wala o halos wala nito.

3. Gross profit (kabuuang tubo)

Madalas itong:
- Income
- minus cost of goods sold
- equals gross profit

Tinutulungan ka nitong makita kung saklaw ng iyong pagpepresyo ang direktang gastos ng mga ipinagbibili mo.

4. Operating expenses (mga gastusin sa pagpapatakbo)

Ito ang mga araw-araw na gastos sa pagpapatakbo ng negosyo, gaya ng:
- rent
- utilities
- software subscriptions
- phone at internet
- advertising
- office supplies
- bookkeeping
- payroll at payroll taxes
- insurance
- business mileage o vehicle expense
- merchant processing fees

5. Net profit o net loss (netong tubo o netong lugi)

Matapos ibawas ang mga gastusin, ipinapakita ng huling numero kung kumita ang negosyo sa panahong iyon.

Mahalaga ang report na ito para sa taxes, pagpaplano, at paggawa ng desisyon. Pero nakakatulong lang ito kung tama ang mga numero. Ang personal na paggastos na halo sa business transactions, nawawalang income, duplicate na gastusin, at mga bank item na hindi na-categorize nang tama ay puwedeng magmukhang mas maganda o mas masama ang P&L kaysa sa tunay na nangyari.

Kung kailangan mo ng tulong para ayusin ang mga record bawat buwan, puwede mong ihambing ang mga opsyon para sa bookkeeping na suporta sa pamamagitan ng isang lisensyadong propesyonal na ikaw mismo ang magbe-verify.

Bakit dapat itong pakialaman ng mga may-ari ng maliliit na negosyo

Maraming may-ari ang tinitingnan lang ang revenue. Mapanganib iyon. Sinasaad ng revenue kung magkano ang pumasok. Sinasaad ng P&L kung magkano ang natitira matapos ang mga gastos.

Narito kung bakit kapaki-pakinabang ang report sa totoong buhay.

• Mga desisyon sa pagpepresyo: Kung mataas ang sales pero mababa ang profit, baka mababa ang presyo mo o masyadong mataas ang mga gastos.
• Pagkontrol sa gastusin: Makikita mo ang mga kategoryang mabilis lumalaki, gaya ng ads, software, o bayad sa contractor.
• Paghahanda sa buwis: Malinis na profit at expense numbers ay puwedeng gawing mas maayos ang trabaho sa tax para sa lisensyadong accountant na kukunin mo.
• Mga loan o lease application: Madalas hinihingi ng mga nagpapautang at landlord ang mga financial statements.
• Pagpaplano ng bayad ng owner: Makikita mo kung sinusuportahan ba ng negosyo ang draws, distributions, o payroll.
• Seasonality: Ang paghahambing bawat buwan ay tumutulong sa mga negosyo na planuhin nang maaga ang mga panahong abala at mabagal.

Lalo pang mahalaga ang P&L kung ikaw ay:
- self-employed
- nagpapatakbo ng side business
- nababayaran sa 1099 forms
- nagpapatakbo ng LLC o corporation
- nagpapalista ng mga manggagawa o gumagamit ng payroll
- sinusubukang paghiwalayin ang personal at business spending

Maraming bagong may-ari, imigrante, at unang beses na magfi-file ang nag-aalala na dapat alam na nila ito. Hindi mo kailangang alam. Normal lang iyon. Dapat kaya ng isang mahusay na lisensyadong accountant na ipaliwanag ang iyong mga report sa simpleng Ingles.

Bago mo ibahagi ang anumang sensitibo sa sinuman, i-verify mo mismo ang credential at PTIN mo sa pamamagitan ng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers o ng state board of accountancy mo. Huwag kailanman ibahagi ang iyong Social Security Number, ITIN number, bank login, o mga dokumento sa buwis sa sinumang hindi mo muna na-verify. Kinokolekta lang ng BalancedRow ang contact at request details. Hindi kami kailanman humihingi ng SSNs, ITIN numbers, financial-account numbers, o tax documents.

Mga karaniwang pagkakamali na ginagawa ng mga tao sa P&L statements

Mukhang simple ang P&L, pero maraming puwedeng magkamali. Narito ang ilang karaniwang mistake.

Paghalo ng personal at business transactions

Kung bibili ka ng groceries, family gas, o personal subscriptions gamit ang business account, magiging mas mahirap paniwalaan ang report.

Paggamit sa bank balance bilang tanging basehan

Hindi malinaw ng iyong bank account kung ano ang mga hindi pa nababayaran na bills, owner contributions, loan proceeds, o mga balanse sa credit card. Ang bank balance ay hindi P&L.

Pagkakaligtaan ang timing

Nagbabago ang report depende kung ang mga libro ay nakabatay sa cash basis o accrual basis. Ang cash basis ay sinusubaybayan ang pera kapag natanggap o nabayaran. Ang accrual basis ay sinusubaybayan ang income kapag kinita at ang expenses kapag natamo. Maipapaliwanag ng isang lisensyadong accountant kung aling view ang ginagamit at bakit mahalaga iyon.

Nawawalang expenses

Kung binayaran mo ang mga gastusin ng negosyo gamit ang personal card at hindi mo kailanman naire-record, baka magmukhang masyadong mataas ang profit.

Pagbibilang ng loans bilang income

Ang hiniram na pera ay kadalasan hindi sales income. Kapag mali ang paraan ng pag-record, puwedeng maging nakaliligaw ang P&L.

Pagwawalang-bahala sa owner payments

Ang owner draws at contributions ay hindi palaging inilalagay sa P&L sa parehong paraan tulad ng wages o expenses. Ang tamang treatment ay nakadepende sa uri ng negosyo at sa mga record.

Paghihintay hanggang tax season para tingnan

Kung iisang beses sa isang taon lang ang pagtingin mo sa report, puwede mong palampasin ang mga problema sa loob ng maraming buwan.

Isang praktikal na routine ay:
1. I-reconcile ang bank at credit card accounts buwan-buwan.
2. I-review ang income at expense categories.
3. Hanapin ang mga hindi pangkaraniwang biglaang pagtaas o mga nawawalang item.
4. Magpa-review ng mga numero sa isang lisensyadong CPA o IRS Enrolled Agent kung mukhang may mali.

Kung hindi ka sigurado kung sino ang kukunin, makakatulong ang gabay na ito sa paano pumili ng accountant.

Ano ang susunod na gagawin

Kung may negosyo ka, huwag nang maghintay hanggang sa may problema ka bago mo maintindihan ang iyong mga numero. Magsimula sa simple.

• Gumawa ng P&L para sa huling buwan, year to date, at huling full year kung available.
• Ihambing ang revenue, mga pangunahing kategorya ng gastusin, at ang bottom-line profit.
• I-flag ang anumang nakakalito, nawawala, o malinaw na mali.
• Ayusin ang mga resibo at record.
• Kumuha ng tulong mula sa isang lisensyadong accountant kung naapektuhan ng report ang taxes, payroll, mga desisyon sa entity, cleanup work, o isang malaking desisyon sa negosyo.

Karaniwang fee ang estimates, hindi quotes. Ang tunay na singil ay nakadepende sa trabahong kailangang gawin, sa sitwasyon mo, sa mga record na dala mo, at sa iyong lugar. Bilang rough guide, ang monthly bookkeeping kadalasan ay nasa $150-$600 bawat buwan depende sa volume, at ang tax return ng maliliit na negosyo ay madalas nasa $500-$1,800. May ilang CPA na naniningil kada oras, madalas nasa $150-$400 kada oras. Palaging kumpirmahin ang fee at saklaw ng trabaho nakasulat bago magsimula ang anumang trabaho.

Libre ang BalancedRow para sa mga mambabasa. Wala kaming uri ng accounting firm, tax preparer, bookkeeper, payroll company, o law firm. Tinutulungan ka naming ihambing ang mga opsyon at ikonekta sa mga lisensyadong propesyonal. Ikaw ang nagbe-verify ng credential. Ikaw ang naghahambing ng fees. Ikaw ang pipili kung sino ang kukunin. Kung gusto mo ng tulong sa paghahanap ng isang tao, puwede mong mag-match o matuto pa tungkol sa small-business accounting.