Báo cáo lãi lỗ là gì?

Trả lời ngắn gọn

Báo cáo lãi lỗ là một báo cáo liệt kê doanh thu của doanh nghiệp, rồi trừ chi phí của doanh nghiệp để xác định lợi nhuận ròng hoặc lỗ ròng cho một khoảng thời gian cụ thể.

Bạn có thể lập cho:
- 1 tháng
- 1 quý
- từ đầu năm đến nay (year to date)
- cả năm tính thuế

Phiên bản đơn giản có thể trông như sau:
1. Doanh thu hoặc doanh số bán
2. Trừ hàng trả lại, chiết khấu hoặc tiền hoàn
3. Trừ chi phí hoạt động như tiền thuê nhà, phần mềm, vật tư, lương và chi phí quảng cáo
4. Kết quả là lãi hoặc lỗ

Nếu con số ở cuối là dương, doanh nghiệp đã có lãi trong giai đoạn đó. Nếu là âm, doanh nghiệp đã lỗ.

Chủ doanh nghiệp nhỏ dùng P&L để trả lời nhanh các câu hỏi cơ bản:
- Doanh nghiệp có đang kiếm tiền không?
- Tháng nào mạnh, tháng nào yếu?
- Chi phí có đang tăng quá nhanh không?
- Doanh nghiệp có đủ khả năng chi trả payroll, tiền thuê nhà hoặc thiết bị mới không?
- Kế toán được cấp phép sẽ cần những hồ sơ nào cho việc làm thuế?

P&L không giống với tờ khai thuế và cũng không giống với số dư tài khoản ngân hàng. Bạn có thể có tiền trong ngân hàng nhưng vẫn thể hiện lỗ. Bạn cũng có thể có lãi trên giấy nhưng vẫn thiếu tiền mặt. Vì vậy, nhiều chủ doanh nghiệp xem P&L cùng với các hồ sơ khác như bảng cân đối kế toán, dòng tiền và sao kê ngân hàng.

Nếu sổ sách của bạn bị rối, kế toán được cấp phép có thể giúp bạn hiểu báo cáo đó có ý nghĩa gì và những hồ sơ nào có thể cần được chỉnh lại. BalancedRow là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi có thể giúp bạn được ghép nối với một CPA (kế toán viên công chứng) hoặc IRS Enrolled Agent (EA / Người được ủy quyền của IRS) được cấp phép, nhưng chúng tôi không cung cấp tư vấn kế toán hay tư vấn thuế.

Những gì có trong báo cáo lãi lỗ

Hầu hết các báo cáo P&L đều có vài phần cốt lõi. Bố cục chính xác sẽ tùy theo phần mềm, loại hình doanh nghiệp và mức độ chi tiết của sổ sách.

1. Doanh thu (Income)

Đây là số tiền doanh nghiệp kiếm được từ hoạt động bình thường. Ví dụ:
- bán sản phẩm
- thu nhập dịch vụ
- phí tư vấn
- thu nhập từ nhà thầu
- doanh thu cửa hàng trực tuyến

Một số báo cáo cũng tách các khoản thu nhập khác, như tiền lãi hoặc các khoản phát sinh một lần.

2. Giá vốn hàng bán (Cost of goods sold), nếu bạn bán sản phẩm

Nếu bạn bán hàng hóa hữu hình, có thể có phần ghi nhận chi phí trực tiếp của các hàng hóa đó. Phần này có thể bao gồm:
- hàng tồn kho bạn đã bán
- chi phí vận chuyển phát sinh để đưa hàng vào
- vật liệu dùng để tạo ra sản phẩm

Doanh nghiệp dịch vụ có thể không có nhiều mục ở phần này.

3. Lợi nhuận gộp (Gross profit)

Thường là:
- Doanh thu
- trừ giá vốn hàng bán
- bằng lợi nhuận gộp

Phần này giúp bạn thấy mức giá của bạn có đủ để bù đắp chi phí trực tiếp của những gì bạn bán hay không.

4. Chi phí hoạt động (Operating expenses)

Đây là các chi phí hằng ngày để vận hành doanh nghiệp, như:
- tiền thuê nhà
- điện nước
- gói thuê bao phần mềm
- điện thoại và internet
- chi phí quảng cáo
- văn phòng phẩm
- bookkeeping (kế toán sổ sách)
- payroll (chi trả lương) và thuế payroll
- bảo hiểm
- chi phí đi công tác bằng xe hoặc chi phí phương tiện
- phí xử lý thanh toán cho người bán (merchant processing fees)

5. Lợi nhuận ròng hoặc lỗ ròng

Sau khi trừ chi phí, con số cuối cùng cho biết doanh nghiệp có kiếm được tiền trong giai đoạn đó hay không.

Báo cáo này quan trọng đối với thuế, kế hoạch và việc ra quyết định. Nhưng báo cáo chỉ hữu ích khi các con số được nhập đúng. Chi tiêu cá nhân trộn lẫn với giao dịch doanh nghiệp, thiếu doanh thu, chi phí bị ghi trùng hoặc các khoản ngân hàng chưa phân loại có thể khiến P&L trông tốt hơn hoặc xấu hơn thực tế.

Nếu bạn cần hỗ trợ sắp xếp hồ sơ mỗi tháng, bạn có thể so sánh các lựa chọn hỗ trợ bookkeeping thông qua một chuyên gia được cấp phép mà bạn tự xác minh.

Vì sao chủ doanh nghiệp nhỏ nên quan tâm

Nhiều chủ chỉ nhìn vào doanh thu. Điều đó rủi ro. Doanh thu cho bạn biết đã có bao nhiêu tiền đi vào. P&L cho bạn biết bạn còn giữ lại được gì sau khi trừ chi phí.

Dưới đây là lý do báo cáo hữu ích trong thực tế.

• Quyết định về giá bán: Nếu bán hàng cao nhưng lợi nhuận thấp, giá của bạn có thể đặt quá thấp hoặc chi phí của bạn có thể quá cao.
• Kiểm soát chi phí: Bạn có thể phát hiện các nhóm chi phí đang tăng nhanh, như quảng cáo, phần mềm hoặc tiền trả cho nhà thầu.
• Làm thuế: Số liệu lợi nhuận và chi phí rõ ràng có thể giúp việc làm thuế cho kế toán viên được cấp phép bạn thuê diễn ra trơn tru hơn.
• Hồ sơ xin vay hoặc thuê mua: Ngân hàng và chủ nhà thường yêu cầu báo cáo tài chính.
• Kế hoạch trả tiền cho chủ doanh nghiệp: Bạn có thể xem doanh nghiệp có đang hỗ trợ các khoản rút vốn, phân phối (distributions) hay trả lương payroll hay không.
• Tính mùa vụ: So sánh theo tháng giúp doanh nghiệp có mùa cao điểm và thấp điểm lên kế hoạch trước.

P&L đặc biệt quan trọng nếu bạn:
- tự làm chủ
- điều hành một công việc kinh doanh phụ
- nhận thù lao theo mẫu 1099
- vận hành LLC hoặc công ty (corporation)
- thuê nhân viên hoặc sử dụng payroll
- muốn tách chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp

Nhiều chủ mới, người nhập cư và người nộp tờ khai lần đầu lo rằng họ phải biết sẵn những thứ này. Bạn không cần phải biết hết. Việc đó là bình thường. Một kế toán được cấp phép tốt phải có thể giải thích báo cáo của bạn bằng tiếng Anh đơn giản.

Trước khi chia sẻ bất cứ điều gì nhạy cảm với bất kỳ ai, hãy tự xác minh bằng chứng năng lực và PTIN thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers (Danh bạ các người soạn tờ khai thuế liên bang của IRS) hoặc ban/ hội đồng kế toán của tiểu bang bạn. Không bao giờ chia sẻ Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number), mã ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và nội dung yêu cầu. Chúng tôi không bao giờ hỏi số SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính hoặc tài liệu thuế.

Các sai lầm thường gặp khi lập báo cáo lãi lỗ (P&L)

P&L nghe có vẻ đơn giản, nhưng có thể xảy ra nhiều vấn đề. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp.

Trộn giao dịch cá nhân và giao dịch doanh nghiệp

Nếu bạn mua thực phẩm, xăng xe cho gia đình hoặc gói thuê bao cá nhân từ tài khoản doanh nghiệp, báo cáo sẽ khó tin cậy hơn.

Dùng số dư ngân hàng như bài kiểm tra duy nhất

Tài khoản ngân hàng không thể hiện rõ các khoản hóa đơn chưa thanh toán, phần đóng góp của chủ doanh nghiệp, tiền vay được giải ngân hoặc số dư thẻ tín dụng. Số dư ngân hàng không phải là P&L.

Quên để ý đến thời điểm ghi nhận

Báo cáo có thể thay đổi tùy vào việc sổ sách được ghi theo cash basis hay accrual basis. Cash basis ghi nhận tiền khi bạn nhận hoặc khi bạn thanh toán. Accrual basis ghi nhận thu nhập khi đã tạo ra và chi phí khi đã phát sinh. Kế toán viên được cấp phép có thể giải thích cách nhìn nào đang được dùng và vì sao nó quan trọng.

Bỏ sót chi phí

Nếu bạn dùng thẻ cá nhân để thanh toán chi phí doanh nghiệp và không ghi nhận, lợi nhuận có thể trông cao hơn thực tế.

Tính khoản vay như thu nhập

Tiền vay thường không phải là doanh thu bán hàng. Nếu ghi nhận sai cách, P&L có thể gây hiểu lầm.

Không tính các khoản thanh toán cho chủ

Các khoản rút vốn (owner draws) và đóng góp (contributions) không phải lúc nào cũng xuất hiện trên P&L theo cùng cách như lương hay chi phí. Cách xử lý đúng còn tùy loại hình doanh nghiệp và hồ sơ.

Chờ đến mùa thuế mới xem

Nếu bạn chỉ xem báo cáo một lần mỗi năm, bạn có thể bỏ lỡ vấn đề từ nhiều tháng trước.

Quy trình thực tế có thể là:
1. Đối soát (reconcile) tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng hằng tháng.
2. Rà soát các nhóm thu nhập và chi phí.
3. Tìm các điểm tăng bất thường hoặc các khoản bị thiếu.
4. Hỏi một CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA / Người được ủy quyền của IRS) được cấp phép để xem lại số liệu nếu có điều gì đó không ổn.

Nếu bạn chưa biết nên thuê ai, hướng dẫn này về cách chọn kế toán có thể giúp bạn.

Bước tiếp theo

Nếu bạn sở hữu doanh nghiệp, đừng chờ đến khi gặp rắc rối mới hiểu các con số của mình. Hãy bắt đầu đơn giản.

• Lập P&L cho tháng trước, từ đầu năm đến nay (year to date) và năm đầy đủ gần nhất nếu có.
• So sánh doanh thu, các nhóm chi phí lớn và lợi nhuận cuối cùng.
• Đánh dấu bất kỳ mục nào gây khó hiểu, bị thiếu hoặc rõ ràng là sai.
• Sắp xếp hóa đơn và hồ sơ.
• Nhận hỗ trợ từ kế toán được cấp phép nếu báo cáo ảnh hưởng đến thuế, payroll, quyết định về cấu trúc pháp lý (entity), công việc dọn sổ, hoặc một quyết định quan trọng của doanh nghiệp.

Phí thường là ước tính (ước lượng), không phải báo giá cố định. Phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang theo và khu vực của bạn. Là hướng dẫn sơ bộ, bookkeeping hằng tháng thường khoảng $150-$600 mỗi tháng tùy theo khối lượng, và thuế doanh nghiệp nhỏ thường khoảng $500-$1,800. Một số CPA tính theo giờ, thường vào khoảng $150-$400 mỗi giờ. Luôn xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.

BalancedRow miễn phí cho người đọc. Chúng tôi không phải là công ty kế toán, đơn vị làm thuế, công ty bookkeeping, doanh nghiệp payroll hay công ty luật. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn và kết nối với các chuyên gia được cấp phép. Bạn sẽ tự xác minh bằng chứng năng lực. Bạn so sánh phí. Bạn chọn người để thuê. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người phù hợp, bạn có thể được ghép nối hoặc tìm hiểu thêm về kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.