قائمة تدقيق ضرائب نهاية السنة لأصحاب الأعمال الصغيرة

الإجابة المختصرة: ما الذي يجب أن يفعله معظم أصحاب الأعمال الصغيرة قبل نهاية السنة

إذا كنت تدير منشأة صغيرة، فإن نهاية السنة غالبًا تعني أربع مهام: تنظيف نظام bookkeeping، مراجعة الرواتب، جمع السجلات الضريبية، وطرح الأسئلة قبل أن يبدأ موسم الإقرار.

تبدو قائمة تدقيق نهاية السنة بشكل عملي كالتالي:

1. سوِّ حسابات البنك وبطاقات الائتمان حتى تتطابق دفاترك مع كشوفاتك.
2. راجع الدخل وتأكد أن كل المبيعات والإيداعات وتحويلات تطبيقات الدفع مُسجلة بشكل صحيح.
3. صنّف المصروفات في الفئات المناسبة وأزل المصروفات الشخصية من دفاتر العمل.
4. تحقق من الفواتير غير المدفوعة والفواتير/المبالغ غير المدفوعة لدى الموردين.
5. راجع إجماليات الرواتب، ومدفوعات المتعاقدين، وتصنيف العاملين.
6. اجمع الإيصالات والدعم للمشتريات الكبيرة والسفر والأميال والعمل من المنزل واستخدام المركبة—إن كانت تنطبق.
7. احسب المخزون إذا كنت تبيع منتجات.
8. راجع الأصول التي اشتريتها هذا العام، مثل أجهزة الكمبيوتر والأدوات والأثاث أو المعدات.
9. تأكد أن اسم نشاطك القانوني وعنوانك و EIN (رقم تعريف صاحب العمل) وأسماء المالكين وتفاصيل البنك محدثة.
10. احصل على مساعدة مبكرة من محاسب مرخّص إذا كان هناك شيء غير واضح.

إذا كانت سجلاتك غير مرتبة، فلا داعي للذعر. هذا أمر شائع. الأهم هو أن ترتّب أمورك الآن وتتحدث مع CPA أو IRS Enrolled Agent (وكيل مسجل لدى مصلحة الضرائب الأمريكية) قبل المواعيد النهائية. BalancedRow هي خدمة مطابقة مجانية. يمكننا مساعدتك في الحصول على مطابقة مع محاسب مرخّص، لكننا لا نُعد الإقرارات ولا نقدم نصائح ضريبية.

نظّف bookkeeping قبل أن تفكر في الإقرار الضريبي

تبدأ عملية تقديم الضرائب الجيدة بوجود دفاتر مرتبة. إذا كان bookkeeping غير صحيح، فقد يكون الإقرار الضريبي غير صحيح أيضًا.

هذه هي الأماكن التي يقع فيها كثير من المالكين في المشكلة:

• حسابات البنك غير مُطابقة. يجب أن تتطابق سجلاتك المحاسبية مع كشوفات البنك والبطاقات. إذا لم تتطابق، اسأل عن السبب.
• اختلاط المصروفات الشخصية بمصروفات العمل. هذا يسبب ارتباكًا وقد يثير علامات استفهام.
• احتساب الدخل مرتين أو فقدانه. يحدث ذلك كثيرًا مع تطبيقات الدفع ومعالجات المدفوعات والتحويلات بين الحسابات.
• تحميل المصروفات في فئة واحدة. هذا يجعل المراجعة أصعب وقد يؤدي إلى دفع زائد أو الإبلاغ بأقل من المطلوب.
• تسجيل سداد القروض كمصروفات. غالبًا يكون جزء فقط مصروفًا. والباقي قد يكون سداد أصل القرض.
• تصنيف غير صحيح لسحوبات المالك ومساهمات المالك. غالبًا لا ينبغي التعامل معها مثل الدخل أو المصروفات التشغيلية العادية.

قبل نهاية السنة، انتقل شهرًا بشهر وتحقق من:

• كشوفات البنك
• كشوفات بطاقات الائتمان
• كشوفات القروض
• ملخصات معالِج/مُعالج المدفوعات
• تقارير الرواتب
• الإيصالات/المدفوعات الإجمالية للمتعاقدين
• كشوفات القروض
• إقرار ضريبي للعام السابق
• EIN letter أو تفاصيل تسجيل النشاط
• أصول كبيرة اشتريتها
• فواتير العملاء غير المدفوعة
• فواتير/مطالبات الموردين غير المدفوعة

إذا كنت تستخدم برنامجًا، فتأكد أن الفئات منطقية بلغة إنجليزية بسيطة. وإذا لم تستخدم برنامجًا، فحتى جدول Excel مرتب أفضل من كومة إيصالات.

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة لفهم ما هي السجلات المهمة، اقرأ عن محاسبة الأعمال الصغيرة أو bookkeeping. ثم قارن خياراتك مع محاسب مرخّص. النطاقات المعتادة تختلف حسب حجم العمل والموقع، لكن bookkeeping الشهري غالبًا يتراوح حوالي $150-$600 شهريًا، وCPA بالساعة غالبًا يتراوح حوالي $150-$400 للساعة. تعتمد الرسوم الفعلية على طبيعة العمل المطلوب، وسجلاتك، وظروفك، ومنطقتك. تأكد دائمًا من نطاق العمل والرسوم كتابةً قبل بدء أي عمل.

راجع بنود الضرائب التي يسهل تفويتها

نهاية السنة ليست فقط إضافة الإيصالات. بل تتعلق أيضًا بالتقاط المشكلات التي قد تكبر لاحقًا.

الرواتب والمتعاقدون

إذا كان لديك عاملون هذا العام، راجع ما إذا كان التعامل مع كل شخص صحيحًا. تدفع بعض الشركات للأشخاص باعتبارهم متعاقدين بينما كان ينبغي التعامل معهم كموظفين. هذا قد يسبب مشاكل ضريبية ومشاكل في الرواتب. كما راجع إجماليات الرواتب حتى تاريخه، وأسماء الموظفين وعناوينهم ومعلومات دافعي الضرائب المسجلة مسبقًا لدى مزود الخدمة الذي تم التحقق منه. إذا كانت الرواتب جزءًا من عملك، تعلّم ماذا تسأل عن الرواتب.

المخزون

إذا كنت تبيع منتجات، احسب ما لديك في المخزون بنهاية السنة. أخطاء المخزون قد تغير أرقام الربح.

المعدات وبقية الأصول

أنشئ قائمة بالمشتريات الأكبر التي نفذتها لأغراض العمل هذا العام. أمثلة: أجهزة اللابتوب، والآلات، وأثاث المكاتب، والكاميرات، والأدوات، والمركبات. احتفظ بالفواتير وتواريخ الشراء.

استخدام السيارة والهاتف والمنزل لأغراض العمل

هذه مناطق شائعة للمشاكل لأن السجلات غالبًا تكون ضعيفة. احتفظ بسجلات الاستخدام، وملاحظات الأميال، والفواتير، وشرح واضح لاستخدام العمل إذا كانت تنطبق عليك.

ضريبة المبيعات وإشعارات الولاية

إذا كانت ولايتك أو مدينتك تتطلب تقديم تقارير ضريبة المبيعات أو التقارير السنوية أو تقديم ضريبة الامتياز (franchise tax) أو تجديدات النشاط، فلا تتجاهل هذه الإشعارات. نهاية السنة وقت مناسب للتأكد أن نشاطك في وضعه الصحيح.

الضرائب المقدرة (estimated taxes)

إذا تغير دخل نشاطك بشكل كبير هذا العام، اسأل محاسبًا مرخّصًا هل قد تحتاج إلى مراجعة مدفوعات الضرائب المقدرة. لا تتكهن.

تغييرات هيكل العمل (business entity)

إذا أنشأت LLC (شركة ذات مسؤولية محدودة)، أو أضفت شريكًا، أو غيّرت نسب الملكية، أو اخترت معالجة ضريبية مختلفة، أخبر المحاسب مبكرًا. هذه التغييرات تؤثر على نوع الإقرار الذي قد تحتاجه.

وهذا أيضًا وقت مناسب لتتعلم الفرق بين CPA و EA وباقي المُحضّرين. يمكن أن يساعدك هذا الدليل: CPA vs EA vs tax preparer.

جهّز سجلاتك في مجلد واحد

لا تحتاج إلى نظام مثالي. تحتاج إلى نظام شامل.

أنشئ مجلدًا واحدًا لحزمة محاسب نهاية السنة. ورقي أو رقمي—كلاهما مناسب. حاول أن يتضمن:

• كشف الأرباح والخسائر بنهاية السنة
• الميزانية العمومية بنهاية السنة (إن وجدت)
• كشوفات البنك وبطاقات الائتمان
• تقارير الرواتب
• إجماليات مدفوعات المتعاقدين
• كشوفات القروض
• الإقرار الضريبي للعام السابق
• خطاب EIN أو تفاصيل تسجيل النشاط
• أسماء المالكين ونسب الملكية
• إيصالات شراء الأصول الرئيسية
• عدد المخزون (إن كان ذلك مناسبًا)
• سجل الأميال (إن كان ذلك مناسبًا)
• تقارير ضريبة المبيعات (إن كانت ذات صلة)
• إشعارات من IRS أو من الجهات التابعة للولاية
• قائمة بالأسئلة

بعد ذلك، اكتب أي شيء غير معتاد حدث هذا العام. مثل:

• بدأْت أو أغلقتَ النشاط
• انتقلت بين الولايات
• وظفت أول موظف لديك
• اشتريت أو بعت معدات
• أضفت شريكًا
• كان لديك عقد كبير لمرة واحدة
• استخدمت أموالًا شخصية لتغطية تكاليف العمل
• سحبت المال من الشركة كثيرًا

هذه الملاحظة القصيرة يمكن أن توفر وقتًا وتقلل الأخطاء.

قاعدة أمان مهمة: لا ترسل أبدًا رقم Social Security Number أو رقم ITIN أو بيانات تسجيل دخول البنك أو أرقام الحسابات أو أي مستندات ضريبية إلى أي شخص لم تقم أنت بالتحقق منه. تحقق من مؤهلات المحاسب وPTIN بنفسك عبر دليل IRS Directory of Federal Tax Return Preparers و(إن كان ذلك مناسبًا) مجلس محاسبة ولايتك. BalancedRow تجمع فقط معلومات التواصل وتفاصيل الطلب للمطابقة. نحن لا نجمع SSNs أو ITIN numbers أو أرقام الحسابات المالية أو مستندات الضرائب.

ما الذي تفعله بعد ذلك

إذا كانت دفاترك مرتبة وسجلاتك جاهزة، فالخطوة التالية بسيطة: تحدث مع محاسب مرخّص مبكرًا، قبل أن يزدحم موسم تقديم الإقرارات.

عملية جيدة هي:

1. حدد نوع المساعدة التي تحتاجها: الإقرار الضريبي فقط، تنظيف bookkeeping، مراجعة الرواتب، أو أسئلة أوسع حول تخطيط نهاية السنة.
2. اسأل هل الشخص هو CPA أو IRS Enrolled Agent.
3. تحقّق من المؤهل وPTIN بنفسك.
4. اسأل ما المستندات التي يحتاجونها منك.
5. اسأل كيف يتقاضون الأجر واحصل على الرسوم ونطاق العمل مكتوبين.
6. احتفظ بمستنداتك الحساسة حتى تتأكد ممن ستتعامل معه.

نطاقات معتادة (وليست ضمانات): قد تبلغ إقرارات الأفراد غالبًا حوالي $180-$500. وقد تبلغ إقرارات الأعمال الصغيرة غالبًا حوالي $500-$1,800. الرسوم الفعلية تعتمد على طبيعة العمل المطلوب، وسجلاتك، وظروفك، ومنطقتك.

إذا أردت طريقة أبسط لمقارنة الخيارات، يمكن أن تساعدك BalancedRow في الحصول على مطابقة مجانًا مع محاسبين مرخّصين. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية الاختيار، اقرأ كيف تختار محاسبًا. أنت تقارن، أنت تتحقق، ثم تختار من تستعين به.