Чек-лист по налогам на конец года для малого бизнеса

Короткий ответ: что большинству малых бизнесов нужно сделать до конца года

Если вы ведете малый бизнес, то конец года обычно означает четыре задачи: привести в порядок бухгалтерский учет, проверить payroll (расчеты с персоналом), собрать налоговые документы и задать вопросы до начала сезона подачи отчетности.

Практичный чек-лист на конец года выглядит так:

1. Сверьте банковские счета и счета кредитных карт, чтобы данные в учете совпадали с выписками.
2. Проверьте доходы и убедитесь, что все продажи, поступления и переводы через платежные приложения отражены корректно.
3. Разложите расходы по правильным категориям и уберите личные траты из бухгалтерских книг бизнеса.
4. Проверьте неоплаченные счета-фактуры и неоплаченные счета поставщиков.
5. Перепроверьте итоги по payroll, выплаты подрядчикам и классификацию работников.
6. Соберите чеки и подтверждения крупных покупок, поездок, пробега, расходов на домашний офис и использования автомобиля — если это применимо.
7. Посчитайте запасы (inventory), если вы продаете товары.
8. Просмотрите активы, которые вы приобрели в этом году: компьютеры, инструменты, мебель или оборудование.
9. Подтвердите, что ваши юридическое название бизнеса, адрес, EIN, сведения о владельцах и банковские реквизиты актуальны.
10. Заранее обратитесь за помощью к лицензированному бухгалтеру, если что-то непонятно.

Если документы в беспорядке, не паникуйте. Это часто бывает. Главное — навести порядок уже сейчас и поговорить с CPA (сертифицированным бухгалтером) или IRS Enrolled Agent (налоговым агентом, зарегистрированным в IRS) до дедлайнов. BalancedRow — это бесплатный сервис сопоставления. Мы можем помочь вам получить сопоставление с лицензированным бухгалтером, но мы не готовим декларации и не даем налоговые консультации.

Приведите в порядок бухгалтерский учет до того, как будете думать о налоговой декларации

Хорошая налоговая подача начинается с корректных книг. Если бухгалтерский учет ведется с ошибками, то и налоговая декларация может получиться неверной.

Вот где многие владельцы «попадают»:

• Счета не сверены. Ваши учетные данные должны совпадать с банковскими выписками и выписками по картам. Если не совпадают — выясните почему.
• Личные траты и расходы бизнеса смешаны. Это вызывает путаницу и может привести к вопросам.
• Доходы учтены дважды или пропущены. Такое часто случается с платежными приложениями, платежными процессорами и переводами между счетами.
• Расходы свалены в одну категорию. Так проверять сложнее, и это может привести к переплате или недоучету.
• Платежи по займам записаны как расходы. Часто расходом является только часть. Остальное может быть погашением основного долга.
• Неверная классификация изъятий владельца и вкладов владельца. Обычно их не следует относить к обычному доходу или обычным расходам бизнеса.

Перед концом года пройдитесь по каждому месяцу и проверьте:

• банковские выписки
• выписки по кредитным картам
• выписки по кредитам/займам
• сводки платежного процессора
• отчеты по payroll
• крупные чеки
• неоплаченные счета клиентов
• неоплаченные счета поставщиков

Если вы используете программы, убедитесь, что категории понятны простыми словами. Если вы не используете программы, даже аккуратная таблица лучше, чем пачка чеков.

Если нужна помощь, чтобы понять, какие документы важны, прочитайте о бухгалтерском учете для малого бизнеса или бухгалтерском обслуживании (bookkeeping). Затем сравните варианты с лицензированным бухгалтером. Обычно стоимость зависит от нагрузки и региона, но помесячное bookkeeping часто обходится примерно в $150-$600 в месяц, а почасовая работа CPA часто — примерно $150-$400 в час. Реальная цена зависит от объема работ, ваших документов, ситуации и вашего региона. Всегда подтверждайте объем работ и стоимость письменно до начала любых работ.

Проверьте налоговые позиции, которые легко упустить

Конец года — это не только про то, чтобы добавить чеки. Это еще и про то, чтобы выявить вопросы, которые позже могут стать крупнее.

Payroll и подрядчики

Если в этом году у вас были работники, проверьте, правильно ли с каждым человеком обращались. Некоторые бизнесы платят людям как подрядчикам, хотя должны были считать их сотрудниками. Это может создать налоговые и payroll-проблемы. Также проверьте итоги payroll с начала года, имена сотрудников, адреса и налоговую информацию, уже указанную у вашего подтвержденного провайдера. Если payroll входит в ваш бизнес, узнайте, что спросить про payroll.

Запасы (inventory)

Если вы продаете товары, посчитайте, что у вас еще есть на руках на конец года. Ошибки с inventory могут изменить цифры прибыли.

Оборудование и другие активы

Составьте список крупных вещей, которые вы купили для бизнеса в этом году. Примеры: ноутбуки, техника, офисная мебель, камеры, инструменты, транспорт. Сохраняйте счета и даты покупки.

Использование автомобиля, телефона и домашнего офиса для бизнеса

Это частые «зоны риска», потому что учет часто ведется слабо. Ведите записи, фиксируйте пробег, собирайте счета и заранее подготовьте понятное объяснение именно делового использования — если это применимо к вам.

Налог с продаж и уведомления штата

Если ваш штат или город требует подачу отчетов по налогу с продаж, годовых отчетов, franchise tax filings или продлений регистрации бизнеса, не игнорируйте такие уведомления. Конец года — хорошее время, чтобы убедиться, что бизнес в актуальном статусе.

Estimated taxes (авансовые налоги)

Если доход вашего бизнеса сильно изменился в этом году, спросите у лицензированного бухгалтера, нужно ли пересмотреть авансовые платежи. Не угадывайте.

Изменения в бизнес-структуре

Если вы оформили LLC, добавили партнера, изменили доли владения или выбрали иной налоговый режим, сообщите об этом бухгалтеру заранее. Эти изменения влияют на то, какую декларацию (и в каком виде) может понадобиться подать.

Также это хорошее время, чтобы разобраться в разнице между CPA, EA и другими специалистами по подготовке отчетности. Помочь может это руководство: CPA vs EA vs tax preparer.

Подготовьте документы в одной папке

Вам не нужна идеальная система. Вам нужна полноценная.

Создайте одну папку для пакета документов вашему бухгалтеру на конец года. Подойдет бумага или цифровой формат. Постарайтесь включить:

• отчет о прибыли и убытках (profit and loss) на конец года
• баланс на конец года, если он у вас есть
• банковские выписки и выпыписки по кредитным картам
• отчеты по payroll
• итоги выплат подрядчикам
• выписки по займам
• налоговую декларацию за прошлый год
• письмо с EIN или детали регистрации бизнеса
• имена владельцев и процент владения
• подтверждения крупных покупок активов
• подсчет inventory, если это актуально
• журнал пробега (если применимо)
• отчеты по налогу с продаж (если применимо)
• уведомления от IRS или госорганов штата
• список вопросов

Затем запишите все необычные события, которые произошли в этом году. Например:

• открыли или закрыли бизнес
• переехали между штатами
• наняли первого сотрудника
• купили или продали оборудование
• добавили партнера
• был большой разовый договор
• использовали личные деньги, чтобы покрыть расходы бизнеса
• регулярно выводили деньги из бизнеса

Эта короткая заметка может сэкономить время и уменьшить количество ошибок.

Важное правило безопасности: никогда не отправляйте никому, кого вы не проверили, свой Social Security Number (SSN), ITIN, данные для входа в банк, номера счетов или налоговые документы. Самостоятельно проверьте квалификацию бухгалтера и PTIN через справочник IRS Directory of Federal Tax Return Preparers и, если применимо, через совет по бухгалтерскому учету вашего штата. BalancedRow собирает только контактную информацию и детали запроса для сопоставления. Мы не собираем SSN, ITIN, номера финансовых счетов и налоговые документы.

Что делать дальше

Если в книгах порядок и документы готовы, следующий шаг простой: заранее поговорите с лицензированным бухгалтером, пока не начался ажиотаж перед подачей отчетности.

Хороший процесс выглядит так:

1. Определите, какая помощь вам нужна: только налоговая декларация, очистка bookkeeping, проверка payroll или более широкие вопросы планирования на конец года.
2. Спросите, является ли специалист CPA или IRS Enrolled Agent.
3. Самостоятельно проверьте квалификацию и PTIN.
4. Узнайте, какие документы они попросит у вас.
5. Спросите, как они выставляют счет, и получите стоимость и объем работ письменно.
6. Храните чувствительные документы до тех пор, пока не подтвердите, с кем именно имеете дело.

Обычно ориентиры, не гарантии: личная налоговая декларация (individual tax return) часто стоит примерно $180-$500. налоговая декларация малого бизнеса (small-business return) часто — примерно $500-$1,800. Реальная стоимость зависит от объема работ, ваших документов, ситуации и региона.

Если хотите проще сравнить варианты, BalancedRow поможет вам бесплатно получить сопоставление с лицензированными бухгалтерами. Если вы не уверены, как выбрать, прочитайте как выбрать бухгалтера. Вы сравниваете, проверяете, и выбираете того, кого нанять.