Danh sách kiểm tra thuế cuối năm dành cho doanh nghiệp nhỏ
Cuối năm là lúc các lỗi nhỏ của doanh nghiệp nhỏ có thể biến thành vấn đề thuế tốn kém. Một danh sách kiểm tra đơn giản giúp bạn rà soát sổ sách, tìm hồ sơ còn thiếu và sẵn sàng trao đổi với một kế toán viên được cấp phép trước khi các hạn chót dồn lại.
Câu trả lời ngắn: phần lớn doanh nghiệp nhỏ nên làm gì trước thời điểm cuối năm
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, thì cuối năm thường tương ứng với bốn việc: dọn dẹp sổ sách kế toán, rà soát payroll (lương), thu thập hồ sơ thuế và đặt câu hỏi trước khi mùa khai báo thuế bắt đầu.
Danh sách kiểm tra cuối năm thực tế có thể như sau:
- Đối chiếu (reconcile) tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng để sổ sách khớp với bảng sao kê.
- Rà soát doanh thu và đảm bảo mọi khoản bán hàng, tiền gửi và chuyển khoản qua ứng dụng thanh toán đều được ghi nhận đúng.
- Phân loại chi phí vào đúng hạng mục và loại chi tiêu cá nhân ra khỏi sổ sách doanh nghiệp.
- Kiểm tra các hóa đơn khách hàng chưa thanh toán và các khoản nợ nhà cung cấp chưa thanh toán.
- Rà soát tổng số payroll, khoản chi trả cho nhà thầu và phân loại người lao động (worker classification).
- Thu thập biên lai và tài liệu hỗ trợ cho các khoản mua lớn: vé/chi phí đi công tác, quãng đường di chuyển (mileage), văn phòng tại nhà và việc sử dụng xe (nếu có áp dụng).
- Kiểm kê hàng tồn kho nếu bạn bán sản phẩm.
- Rà soát các tài sản bạn mua trong năm nay như máy tính, dụng cụ, đồ nội thất hay thiết bị.
- Xác nhận tên doanh nghiệp hợp pháp, địa chỉ, EIN, chủ sở hữu và thông tin ngân hàng đã cập nhật.
- Nhờ kế toán viên được cấp phép trợ giúp sớm nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ.
Nếu sổ sách của bạn đang rối, đừng hoảng. Điều đó rất phổ biến. Điều quan trọng là sắp xếp lại ngay bây giờ và trao đổi với CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA) trước các hạn chót. BalancedRow là dịch vụ ghép miễn phí. Chúng tôi có thể giúp bạn được ghép với một kế toán viên được cấp phép, nhưng chúng tôi không lập tờ khai và không đưa ra tư vấn thuế.
Dọn dẹp bookkeeping trước khi nghĩ đến tờ khai thuế
Làm thuế đúng bắt đầu từ sổ sách sạch. Nếu bookkeeping sai, thì tờ khai thuế cũng có thể sai.
Dưới đây là những điểm khiến nhiều chủ doanh nghiệp “dính bẫy”:
- Chưa đối chiếu (reconcile) tài khoản ngân hàng. Sổ sách kế toán của bạn phải khớp với sao kê ngân hàng và sao kê thẻ. Nếu không khớp, hãy hỏi vì sao.
- Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp. Việc này gây nhầm lẫn và có thể tạo dấu hiệu cảnh báo.
- Bị ghi trùng doanh thu hoặc bỏ sót. Tình trạng này xảy ra khá nhiều với các ứng dụng thanh toán, bộ xử lý thanh toán (merchant processors) và chuyển khoản giữa các tài khoản.
- Đổ dồn chi phí vào một hạng mục duy nhất. Điều này làm việc rà soát khó hơn và có thể dẫn đến khai quá mức hoặc khai thiếu.
- Ghi nhận khoản trả nợ dưới dạng chi phí. Thường chỉ một phần là chi phí; phần còn lại có thể là hoàn trả gốc.
- Ghi sai phân loại khoản rút vốn (owner draws) và phần góp vốn của chủ sở hữu (owner contributions). Các khoản này thường không nên xử lý như doanh thu hoặc chi phí kinh doanh thông thường.
Trước cuối năm, hãy đi từng tháng để kiểm tra:
- sao kê ngân hàng
- sao kê thẻ tín dụng
- sao kê khoản vay
- bảng tổng hợp từ bộ xử lý thanh toán (merchant processor)
- báo cáo payroll
- các biên lai lớn
- hóa đơn khách hàng chưa thanh toán
- hóa đơn nhà cung cấp chưa thanh toán
Nếu bạn dùng phần mềm, hãy đảm bảo các hạng mục có ý nghĩa rõ ràng bằng tiếng Anh đơn giản. Nếu bạn không dùng phần mềm, thì dù sổ Excel vẫn sạch sẽ cũng tốt hơn là một xấp biên lai lộn xộn.
Nếu bạn cần trợ giúp để hiểu những hồ sơ nào quan trọng, hãy đọc về kế toán cho doanh nghiệp nhỏ hoặc bookkeeping. Sau đó, so sánh lựa chọn của bạn với một kế toán viên được cấp phép. Mức chi phí điển hình thay đổi theo khối lượng công việc và khu vực, nhưng bookkeeping hàng tháng thường khoảng $150-$600/tháng, và một CPA tính theo giờ thường khoảng $150-$400/giờ. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, hồ sơ của bạn, tình huống của bạn và khu vực của bạn. Luôn xác nhận phạm vi công việc và phí bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.
Rà soát các khoản thuế dễ bị bỏ sót
Cuối năm không chỉ là cộng thêm biên lai. Đó còn là thời điểm phát hiện các vấn đề có thể trở nên lớn hơn về sau.
Payroll và nhà thầu
Nếu trong năm nay bạn có người lao động, hãy rà soát xem mỗi người có được xử lý đúng cách hay không. Một số doanh nghiệp trả tiền cho cá nhân dưới dạng nhà thầu (contractor) trong khi thực tế họ phải là nhân viên (employee). Điều này có thể tạo ra vấn đề về thuế và payroll. Đồng thời, hãy rà soát tổng payroll lũy kế đến hiện tại trong năm, tên nhân viên, địa chỉ và thông tin người nộp thuế đã có sẵn trong hồ sơ do nhà cung cấp đã xác minh của bạn lưu. Nếu payroll là một phần trong hoạt động của bạn, hãy tìm hiểu những gì cần hỏi về payroll.
Hàng tồn kho (Inventory)
Nếu bạn bán sản phẩm, hãy kiểm kê xem cuối năm bạn còn giữ bao nhiêu hàng. Sai sót về inventory có thể làm thay đổi con số lợi nhuận.
Thiết bị và các tài sản khác
Lập danh sách các khoản mua lớn cho doanh nghiệp trong năm nay. Ví dụ: laptop, máy móc, đồ nội thất văn phòng, camera, dụng cụ, xe cộ. Lưu hóa đơn và ngày mua.
Việc sử dụng xe, điện thoại và văn phòng tại nhà cho mục đích kinh doanh
Đây là những mảng thường hay gặp rắc rối vì sổ sách đôi khi không đầy đủ. Hãy lưu nhật ký, ghi chú quãng đường di chuyển (mileage), hóa đơn và giải thích rõ việc sử dụng cho mục đích kinh doanh nếu có áp dụng cho bạn.
Thuế bán hàng (sales tax) và các thông báo của bang
Nếu bang hoặc thành phố của bạn yêu cầu nộp hồ sơ thuế bán hàng, báo cáo hằng năm, nộp thuế nhượng quyền (franchise tax) hoặc gia hạn hoạt động doanh nghiệp, thì đừng bỏ qua các thông báo đó. Cuối năm là thời điểm tốt để đảm bảo doanh nghiệp của bạn đang cập nhật đúng hạn.
Thuế ước tính (estimated taxes)
Nếu thu nhập doanh nghiệp của bạn thay đổi nhiều trong năm nay, hãy hỏi một kế toán viên được cấp phép xem bạn có cần rà soát các khoản thanh toán thuế ước tính hay không. Đừng đoán.
Thay đổi về hình thức pháp lý của doanh nghiệp
Nếu bạn thành lập LLC, thêm đối tác, thay đổi tỷ lệ sở hữu hoặc chọn cách xử lý thuế khác, hãy thông báo cho kế toán sớm. Những thay đổi này ảnh hưởng đến việc bạn có cần nộp loại tờ khai nào hay không.
Đây cũng là thời điểm phù hợp để tìm hiểu sự khác nhau giữa CPA, EA và các đơn vị soạn thuế khác. Hướng dẫn này có thể giúp bạn: CPA vs EA vs tax preparer.
Chuẩn bị hồ sơ của bạn trong một thư mục
Bạn không cần một hệ thống hoàn hảo. Bạn cần một hệ thống đầy đủ.
Tạo một thư mục cho bộ hồ sơ gửi cho kế toán cuối năm. Bản giấy hay bản số đều được. Cố gắng gồm:
- báo cáo lãi/lỗ cuối năm (profit and loss)
- bảng cân đối kế toán cuối năm (balance sheet), nếu bạn có
- sao kê ngân hàng và sao kê thẻ tín dụng
- báo cáo payroll
- tổng số tiền chi trả cho nhà thầu
- sao kê khoản vay
- tờ khai thuế năm trước
- thư EIN hoặc thông tin đăng ký doanh nghiệp
- tên chủ sở hữu và tỷ lệ sở hữu
- hóa đơn mua tài sản lớn
- số lượng kiểm kê hàng tồn kho, nếu có liên quan
- nhật ký quãng đường di chuyển (mileage log), nếu có liên quan
- báo cáo thuế bán hàng, nếu có liên quan
- thông báo từ IRS hoặc các cơ quan của bang
- danh sách các câu hỏi
Sau đó, ghi lại mọi việc bất thường đã xảy ra trong năm nay. Ví dụ:
- bắt đầu hoặc đóng cửa doanh nghiệp
- chuyển sang bang khác
- tuyển nhân viên đầu tiên
- mua hoặc bán thiết bị
- thêm đối tác
- có một hợp đồng lớn ký một lần
- dùng tiền cá nhân để trang trải chi phí kinh doanh
- thường xuyên rút tiền từ doanh nghiệp
Một ghi chú ngắn như vậy có thể tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Quy tắc an toàn quan trọng: không bao giờ gửi Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number), số ITIN (ITIN), thông tin đăng nhập ngân hàng, số tài khoản hoặc tài liệu thuế cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. Hãy tự xác minh năng lực hành nghề của kế toán và PTIN thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và, nếu có liên quan, hội đồng kế toán của bang bạn. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để ghép nối. Chúng tôi không thu thập SSN, ITIN, số tài khoản tài chính hay tài liệu thuế.
Các bước tiếp theo cần làm
Nếu sổ sách của bạn đã sạch và hồ sơ đã sẵn sàng, bước tiếp theo rất đơn giản: trao đổi với một kế toán viên được cấp phép sớm, trước khi mùa khai thuế trở nên quá tải.
Quy trình phù hợp là:
- Xác định bạn cần hỗ trợ gì: chỉ lập tờ khai, dọn dẹp bookkeeping, rà soát payroll hay các câu hỏi lập kế hoạch cuối năm toàn diện hơn.
- Hỏi xem người đó có phải là CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA) không.
- Tự xác minh năng lực hành nghề và PTIN.
- Hỏi họ cần những tài liệu nào từ bạn.
- Hỏi cách họ tính phí và yêu cầu họ gửi phí cùng phạm vi công việc bằng văn bản.
- Giữ các tài liệu nhạy cảm cho đến khi bạn đã xác minh rõ bạn đang làm việc với ai.
Mức chi phí điển hình (không phải cam kết): một tờ khai thuế cá nhân thường khoảng $180-$500. Một tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ thường khoảng $500-$1,800. Phí bookkeeping hàng tháng thường khoảng $150-$600/tháng; payroll thường khoảng $40-$120/tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên, và một CPA tính theo giờ thường khoảng $150-$400/giờ. Đây là ước tính, không phải báo giá hay cam kết.
Nếu bạn muốn cách so sánh lựa chọn đơn giản hơn, BalancedRow có thể giúp bạn được ghép miễn phí với các kế toán viên được cấp phép. Nếu bạn chưa chắc cách chọn, hãy đọc cách chọn kế toán. Bạn sẽ so sánh, xác minh và chọn người để thuê.
Trước cuối năm, hãy dọn sổ sách, thu thập hồ sơ, rà soát các vấn đề về payroll và nhà thầu, đồng thời lập danh sách các câu hỏi. Sau đó, hãy trao đổi sớm với một CPA hoặc IRS Enrolled Agent đã được xác minh, xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản và không chia sẻ các tài liệu thuế hoặc giấy tờ ID nhạy cảm cho đến khi bạn đã xác minh rõ bạn đang làm việc với ai.