小型企业年终税务清单
年终时，小错误可能会演变成昂贵的税务问题。一份简单清单能帮助你梳理账目、找出缺失资料，并在截止日期蜂拥而至前，提前准备好与持牌会计师沟通。
简短答案：大多数小型企业在年终前该做什么
如果你经营小型企业，年终通常意味着要完成四件事：整理账簿、核对 payroll（工资）相关事项、收集税务资料，并在报税季开始前先把问题问清楚。
一份实用的年终清单可以这样做：
- 对银行账户和信用卡账户进行对账核对（reconcile），确保账目与对账单一致。
- 审查收入，并确认所有销售、入账以及支付应用（payment-app）转账都已正确记录。
- 将费用归入正确类别，并把个人支出从企业账簿中移除。
- 核对未付的发票与未结清的账单。
- 审查工资总额（payroll totals）、承包商（contractor）付款，以及劳务人员的分类是否正确。
- 收集重要购买的凭证及支持文件：例如差旅、里程（mileage）、家办公（home office）以及车辆使用（如适用）。
- 如果你销售产品，请在年终盘点存货。
- 回顾今年购入的资产，例如电脑、工具、家具或设备。
- 确认你的法定企业名称、地址、EIN、所有人（owners）以及银行信息是否是最新的。
- 如果有任何不清楚的地方，尽早寻求持牌会计师的帮助。
如果你的资料很乱，也不要惊慌。这很常见。关键是现在就把事情整理起来，并在截止日期到来前先与CPA（注册会计师）或 IRS Enrolled Agent（注册税务代理，EA）沟通。BalancedRow 是一项免费的匹配服务。我们可以帮你与持牌会计师匹配成功，但我们不会代为填报报税表，也不提供税务建议。
在你考虑报税表之前先把账簿整理干净
良好的报税从“干净”的账簿开始。如果账簿做错了，报税表也可能跟着出错。
很多业主容易在这些地方栽跟头：
- 银行账户没有对账核对（reconciled）。 你的会计记录应与银行及信用卡对账单一致。如果不一致，就要问清原因。
- 把个人与企业支出混在一起。 这会造成混乱，并可能引发警示。
- 收入重复计算或漏记。 这类情况很常见于支付应用、商户处理平台（merchant processors）以及账户之间的转账。
- 费用被塞进同一个类别。 这样会让复核更困难，也可能导致多报或漏报。
- 把贷款还款记成了费用。 往往只有一部分是费用，剩余部分可能是本金偿还。
- 把业主提款（owner draws）和业主追加投入（owner contributions）分类错了。 通常不应像普通企业收入或费用那样处理。
在年终之前，按月份逐一检查：
- 银行对账单
- 信用卡对账单
- 贷款对账单
- 商户处理平台的汇总
- 工资报表（payroll reports）
- 主要收据（major receipts）
- 未付客户发票
- 未付供应商账单
如果你使用软件，确保类别用通俗易懂的英文（plain English）逻辑是说得通的。若你没有使用软件，即使只有一份整理得不错的表格（spreadsheet），也比一堆收据盒更好。
如果你需要弄清哪些资料最关键，可以阅读关于小型企业会计或记账。然后再拿这些信息去与持牌会计师对比方案。常见费用区间会因工作量与所在地区而不同，但每月记账通常约为$150-$600/月；按小时收费的 CPA 通常约为$150-$400/小时。最终费用取决于具体工作内容、你的资料状况、你的个人情况以及你所在地。任何工作开始前，务必以书面形式确认工作范围与费用。
检查那些最容易漏掉的税务项目
年终不仅是把收据加总而已；还要及时发现那些未来可能变得更大的问题。
工资（Payroll）与承包商（Contractors）
如果今年你有雇员，先核对每个人的处理是否正确。有些企业会把本应作为雇员（employees）的人当成承包商（contractors）来付。这样可能引发税务与工资（payroll）相关问题。另外也要审查年度累计（year-to-date）的工资总额、员工姓名、地址，以及已在你已核验的服务提供商处存档的纳税人信息。如果工资是你业务的一部分，了解你需要向工资代管（payroll）咨询什么。
存货（Inventory）
如果你销售产品，请在年终盘点手上仍在售卖的数量。存货方面的错误会改变利润数字。
设备与其他资产（Equipment and other assets）
列出你今年为企业购入的较大件物品。例如：笔记本电脑、机器设备、办公家具、相机、工具、车辆。把发票和购买日期保存好。
汽车、电话与家庭办公室的业务用途（Business use of car, phone, and home）
这些往往是常见的麻烦点，因为相关记录通常比较薄弱。如适用，请保留行车记录（logs）、里程记录（mileage notes）、账单，并写清楚业务用途的说明。
销售税与州政府通知（Sales tax and state notices）
如果你的州或城市要求进行销售税申报、年度报告、特许经营税申报或企业续期（business renewals），不要忽视这些通知。年终是确保企业处于最新状态的好时机。
预缴税款（Estimated taxes）
如果你的企业收入今年变化很大，请向持牌会计师确认你是否需要重新审核预缴税款。不要凭感觉猜。
企业实体变更（Business entity changes）
如果你成立了 LLC、加入了合伙人、变更了持股比例，或选择了不同的税务处理方式，请尽早告知会计师。这些变化会影响可能需要提交的报税表类型。
另外，这也是一个了解 CPA、EA 以及其他报税服务提供者之间差异的好时机。可参考本指南：CPA vs EA vs tax preparer。
把资料准备到一个文件夹里
你不需要完美的流程。你需要的是一套完整的。
为你的年终会计师资料包创建一个文件夹。纸质或数字都可以。尽量包括：
- 年终损益表（profit and loss statement）
- 年终资产负债表（balance sheet）（如你有）
- 银行与信用卡对账单
- 工资报表
- 承包商付款合计
- 贷款对账单
- 去年（前一年）的报税表（prior-year tax return）
- EIN 信函或企业登记信息
- 业主姓名与持股比例
- 主要资产采购的收据或发票
- 存货盘点记录（如适用）
- 里程记录（如适用）
- 销售税申报（如适用）
- 来自 IRS 或州机构的通知
- 一份问题清单
接着，把今年发生的任何异常情况写下来。例如：
- 开业或停业
- 搬到其他州
- 雇用了你的第一位员工
- 购入或出售设备
- 新增合伙人
- 有一笔较大的单次合同
- 用个人资金垫付企业成本
- 频繁从企业取走资金
这段简短备注能节省时间并减少错误。
重要安全规则：永远不要把你的社会安全号码（Social Security Number）、ITIN 号码、银行登录信息、账号，或任何税务文件发送给你尚未核验过的人。请你自己通过 IRS 的 Federal Tax Return Preparers Directory（联邦税表编制人员名录）核验会计师的资质，并确认（如适用）PTIN。BalancedRow 只为匹配收集联系信息与需求细节（request details）。我们不会收集 SSNs、ITIN 号码、金融账户号码或税务文件。
接下来该做什么
如果你的账簿清晰、资料已准备好，下一步很简单：在报税季变得拥挤之前，尽早与持牌会计师沟通。
一个好的流程是：
- 先决定你需要什么帮助：只要报税表、整理记账、核对工资（payroll）问题，或更广泛的年终规划提问。
- 询问对方是否是 CPA 或 IRS Enrolled Agent（EA / Enrolled Agent）。
- 由你自己核验资质与 PTIN。
- 问清楚对方需要你提供哪些文件。
- 问清楚对方如何收费，并把费用与工作范围以书面形式确认。
- 在你已核验对方是谁之前，不要把敏感文件随意交出去。
常见费用区间（非保证）：个人税务申报（individual tax return）通常约为$180-$500。小型企业报税（small-business return）通常约为$500-$1,800。最终费用取决于具体工作内容、你的资料、你的情况以及你所在地区。
如果你想更轻松地对比不同选择，BalancedRow 可以免费帮你与持牌会计师匹配成功。如果你不确定如何选择，可以阅读如何选择会计师。你来对比、你来核验、你来决定雇用谁。
在年终前先整理账簿、收集资料、复核工资与承包商相关问题，并列一份问题清单。然后尽早与已核验的 CPA 或 IRS Enrolled Agent 沟通，用书面形式确认费用与工作范围；在你核验对方是谁之前，不要分享敏感税务或身份证明文件。