Cách chọn một người làm kế toán
Một người làm kế toán giỏi có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và tránh những sai lầm tốn kém. Phần khó là biết ai là người đủ năng lực, cần hỏi những gì, và cách so sánh phí mà chưa phải cung cấp thông tin nhạy cảm quá sớm.
Bắt đầu với đúng loại chuyên gia
Không phải mọi đơn vị cung cấp dịch vụ thuế hay ghi sổ đều có cùng mức đào tạo hoặc thẩm quyền pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ về thuế, ghi sổ (bookkeeping), lương (payroll) hoặc kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, nơi an toàn nhất để bắt đầu là một người làm kế toán được cấp phép: CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA).
CPA được cấp phép bởi hội đồng cấp phép kế toán của một tiểu bang. EA được liên bang ủy quyền để làm việc về các vấn đề thuế trước IRS. Cả hai đều có thể phù hợp tùy theo công việc bạn cần, kinh nghiệm của họ và cách họ giải thích vấn đề rõ ràng đến đâu.
Trước khi thuê bất kỳ ai, hãy hỏi:
- Bạn có phải là CPA hoặc IRS Enrolled Agent không?
- Bạn có số giấy phép (license number) hay số đăng ký (enrollment number) nào không?
- Bạn có PTIN cho công việc làm thuế được trả phí không?
- Bạn có thường xử lý các tình huống như của tôi không?
- Công việc nào được bao gồm, và chi phí nào là phần phát sinh thêm?
Bạn nên tự xác minh thông tin hành nghề. Kiểm tra một CPA với hội đồng cấp phép kế toán của tiểu bang. Kiểm tra thông tin về người chuẩn bị tờ khai thuế và PTIN thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers (Danh bạ người chuẩn bị tờ khai thuế liên bang của IRS). Hãy làm việc này trước khi bạn chia sẻ tài liệu cá nhân.
Nếu bạn không chắc mình có cần CPA, EA, hay một loại hỗ trợ khác hay không, hãy đọc CPA vs EA vs tax preparer.
Hiểu rõ bạn cần gì trước khi hỏi giá
Người ta thường so sánh giá không đúng khi hỏi một câu quá chung chung như, "Bạn tính phí bao nhiêu?" Mức phí phụ thuộc vào công việc cần làm, hồ sơ của bạn, tình huống của bạn và khu vực của bạn.
Cách so sánh sạch sẽ hơn là mô tả nhu cầu của bạn bằng tiếng Anh đơn giản.
Với tờ khai cho cá nhân, bạn có thể nói:
- Chỉ có W-2, hoặc W-2 kèm thu nhập freelance
- Người phụ thuộc, tín dụng giáo dục, hoặc vấn đề về bảo hiểm y tế
- Tờ khai ITIN hoặc các câu hỏi liên quan đến nhập cư
- Một tờ khai của một tiểu bang hoặc nhiều tiểu bang
- Đang trễ tờ khai của năm trước
Với doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể nói:
- Chủ sở hữu duy nhất (sole proprietor), LLC, hợp danh (partnership) hoặc công ty (corporation)
- Khoảng bao nhiêu giao dịch mỗi tháng
- Sổ sách của bạn đã cập nhật hay cần dọn dẹp
- Bạn có làm payroll không và có bao nhiêu nhân viên
- Thuế bán hàng (sales tax), hợp đồng thầu phụ (contractors) hoặc nhiều tiểu bang
Mức khoảng phổ biến có thể giúp bạn nhận ra mức giá quá thấp một cách phi thực tế hoặc quá cao bất ngờ:
- Tờ khai thuế cho cá nhân: thường khoảng $180-$500
- Tờ khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ: thường khoảng $500-$1,800
- Ghi sổ hàng tháng: thường khoảng $150-$600 mỗi tháng tùy theo khối lượng
- Payroll: thường khoảng $40-$120 mỗi tháng cộng thêm khoản tính theo mỗi nhân viên
- Dịch vụ CPA theo giờ: thường khoảng $150-$400 mỗi giờ
Đây là ước tính, không phải báo giá hay cam kết. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, hồ sơ của bạn, tình huống của bạn và khu vực của bạn. Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào, luôn yêu cầu phạm vi công việc và mức phí bằng văn bản.
Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn các mức phổ biến, hãy xem pricing.
Cách so sánh người làm kế toán mà không bị “dính bẫy”
Dưới đây là một cách đơn giản để so sánh các lựa chọn của bạn.
- Lập danh sách ngắn. Hãy thử so sánh ít nhất 2-3 chuyên gia được cấp phép, không chỉ 1 người.
- Gửi cho mỗi người cùng một bản tóm tắt. Dùng cùng các thông tin để việc so sánh công bằng.
- Hỏi rõ phần nào được bao gồm. Chỉ tờ khai thuế? Nộp hồ sơ điện tử (e-filing)? Tờ khai tiểu bang? Một câu hỏi nhanh áp dụng quanh năm? Dọn dẹp sổ sách (bookkeeping cleanup)? Hồ sơ payroll?
- Hỏi xem ai sẽ làm công việc. Người được cấp phép mà bạn đã trao đổi, hay là người khác trong văn phòng?
- Hỏi cách họ tính phí. Phí trọn gói (flat fee), phí theo tháng, phí theo giờ hoặc kết hợp.
- Hỏi về thời gian. Thời gian hoàn tất mùa cao điểm (busy-season) rất quan trọng, nhất là nếu bạn nộp trễ hoặc có hạn chót.
- Nhận tất cả bằng văn bản. Phí, phạm vi, mốc thời gian và những tài liệu họ cần.
Hãy để ý các “dấu hiệu xanh” sau:
- Họ giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
- Họ hỏi các câu hỏi tốt trước khi nói về giá.
- Họ cảm thấy thoải mái khi làm việc với người nhập cư, người nộp theo ITIN, hoặc người không phải nói tiếng Anh bản xứ nếu điều đó áp dụng với bạn.
- Họ nói rõ những thứ mà họ không thể biết cho đến khi xem xét sự thật.
- Họ không gây áp lực để bạn gửi tài liệu nhạy cảm trước khi xác minh.
Và đây là các “dấu hiệu đỏ”:
- Họ từ chối cung cấp giấy phép hoặc PTIN để bạn xác minh.
- Họ hứa hẹn khoản refund rất lớn trước khi xem xét sự thật.
- Họ thúc bạn ký nhanh.
- Họ nói mơ hồ về việc ai chịu trách nhiệm cho công việc.
- Họ không đưa phí và phạm vi bằng văn bản.
Nếu bạn muốn có cách bắt đầu so sánh miễn phí, bạn có thể được ghép cặp với các người làm kế toán được cấp phép. BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không chuẩn bị tờ khai, không giữ sổ, không chạy payroll và không đưa ra tư vấn về thuế hay tư vấn pháp lý. Bạn so sánh các lựa chọn, xác minh thông tin hành nghề và chọn người bạn muốn thuê.
Bảo vệ thông tin của bạn ngay từ đầu
Phần này quan trọng hơn nhiều người nghĩ. Các vụ lừa đảo về thuế và payroll thường bắt đầu bằng một tin nhắn thân thiện yêu cầu "chỉ cần một vài tài liệu".
Đừng chia sẻ Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, số tài khoản tài chính, hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. Hãy xác minh thông tin hành nghề trước. Xác nhận trước bạn đang làm việc với ai. Sau đó chỉ chia sẻ những gì thật sự cần thiết.
Bản thân BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để phục vụ việc ghép cặp. Chúng tôi không bao giờ hỏi SSN, ITIN, số tài khoản tài chính, hay tài liệu thuế.
Dùng danh sách kiểm tra an toàn này:
- Tự xác minh tư cách CPA hoặc EA.
- Xác minh PTIN cho công việc thuế được trả phí.
- Xác nhận tên doanh nghiệp, số điện thoại và email khớp với thông tin bạn đã được cung cấp.
- Yêu cầu hợp đồng dịch vụ (engagement letter) hoặc phạm vi công việc bằng văn bản.
- Không gửi toàn bộ tài liệu cho đến khi bạn biết chắc ai là người xử lý.
- Tuyệt đối không chia sẻ tên người dùng hoặc mật khẩu ngân hàng.
Nếu vấn đề thuế trở nên căng thẳng, hãy nhớ rằng bạn vẫn có quyền lợi. Hãy đọc quyền của người nộp thuế (taxpayer rights) để có cái nhìn tổng quan bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
Những sai lầm phổ biến khi thuê người làm kế toán
Phần lớn trải nghiệm tệ thường đến từ vài sai lầm có thể dự đoán.
- Chỉ chọn theo giá. Phương án rẻ nhất có thể trở nên đắt đỏ nếu công việc sai, thiếu sót hoặc bị trì hoãn.
- Thuê mà không kiểm tra thông tin hành nghề. Một giọng nói thân thiện không phải là giấy phép.
- Không hỏi phần nào được bao gồm. Phí thấp có thể không bao gồm tờ khai tiểu bang, dọn dẹp sổ sách, hồ sơ payroll hoặc các câu hỏi theo sau.
- Giao tài liệu nhạy cảm quá sớm. Hãy xác minh trước.
- Giả định rằng mọi người làm kế toán đều xử lý mọi vấn đề. Có người tập trung vào cá nhân. Có người tập trung vào doanh nghiệp nhỏ. Có người hiểu rõ hơn về các vấn đề ITIN hoặc vấn đề liên quan đến người nhập cư.
- Bỏ qua sự phù hợp về giao tiếp. Nếu bạn chưa hiểu cách họ giải thích ngay bây giờ, về sau cũng sẽ không dễ hơn.
Một người làm kế toán giỏi không chỉ là người có chữ cái sau tên. Đó là người được cấp phép, có kinh nghiệm với đúng loại công việc của bạn, rõ ràng về phí và tôn trọng thông tin của bạn.
Với chủ doanh nghiệp cần hỗ trợ lâu dài, cũng nên hỏi liệu họ có thường xuyên làm việc với kế toán doanh nghiệp nhỏ (small-business accounting) hay không, chứ không chỉ làm tờ khai thuế một lần.
Bước tiếp theo của bạn
Bạn không cần phải biết mọi quy định thuế trước khi tìm người hỗ trợ. Bạn chỉ cần thực hiện vài bước an toàn.
- Viết một bản tóm tắt ngắn về tình huống của bạn.
- Quyết định xem bạn cần hỗ trợ thuế một lần, ghi sổ hàng tháng, payroll hay hỗ trợ kế toán rộng hơn.
- So sánh 2-3 chuyên gia được cấp phép.
- Tự xác minh thông tin hành nghề và PTIN.
- Xác nhận phí và phạm vi bằng văn bản.
- Giữ tài liệu nhạy cảm của bạn ở chế độ riêng tư cho đến khi hoàn tất xác minh.
Nếu bạn là người nhập cư, người nộp ITIN, hoặc thấy thoải mái hơn với một ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh, việc tìm sự hỗ trợ vẫn là bình thường và an toàn. Bạn được phép hỏi câu hỏi. Bạn được phép so sánh. Bạn được phép dành thời gian.
BalancedRow có thể giúp bạn bắt đầu quy trình đó bằng một lần ghép cặp miễn phí với các người làm kế toán được cấp phép. Bạn vẫn kiểm soát. Bạn so sánh báo giá. Bạn xác minh thông tin hành nghề. Bạn chọn người để thuê.
Hãy chọn một người làm kế toán được cấp phép, tự xác minh thông tin hành nghề và **PTIN**, so sánh 2-3 ước tính phí bằng văn bản, và đừng chia sẻ **SSN**, số **ITIN**, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế cho đến khi bạn biết chính xác bạn đang làm việc với ai.