Deducciones comunes de impuestos para trabajadores independientes
Si trabajas por tu cuenta, algunos costos normales del negocio podrían reducir tu ganancia imponible. Lo difícil es saber qué normalmente cuenta, qué registros necesitas y dónde la gente comete errores costosos.
La respuesta corta
Las deducciones de impuestos para trabajadores independientes suelen ser gastos de negocio ordinarios y necesarios. En palabras simples, eso significa costos que son comunes para tu tipo de trabajo y útiles para operar el negocio.
Algunos ejemplos sobre los que muchas personas independientes preguntan:
- Oficina en casa
- Teléfono e internet usados para el trabajo
- Software y suscripciones
- Seguro del negocio
- Millas y gastos del auto para manejar por motivos de trabajo
- Suministros, franqueo y gastos de envío
- Costos de publicidad y de un sitio web
- Honorarios profesionales, incluida ayuda de contabilidad
- Seguro de salud en algunas situaciones
- Aportes de jubilación en algunas situaciones
Pero hay una verdad importante: no todos los gastos se deducen por completo, y no todas las deducciones funcionan igual. Algunos costos deben dividirse entre el uso personal y el uso del negocio. Algunos tienen límites. Otros dependen de cómo esté estructurado tu negocio y de qué tan buenos sean tus registros.
Por eso, muchas personas deciden hablar con un CPA o IRS Enrolled Agent autorizado antes de presentar la declaración. Si quieres ayuda para comparar opciones, BalancedRow puede ayudarte a conectarte sin costo con un contador autorizado. Somos un servicio gratuito de comparación que conecta personas con contadores licenciados (CPA y IRS Enrolled Agents); no somos una firma de contabilidad y no damos asesoría fiscal.
Deducciones comunes que las personas independientes suelen preguntar
Aquí tienes categorías que suelen aparecer. Estos son ejemplos generales, no asesoría, y el tratamiento fiscal real depende de tu situación, tus registros y tu ubicación.
1. Oficina en casa
Es posible que puedas deducir una parte de los costos de tu hogar si usas una parte de tu casa de manera regular y exclusiva para el negocio. Esa palabra, exclusiva, importa. Una mesa de cocina usada tanto para la cena como para trabajar es donde muchas personas se meten en problemas.
Las preguntas sobre oficina en casa a menudo incluyen:
- Renta o intereses hipotecarios
- Servicios públicos
- Seguro del inquilino o del propietario
- Reparaciones
- Metros cuadrados destinados al negocio
2. Auto y millaje
Si manejas por trabajo, las millas del negocio podrían importar. Ir de casa a una oficina regular normalmente es distinto a manejar entre clientes, lugares de trabajo o la oficina postal para tareas del negocio. Los buenos registros de millas importan mucho.
Lleva control de:
- Fecha
- A dónde fuiste
- Propósito del viaje para el negocio
- Millas recorridas
3. Teléfono e internet
Si usas tu teléfono o internet tanto por razones personales como por razones del negocio, la parte correspondiente al negocio podría ser la que cuenta. Una línea exclusiva para el negocio suele ser más fácil de documentar que un plan familiar compartido.
4. Suministros, equipo y software
Piensa en tinta de impresora, suministros de oficina, herramientas, software de la industria, almacenamiento en la nube, software para videollamadas y herramientas para procesar pagos. Algunas compras son gastos corrientes simples. Otras pueden requerir un tratamiento diferente según el costo y el uso.
5. Costos de mercadotecnia y ventas
Esto puede incluir:
- Hosting del sitio web
- Nombre de dominio
- Anuncios en línea
- Trabajo de diseño
- Tarjetas de presentación
- Herramientas de marketing por correo electrónico
6. Educación y servicios profesionales
La capacitación que mantiene o mejora tus habilidades actuales del negocio puede tratarse de forma distinta a la educación para una carrera completamente nueva. Los honorarios profesionales también pueden importar, como contabilidad, tax preparation, apoyo de payroll (nómina) o revisión de documentos legales.
Si tus registros están desordenados, tal vez te convenga primero entender contabilidad (bookkeeping) antes de que se acerque la temporada de impuestos.
7. Seguro de salud y jubilación
Estos pueden ser aspectos valiosos, pero también son fáciles de malinterpretar. Las reglas a menudo dependen del ingreso del negocio, de otras coberturas disponibles para ti y de cómo está estructurado tu negocio. Este es un buen lugar para ir más lento y pedir ayuda a un profesional con licencia.
Dónde la gente se quema
La mayoría de los problemas fiscales de los trabajadores independientes no empiezan por malas intenciones. Empiezan con adivinar.
Estos son errores comunes:
1. Alegar como gastos del negocio gastos personales
Una laptop nueva para uso mixto en casa, planes familiares de celulares, ropa que no es un uniforme de trabajo real y comidas sin un propósito claro para el negocio son áreas problemáticas frecuentes.
2. No tener comprobante
Un estado de cuenta bancario por sí solo no siempre es suficiente. Guarda recibos, facturas, registros de millas y notas sobre el propósito del negocio.
3. Mezclar dinero del negocio y dinero personal
Usar una sola cuenta para todo crea confusión rápido. Tener una cuenta bancaria separada para el negocio puede hacer que la temporada de impuestos sea mucho más fácil.
4. Olvidar el impuesto de trabajo por cuenta propia (self-employment tax)
Muchas personas se enfocan solo en el impuesto sobre la renta y olvidan los impuestos de Social Security y Medicare que los trabajadores independientes a menudo deben.
5. Ignorar los impuestos estimados trimestrales
Si no te retienen impuestos de tu ingreso, esperar hasta abril puede terminar en una factura dolorosa y posibles penalizaciones.
6. Asumir que un amigo, una publicación en línea o un video en redes sociales está bien
Las reglas fiscales cambian. Lo que le funcionó a otra persona podría no encajar con tus hechos.
7. Compartir información sensible demasiado pronto
Nunca envíes tu Número de Seguro Social (SSN), número ITIN, información para iniciar sesión del banco ni documentos fiscales a alguien con quien no hayas confirmado identidad. BalancedRow solo recopila tu información de contacto y los detalles de tu solicitud para la comparación. No pedimos SSNs, números ITIN, números de cuentas financieras ni documentos fiscales.
Si no estás seguro de si necesitas un CPA, un Enrolled Agent o algún otro tipo de preparador, esta guía puede ayudarte: CPA vs EA vs tax preparer.
Qué registros ayudan más
No necesitas libros perfectos desde el primer día. Pero sí necesitas un sistema.
Una configuración simple de control de registros normalmente incluye:
- Una cuenta bancaria separada para el negocio
- Una tarjeta de crédito para el negocio cuando sea posible
- Descargas mensuales de estados de cuenta bancarios y de tarjeta
- Una carpeta para recibos y facturas
- Un registro de millas si manejas por trabajo
- Una lista de compras importantes y cuándo empezaste a usarlas para el negocio
- Copias de declaraciones de impuestos anteriores
Los buenos registros pueden ahorrarte dinero de dos maneras. Primero, ayudan a un contador con licencia a identificar gastos que tal vez se te pasaron. Segundo, reducen el trabajo de corrección, lo cual podría reducir tu honorario total.
Los rangos típicos de honorarios son solo eso, rangos. Una declaración personal a menudo ronda aproximadamente $180-$500. Una declaración de negocio pequeño a menudo ronda aproximadamente $500-$1,800. La contabilidad mensual (monthly bookkeeping) a menudo ronda aproximadamente $150-$600 al mes dependiendo del volumen de transacciones. Un CPA por hora a menudo ronda aproximadamente $150-$400 por hora. El honorario real depende del trabajo involucrado, tu situación, los registros que traes y tu zona.
Antes de contratar a alguien, pide el honorario y el alcance por escrito. También puedes revisar el precio general para que los números que escuches te resulten más familiares.
Qué hacer después
Si eres trabajador independiente y quieres hacerlo de la forma segura, usa esta lista de verificación:
- Haz una lista de tus gastos reales del negocio del año pasado.
- Separa el uso personal y el uso del negocio para gastos mixtos como teléfono, auto e internet.
- Reúne comprobantes como recibos, estados de cuenta y registros de millas.
- Anota tus preguntas antes de hablar con cualquiera.
- Contrata a un contador autorizado como un CPA o IRS Enrolled Agent para que te asesore sobre tus hechos específicos.
- Verifica tú mismo la credencial y el PTIN usando el Directorio del IRS de Preparadores Federales de Declaraciones de Impuestos y, para los CPA, la junta estatal de contabilidad.
- Confirma el honorario y el alcance por escrito antes de que empiece cualquier trabajo.
Si el inglés no es tu idioma principal, o presentas impuestos con ITIN, pedir ayuda sigue siendo normal y seguro. No eres el único. Puedes mantener el control del proceso: comparas, verificas, eliges a a quién contratar y conservas tus documentos sensibles hasta que hayas verificado con quién estás tratando.
Si quieres ayuda para encontrar a alguien que trabaje con contribuyentes independientes, inmigrantes o personas que presentan con ITIN, puedes conectarte o conocer más sobre el apoyo para personas con ITIN e inmigrantes. BalancedRow es gratis para lectores porque los contadores participantes pagan una tarifa fija por las introducciones.
Si trabajas por tu cuenta, algunos costos del negocio podrían bajar tus impuestos, pero las reglas dependen de qué fue el gasto, cómo lo usaste y qué comprobante guardaste. Haz una lista, guarda tus registros y contrata a un CPA o IRS Enrolled Agent autorizado que verifiques tú mismo antes de compartir documentos sensibles.