Các khoản khấu trừ thuế phổ biến cho người tự làm chủ

Câu trả lời ngắn gọn

Các khoản khấu trừ thuế cho người tự làm chủ thường là chi phí kinh doanh “thông thường và cần thiết”. Nói theo cách dễ hiểu, đó là những chi phí phổ biến cho đúng loại công việc của bạn và có ích cho việc vận hành doanh nghiệp.

Một vài ví dụ nhiều người tự làm chủ hay hỏi:
- Chi phí văn phòng tại nhà
- Điện thoại và internet dùng cho công việc
- Phần mềm và dịch vụ đăng ký (subscription)
- Bảo hiểm kinh doanh
- Chi phí đi lại và km cho việc kinh doanh
- Vật tư, cước bưu chính và chi phí giao hàng
- Chi phí quảng cáo và website
- Phí dịch vụ chuyên môn, gồm cả hỗ trợ kế toán
- Bảo hiểm y tế trong một số trường hợp
- Đóng góp hưu trí trong một số trường hợp

Nhưng có một sự thật quan trọng: không phải mọi chi phí đều được khấu trừ toàn bộ, và không phải khoản chi phí nào có thể khấu trừ cũng hoạt động giống nhau. Một số chi phí phải tách giữa phần dùng cho cá nhân và phần dùng cho kinh doanh. Một số khoản bị giới hạn. Một số khoản còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn được tổ chức và chất lượng hồ sơ bạn lưu giữ.

Vì vậy, nhiều người chọn trao đổi với CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép trước khi nộp hồ sơ. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn, BalancedRow có thể giúp bạn được ghép cặp với một kế toán được cấp phép hoàn toàn miễn phí cho bạn. Chúng tôi là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải công ty kế toán và không cung cấp lời khuyên về thuế.

Các khoản khấu trừ phổ biến người tự làm chủ hay hỏi

Dưới đây là những nhóm vấn đề thường xuyên gặp. Đây chỉ là ví dụ chung, không phải tư vấn; cách tính thuế thực tế phụ thuộc vào tình huống, hồ sơ và nơi bạn sinh sống.

1. Văn phòng tại nhà

Bạn có thể được khấu trừ một phần chi phí nhà ở nếu bạn dùng một phần căn nhà của mình thường xuyên và riêng cho mục đích kinh doanh. Từ “riêng cho mục đích” rất quan trọng. Ví dụ một bàn ăn trong bếp dùng vừa cho bữa tối vừa cho việc làm thì đó là điểm dễ khiến nhiều người gặp rắc rối.

Các câu hỏi về văn phòng tại nhà thường liên quan:
- Tiền thuê nhà hoặc lãi vay thế chấp
- Điện nước (utilities)
- Bảo hiểm cho người thuê hoặc chủ nhà
- Sửa chữa
- Diện tích (square footage) dùng cho kinh doanh

2. Xe hơi và chi phí km

Nếu bạn lái xe cho công việc, các “km cho việc kinh doanh” có thể quan trọng. Việc đi lại từ nhà đến một văn phòng cố định thường khác với lái xe giữa các khách hàng, công trình hoặc bưu điện để xử lý việc liên quan đến công việc. Sổ ghi km tốt rất quan trọng.

Theo dõi:
- Ngày
- Nơi bạn đã đi
- Mục đích kinh doanh
- Số km đã chạy

3. Điện thoại và internet

Nếu bạn dùng điện thoại hoặc internet cho cả lý do cá nhân lẫn lý do kinh doanh, phần dành cho kinh doanh có thể là phần được tính. Thường thì một đường dây riêng cho doanh nghiệp sẽ dễ chứng minh hơn so với gói dùng chung trong gia đình.

4. Vật tư, thiết bị và phần mềm

Hãy nghĩ đến mực in, vật tư văn phòng, dụng cụ, phần mềm ngành, lưu trữ đám mây, phần mềm họp video và công cụ xử lý thanh toán. Một số khoản mua có thể là chi phí hiện hành đơn giản. Những khoản khác có thể cần cách xử lý khác nhau tùy theo chi phí và cách sử dụng.

5. Chi phí marketing và bán hàng

Có thể bao gồm:
- Hosting website
- Tên miền
- Quảng cáo trực tuyến
- Phí thiết kế
- Danh thiếp
- Công cụ marketing qua email

6. Giáo dục và dịch vụ chuyên môn

Việc đào tạo giúp duy trì hoặc nâng cao kỹ năng kinh doanh hiện tại có thể được xử lý khác với việc học cho một nghề nghiệp hoàn toàn mới. Phí dịch vụ chuyên môn cũng có thể quan trọng, chẳng hạn như bookkeeping, tax preparation, hỗ trợ payroll hoặc rà soát tài liệu pháp lý.

Nếu hồ sơ của bạn lộn xộn, có thể hữu ích khi hiểu trước về bookkeeping trước khi mùa khai thuế đến gần.

7. Bảo hiểm y tế và hưu trí

Đây có thể là những mảng giá trị, nhưng cũng rất dễ hiểu sai. Quy định thường phụ thuộc vào thu nhập kinh doanh, các loại bảo hiểm khác bạn có và cách doanh nghiệp của bạn được tổ chức. Đây là chỗ phù hợp để chậm lại, tìm trợ giúp được cấp phép.

Nơi mọi người hay bị “trượt”

Hầu hết các vấn đề thuế của người tự làm chủ không bắt đầu từ ý định xấu. Chúng bắt đầu từ việc đoán.

Dưới đây là các lỗi hay gặp:

1. Ghi nhầm chi phí cá nhân thành chi phí kinh doanh
Máy tính xách tay mới dùng cho cả nhà ở, gói điện thoại di động cho cả gia đình, quần áo không phải đồng phục công việc thật sự và các bữa ăn không có mục đích kinh doanh rõ ràng là những điểm thường gây rắc rối.

2. Không có bằng chứng
Chỉ riêng sao kê ngân hàng chưa chắc đã đủ. Hãy giữ hóa đơn, invoice, sổ ghi km và ghi chú về mục đích kinh doanh.

3. Trộn tiền kinh doanh và tiền cá nhân
Dùng một tài khoản cho mọi thứ sẽ nhanh chóng tạo ra sự nhầm lẫn. Mở một tài khoản ngân hàng thanh toán riêng cho doanh nghiệp có thể giúp mùa khai thuế dễ dàng hơn nhiều.

4. Quên thuế tự doanh (self-employment tax)
Nhiều người chỉ tập trung vào thuế thu nhập và quên mất các khoản thuế Social Security và Medicare mà người tự làm chủ thường phải nộp.

5. Bỏ qua khoản thuế tạm nộp theo quý (quarterly estimated taxes)
Nếu không bị khấu trừ thuế từ thu nhập của bạn, chờ đến tháng Tư có thể dẫn đến hóa đơn lớn và có thể bị phạt.

6. Cho rằng lời khuyên từ bạn bè, bài đăng trên mạng hoặc video mạng xã hội là đúng
Quy định thuế thay đổi. Điều phù hợp với người khác có thể không đúng với sự thật của bạn.

7. Chia sẻ thông tin nhạy cảm quá sớm
Tuyệt đối không gửi SSN (Social Security Number), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc giấy tờ thuế cho người mà bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ của bạn và chi tiết để ghép cặp. Chúng tôi không yêu cầu SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính, hoặc giấy tờ thuế.

Nếu bạn chưa chắc mình có cần CPA, Enrolled Agent hay một loại người soạn hồ sơ khác hay không, hướng dẫn này có thể giúp: CPA vs EA vs tax preparer.

Những giấy tờ giúp ích nhiều nhất

Bạn không cần sổ sách hoàn hảo ngay từ ngày đầu. Nhưng bạn cần có một hệ thống.

Cách thiết lập lưu giữ hồ sơ đơn giản thường bao gồm:
- Một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp
- Thẻ tín dụng doanh nghiệp nếu có thể
- Tải dữ liệu hằng tháng sao kê ngân hàng và sao kê thẻ
- Một thư mục để giữ hóa đơn và invoice
- Sổ ghi km nếu bạn lái xe cho công việc
- Danh sách các khoản mua lớn và thời điểm bạn bắt đầu dùng cho kinh doanh
- Bản sao tờ khai thuế những năm trước

Hồ sơ tốt có thể giúp bạn tiết kiệm theo 2 cách. Thứ nhất, chúng giúp một kế toán được cấp phép nhận diện các chi phí bạn có thể đã bỏ sót. Thứ hai, chúng giảm công dọn dẹp sau này, có thể làm giảm tổng chi phí dịch vụ.

Mức phí điển hình chỉ là mức ước tính theo dải. Một tờ khai thuế cá nhân thường khoảng $180-$500. Một tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ thường khoảng $500-$1,800. Bookkeeping hằng tháng thường khoảng $150-$600 mỗi tháng, tùy theo số lượng giao dịch. CPA tính theo giờ thường khoảng $150-$400 mỗi giờ. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, tình huống của bạn, các hồ sơ bạn mang theo và khu vực của bạn.

Trước khi thuê bất kỳ ai, hãy yêu cầu mức phí và phạm vi công việc bằng văn bản. Bạn cũng có thể xem thông tin giá dịch vụ chung để những con số bạn nghe dễ hình dung hơn.

Việc cần làm tiếp theo

Nếu bạn tự làm chủ và muốn làm theo cách an toàn, hãy dùng checklist này:

1. Liệt kê các chi phí kinh doanh thật sự của bạn trong năm vừa qua.
2. Tách phần dùng cho cá nhân và phần dùng cho kinh doanh đối với các khoản chi phí dùng chung như điện thoại, xe và internet.
3. Thu thập bằng chứng như hóa đơn, sao kê và hồ sơ km.
4. Ghi lại các câu hỏi của bạn trước khi nói chuyện với bất kỳ ai.
5. Thuê một kế toán được cấp phép như CPA hoặc IRS Enrolled Agent để được tư vấn theo đúng tình huống của bạn.
6. Tự xác minh bằng cấp và PTIN bằng cách sử dụng Danh bạ IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và, với CPA, bằng hội đồng kế toán của tiểu bang bạn.
7. Xác nhận mức phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.

Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hoặc bạn nộp hồ sơ với ITIN, việc được hỗ trợ vẫn là bình thường và an toàn. Bạn không phải người duy nhất. Bạn có thể kiểm soát quy trình: bạn so sánh, bạn xác minh, bạn chọn người để thuê, và bạn giữ các giấy tờ nhạy cảm của mình cho đến khi bạn đã xác minh được người bạn đang làm việc cùng là ai.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người làm việc với người nộp thuế tự làm chủ, người nhập cư hoặc người nộp hồ sơ có ITIN, bạn có thể được ghép cặp hoặc tìm hiểu thêm về hỗ trợ cho ITIN và người nộp hồ sơ nhập cư. BalancedRow miễn phí cho người đọc vì các kế toán tham gia trả một khoản phí cố định cho việc giới thiệu.