Qué documentos necesita su contador

Empiece con lo básico

Un contador con licencia normalmente le pedirá identificación, ingresos, gastos y registros del año anterior. La lista exacta depende de su situación. Una persona que trabaja por sueldo y tiene un solo W-2 necesita menos que una persona que trabaja por su cuenta con 12 meses de actividad bancaria, 1099s y nómina.

Para la mayoría de las personas, el primer grupo de documentos suele ser así:

• Identificación oficial como licencia de conducir, identificación estatal o pasaporte
• Su declaración de impuestos del año anterior, si la tiene
• Formularios de ingresos como W-2s, 1099-NEC, 1099-K, 1099-INT, 1099-DIV, SSA-1099 o formularios de jubilación
• Datos personales básicos para usted, su cónyuge y dependientes
• Extractos bancarios o reportes de contabilidad si tiene un negocio
• Registros de gastos para deducciones o “write-offs” del negocio
• Avisos del IRS o de la agencia tributaria estatal, si recibió alguno

Si tiene un negocio pequeño, el contador también puede pedirle:

• Estado de resultados (profit and loss) del año
• Balance general
• Extractos del banco y de la tarjeta de crédito del negocio
• Estados de cuenta de préstamos
• Reportes de nómina
• Registros de ventas
• Copias de los 1099s que envió o que recibió

No se preocupe si le falta algo. Es común que falten registros. Un CPA con licencia o un IRS Enrolled Agent puede decirle qué es lo más importante primero. Si aún está decidiendo a quién contratar, lea cómo elegir un contador.

Qué suelen necesitar las personas

Si presenta la declaración como persona, el contador intenta responder una pregunta sencilla: ¿Qué dinero entró, qué podría ser deducible y hay cambios en su vida que afecten la declaración?

Los documentos útiles a menudo incluyen:

1. Información personal
- Nombres legales completos
- Dirección actual
- Fecha de nacimiento de todas las personas en la declaración
- Detalles de depósito directo y pagos solo después de que haya verificado con quién está tratando

2. Registros de ingresos
- W-2 de cada trabajo
- Formularios 1099 para trabajo por contrato, desempleo, intereses, dividendos, jubilación, actividad de corretaje o ingresos de una plataforma en línea
- Registros de manutención (alimony) si aplica según las reglas correspondientes a su caso
- Registros de ingresos por alquiler

3. Registros relacionados con impuestos
- Declaraciones federales y estatales del año pasado
- Pagos de impuestos estimados que realizó
- Cartas del IRS o avisos estatales

4. Posibles registros de deducción o crédito
- Estado de interés hipotecario
- Registro de impuesto predial
- Estados de cuenta de cuidado infantil
- Formularios de educación como 1098-T
- Formularios de seguro de salud si aplica a su situación
- Recibos por donaciones benéficas
- Gastos médicos si su contador dice que podrían ser importantes

5. Documentos de cambios en su vida
- Papeles de matrimonio o divorcio
- Actas de nacimiento o adopción
- Registros de mudanza si están relacionados con un tema de impuestos
- Información del seguro de salud en el mercado (Marketplace)

Si es inmigrante, si presenta por primera vez o si es contribuyente con ITIN, pedir ayuda es normal. El profesional adecuado debe explicar la lista de documentos en palabras sencillas. BalancedRow puede ayudarle a obtener una coincidencia con contadores con licencia que trabajan con estas situaciones, pero usted debe verificar la credencial y el PTIN por su cuenta antes de compartir registros sensibles.

Qué suelen necesitar los dueños de negocios pequeños

Trabajar la declaración de un negocio cuesta más porque normalmente hay más clasificación, limpieza y criterio involucrado. Por eso, una declaración de un negocio pequeño a menudo cae en un rango típico de alrededor de $500-$1,800; la contabilidad mensual a menudo es aprox. de $150-$600 al mes según el volumen, y la nómina a menudo es aprox. de $40-$120 al mes más un cargo por empleado. Son solo estimaciones. La tarifa real depende del trabajo involucrado, sus registros, su situación y su zona.

Para estimar el trabajo, un contador con licencia puede pedir:

• Lo básico del negocio
• Nombre legal del negocio
• Tipo de entidad como propietario único, sociedad, S corporation o C corporation
• Carta del EIN si tiene una
• Detalles de registro estatal

• Dinero que entra
• Reportes de ventas
• Facturas enviadas
• 1099-K o resúmenes del procesamiento de pagos de comercios
• Registros de recibos de efectivo

• Dinero que sale
• Extractos bancarios y de tarjeta de crédito
• Recibos de gastos
• Estados de préstamos y de intereses
• Bitácoras de vehículo y millaje si se usan para el negocio
• Registros de renta, software, contratistas y suministros

• Empleados y contratistas
• Resúmenes de nómina
• Declaraciones de nómina trimestrales
• Registros de W-2 y 1099
• Aportes a beneficios o jubilación si aplica

• Reportes de fin de año
• Estado de resultados (profit and loss)
• Balance general
• Lista de activos fijos para equipo, muebles o maquinaria
• Registros de inventario si vende productos

Si sus libros están atrasados o desordenados, dígalo desde el inicio. Es mejor ser honesto que actuar como si todo estuviera limpio. Es posible que necesite ayuda con contabilidad (bookkeeping) o con contabilidad más amplia para negocios pequeños antes de que se pueda estimar el trabajo de impuestos de forma adecuada.

Cómo organizar todo antes de hablar con un contador

No necesita software sofisticado para empezar. Solo necesita un paquete claro de información.

Una forma sencilla de prepararse:

1. Haga una carpeta para el año
Use archivos en papel o digitales. Mantenga por separado los registros personales y los del negocio.

2. Agrupe los documentos por tipo
Ponga juntos los formularios de ingresos, los extractos bancarios, los recibos y los avisos de impuestos.

3. Agregue un resumen breve
Escriba qué cambió este año. Nuevo trabajo. Nuevo bebé. Nuevo negocio. Se mudó de estados. Compró equipo. Empezó nómina. Esto ahorra tiempo.

4. Marque lo que falta
No esconda vacíos. Haga una lista llamada “missing” para que el contador sepa qué reemplazar primero.

5. Totalice categorías evidentes
Si es dueño de un negocio, los totales simples de comidas, software, suministros, renta, millaje y pagos a contratistas pueden reducir el tiempo de limpieza.

6. Guarde los registros de origen
Los resúmenes ayudan, pero los estados y los recibos siguen siendo importantes.

7. Proteja su información
No comparta nunca un número de Seguro Social, número ITIN, acceso bancario ni documentos de impuestos con nadie con quien no haya verificado. BalancedRow solo recopila detalles de contacto y de la solicitud para hacer la coincidencia. Nosotros no recopilamos SSNs, números ITIN, números de cuentas financieras ni documentos de impuestos.

Si necesita una idea más clara de costos típicos antes de empezar, vea precios.

Errores comunes que atrasan el proceso o suben la tarifa

La mayoría de los retrasos no los causan reglas de impuestos. Los causan registros faltantes, cuentas mezcladas y mala comunicación.

Los problemas comunes incluyen:

• Mezclar gastos personales y del negocio en la misma cuenta
• Llevar solo totales, no los estados o recibos que están detrás
• Olvidar las declaraciones del año anterior, que a menudo responden preguntas básicas rápido
• Ignorar cartas del IRS hasta que se acerque la fecha límite
• Enviar capturas de pantalla en lugar de estados completos
• Dejar fuera ingresos 1099 porque no se retuvo impuestos
• No mencionar trabajo extra, ventas en efectivo, cuentas extranjeras o ingresos de una plataforma en línea
• Esperar hasta el último minuto, cuando es más difícil reemplazar documentos y hay menos opciones

Otro gran error es confiar en la persona equivocada. Antes de contratar a alguien, asegúrese de entender si necesita un CPA o un IRS Enrolled Agent. Esta guía puede ayudar: CPA vs EA vs preparador de impuestos.

Luego haga tres cosas:

1. Verifique la credencial y el PTIN por su cuenta a través del IRS Directory of Federal Tax Return Preparers y, cuando aplique, la junta estatal de contabilidad.
2. Confirme por escrito el rango de la tarifa y el alcance antes de que comience cualquier trabajo.
3. Mantenga los documentos sensibles para usted hasta que se complete la verificación.

BalancedRow es un servicio gratuito de coincidencias. Le ayudamos a comparar opciones. Usted elige a quién contratar.

Su siguiente paso si no está seguro

Si no está seguro de qué le aplica, está bien. Mucha gente espera porque se siente avergonzada por faltar papeles, presentar tarde, barreras de idioma o por usar un ITIN. Por favor, no deje que eso la detenga.

Empiece con algo pequeño:

• Reúna la declaración del año pasado
• Obtenga los formularios de ingresos de este año
• Descargue estados de cuenta del banco del negocio si tiene un negocio
• Ponga todos los avisos del IRS o del estado en un solo lugar
• Escriba sus preguntas con palabras sencillas

Luego pida ayuda a un contador con licencia, no a cualquiera que ofrezca ayuda de impuestos en línea. Una declaración típica para persona puede costar aprox. $180-$500, pero puede costar más si tiene empleo por cuenta propia, varios estados, alquileres o trabajo de limpieza. Un CPA por hora puede cobrar aprox. $150-$400 por hora para algunos proyectos. Estas cifras son solo estimaciones, no garantías.

Si quiere comparar profesionales con licencia, BalancedRow puede hacerle la coincidencia sin costo. Usted compara, verifica y elige. Esa es la forma más segura de avanzar.