Kế toán của tôi cần những giấy tờ gì?

Bắt đầu từ những thứ cơ bản

Thông thường, một kế toán được cấp phép sẽ yêu cầu giấy tờ xác minh danh tính, thu nhập, chi phí và hồ sơ của năm trước. Danh sách chính xác sẽ phụ thuộc vào tình huống của bạn. Với người làm công ăn lương đơn giản có một W-2 thì sẽ cần ít hơn so với người tự doanh có 12 tháng giao dịch ngân hàng, 1099 và payroll.

Đối với đa số mọi người, nhóm tài liệu đầu tiên thường có dạng như sau:

• Giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp như bằng lái xe, CCCD/tùy thân của tiểu bang, hoặc hộ chiếu
• Tờ khai thuế năm trước của bạn, nếu bạn có
• Các mẫu biểu về thu nhập như W-2, 1099-NEC, 1099-K, 1099-INT, 1099-DIV, SSA-1099, hoặc các mẫu về hưu trí
• Thông tin cá nhân cơ bản của bạn, vợ/chồng và người phụ thuộc
• Sao kê ngân hàng hoặc báo cáo bookkeeping nếu bạn có kinh doanh
• Hồ sơ chi phí để lấy deduction hoặc khoản ghi chi phí kinh doanh
• Thông báo từ IRS hoặc cơ quan thuế của tiểu bang, nếu bạn có nhận

Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, kế toán cũng có thể yêu cầu thêm:

• Báo cáo lãi lỗ (profit and loss) trong năm
• Bảng cân đối kế toán (balance sheet)
• Sao kê ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng
• Sao kê khoản vay
• Báo cáo payroll
• Hồ sơ doanh thu bán hàng
• Bản sao của bất kỳ 1099 nào bạn đã gửi hoặc đã nhận

Đừng hoảng nếu bạn thiếu một vài thứ. Việc thiếu hồ sơ là chuyện khá phổ biến. Một CPA được cấp phép hoặc IRS Enrolled Agent có thể cho bạn biết trước tiên điều gì quan trọng nhất. Nếu bạn vẫn đang tìm người để thuê, hãy đọc cách chọn một kế toán.

Người nộp hồ sơ cá nhân thường cần mang gì

Nếu bạn nộp hồ sơ với tư cách cá nhân, kế toán đang cố gắng trả lời một câu hỏi đơn giản: Tiền đã vào là gì, có khoản nào có thể khấu trừ hay không, và có thay đổi cuộc sống nào ảnh hưởng đến tờ khai không?

Các giấy tờ hữu ích thường gồm:

1. Thông tin cá nhân
- Họ tên đầy đủ theo giấy tờ pháp lý
- Địa chỉ hiện tại
- Ngày sinh của tất cả mọi người có trong tờ khai
- Thông tin nhận tiền trực tiếp (direct deposit) và chi tiết thanh toán chỉ sau khi bạn đã xác minh bạn đang làm việc với đúng người

2. Hồ sơ thu nhập
- W-2 từ mỗi công việc
- Các mẫu 1099 cho công việc theo hợp đồng, thất nghiệp, lãi suất, cổ tức, hưu trí, hoạt động môi giới (brokerage), hoặc thu nhập từ nền tảng trực tuyến
- Hồ sơ tiền cấp dưỡng (alimony) nếu phù hợp theo các quy định áp dụng cho trường hợp của bạn
- Hồ sơ thu nhập từ cho thuê (rental income)

3. Hồ sơ liên quan đến thuế
- Tờ khai liên bang và tiểu bang của năm trước
- Các khoản thanh toán thuế ước tính bạn đã nộp
- Thư của IRS hoặc thông báo từ tiểu bang

4. Hồ sơ có thể liên quan đến deduction hoặc credit
- Bản kê lãi suất thế chấp (mortgage interest statement)
- Hồ sơ thuế bất động sản
- Chứng từ chi phí chăm sóc trẻ em (childcare statements)
- Các mẫu giáo dục như 1098-T
- Mẫu bảo hiểm y tế nếu phù hợp với tình huống của bạn
- Biên lai hoặc chứng từ quyên góp từ thiện
- Chi phí y tế nếu kế toán của bạn cho rằng có thể quan trọng

5. Giấy tờ thay đổi cuộc sống
- Giấy tờ kết hôn hoặc ly hôn
- Giấy khai sinh hoặc nhận con nuôi
- Hồ sơ di chuyển chỗ ở nếu có liên quan đến vấn đề thuế
- Thông tin bảo hiểm y tế trên thị trường (marketplace health insurance)

Nếu bạn là người nhập cư, người nộp lần đầu, hoặc người nộp hồ sơ bằng ITIN (ITIN filer), việc tìm hỗ trợ là bình thường. Chuyên gia phù hợp cần giải thích danh sách giấy tờ bằng ngôn ngữ đơn giản. BalancedRow có thể giúp bạn được ghép nối với các kế toán được cấp phép làm việc với các tình huống như vậy, nhưng bạn nên tự xác minh tư cách hành nghề và PTIN của họ trước khi bạn chia sẻ các hồ sơ nhạy cảm.

Người làm chủ doanh nghiệp nhỏ thường cần gì

Chi phí công việc kinh doanh thường cao hơn vì thường có nhiều khâu phân loại, dọn dẹp dữ liệu và đánh giá. Vì vậy, tờ khai doanh nghiệp nhỏ thường rơi vào khoảng $500-$1,800; bookkeeping theo tháng thường khoảng $150-$600 mỗi tháng tùy theo khối lượng; còn payroll thường khoảng $40-$120 mỗi tháng cộng với phí theo từng nhân viên. Đây chỉ là ước tính. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc thực hiện, hồ sơ của bạn, tình huống của bạn và khu vực của bạn.

Để ước tính công việc, một kế toán được cấp phép có thể yêu cầu:

• Những thông tin nền tảng về doanh nghiệp
• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Loại hình doanh nghiệp như sole proprietor (chủ sở hữu độc lập), partnership (hợp danh), S-corp (công ty S), hoặc C corporation (công ty C)
• Thư EIN nếu bạn có
• Thông tin đăng ký tại tiểu bang

• Tiền vào
• Báo cáo doanh thu bán hàng
• Hóa đơn bạn đã gửi
• 1099-K hoặc bản tóm tắt xử lý thanh toán của bên trung gian
• Nhật ký biên nhận tiền mặt

• Tiền ra
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hóa đơn/chứng từ chi phí
• Sao kê khoản vay và lãi suất
• Nhật ký xe và quãng đường (mileage) nếu dùng cho mục đích kinh doanh
• Hồ sơ tiền thuê nhà, phần mềm, nhà thầu, và vật tư

• Nhân viên và người làm theo hợp đồng (contractors)
• Bản tóm tắt payroll
• Các hồ sơ payroll theo quý
• Hồ sơ W-2 và 1099
• Đóng góp phúc lợi hoặc quỹ hưu trí nếu có

• Báo cáo cuối năm
• Báo cáo lãi lỗ (profit and loss)
• Bảng cân đối kế toán (balance sheet)
• Danh sách tài sản cố định cho thiết bị, đồ nội thất hoặc máy móc
• Hồ sơ tồn kho nếu bạn bán sản phẩm

Nếu sổ sách của bạn đang bị trễ hoặc lộn xộn, hãy nói rõ ngay từ đầu. Nói thật là tốt hơn việc làm như mọi thứ đều sạch sẽ. Bạn có thể cần hỗ trợ bookkeeping hoặc dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ ở mức rộng hơn trước khi có thể ước tính đúng cho phần thuế.

Cách sắp xếp mọi thứ trước khi bạn trao đổi với kế toán

Bạn không cần phần mềm phức tạp để bắt đầu. Bạn chỉ cần một gói thông tin được sắp xếp gọn gàng.

Cách chuẩn bị đơn giản:

1. Tạo một thư mục cho cả năm
Dùng tệp giấy hoặc tệp số. Giữ hồ sơ cá nhân và hồ sơ doanh nghiệp tách riêng.

2. Nhóm giấy tờ theo loại
Gom các mẫu biểu về thu nhập với nhau, sao kê ngân hàng với nhau, biên nhận với nhau, và các thông báo thuế với nhau.

3. Viết một bản tóm tắt ngắn
Ghi lại năm nay có gì thay đổi. Đổi công việc mới. Có em bé mới. Bắt đầu kinh doanh mới. Chuyển tiểu bang. Mua thiết bị. Bắt đầu payroll. Việc này giúp tiết kiệm thời gian.

4. Đánh dấu những mục còn thiếu
Đừng che giấu khoảng trống. Hãy lập một danh sách với tiêu đề "missing” để kế toán biết trước cần thay cái gì trước.

5. Tổng hợp các nhóm dễ thấy
Với chủ doanh nghiệp, các con số tổng đơn giản cho bữa ăn (meals), phần mềm (software), vật tư (supplies), tiền thuê (rent), mileage, và khoản thanh toán cho nhà thầu có thể giúp giảm thời gian dọn dẹp.

6. Giữ hồ sơ gốc
Bản tóm tắt có ích, nhưng sao kê và biên nhận vẫn quan trọng.

7. Bảo vệ thông tin của bạn
Không bao giờ chia sẻ Social Security Number, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc các tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu để ghép nối. Chúng tôi không thu thập SSNs, ITIN numbers, các số tài khoản tài chính, hoặc tài liệu thuế.

Nếu bạn cần hình dung rõ hơn về chi phí thường gặp trước khi bắt đầu, hãy xem giá dịch vụ.

Những lỗi thường gặp làm chậm tiến độ hoặc làm phí tăng

Hầu hết các lần trễ không phải do quy định thuế. Chúng thường do thiếu hồ sơ, trộn lẫn các tài khoản, và trao đổi thông tin không tốt.

Các vấn đề hay gặp gồm:

• Trộn chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp trong cùng một tài khoản
• Chỉ mang tổng số chứ không mang sao kê hoặc biên nhận nằm phía sau các tổng đó
• Quên nộp tờ khai năm trước, vì thường những tờ khai đó trả lời nhanh các câu hỏi cơ bản
• Bỏ qua thư từ IRS cho đến khi gần sát hạn
• Gửi ảnh chụp màn hình thay vì toàn bộ sao kê
• Không đưa vào thu nhập 1099 vì không bị giữ lại thuế
• Không nhắc đến công việc làm thêm, bán hàng bằng tiền mặt, tài khoản nước ngoài, hoặc thu nhập từ nền tảng trực tuyến
• Chờ đến phút cuối, khi giấy tờ khó thay thế hơn và lựa chọn ít hơn

Một sai lầm lớn khác là tin nhầm người. Trước khi thuê bất kỳ ai, hãy chắc bạn hiểu mình có cần CPA hay IRS Enrolled Agent hay không. Hướng dẫn này có thể giúp bạn: CPA vs EA vs tax preparer.

Sau đó làm ba việc:

1. Tự xác minh tư cách hành nghề và PTIN thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và, nếu phù hợp, hội đồng kế toán của tiểu bang bạn.
2. Xác nhận phạm vi công việc và khung phí bằng văn bản trước khi bắt đầu làm.
3. Giữ các tài liệu nhạy cảm cho riêng bạn cho đến khi việc xác minh xong.

BalancedRow là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn. Bạn chọn người bạn muốn thuê.

Bước tiếp theo nếu bạn chưa chắc chắn

Nếu bạn chưa chắc điều gì áp dụng cho mình, điều đó hoàn toàn bình thường. Nhiều người trì hoãn vì ngại ngùng khi thiếu giấy tờ, nộp trễ, rào cản ngôn ngữ, hoặc dùng ITIN. Xin đừng để điều đó cản trở bạn.

Bắt đầu từ những việc nhỏ:

• Thu thập tờ khai của năm ngoái
• Gom các mẫu biểu về thu nhập của năm nay
• Tải sao kê ngân hàng doanh nghiệp nếu bạn có kinh doanh
• Gom tất cả thư từ IRS hoặc tiểu bang vào một chỗ
• Viết ra các câu hỏi của bạn bằng câu chữ đơn giản

Sau đó, hãy tìm hỗ trợ từ một kế toán được cấp phép, không chỉ là bất kỳ ai cung cấp hỗ trợ thuế online. Một tờ khai cá nhân thông thường có thể tốn khoảng $180-$500, nhưng sẽ cao hơn nếu bạn có tự làm chủ (self-employment), nhiều tiểu bang, cho thuê, hoặc công việc dọn dẹp hồ sơ. CPA tính theo giờ có thể tính khoảng $150-$400 mỗi giờ cho một số dự án. Đây chỉ là ước tính, không phải cam kết.

Nếu bạn muốn so sánh các chuyên gia được cấp phép, BalancedRow có thể giúp bạn được ghép nối miễn phí. Bạn so sánh, bạn xác minh, bạn chọn. Đây là cách an toàn nhất để tiến về phía trước.