會計師需要哪些文件
您越快收集到正確的資料，就越容易讓持牌會計師理解您的狀況並估算工作量。您不需要完美無缺的文件，但您需要的基礎資料要整理清楚、齊全完整。
先從基本資料開始
持牌會計師通常會要求您提供 身分、收入、支出與前年資料。實際清單會依您的情況而不同。只有一份 W-2 的受僱者，所需資料通常比「自僱」且有 12 個月銀行活動、1099、以及薪資資料的人少。
對多數人來說，第一批文件通常包括：
- 政府身分證明，例如駕照、州政府身分證或護照
- 上一年度的報稅表（若您有的話）
- 收入表，例如 W-2、1099-NEC、1099-K、1099-INT、1099-DIV、SSA-1099，或退休相關表件
- 您、您的配偶與受扶養人的基本個人資料
- 如果您有經營企業，則提供銀行對帳單或簿記報表
- 用於扣除或商業成本抵減的支出憑證/資料
- 若您有收到的話：來自 IRS 或州稅務機關的通知函
如果您擁有小型企業，會計師也可能會另外要求：
- 該年度的損益表（profit and loss report）
- 資產負債表（balance sheet）
- 企業的銀行與信用卡對帳單
- 贷款對帳單
- 薪資報表
- 銷售紀錄
- 您寄出或收到的任何 1099 副本
如果有些資料不見了，不用慌張。缺少文件很常見。持牌 CPA 或 IRS Enrolled Agent 能先告訴您哪些最重要。若您還在想要找哪一種專業人士，請先閱讀 如何選擇會計師。
個人通常需要帶什麼
如果您是以個人身分報稅，會計師想先回答一個簡單問題：有哪些錢進來、可能可以扣除哪些、以及是否有任何人生變動會影響您的申報內容？
常見且有用的文件包括：
1. 個人資料
- 完整法定姓名
- 目前地址
- 報稅表上所有人的出生日期
- 只有在您確認對方身分之後，才提供直接匯款與付款資訊
2. 收入紀錄
- 每份工作的 W-2
- 合約工作的 1099 表格、失業金、利息、股利、退休、券商/經紀活動或線上平台收入等相關文件
- 若在您案件適用的規則下相關：扶養/贍養（alimony）紀錄
- 房租收入紀錄
3. 與稅務相關的資料
- 去年的聯邦與州申報
- 您已繳納的預估稅款（estimated taxes）
- IRS 函件或州政府通知
4. 可能的扣除或抵免相關資料
- 房貸利息證明（mortgage interest statement）
- 房產稅紀錄
- 托育費用/育兒支出（childcare）憑證
- 教育相關表格，例如 1098-T
- 若適用：健康保險表格
- 慈善捐贈收據
- 若您的會計師認為可能有用：醫療費用
5. 人生變動文件
- 結婚或離婚文件
- 出生或收養紀錄
- 若與稅務議題相關：搬遷紀錄
- 交易所健康保險（Marketplace health insurance）資訊
如果您是移民、首次申報者，或是持有 ITIN 的申報者，尋求協助很正常。正確的專業人士應該用白話清楚說明文件清單。BalancedRow 可以協助您與處理這些情況的持牌會計師 完成配對，但在您分享任何敏感資料之前，務必由您自己核實其資格與 PTIN。
小型企業負責人通常需要帶什麼
企業處理的成本通常比較高，因為需要更多的整理、清理與判斷。這也是為什麼小型企業的報稅案件常落在 約 $500-$1,800 的常見區間；按月簿記通常 約每月 $150-$600（依交易量而定）；而薪資處理常常 約每月 $40-$120，另加每位員工的費用。這些都是估算值。實際費用取決於工作內容、您的資料狀況、您的情況，以及您所在地區的行情。
為了估算工作量，持牌會計師可能會要求您提供：
- 企業基本資料
- 法定企業名稱
- 組織型態，例如：獨資、合夥、S corporation 或 C corporation
- 若您有的話：EIN 通知信
- 州政府登記資訊
- 資金流入
- 銷售報表
- 已寄出的發票
- 1099-K 或商家代收款/收單（merchant processing）彙總報表
- 現金收款紀錄
- 資金流出
- 銀行與信用卡對帳單
- 支出收據
- 贷款與利息對帳/明細
- 若用於商業用途：車輛與里程（mileage）紀錄
- 房租、軟體、承包商與耗材/用品相關資料
- 員工與承包商
- 薪資彙總
- 每季薪資申報
- W-2 與 1099 紀錄
- 若有：福利或退休金提撥
- 年度結算報表
- 損益表（profit and loss statement）
- 資產負債表
- 用於設備/家具/機器的固定資產清單（fixed asset list）
- 若您有販售產品：存貨紀錄（inventory records）
如果您的帳務落後或很混亂，請直接先說明。與其假裝一切都很乾淨，誠實反而更好。在稅務工作能被正確估算之前，您可能需要先找人協助 簿記 或更完整的 小型企業會計。
在與會計師談之前，如何把所有資料整理好
開始時不需要很花俏的軟體。您只需要一份整理良好的資訊包。
一個簡單的準備方式：
1. 先為該年度準備一個資料夾
用紙本或數位檔案都可以。把個人與企業的資料分開。
2. 依文件類型分組
收入表放一起、銀行對帳單放一起、收據放一起、稅務通知函放一起。
3. 附上一段簡短摘要
寫下今年有哪些變動：換了工作、新生兒、開了新企業、搬了州、買了設備、開始做薪資。這會節省很多時間。
4. 標記缺少的項目
不要把空缺藏起來。列一份叫做「缺少（missing）」的清單，讓會計師可以先告訴您要優先補哪些。
5. 先把明顯類別加總
對企業主來說，把餐費、軟體、耗材/用品、房租、里程、以及承包商付款等做簡單加總，能減少後續整理時間。
6. 保留來源原始資料
摘要有幫助，但對帳單與收據仍然重要。
7. 保護您的資訊
在未先核實對方身分之前，絕不要把 Social Security Number、ITIN 號碼、銀行登入資訊或任何稅務文件交給任何人。 BalancedRow 只會為配對用途收集聯絡與需求資訊。我們 不 收集 SSNs、ITIN 號碼、金融帳戶號碼或稅務文件。
如果您想在開始前先更了解常見成本，請查看 價格。
常見會拖慢進度或提高費用的錯誤
多數延誤並不是因為稅務規則。通常是因為缺少文件、帳戶混在一起、以及溝通不良。
常見問題包括：
- 把個人與企業支出混在同一個帳戶
- 只帶總額數字，卻沒有提供支撐這些總額的對帳單或收據
- 忘了帶上前年報稅表，因為它常能很快回答基本問題
- 在截止期限快到之前都不理會 IRS 函件
- 用 截圖 取代完整對帳單寄出
- 因為沒有被扣繳稅款（withheld），就漏掉 1099 的收入
- 沒有提到兼職工作、現金銷售、海外帳戶或線上平台收入
- 拖到最後一刻，因為文件更難補齊、可選的方案也更少
另一個大錯是信任錯的人。在您聘用之前，請先確認您到底需要的是 CPA 還是 IRS Enrolled Agent。這份指南可以幫您： CPA vs EA vs tax preparer。
接著做三件事：
- 自行核實資格與 PTIN，透過 IRS 的 Federal Tax Return Preparers Directory，並在相關情況下，向您所在州的會計主管機關確認。
- 在任何工作開始之前，以書面方式確認費用區間與工作範圍。
- 在完成核實前，先把敏感文件留在自己手上。
BalancedRow 是一個 免費配對服務。我們協助您比對選項。您決定要聘用誰。
如果您不確定下一步怎麼做
如果您不確定哪些規定適用於您，沒關係。很多人會因為擔心漏了文件、申報太晚、語言障礙，或使用 ITIN 而不好意思，因此一直等。請不要讓這些心理阻止您。
先從小步開始：
- 收集去年的報稅表
- 彙整今年的所有收入表（income forms）
- 如果您有企業，下載今年的商業銀行對帳單
- 把任何 IRS 或州政府通知函先集中放好
- 用簡單的話把您的問題寫下來
接著，請尋求協助的是 持牌會計師，而不只是任何在網路上提供報稅協助的人。一般個人報稅費用可能 約 $180-$500，但如果您有自僱、跨多州、房租收入，或需要大量整理補件，費用可能更高。按時計費的 CPA 有些專案可能會收 每小時約 $150-$400。以上皆為估算，並非保證。
如果您想比較不同的持牌專業人士，BalancedRow 可以為您 免費完成配對。您做比較、您核實、您再決定。這也是最安全的前進方式。
把您的身分證明、去年的報稅表、收入表、銀行對帳單、企業資料，以及任何 IRS 通知函先集中整理在同一處。接著找一位持牌 CPA 或 IRS Enrolled Agent，務必由您自己核實資格與 PTIN，用書面確認費用與工作範圍，直到您清楚知道對方是誰之前，都不要分享您的 SSN、ITIN 或任何稅務文件。