Какие документы нужны вашему бухгалтеру

Начните с базового

Лицензированный бухгалтер обычно попросит документы для подтверждения личности, доходов, расходов и записи за прошлый год. Точный список зависит от вашей ситуации. Обычному работнику по найму с одним W-2 нужно меньше документов, чем самозанятому человеку с активностью на банковских счетах за 12 месяцев, 1099 и данными по payroll.

Для большинства людей первая группа документов выглядит так:

• Удостоверение личности — например, водительские права, ID штата или паспорт
• Налоговая декларация за прошлый год, если она у вас есть
• Формы по доходам — W-2, 1099-NEC, 1099-K, 1099-INT, 1099-DIV, SSA-1099 или пенсионные формы
• Базовые личные данные для вас, вашего супруга и иждивенцев
• Выписки из банка или бухгалтерские отчеты, если вы ведете бизнес
• Документы по расходам для вычетов или списаний по бизнесу
• Уведомления от IRS или налогового агентства штата, если вы их получали

Если у вас небольшой бизнес, бухгалтер может также попросить:

• Отчет о прибылях и убытках за год
• Бухгалтерский баланс
• Выписки по банковскому счету и кредитным картам бизнеса
• Кредитные выписки
• Отчеты по начислению зарплаты
• Данные по продажам
• Копии любых 1099, которые вы отправляли или получали

Не пугайтесь, если чего-то не хватает. Часто документы теряются. Лицензированный CPA или IRS Enrolled Agent (EA, зачисленный агент IRS) сможет сказать, что важнее всего в первую очередь. Если вы пока не понимаете, кого нанимать, прочитайте как выбрать бухгалтера.

Что обычно нужно принести частным лицам

Если вы подаете документы как физическое лицо, бухгалтер пытается ответить на простой вопрос: какие деньги поступили, что может быть вычетом и есть ли изменения в жизни, которые влияют на декларацию?

Полезные документы часто включают:

1. Личные данные
- Полные юридические фамилия и имя
- Текущий адрес
- Дата рождения для всех, кто указан в декларации
- Данные для прямого зачисления и платежей — только после того, как вы проверили, с кем имеете дело

2. Документы по доходам
- W-2 с каждой работы
- Формы 1099 для контрактной работы, безработицы, процентов, дивидендов, пенсии, брокерской деятельности или дохода с онлайн-платформы
- Данные по алиментам, если это релевантно правилам вашей ситуации
- Документы по доходам от аренды

3. Документы, связанные с налогами
- Декларации за прошлый год на федеральном уровне и в штате
- Платежи по предполагаемым налогам (estimated taxes), которые вы делали
- Письма IRS или уведомления штата

4. Документы для возможных вычетов или кредитов
- Справка об ипотечных процентах
- Запись о налоге на имущество
- Справки по уходу за ребенком (childcare)
- Образовательные формы вроде 1098-T
- Формы по медицинскому страхованию, если это применимо к вашей ситуации
- Квитанции о благотворительных пожертвованиях
- Медицинские расходы, если бухгалтер считает, что они могут иметь значение

5. Документы об изменениях в жизни
- Бумаги о браке или разводе
- Свидетельства о рождении или усыновлении
- Документы о переезде, если это связано с налоговой ситуацией
- Информация о страховании здоровья через Marketplace

Если вы иммигрант, подаете впервые или подаете по ITIN — обратиться за помощью нормально. Правильный специалист должен объяснить список документов простыми словами. BalancedRow поможет вам подобрать подходящего специалиста среди лицензированных бухгалтеров, которые работают с такими ситуациями, но вы сами должны проверить квалификацию и PTIN, прежде чем передавать чувствительные документы.

Что обычно нужно владельцам малого бизнеса

Работа с бизнесом стоит дороже, потому что обычно требуется больше сортировки, уточнений и профессиональных решений. Поэтому декларация малого бизнеса часто попадает в типичный диапазон примерно $500-$1,800, ежемесячный учет (monthly bookkeeping) часто бывает примерно $150-$600 в месяц в зависимости от объема, а payroll обычно стоит примерно $40-$120 в месяц плюс плата за каждого сотрудника. Это лишь ориентиры. Реальная стоимость зависит от объема работы, ваших документов, вашей ситуации и вашего региона.

Чтобы оценить объем работы, лицензированный бухгалтер может запросить:

• Базовые сведения о бизнесе
• Юридическое название бизнеса
• Тип организации: индивидуальный предприниматель, partnership, S-corp или C corporation
• Письмо EIN, если оно у вас есть
• Данные о регистрации в штате

• Деньги, поступившие в бизнес
• Отчеты о продажах
• Выставленные инвойсы
• 1099-K или сводки от эквайринга
• Журналы учета наличных поступлений

• Деньги, потраченные бизнесом
• Выписки из банка и по кредитным картам
• Квитанции/чеки по расходам
• Кредитные выписки и документы по процентам
• Журналы по автомобилю и пробегу, если транспорт используется для бизнеса
• Договор аренды, записи по программам (software), подрядчикам (contractor) и расходным материалам (supply)

• Сотрудники и подрядчики
• Сводные отчеты по payroll
• Квартальные отчеты по payroll
• Данные W-2 и 1099
• Платежи по льготам или взносы на пенсионные планы, если они есть

• Отчетность по итогам года
• Отчет о прибылях и убытках
• Бухгалтерский баланс
• Список основных средств для оборудования, мебели или техники
• Учет запасов, если вы продаете товары

Если ваши книги отстают или в них беспорядок — скажите об этом сразу. Лучше быть честным, чем делать вид, что все чисто и аккуратно. Возможно, вам нужна помощь с бухгалтерским учетом (bookkeeping) или более широкой бухгалтерией для малого бизнеса до того, как налоговую работу можно будет корректно оценить.

Как организовать все до разговора с бухгалтером

Чтобы начать, не нужно дорогого программного обеспечения. Вам нужен аккуратный пакет информации.

Простой способ подготовиться:

1. Сделайте одну папку на год
Используйте бумажные или цифровые файлы. Разделите личные и бизнес-документы.

2. Группируйте документы по типам
Соберите формы по доходам вместе, выписки из банка — вместе, чеки — вместе, а налоговые уведомления — вместе.

3. Добавьте короткое резюме
Запишите, что изменилось в этом году. Новая работа. Новая беременность/ребенок. Новое дело. Переезд между штатами. Купили оборудование. Начали payroll. Это экономит время.

4. Пометьте, чего не хватает
Не скрывайте пробелы. Составьте список под названием «missing» (отсутствует), чтобы бухгалтер мог подсказать, что заменить в первую очередь.

5. Суммируйте очевидные категории
Для владельцев бизнеса простые итоги по питанию (meals), программам (software), расходным материалам (supplies), аренде (rent), пробегу (mileage) и платежам подрядчикам могут сократить время на приведение в порядок.

6. Сохраняйте исходные документы
Резюме помогают, но выписки и чеки все равно важны.

7. Защитите свою информацию
Никогда не передавайте номер Social Security Number, ITIN, данные для входа в банк или налоговые документы кому бы то ни было, если вы не проверили, с кем имеете дело. BalancedRow собирает только данные для связи и сведения о запросе для подбора. Мы не собираем SSN, ITIN, номера финансовых счетов и налоговые документы.

Если вам нужно понять типичные расходы до старта, ознакомьтесь с pricing.

Частые ошибки, из-за которых все тормозится или растет стоимость

Большинство задержек связаны не с налоговыми правилами. Причина — отсутствующие документы, смешанные аккаунты и плохая коммуникация.

Частые проблемы:

• Смешивание личных и бизнес-расходов в одном и том же аккаунте
• Приносят только итоговые суммы, а не выписки или чеки, которые за ними стоят
• Забывают декларации за прошлый год, хотя они часто быстро отвечают на базовые вопросы
• Игнорируют письма IRS, пока дедлайн не станет близко
• Отправляют скриншоты вместо полных выписок
• Не указывают доход по 1099, потому что удержание налога не делалось
• Не сообщают о подработках, продажах наличными, иностранных счетах или доходах с онлайн-платформы
• Ждут до последнего момента, когда документы сложнее заменить и вариантов меньше

Еще одна большая ошибка — доверить не тому специалисту. Перед тем как нанимать кого-либо, убедитесь, что понимаете, нужен ли вам CPA или IRS Enrolled Agent (EA). Этот гид поможет: CPA vs EA vs tax preparer.

Затем сделайте три вещи:

1. Проверьте квалификацию и PTIN самостоятельно через IRS Directory of Federal Tax Return Preparers и, где это применимо, через совет бухгалтеров в вашем штате.
2. Подтвердите диапазон стоимости и объем работ письменно до начала любой работы.
3. Держите чувствительные документы у себя до завершения проверки.

BalancedRow — это бесплатный сервис подбора. Мы помогаем вам сравнить варианты. Вы решаете, кого нанять.

Ваш следующий шаг, если вы не уверены

Если вы не уверены, что именно относится к вам, это нормально. Многие ждут, потому что им стыдно за то, что нет нужных документов, подача просрочена, есть языковой барьер или потому что они используют ITIN. Пожалуйста, не позволяйте этому остановить вас.

Начните с малого:

• Соберите декларацию за прошлый год
• Соберите формы по доходам за текущий год
• Скачайте выписки по банковскому счету бизнеса, если у вас есть бизнес
• Соберите в одном месте любые письма IRS или штата
• Запишите ваши вопросы простыми словами

Затем попросите помощи у лицензированного бухгалтера, а не у кого угодно, кто предлагает налоговую помощь онлайн. Обычная декларация физического лица может стоить примерно $180-$500, но дороже, если у вас есть самозанятость, несколько штатов, аренда или работа по приведению документов в порядок. Почасовой CPA может брать примерно $150-$400 за час за некоторые проекты. Это только ориентиры, не гарантии.

Если хотите сравнить лицензированных специалистов, BalancedRow может подобрать для вас бесплатно. Вы сравниваете, вы проверяете, вы выбираете. Это самый безопасный способ двигаться дальше.