Chuẩn bị và nộp tờ khai thuế
Thuế thường gây căng thẳng cho rất nhiều người. Tin tốt là bạn không cần phải tự xoay xở một mình. BalancedRow là một **dịch vụ kết nối miễn phí** giúp bạn liên hệ với các kế toán được cấp phép để bạn so sánh lựa chọn và chọn người bạn muốn thuê.
Chuẩn bị thuế nghĩa là gì
Chuẩn bị thuế thường là việc thu thập thông tin thuế của bạn, sắp xếp các biểu mẫu, lập tờ khai liên bang và, nếu cần, lập các tờ khai của tiểu bang hoặc địa phương, sau đó nộp đúng cách và đúng thời hạn. Với một số người, đó chỉ là tờ khai cá nhân đơn giản. Với người khác, phần này có thể bao gồm thu nhập tự kinh doanh, cho thuê nhà, bán đầu tư hoặc một tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ.
Một kế toán được cấp phép có thể hỗ trợ:
- Tờ khai cá nhân có thu nhập từ tiền lương, lãi suất và các khoản tín dụng phổ biến
- Tờ khai cho người tự kinh doanh, người làm freelance và nhà thầu
- Tờ khai doanh nghiệp nhỏ cho LLC, đối tác (partnership) và công ty (corporation)
- Tờ khai của năm trước hoặc tờ khai đã điều chỉnh (amended)
- Lập kế hoạch thuế ước tính cho các khoản thanh toán trong tương lai
BalancedRow không chuẩn bị hoặc nộp thuế và không cung cấp tư vấn thuế. Chúng tôi giúp bạn được kết nối miễn phí với các kế toán được cấp phép như CPA và IRS Enrolled Agent để bạn có thể so sánh kinh nghiệm, cách giao tiếp và mức phí. Nếu bạn chưa chắc mình cần kiểu hỗ trợ nào, hãy bắt đầu tại đây: chuẩn bị thuế và CPA vs EA vs người chuẩn bị thuế.
Quy trình thường diễn ra như thế nào
Phần lớn công việc chuẩn bị thuế đều đi theo một lộ trình cơ bản tương tự. Biết các bước sẽ giúp bạn tránh trễ hạn và các khoản phí phát sinh bất ngờ.
1. Bạn chia sẻ tình huống của mình, không gửi các số định danh nhạy cảm. Nói với kế toán bạn cần loại tờ khai nào, liệu bạn có thu nhập tự kinh doanh hoặc thu nhập từ hoạt động kinh doanh hay không, và nếu có các vấn đề từ năm trước. Không gửi SSN (Social Security Number), ITIN number, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế cho đến khi bạn đã xác minh rõ bạn đang làm việc với ai. Bản thân BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu.
2. Bạn tự xác minh giấy phép và PTIN. Trước khi thuê bất kỳ ai, hãy tự kiểm tra bằng cấp và PTIN thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers (Danh bạ các người chuẩn bị tờ khai thuế liên bang của IRS) hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang bạn.
3. Bạn yêu cầu mức phí và phạm vi công việc bằng văn bản. Phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang theo và khu vực của bạn. Hỏi phần nào được bao gồm, phần nào tính thêm chi phí, và ai là người ký tờ khai.
4. Bạn cung cấp tài liệu. Các hạng mục thường gặp gồm W-2s, 1099s, tờ khai các năm trước, hồ sơ thu nhập và chi phí kinh doanh, giấy tờ lãi suất thế chấp, biểu mẫu bảo hiểm y tế và thông tin người phụ thuộc.
5. Kế toán lập tờ khai và rà soát các câu hỏi với bạn. Các chuyên gia giỏi sẽ hỏi thêm các câu hỏi theo sau. Điều đó là bình thường.
6. Bạn xem lại trước khi nộp. Đọc tờ khai. Hỏi bất cứ điều gì bạn không hiểu. Xác nhận cách nộp và cách bạn sẽ nhận bản sao.
7. Tờ khai được nộp. Giữ bản sao của tờ khai đã ký, thư thỏa thuận (engagement letter) và bằng chứng nộp ở nơi an toàn.
Các mức phí thường gặp
Đây là phần cần nói thẳng: phí thuế thay đổi khá nhiều. Một tờ khai chỉ có 1 W-2 và không có tình huống phức tạp thường rẻ hơn rất nhiều so với tờ khai có thu nhập tự kinh doanh, nhiều tiểu bang, hoặc hồ sơ rối rắm.
Mức thường gặp ở Mỹ:
- Tờ khai thuế cá nhân: thường $180-$500
- Tờ khai thuế doanh nghiệp nhỏ: thường $500-$1,800
- Làm việc theo giờ với CPA hoặc EA: thường $150-$400 mỗi giờ cho việc rà soát, nghiên cứu, nộp thuế các năm trước còn thiếu, xử lý thông báo (notices) hoặc các tình huống phức tạp hơn
Một vài yếu tố có thể làm phí tăng lên:
- Bạn thiếu biểu mẫu hoặc hồ sơ
- Bạn trộn chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh
- Bạn cần sửa các tờ khai của năm trước
- Bạn đã bán đầu tư hoặc bất động sản
- Bạn có thu nhập cho thuê, báo cáo cho khoản nước ngoài hoặc cần nộp cho nhiều tiểu bang
- Sổ sách kế toán (bookkeeping) của bạn chưa được cập nhật
Một vài yếu tố có thể giúp phí thấp hơn:
- Hồ sơ của bạn được sắp xếp gọn gàng
- Nguồn thu nhập của bạn đơn giản
- Bạn trả lời câu hỏi nhanh
- Bạn biết chính xác năm nào và biểu mẫu nào cần thiết
Hãy hỏi khoảng phí điển hình, không phải lời hứa chắc chắn. Sau đó hỏi điều gì có thể làm phí tăng. Một kế toán đáng tin sẽ có thể giải thích mức giá bằng tiếng Anh đơn giản. Nếu bạn muốn xem tổng quan rộng hơn về các mức phí thường gặp giữa các dịch vụ, hãy xem giá.
Thời gian: chuẩn bị thuế mất bao lâu
Tờ khai đơn giản có thể tiến hành nhanh một khi bạn đã có đầy đủ tài liệu. Tờ khai phức tạp hơn có thể mất lâu hơn nhiều, đặc biệt vào mùa cao điểm.
Thời gian thường gặp:
- Tờ khai cá nhân đơn giản với hồ sơ đầy đủ: từ vài ngày đến 2 tuần
- Tờ khai tự kinh doanh hoặc có kê khai chi tiết theo khoản (itemized): thường 1-3 tuần
- Tờ khai doanh nghiệp nhỏ: thường 2-6 tuần tùy chất lượng sổ sách và loại hình pháp nhân
- Công việc liên quan đến năm trước, tờ khai đã điều chỉnh, hoặc xử lý thông báo: thường lâu hơn
Nguyên nhân khiến trễ hạn lớn nhất thường không phải do kế toán. Thường là do thiếu thông tin.
Để làm nhanh hơn:
- Gom đủ tất cả các biểu mẫu thuế trước khi bắt đầu
- Dùng một danh sách kiểm tra cho toàn bộ hồ sơ thu nhập và các khoản được khấu trừ
- Tách chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân
- Trả lời nhanh các câu hỏi bổ sung
- Đừng chờ đến tuần cuối cùng trước hạn nộp
Nếu bạn sở hữu doanh nghiệp và sổ sách của bạn đang bị chậm, việc nộp thuế có thể phụ thuộc vào việc dọn sổ sách trước. Trong trường hợp đó, hãy hỏi liệu bạn cũng cần bookkeeping hay kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.
Ưu điểm, giới hạn, và khi nào nên nhờ hỗ trợ chuyên nghiệp
Thuê một kế toán được cấp phép tốn tiền. Đôi khi nó đáng giá từng xu. Đôi khi tờ khai của bạn đủ đơn giản nên chủ yếu bạn chỉ cần sự yên tâm và thêm một cặp mắt rà soát.
Ưu điểm khi thuê CPA hoặc IRS Enrolled Agent:
- Họ có thể phát hiện các vấn đề mà bạn có thể bỏ sót
- Họ có thể giải thích những tài liệu nào thực sự quan trọng
- Họ có thể hỗ trợ tờ khai doanh nghiệp và các loại thu nhập phức tạp hơn
- Họ có thể giảm sai sót do nộp vội hoặc hồ sơ kém
- Họ có thể cho bạn biết điều gì là bình thường và điều gì là dấu hiệu cảnh báo
Những giới hạn cần hiểu:
- Trả nhiều tiền hơn không đồng nghĩa với việc sẽ nhận được khoản refund lớn hơn
- Không ai có thể hứa chắc một số tiền refund cụ thể một cách hợp pháp trước khi xem các dữ kiện
- Người chuẩn bị thuế không thể “phù phép” để bù vào hồ sơ bị thiếu
- Phí rẻ có thể trở thành đắt nếu làm cẩu thả hoặc phạm vi công việc không rõ ràng
Hỗ trợ chuyên nghiệp đặc biệt đáng cân nhắc nếu bạn:
- Bắt đầu làm freelancer hoặc mở LLC
- Có payroll, nhà thầu (contractors) hoặc bán hàng ở nhiều hơn một tiểu bang
- Cần bắt kịp các năm trước
- Nhận được thông báo từ IRS hoặc từ tiểu bang
- Nộp thuế bằng ITIN hoặc mới làm quen với hệ thống thuế của Mỹ
Nếu bạn là người nhập cư, người nộp thuế theo ITIN, hoặc tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn, đừng ngại hỏi những câu hỏi cơ bản. Đó là điều bình thường. Bạn có thể đọc thêm tại đây: ITIN & hỗ trợ cho người nhập cư.
Những câu hỏi cần hỏi trước khi thuê bất kỳ ai
Dùng các câu hỏi này để tự bảo vệ và so sánh ngang nhau giữa các bên.
- Bạn có phải là CPA được cấp phép hoặc IRS Enrolled Agent không?
- PTIN của bạn là gì, và tôi có thể xác minh bằng cấp của bạn ở đâu?
- Mức phí điển hình cho loại tờ khai của tôi là bao nhiêu?
- Phí đó bao gồm những gì, và có khoản nào tính thêm không?
- Ai là người thực sự chuẩn bị tờ khai và ai sẽ là người ký?
- Bạn xử lý các câu hỏi bổ sung sau khi đã nộp như thế nào?
- Bạn cần tôi cung cấp những tài liệu gì?
- Khi tôi đã có đủ mọi thứ, quy trình thường mất bao lâu?
- Bạn bảo vệ thông tin khách hàng như thế nào?
- Trước khi bắt đầu làm, bạn có thể cung cấp phạm vi công việc và mức phí bằng văn bản không?
Bạn cũng hãy tự hỏi:
- Họ trả lời rõ ràng, không tạo áp lực chứ?
- Họ giải thích theo cách tôi hiểu được không?
- Họ có tôn trọng quyền riêng tư của tôi không?
- Họ có vẻ cẩn thận, không chỉ làm cho nhanh không?
Không bao giờ chia sẻ SSN, ITIN number, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh họ. Giữ các tài liệu nhạy cảm cho đến khi bạn biết chính xác mình đang làm việc với ai.
Cách chọn kế toán thông qua BalancedRow
BalancedRow giúp việc này trở nên đơn giản. Việc kết nối miễn phí với bạn. Các kế toán tham gia sẽ trả một khoản phí cố định để được đưa vào danh sách. Bạn so sánh các lựa chọn của mình, tự xác minh bằng cấp, và quyết định bạn sẽ thuê ai.
Cách chọn thông minh:
- Bắt đầu từ tình huống thực của bạn. Cho biết đây là tờ khai cá nhân, tờ khai tự kinh doanh hay tờ khai doanh nghiệp.
- Được ghép với các kế toán được cấp phép. Bạn có thể bắt đầu tại đây: nhận kết nối.
- Tự xác minh bằng cấp và PTIN. Đừng bỏ qua bước này.
- So sánh khoảng phí, phạm vi công việc và phong cách giao tiếp. Rẻ nhất chưa chắc đã tốt nhất.
- Xác nhận mọi thứ bằng văn bản. Phí, phạm vi công việc, mốc thời gian và người ký tờ khai.
Nếu bạn muốn một danh sách kiểm tra đơn giản để so sánh các chuyên gia, hãy đọc cách chọn một kế toán.
Mục tiêu không phải là tìm người nghe thật ấn tượng. Mục tiêu là tìm người có giấy phép, rõ ràng, cẩn thận và phù hợp với tình huống của bạn.
Nếu hồ sơ thuế của bạn đơn giản, chi phí có thể chỉ vài trăm đô la. Nếu bạn có thu nhập từ kinh doanh, các vấn đề thuế từ năm trước, hoặc hồ sơ rối rắm, chi phí có thể cao hơn. Hãy dùng BalancedRow để được kết nối miễn phí, tự xác minh giấy phép và PTIN của kế toán, giữ các con số riêng tư của bạn kín cho đến khi đã được xác minh, và lấy mức phí cũng như phạm vi công việc bằng văn bản trước khi thuê bất kỳ ai.