Kế toán sổ sách & kế toán hằng tháng

Kế toán sổ sách và kế toán hằng tháng thực sự là gì

Kế toán sổ sách là công việc thường xuyên để giữ hồ sơ kế toán của doanh nghiệp sạch sẽ và cập nhật. Thông thường sẽ bao gồm việc ghi nhận doanh thu và chi phí, đối chiếu giao dịch ngân hàng và thẻ, đồng thời sắp xếp các báo cáo để số liệu của bạn có ý nghĩa.

Kế toán hằng tháng thường còn “nhiều hơn một chút”. Có thể bao gồm việc rà soát sổ sách mỗi tháng, tìm lỗi, giải thích báo cáo và giúp bạn hiểu các chỉ số cơ bản của doanh nghiệp như lợi nhuận, dòng tiền và những khoản có thể phải nộp khi khai thuế.

Một kế toán được cấp phép có thể hỗ trợ:
- Phân loại giao dịch
- Đối chiếu (reconcile) tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng
- Làm sạch các bút toán bị bỏ sót hoặc bị trùng
- Báo cáo lãi/lỗ hằng tháng
- Báo cáo bảng cân đối kế toán (balance sheet)
- Câu hỏi cơ bản về việc cần lưu giữ những hồ sơ nào
- Phối hợp với công việc khai thuế vào thời điểm cao điểm

Những việc đó không phải lúc nào cũng bao gồm:
- Chuẩn bị hồ sơ khai thuế
- Nộp tờ khai thuế bán hàng (sales tax)
- Xử lý payroll
- Xuất hóa đơn cho khách hàng
- Thanh toán hóa đơn (bill pay)
- Làm bù kế toán cho các tháng trước bị trễ

Vì vậy phạm vi công việc rất quan trọng. Hai doanh nghiệp có thể cùng nói họ cần “kế toán sổ sách”, nhưng một bên có 40 giao dịch mỗi tháng, bên kia có 600 giao dịch, nhiều tài khoản, khoản vay, nhà thầu, và tồn kho. Phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, tình trạng hồ sơ của bạn và khu vực của bạn.

Quy trình thường diễn ra như thế nào

Nếu bạn chưa từng thuê người hỗ trợ làm sổ sách trước đây, quy trình thường đơn giản hơn bạn nghĩ.

1. Bạn mô tả doanh nghiệp của mình. Cho biết bạn kinh doanh loại hình gì, khoảng bao nhiêu giao dịch mỗi tháng, có payroll hay không và sổ sách của bạn hiện tại đã kịp thời hay đang bị trễ.
2. Bạn so sánh kế toán. Với BalancedRow, việc ghép cặp là miễn phí cho bạn. Bạn có thể so sánh các kế toán được cấp phép và quyết định bạn muốn trao đổi với ai.
3. Bạn tự kiểm tra tư cách hành nghề. Tìm trong IRS Directory of Federal Tax Return Preparers (Danh bạ liên bang về người chuẩn bị tờ khai thuế) hoặc theo hội đồng kế toán của bang để xem CPA hoặc IRS Enrolled Agent, và xác nhận họ có PTIN hợp lệ nếu có thể liên quan đến công việc thuế.
4. Bạn hỏi rõ những gì được bao gồm. Đối chiếu hằng tháng? Báo cáo? Dọn dẹp? Cuộc gọi? Hỗ trợ phần mềm? Hỗ trợ cuối năm? Hãy lấy phạm vi và phí bằng văn bản.
5. Bạn chỉ chia sẻ hồ sơ sau khi đã xác minh. Tuyệt đối không gửi SSN (Social Security Number), mã ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh.
6. Thiết lập diễn ra trước. Kế toán sẽ xem xét sổ sách hiện tại của bạn, phần mềm, các tài khoản và mọi vấn đề phát sinh từ các tháng trước.
7. Bắt đầu làm sổ sách hằng tháng liên tục. Bạn gửi sao kê hoặc kết nối nguồn cấp chỉ đọc nếu bạn chọn, và họ duy trì việc ghi sổ mỗi tháng.

Bản thân BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để phục vụ ghép cặp. Chúng tôi không bao giờ yêu cầu SSN, mã ITIN, số tài khoản tài chính hay tài liệu thuế.

Kế toán sổ sách hằng tháng thường tốn bao nhiêu

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, kế toán sổ sách hằng tháng thường dao động khoảng $150-$600 mỗi tháng. Đây là mức phổ biến cho các doanh nghiệp vận hành gọn gàng, khối lượng giao dịch vừa phải.

Ví dụ thường gặp:
- Chủ doanh nghiệp cá thể rất đơn giản: đôi khi khoảng $150-$250/tháng
- Doanh nghiệp dịch vụ nhỏ: thường khoảng $250-$450/tháng
- Doanh nghiệp khối lượng cao hơn hoặc phức tạp hơn: thường khoảng $450-$600+/tháng

Bạn cũng có thể thấy:
- Làm bù hoặc dọn dẹp: thường tính riêng, đôi khi theo giờ
- Rà soát theo giờ của kế toán: thường khoảng $150-$400/giờ tùy theo bằng cấp/licence, kinh nghiệm và thị trường
- Phụ phí payroll: thường khoảng $40-$120/tháng cộng thêm phí theo mỗi nhân viên nếu cần payroll
- Tờ khai thuế doanh nghiệp: thường khoảng $500-$1,800 nếu được chuẩn bị riêng vào cuối năm

Vì sao phí có thể tăng hoặc giảm:
- Số lượng giao dịch mỗi tháng
- Số lượng tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng
- Sổ sách của bạn đã được sắp xếp sẵn hay chưa
- Tiền chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp có đang bị trộn lẫn không
- Có nhà thầu, nhân viên, khoản vay, tồn kho hay thuế bán hàng hay không
- Bạn có muốn các cuộc gọi và giải thích hằng tháng, thay vì chỉ nhập liệu dữ liệu

Đây là ước tính thông thường, không phải báo giá hay cam kết. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc phát sinh, tình hình của bạn, các hồ sơ bạn cung cấp và khu vực của bạn. Bạn có thể đọc thêm tại bảng giá nếu muốn có điểm bắt đầu đơn giản trước khi so sánh các lựa chọn.

Timeline: thiết lập, dọn dẹp và lịch làm hằng tháng

Tháng đầu tiên thường khác so với những tháng sau.

Thiết lập có thể mất vài ngày đến vài tuần, tùy thuộc vào mức độ ngăn nắp của hồ sơ bạn có. Nếu sổ sách của bạn đã kịp thời, việc thiết lập có thể nhanh. Nếu bị thiếu các tháng, tài khoản chưa được đối chiếu (reconciled) hoặc biên nhận/hoá đơn bị trộn lẫn, thời gian sẽ lâu hơn.

Một timeline thực tế thường như sau:
- Tuần 1: cuộc gọi giới thiệu, rà soát loại hình doanh nghiệp, phần mềm, tài khoản và nhu cầu
- Tuần 1-2: đề xuất, phạm vi, danh sách tài liệu cần cung cấp và kế hoạch cấp quyền truy cập tài khoản
- Tuần 2-4: công việc thiết lập hoặc dọn dẹp
- Liên tục: làm kế toán sổ sách hằng tháng sau khi mỗi tháng kết thúc

Với công việc hằng tháng, nhiều kế toán sẽ hoàn tất sổ sách của tháng trước sau khi toàn bộ giao dịch đã “chốt” (cleared) và có sao kê. Nghĩa là sổ sách tháng 4 có thể được hoàn thiện vào tháng 5, chứ không phải ngày 30 tháng 4.

Nếu bạn đang bị trễ, hãy nói thật. Rất nhiều chủ doanh nghiệp cũng vậy—đặc biệt là chủ mới, người nhập cư bắt đầu kinh doanh tại Mỹ lần đầu và những người lúc ban đầu tự làm hết mọi thứ. Làm bù là chuyện bình thường. Điểm quan trọng là hỏi có bao nhiêu tháng đang bị trễ, chi phí dọn dẹp sẽ bao nhiêu và bạn cần cung cấp gì để giúp việc làm nhanh hơn.

Ưu điểm, giới hạn và khi nào kế toán sổ sách hằng tháng đáng giá

Kế toán sổ sách hằng tháng không chỉ dành cho công ty lớn. Nó cũng có thể giúp ích cho doanh nghiệp chỉ một người.

Ưu điểm
- Bạn biết doanh nghiệp có đang kiếm tiền hay không
- Đến kỳ khai thuế sẽ ít căng thẳng hơn
- Bạn có thể phát hiện sớm khoản thu bị thiếu, chi phí bị trùng và vấn đề dòng tiền
- Ngân hàng/đơn vị cho vay và chủ nhà có thể yêu cầu hồ sơ tài chính rõ ràng
- Bạn dành ít thời gian đoán mò hơn và tập trung chạy doanh nghiệp

Giới hạn
- Kế toán sổ sách không thể “sửa” mô hình kinh doanh đang thua lỗ
- Kế toán sổ sách rẻ có thể trở nên đắt nếu lỗi bị cộng dồn
- Dịch vụ hằng tháng có thể không bao gồm lập kế hoạch thuế, payroll hoặc sales tax trừ khi được ghi rõ ràng
- Nếu hồ sơ của bạn đang rối, vòng đầu có thể tốn nhiều hơn bạn nghĩ

Thường đáng để chi trả cho hỗ trợ hằng tháng nếu:
- Bạn đang bị trễ ở mọi tháng
- Bạn không hiểu báo cáo của mình
- Bạn trộn lẫn chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp và cần giúp dọn dẹp
- Bạn có nhà thầu hoặc nhân viên
- Bạn muốn việc chuẩn bị khai thuế cuối năm diễn ra suôn sẻ hơn
- Bạn đang tăng trưởng và không thể tự giữ sổ vào ban đêm hoặc cuối tuần

Nếu bạn chỉ cần theo dõi giao dịch cơ bản và doanh nghiệp của bạn rất nhỏ, bạn có thể không cần gói làm sâu từng bước hằng tháng. Nhưng ngay cả vậy, việc có một kế toán được cấp phép rà soát cách bạn thiết lập cũng có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí về sau.

Những câu hỏi cần hỏi trước khi thuê bất kỳ ai

Đây là chỗ khiến nhiều người bị “làm khổ”. Hãy hỏi thẳng. Nhận câu trả lời thẳng.

1. Mỗi tháng chính xác thì bao gồm những gì?
Hỏi liệu phí có bao gồm đối chiếu, báo cáo, chỉnh sửa, rà soát cuối năm, hỗ trợ qua email và các cuộc họp hay không.
2. Cái gì sẽ bị tính riêng?
Làm bù, dọn dẹp, payroll, sales tax, 1099s và tờ khai thuế thường được tính riêng.
3. Ai sẽ làm việc?
Hỏi liệu một CPA được cấp phép hoặc IRS Enrolled Agent sẽ rà soát sổ sách, hay bộ phận hỗ trợ sẽ làm phần lớn công việc hằng tháng.
4. Họ bảo vệ thông tin của tôi như thế nào?
Hỏi họ dùng cổng (portal) nào và bạn nên gửi hồ sơ theo cách nào. Không bao giờ email tài liệu nhạy cảm nếu bạn chưa xác minh người đó và chưa hiểu hệ thống.
5. Mỗi tháng họ cần gì từ tôi?
Kế toán sổ sách vẫn cần sự hợp tác của bạn. Hỏi họ cần những hồ sơ nào, cần bạn trả lời điều gì và hạn chót ra sao.
6. Họ có làm được với ngành nghề của tôi không?
Nhà hàng, tư vấn, người bán online và nhà thầu có thể gặp các vấn đề kế toán sổ sách rất khác nhau.
7. Tôi có nhận được phí và phạm vi bằng văn bản không?
Luôn luôn là có.

Bạn cũng hãy tự hỏi một câu đơn giản: họ có giải thích rõ ràng không? Nếu bạn thấy bị gấp rút, bối rối hoặc bị gây áp lực để sớm chia sẻ thông tin riêng tư, hãy chuyển sang lựa chọn khác.

Cách chọn kế toán được cấp phép một cách an toàn

BalancedRow ở đây để giúp bạn so sánh lựa chọn, không phải để chọn thay bạn. Bạn so sánh. Bạn tự xác minh. Bạn quyết định thuê ai.

Checklist an toàn:
- Thuê một kế toán được cấp phép và đủ điều kiện, ưu tiên là CPA hoặc IRS Enrolled Agent cho các công việc liên quan chặt chẽ đến thuế và tuân thủ
- Tự kiểm tra tư cách hành nghề và PTIN qua danh bạ của IRS và, với CPA, qua hội đồng kế toán của bang
- Xác nhận phí hằng tháng, các khoản phí phát sinh và phạm vi bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào
- Giữ các tài liệu nhạy cảm của bạn cho đến khi bạn đã xác minh được bạn đang làm việc với ai
- Tuyệt đối không chia sẻ Social Security Number, ITIN number, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh

Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn, việc yêu cầu giải thích chậm hơn, trao đổi được dịch hoặc cần hỗ trợ cho các câu hỏi liên quan đến ITIN là hoàn toàn bình thường. Nhận sự hỗ trợ là chuyện bình thường. Bạn không phải là người duy nhất đang tìm cách hiểu. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người hiểu tình huống của người nhập cư và ITIN, hãy bắt đầu tại: ITIN & hỗ trợ cho người nhập cư hoặc đọc cách chọn kế toán.