Kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Kế toán cho doanh nghiệp nhỏ thường bao gồm những gì

Kế toán cho doanh nghiệp nhỏ là công việc hằng ngày và hằng tháng giúp bạn lưu giữ hồ sơ gọn gàng, hiểu lợi nhuận, và sẵn sàng cho kỳ thuế. Công việc cụ thể sẽ tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, nhưng thường bao gồm:

• ghi nhận thu nhập và chi phí
• sắp xếp các giao dịch vào đúng nhóm mục
• đối chiếu (reconcile) tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng, nghĩa là khớp sổ sách với sao kê
• rà soát hóa đơn và các khoản phải trả chưa thanh toán
• lập các báo cáo cơ bản như báo cáo lãi/lỗ (profit and loss) và bảng cân đối kế toán
• giúp bạn hiểu cần giữ những loại hồ sơ nào cho thời điểm làm thuế
• phối hợp với dịch vụ tax preparation (làm hồ sơ thuế) và, nếu cần, bookkeeping hoặc payroll

Với một số chủ doanh nghiệp, nhu cầu chính là bookkeeping hằng tháng và báo cáo rõ ràng. Với những người khác, phạm vi rộng hơn là hỗ trợ small-business accounting, đặc biệt nếu có nhân viên, hàng tồn kho, nhiều bang, nhà thầu, hoặc hồ sơ bị rối từ các tháng trước.

Lưu ý quan trọng: BalancedRow không làm phần công việc này thay bạn và không đưa ra tư vấn kế toán hoặc tư vấn thuế. Chúng tôi là một dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi giúp bạn kết nối với các kế toán viên được cấp phép, thường là CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA), để bạn có thể so sánh lựa chọn và quyết định thuê ai.

Quy trình thường hoạt động như thế nào

Một quy trình tốt sẽ đơn giản và rõ ràng.

1. Bạn mô tả doanh nghiệp. Cho biết bạn là chủ doanh nghiệp tư nhân (sole proprietor), LLC một thành viên (single-member LLC), quan hệ đối tác (partnership), công ty S (S corporation) hay công ty (corporation). Nêu ngành nghề, số lượng tài khoản, số giao dịch hằng tháng và có tham gia payroll hay không.
2. Bạn được ghép với kế toán viên được cấp phép. Với BalancedRow, việc ghép cặp là miễn phí cho bạn qua /get-matched/. Các kế toán tham gia sẽ trả một khoản phí cố định để tham gia.
3. Bạn tự kiểm tra tư cách hành nghề. Xác nhận người đó có thật sự là CPA được cấp phép hoặc IRS Enrolled Agent hay không, và kiểm tra PTIN (nếu có liên quan). Dùng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và hội đồng kế toán của tiểu bang (state board of accountancy).
4. Bạn thảo luận phạm vi và thời gian. Hỏi mỗi tháng gồm những gì, phần nào tính thêm, họ dùng phần mềm nào và khi nào báo cáo sẽ sẵn sàng.
5. Bạn xác nhận phí bằng văn bản trước khi bắt đầu làm việc. Phí thực tế phụ thuộc vào phần công việc cần làm, tình huống của bạn, hồ sơ bạn cung cấp và khu vực của bạn.

Bảo vệ thông tin của bạn: không bao giờ chia sẻ Social Security Number (SSN), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu để chúng tôi có thể hỗ trợ ghép cặp. Chúng tôi không thu thập SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính, hoặc tài liệu thuế.

Khung phí phổ biến tại Mỹ

Chi phí kế toán cho doanh nghiệp nhỏ thay đổi rất nhiều vì hai doanh nghiệp có thể trông giống nhau bên ngoài nhưng tạo ra lượng công việc hoàn toàn khác nhau.

Dưới đây là mức phổ biến và ước tính (không phải báo giá hay cam kết):

• Bookkeeping hằng tháng: thường $150-$600 mỗi tháng cho doanh nghiệp nhỏ có mức hoạt động trung bình
• Payroll: thường $40-$120 mỗi tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên
• Làm việc theo giờ của CPA hoặc EA: thường $150-$400 mỗi giờ
• Làm hồ sơ thuế cho doanh nghiệp nhỏ: thường $500-$1,800
• Làm hồ sơ thuế cá nhân: thường $180-$500, nếu hồ sơ cá nhân của bạn cũng nằm trong phần thảo luận

Những yếu tố khiến phí tăng:

• nhiều giao dịch mỗi tháng
• hồ sơ bị trễ hoặc chưa đầy đủ
• trộn lẫn chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp
• có bán hàng ở nhiều hơn một bang
• hàng tồn kho
• công việc làm lại/đi kèm (catch-up) hoặc dọn dẹp (cleanup)
• vấn đề liên quan payroll
• các vấn đề của năm trước

Những yếu tố có thể giúp chi phí thấp hơn:

• tách tài khoản ngân hàng và thẻ thanh toán riêng cho doanh nghiệp
• hồ sơ được sắp xếp
• làm việc hằng tháng đều đặn thay vì hoảng một lần vào cuối năm
• câu trả lời rõ ràng về loại hình pháp lý (entity type) và hoạt động kinh doanh

Nếu bạn muốn xem cái nhìn rộng hơn về các mức phổ biến, xem /pricing/. Luôn yêu cầu phạm vi công việc bằng văn bản, không chỉ hỏi giá. Phí thấp không đồng nghĩa rẻ hơn nếu thiếu phần công việc quan trọng.

Mất bao lâu?

Với khách hàng mới, tháng đầu thường mất lâu hơn các tháng sau vì kế toán cần hiểu doanh nghiệp và xử lý việc thiết lập ban đầu.

Một lịch trình thường gặp như sau:

• Cuộc gọi ban đầu: 15-30 phút
• Rà soát hồ sơ và phạm vi: vài ngày đến khoảng 1 tuần
• Thiết lập hoặc dọn dẹp cho tháng đầu: khoảng 1-3 tuần, đôi khi lâu hơn nếu hồ sơ bị rối
• Công việc hằng tháng tiếp tục: thường hoàn thành mỗi tháng sau khi bạn gửi sao kê, hồ sơ bán hàng và chi tiết payroll

Nếu sổ sách của bạn đang bị chậm, phần làm bù (catch-up) có thể lâu hơn rất nhiều. Doanh nghiệp trễ 6 hoặc 12 tháng có thể cần một kế hoạch theo từng giai đoạn. Điều này là bình thường. Đừng ngại. Nhiều chủ doanh nghiệp bận rộn và bị trễ.

Nếu bạn cũng đang cố gắng để kịp chuẩn bị cho việc khai thuế, hãy hỏi kế toán có phối hợp với tax preparation hay không và họ cần bạn cung cấp thông tin trước hạn nào.

Ưu điểm, giới hạn và khi nào đáng trả tiền để được hỗ trợ

Thuê người hỗ trợ kế toán có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Tuy nhiên, đây vẫn là chi phí kinh doanh, nên bạn cần biết mình đang mua gì.

Lợi ích chính

• Bạn có sổ sách gọn gàng hơn và báo cáo rõ ràng hơn.
• Bạn tốn ít thời gian hơn cho việc đoán xem liệu bạn có thật sự đang kiếm tiền hay không.
• Mùa thuế thường dễ hơn vì các con số đã được sắp xếp.
• Các vấn đề có thể được phát hiện sớm hơn, ví dụ thiếu thu nhập, chi phí bị trùng lặp hoặc lỗi liên quan payroll.

Giới hạn cần biết

• Kế toán không tự sửa một mô hình kinh doanh yếu.
• Báo cáo tốt vẫn phụ thuộc vào hồ sơ mà bạn cung cấp.
• Công việc dọn dẹp sẽ tốn thêm chi phí nếu bạn chờ quá lâu.
• Không phải kế toán nào cũng phù hợp với mọi ngành.

Thường đáng thuê kế toán viên được cấp phép nếu:

• bạn có nhân viên hoặc nhà thầu
• bạn đang bị trễ bookkeeping
• bạn không hiểu các con số hằng tháng của mình
• chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp bị trộn lẫn
• bạn thay đổi loại hình pháp lý hoặc bắt đầu một LLC hoặc công ty
• bạn bán hàng ở nhiều bang
• tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn và bạn muốn người giải thích rõ ràng

Nếu bạn là người nhập cư, mới bắt đầu với hệ thống ở Mỹ, hoặc đang nộp thuế bằng ITIN, việc nhờ hỗ trợ là bình thường. Bạn không bắt buộc phải biết mọi quy định. Điều quan trọng là thuê một kế toán viên được cấp phép, đủ năng lực, tự kiểm tra tư cách hành nghề, và giữ riêng các tài liệu nhạy cảm cho đến khi bạn xác minh được bạn đang làm việc với ai. Nếu đúng như vậy, bạn cũng có thể thấy /services/itin-immigrant/ hữu ích.

Những câu hỏi nên hỏi trước khi thuê bất kỳ ai

Dùng các câu hỏi này để tránh hiểu lầm gây tốn kém:

1. Bạn có phải CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép không? Vui lòng gửi cho tôi họ tên đầy đủ, thông tin cấp phép và PTIN để tôi có thể xác minh.
2. Cụ thể mỗi tháng gồm những gì? Hỏi xem có bao gồm đối chiếu (reconciliation), báo cáo, rà soát cuối năm, phối hợp payroll và mẫu biểu cho nhà thầu hay không.
3. Phần nào không bao gồm? Công việc dọn dẹp, làm bù các năm trước, nộp tờ khai thuế bán hàng (sales tax filings) và khai bổ sung (amended returns) thường tính thêm.
4. Bạn cần tôi cung cấp những hồ sơ gì, và theo tần suất bao lâu?
5. Bạn tính phí như thế nào? Phí cố định theo tháng, theo giờ, hay theo dự án?
6. Bạn dùng phần mềm nào, và tôi có được truy cập hồ sơ của mình không?
7. Sau khi tôi gửi tài liệu, công việc hằng tháng thường mất bao lâu?
8. Bạn có làm cho doanh nghiệp giống như của tôi không? Hỏi về ngành nghề và loại hình pháp lý.
9. Bạn bảo vệ dữ liệu khách hàng như thế nào?
10. Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào, bạn có xác nhận phí và phạm vi bằng văn bản không?

Một kế toán tốt nên trả lời rõ ràng, không vòng vo. Không tạo áp lực. Không hứa hẹn mơ hồ. Không yêu cầu SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế trước khi bạn đã xác minh được họ là ai.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ để so sánh tư cách hành nghề, hãy xem /guides/cpa-vs-ea-vs-tax-preparer/.

Cách chọn đúng kế toán cho doanh nghiệp của bạn

Đừng chỉ chọn dựa trên giá. Hãy chọn theo phù hợp, rõ ràng và có thể xác minh.

Cách quyết định đơn giản như sau:

• Bước 1: Xác minh giấy phép. Kiểm tra giấy phép CPA với hội đồng kế toán của tiểu bang hoặc xác nhận trạng thái EA và PTIN thông qua công cụ của IRS.
• Bước 2: So sánh phạm vi công việc. Một người có thể bao gồm báo cáo hằng tháng và phối hợp cuối năm. Người khác có thể tính thêm phí cho các hạng mục tương tự.
• Bước 3: So sánh cách giao tiếp. Họ có thể giải thích dễ hiểu bằng tiếng Anh không? Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hãy hỏi xem họ có thể trao đổi bằng ngôn ngữ mà bạn thấy thoải mái nhất không.
• Bước 4: So sánh kinh nghiệm. Nhà hàng, vận tải đường bộ, thương mại điện tử, bất động sản, tư vấn và xây dựng đều có những điểm đau khác nhau.
• Bước 5: Lấy mọi thứ bằng văn bản. Phí, phạm vi, thời gian thực hiện và những gì bạn cần cung cấp.

BalancedRow hỗ trợ phần đầu tiên bằng cách giúp việc so sánh các chuyên gia được cấp phép trở nên dễ hơn. Chúng tôi không chọn thay bạn và cũng không đưa ra tư vấn. Bạn tự so sánh báo giá. Bạn tự xác minh tư cách hành nghề. Bạn tự quyết định thuê ai. Bạn giữ các tài liệu nhạy cảm của mình cho đến khi đã xác minh người đó là ai.

Nếu bạn muốn một checklist thực tế, xem /guides/how-to-choose-an-accountant/.