أسئلة يجب أن تطرحها على محاسب قبل أن توظّفه
قبل أن توظّف أي شخص للضرائب أو المحاسبة الدفترية أو الرواتب أو محاسبة المشاريع الصغيرة، اطرح أولًا بضع أسئلة مباشرة. قد يوفر لك ذلك المال والتوتر و“مفاجأة” غير سارة لاحقًا.
الإجابة المختصرة: اسأل عن الترخيص ونطاق العمل والرسوم والأمان
المكالمة الأولى الجيدة ليست عن كلمات مُبهرة. بل عن أربع نقاط بسيطة:
- هل أنت مُرخّص؟ وما الشهادة التي تحملها؟
- ما العمل الذي يتضمنه وما الذي لا يتضمنه؟
- كيف تُحصِّل الرسوم، وماذا عادةً ما يغيّر قيمة الرسوم؟
- كيف تحمي معلوماتي؟
إذا كنت تتذكر قاعدة واحدة فقط، فتذكّر هذه: وظّف محاسبًا مُرخّصًا، وغالبًا يكون CPA أو IRS Enrolled Agent، وتأكد بنفسك من الشهادة وPTIN قبل مشاركة أي مستندات حساسة. يمكنك الاطلاع على دليل IRS الخاص بمُعدّي الإقرارات الضريبية الفيدرالية، وبالنسبة إلى CPA، على مجلس المحاسبة التابع لولايتك.
إذا لم تكن متأكدًا من الشخص الذي تحتاجه، اقرأ CPA vs EA vs tax preparer. وإذا كنت تريد مساعدة في العثور على شخص للمقارنة، احصل على تطابق. BalancedRow هي خدمة مطابقة مجانية. نحن لا نُحضّر الإقرارات ولا نُمسك الدفاتر ولا ندير الرواتب ولا نقدم استشارات ضريبية.
أسئلة حول المؤهلات والخبرة
الصوت اللطيف على الهاتف ليس كافيًا. اسأل أسئلة واضحة واستمع لإجابات دقيقة.
- هل أنت CPA أو IRS Enrolled Agent؟ اطلب منهم أن يذكروا نوع الترخيص بوضوح.
- ما هو PTIN الخاص بك؟ يجب أن يكون لدى أي شخص يتم دفع أجر له لإعداد إقرارات ضريبية فيدرالية.
- هل تتعامل بانتظام مع حالات مثل حالتي؟ على سبيل المثال:
- موظف W-2 مع إقرار واحد لولاية واحدة
- صاحب عمل ذاتي أو متعاقد بموجب 1099
- LLC مكوّنة من شخص واحد
- S corporation أو شراكة (partnership)
- تقديم ITIN
- عائلة مهاجرة لديها أسئلة حول الدخل الأجنبي
- رواتب لعدد قليل من الموظفين
- من الذي سيقوم فعليًا بالعمل؟ قد يكون الشخص الذي تتحدث معه غير الشخص الذي سيتولى ملفك.
- إذا أرسلت IRS أو الولاية خطابًا، هل تساعد في شرح الخطوات التالية؟ اسأل عن نوع المساعدة التي يقدمونها وهل تكلفتها إضافية.
بالنسبة إلى مشروع صغير، تعمّق أكثر:
- ما برنامج المحاسبة الذي تعملون معه عادةً؟
- كم مرة ستراجعون الدفاتر؟ شهريًا؟ ربع سنويًا؟ فقط عند وقت الضريبة؟
- ما الذي تحتاجه مني لكي تبقى الأمور مرتبة خلال العام؟
الخبير الحقيقي يجب أن يكون قادرًا على شرح أسلوب عمله بلغة بسيطة. إذا كانوا يختبئون وراء المصطلحات، أو يضغطون عليك بسرعة، أو يغضبون من أسئلة طبيعية، فهذا إنذار.
إذا كنت صاحب عمل جديدًا، يفيد معرفة الفرق بين تقديم الضريبة والدفاتر الشهرية والرواتب. راجع محاسبة المشاريع الصغيرة للحصول على نظرة عامة بسيطة.
أسئلة حول الرسوم ونطاق العمل والتوقيت
هنا تقع أخطاء كثيرة. رقم يبدأ منخفضًا قد يتحول إلى فاتورة أكبر بكثير إذا لم يكن نطاق العمل واضحًا.
اطرح هذه الأسئلة قبل بدء أي عمل:
- كيف تتقاضون الرسوم؟ مبلغ ثابت أم بالساعة أم شهريًا أم مزيج؟
- ما النطاق المعتاد لعملي من نوع عملي؟
- ما الذي يجعل الرسوم ترتفع؟ فقدان السجلات، نماذج إضافية، أعمال تنظيف، ولايات أكثر، إقرارات معدّلة، محاسبة متأخرة، تصحيحات الرواتب، وإشعارات IRS أسباب شائعة.
- ما الذي يتضمنه هذا السعر بالضبط؟
- ما الذي لا يتضمنه؟
- هل يمكنكم وضع الرسوم ونطاق العمل كتابةً قبل أن أقرر؟
نطاقات نموذجية قد يراها الناس غالبًا في الولايات المتحدة:
- إقرار ضريبي للفرد: حوالي $180-$500
- إقرار ضريبي لمشروع صغير: حوالي $500-$1,800
- محاسبة دفترية شهرية: حوالي $150-$600 شهريًا حسب حجم المعاملات واحتياجات التنظيف
- الرواتب: حوالي $40-$120 شهريًا إضافةً إلى لكل موظف
- عمل CPA بالساعة: غالبًا $150-$400 للساعة
هذه تقديرات وليست عروض أسعار أو ضمانات. الرسوم الفعلية تعتمد على طبيعة العمل، وضعك، السجلات التي تقدمها، والمنطقة التي تعيش فيها.
اسأل أيضًا عن التوقيت:
- متى يمكنكم البدء؟
- كم يستغرق الأمر عادةً بعد أن تكون لديكم كل سجلاتي؟
- ما المواعيد النهائية التي يجب أن أعرفها الآن؟
- ماذا يحدث إذا كانت لدي مستندات ناقصة؟
بالنسبة لكثير من الناس، أفضل خطوة ذكية هي مقارنة محاسبين مُرخّصين اثنين أو ثلاثة. قارن الرسوم وطريقة العمل ومدى وضوح شرحهم. يمكنك الاطلاع أولًا على التوقعات العامة لـ pricing لتصبح النطاقات مألوفة لك.
أسئلة حول التواصل وسلامة المستندات
ملف الضرائب يحتوي على بعض أكثر المعلومات حساسية التي تخصك. احمِه.
اسأل:
- كيف ينبغي أن أرسل المستندات بشكل آمن؟ بوابة آمنة أفضل من إرسال مرفقات بريد إلكتروني عشوائية.
- هل تحتاج رقم الضمان الاجتماعي SSN أو ITIN الآن أم فقط بعد التحقق من هويتي؟
- من في فريقكم يمكنه الاطلاع على سجلاتي؟
- كيف تتحققون من الهوية قبل مناقشة ملفي؟
- هل ستعيدون المستندات أو تحذفونها بشكل آمن إذا لم أعمل معكم؟
كما يجب أن تضع قواعدك أنت أيضًا:
- لا تشارك أبدًا SSN أو ITIN أو بيانات تسجيل الدخول البنكية أو مستندات الضرائب مع أي شخص لم تتحقق منه.
- تحقّق من الترخيص وPTIN بنفسك قبل إرسال أي شيء حساس.
- اقرأ خطاب التعاقد (engagement letter) قبل التوقيع.
- احتفظ بنسخ مما ترسله ومتى أرسلته.
الأمر مهم أكثر إذا لم تكن الإنجليزية هي لغتك الأولى. من المقبول تمامًا أن تطلب من شخص ما أن يُبطئ أو يعيد أو يشرح كلمة بلغة إنجليزية بسيطة. ومن المقبول أيضًا إحضار مترجم تثق به. إذا كنت تُقدّم ITIN أو كنت مهاجرًا جديدًا، فأنت لست وحدك، وطلب المساعدة أمر طبيعي. ابدأ بـ ITIN and immigrant help إذا كنت تريد إرشادًا حول نوع المختص الذي تبحث عنه.
مهم: BalancedRow لا تجمع إلا تفاصيل التواصل وطلب المساعدة كي نتمكن من مساعدتك في مقارنة محاسبين مُرخّصين. نحن لا نطلب أبدًا SSNs أو أرقام ITIN أو أرقام الحسابات المالية أو مستندات الضرائب.
علامات تحذيرية تعني أنك يجب أن تتراجع
أحيانًا تكون أفضل عبارة للتوظيف هي: “لماذا يبدو الأمر غير مريح؟” ثق بهذا الشعور.
راقب علامات التحذير هذه:
- لن يوضحوا لك بشكل صريح ما إذا كانوا CPA أو IRS Enrolled Agent.
- يتجنبون تقديم معلومات كافية كي تتمكن من التحقق من الترخيص وPTIN.
- يطلبون SSN أو ITIN أو تسجيل دخول البنك أو المستندات الضريبية الكاملة قبل أن تتحقق منهم.
- يَعِدون برد ضريبي كبير دون مراجعة سجلات حقيقية.
- يرفضون شرح الرسوم كتابةً.
- يكونون غامضين بشأن ما الذي يتضمنه العمل.
- يضغطون عليك للتوقيع بسرعة.
- لا يجيبون عن من سيتولى فعليًا القيام بالعمل.
- يبدو أنهم مرتاحون للتخمين بدل طرح الأسئلة.
الاختصاصي الجيد لا يحتاج إلى أساليب ضغط. يجب أن يرحب بأسئلتك الدقيقة، خصوصًا من يُقدّم للمرة الأولى، والمهاجرين، وأصحاب المشاريع الصغيرة.
إذا شعرت يومًا أن حقوقك كمكلف ضريبي غير واضحة، راجع taxpayer rights.
ما الذي ينبغي فعله بعد ذلك
حافظ على الأمر بسيطًا.
- اكتب وضعك في سطر أو سطرين. مثال: “لدي W-2، و1099 واحدة، ونقلتُ بين الولايات”، أو “أمتلك LLC مكوّنة من شخصين وأحتاج محاسبة دفترية شهرية إضافةً إلى إقرار ضريبي للمشروع.”
- جهّز قائمة قصيرة بأسئلتك: الترخيص والخبرة ونطاق الرسوم والجدول الزمني وطريقة إرسال المستندات بشكل آمن.
- تحدث مع اثنين أو ثلاثة من محاسبين مُرخّصين.
- تحقّق أنت بنفسك من الشهادة وPTIN.
- احصل على الرسوم ونطاق العمل كتابةً قبل بدء أي عمل.
- بعد ذلك فقط شارك السجلات الحساسة.
إذا كنت تريد طريقة أبسط للمقارنة بين الخيارات، احصل على تطابق. المطابقة مجانية لك. المحاسبون المشاركون يدفعون رسومًا ثابتة ليكونوا ضمن القائمة. أنت تختار من تتواصل معه، ومن تتحقق منه، ومن توظفه.
قبل أن توظف محاسبًا، اسأل عن الترخيص والخبرة والرسوم والتوقيت وكيف يحمي سجلاتك. تحقق أنت بنفسك من شهادة CPA أو Enrolled Agent وPTIN، واحصل على نطاق العمل والرسوم كتابةً، ولا تشارك SSN أو ITIN أو بيانات تسجيل الدخول البنكية أو مستندات الضرائب حتى تعرف بالضبط من تتعامل معه.