Вопросы, которые стоит задать бухгалтеру перед тем, как нанять его

Короткий ответ: спросите о лицензии, объеме услуг, стоимости и безопасности

Первый звонок — это не про красивые формулировки. Это про четыре простые вещи:

1. Вы лицензированы и какая у вас квалификация?
2. Что входит в работу, а что не входит?
3. Как вы выставляете счет и что обычно влияет на сумму?
4. Как вы защищаете мою информацию?

Если вы запомните только одно правило, запомните это: нанимайте лицензированного бухгалтера — обычно CPA или IRS Enrolled Agent — и проверьте квалификацию и PTIN самостоятельно, прежде чем делиться чувствительными документами. Вы можете проверить IRS Directory of Federal Tax Return Preparers и, для CPA, — лицензионный орган в вашем штате.

Если вы не уверены, кого именно вам нужно, прочитайте CPA vs EA vs tax preparer. Если хотите помощь с тем, чтобы сравнить варианты, оформите подбор. BalancedRow — это бесплатная служба подбора, которая соединяет людей с лицензированными бухгалтерами (CPA и IRS Enrolled Agent); это не бухгалтерская фирма и не дает налоговые советы. Мы не готовим декларации, не ведем учет и не делаем payroll.

Вопросы о квалификации и опыте

Доброго голоса по телефону недостаточно. Задайте простые вопросы и слушайте, дает ли человек ясные ответы.

• Вы CPA или IRS Enrolled Agent? Попросите их четко назвать тип лицензии.
• Какой у вас PTIN? Любой, кто получает оплату за подготовку федеральных налоговых деклараций, должен иметь его.
• Вы регулярно работаете с ситуациями вроде моей? Например:
• сотрудник с W-2 и одной декларацией по штату
• самозанятый или подрядчик 1099
• LLC с одним участником
• S-corp или партнерство
• подача с ITIN
• иммигрантская семья и вопросы по доходам за рубежом
• payroll для нескольких сотрудников
• Кто именно будет делать работу? Человек, с которым вы общаетесь, может оказаться не тем, кто будет вести ваш файл.
• Если IRS или штат пришлет письмо, вы помогаете объяснить следующие шаги? Спросите, какую помощь они предлагают и будет ли это стоить дополнительно.

Для малого бизнеса копните глубже:

• С какими программами для бухгалтерского учета вы обычно работаете?
• Как часто вы просматриваете учет? Раз в месяц? Раз в квартал? Только во время налогов?
• Что от меня нужно, чтобы в течение года все было в порядке?

Настоящий профессионал должен уметь объяснить свой процесс простыми словами. Если человек прячется за терминологией, торопит вас или раздражается на нормальные вопросы — это тревожный сигнал.

Если вы начинающий владелец бизнеса, полезно понимать разницу между налоговой подачей, ежемесячным учетом и payroll. Посмотрите бухгалтерия для малого бизнеса — там краткий обзор.

Вопросы о стоимости, объеме услуг и сроках

Здесь многие «попадают». Низкая стартовая сумма может превратиться в гораздо больший счет, если объем услуг не определен четко.

Задайте эти вопросы до начала любой работы:

1. Как вы берете оплату? Фиксированная цена, почасово, ежемесячно или смешанный вариант.
2. Какой обычно диапазон для моей работы?
3. Что заставляет цену расти? Часто причинами становятся отсутствующие документы, дополнительные формы, работы по «чистке» учета, больше штатов, исправленные декларации, поздний бухгалтерский учет, правки payroll и уведомления от IRS.
4. Что именно входит в эту цену?
5. Что не входит?
6. Можете ли вы заранее оформить стоимость и объем услуг письменно до того, как я решу?

Типичные диапазоны, которые люди часто видят в США:

• Налоговая декларация физлица: примерно $180-$500
• Налоговая декларация малого бизнеса: примерно $500-$1,800
• Ежемесячный бухгалтерский учет: примерно $150-$600 в месяц в зависимости от объема операций и потребностей по приведению в порядок
• Payroll: примерно $40-$120 в месяц плюс за каждого сотрудника
• Работа CPA почасово: часто $150-$400 в час

Это оценки, а не расценки или гарантии. Реальная стоимость зависит от того, что именно нужно сделать, от вашей ситуации, от документов, которые вы предоставите, и от вашего региона.

Также спросите про сроки:

• Когда вы сможете начать?
• Сколько обычно занимает время после того, как у вас будут все мои документы?
• Какие дедлайны мне стоит знать уже сейчас?
• Что будет, если каких-то документов не хватает?

Для многих самый разумный шаг — сравнить двух или трех лицензированных бухгалтеров. Сравните стоимость, процесс и то, насколько ясно они объясняют. Можно сначала посмотреть общие ожидания по ценам, чтобы диапазоны казались знакомыми.

Вопросы о коммуникации и безопасности документов

Ваш налоговый файл содержит одни из самых чувствительных данных, которые у вас есть. Защитите их.

Спросите:

• Как мне безопасно отправлять документы? Безопасный портал лучше, чем случайные вложения по электронной почте.
• Нужны ли вам сейчас мой Social Security Number или ITIN, или только после того, как вы проверите меня?
• Кто в вашей команде может видеть мои документы?
• Как вы подтверждаете личность, прежде чем обсуждать мой файл?
• Вернете или безопасно удалите документы, если я вас не найму?

Также установите свои собственные правила:

• Никогда не делитесь вашим SSN, ITIN, доступами к банковскому аккаунту или налоговыми документами с кем-либо, кого вы не проверили.
• Проверьте лицензию и PTIN самостоятельно, прежде чем отправлять любые чувствительные данные.
• Прочитайте письмо о привлечении (engagement letter), прежде чем подписывать.
• Храните копии того, что вы отправляете, и когда именно вы отправляли.

Это особенно важно, если английский не ваш первый язык. Нормально попросить человека говорить медленнее, повторить или объяснить слово простым английским. Также нормально пригласить переводчика, которому вы доверяете. Если вы подаете с ITIN или недавно приехали в качестве иммигранта — вы не одиноки, и помощь получать нормально. Начните с ITIN и помощь иммигрантам, если хотите понять, какого профессионала искать.

Важно: BalancedRow собирает только контактные данные и детали запроса, чтобы помочь вам сравнить лицензированных бухгалтеров. Мы никогда не просим SSN, номера ITIN, номера финансовых счетов или налоговые документы.

Красные флаги, при которых лучше уйти

Иногда лучший вопрос при найме звучит так: «Почему мне кажется, что что-то не так?» Доверяйте этому ощущению.

Следите за такими красными флагами:

• Они не говорят вам четко, CPA они или IRS Enrolled Agent.
• Они не дают достаточно информации, чтобы вы могли проверить их квалификацию и PTIN.
• Они просят ваш SSN, ITIN, доступы к банку или полный пакет налоговых документов до того, как вы их проверили.
• Они обещают огромный refund, не изучив реальные документы.
• Они отказываются объяснить стоимость письменно.
• Они размыто говорят, что входит в услугу.
• Они подталкивают вас подписать быстро.
• Они не отвечают, кто именно будет делать работу.
• Им комфортно «угадывать», вместо того чтобы задавать вопросы.

Хороший профессионал не должен использовать давление. Он должен приветствовать внимательные вопросы — особенно со стороны тех, кто подает впервые, иммигрантов и владельцев малого бизнеса.

Если вы когда-либо чувствуете неясность по своим правам как налогоплательщика, прочитайте права налогоплательщика.

Что сделать дальше

Сделайте все просто.

1. Запишите вашу ситуацию в одной-двух строках. Пример: «У меня есть W-2, один 1099, и я переехал(а) в другой штат», или «Я владею LLC на два человека и мне нужен ежемесячный бухгалтерский учет плюс отчет для бизнеса».
2. Составьте короткий список вопросов: лицензия, опыт, диапазон стоимости, сроки и безопасный процесс с документами.
3. Поговорите с двумя или тремя лицензированными бухгалтерами.
4. Проверьте квалификацию и PTIN самостоятельно.
5. Получите стоимость и объем услуг письменно до начала любой работы.
6. И только после этого передавайте чувствительные документы.

Если хотите более простой способ сравнить варианты, оформите подбор. Подбор бесплатный для вас. Участвующие бухгалтеры платят фиксированную сумму, чтобы их включили в подбор. Вы выбираете, с кем связаться, кого проверить и кого нанять.